Gekauft wurde gestern, gemietet wird heute, gepaast wird morgen
Gastbeitrag von DigiUs AG
Das Multifunktionsgerät nervt schon wieder…
Ungeduldig stehen Sie vor Ihrem Drucker und warten auf Ihr wichtiges Dokument. Nachdem der Drucker zuerst nicht gedruckt hat, halten Sie nach dem dritten Versuch endlich den Ausdruck in der Hand. Es vergingen gefühlt Stunden und jetzt auch noch das! Leider unbrauchbar! Striemen, unscharfer Ausdruck oder inakzeptable Druckqualität… und am Ende des Monats «eine Rechnung als wäre nichts gewesen».
Wenn Sie sich auch schon Mal so oder so ähnlich gefühlt haben, sind Sie nicht allein.
Zeit, um die Druckerumgebung neu zu evaluieren… denken Sie vielleicht. Doch das Geld in die Druckerinfrastruktur zu investieren, erscheint nicht mehr zeitgemäss. Was nun?
Neue Beschaffung: Was passt zu Ihrer Unternehmung?
Wenn Sie nicht sofort handeln, steht spätestens im Turnus von fünf bis sieben Jahren die «Druckerfrage» im Raum.
Mit dem richtigen Wissen ist die Beschaffung eine Chance, um nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch über die Nachhaltigkeit und die Art und Weise der Printinginfrastruktur nachzudenken.
Für den Beschaffungsverantwortlichen stellen sich wesentliche Fragen, wie:
- Braucht es nochmals Multifunktionsgeräte für mehrere Jahre?
- Wie verändert sich das Druckvolumen mit fortschreitender Digitalisierung?
- Soll ein mehrjähriger Vertrag mit fixer Laufzeit abgeschlossen werden?
- Ist Kauf oder Miete die richtige Lösung?
Wie schön wäre es doch, wenn all diese Fragen mit einer Antwort begegnet werden könnten… Als Beschaffungsverantwortlicher müsste ich mir dann keine Sorgen machen, wie lange die Geräte noch in Gebrauch sein müssen, wie sich das Druckvolumen entwickelt, ob der abgeschlossene Vertrag doch zu bindend ist oder ob Miete oder Kauf die richtige Lösung ist.
Und dann stellt sich die Frage, ob das Printing nicht einfach als «Service» bezogen werden kann? Flexibel in der Laufzeit, günstig im Setup und transparent bei den Kosten. Wird sowas auch angeboten? Und wie nennt man sowas?
Die Antwort lautet kurz und bündig: «Ja». Und es wird «PaaS» genannt.
PaaS «Print as a Service»
PaaS steht für Print as a Service und wird von immer mehr KMUs beschafft. Kunden, die eine PaaS Lösung installieren, beschaffen sich eine reine Dienstleistung.
Die Hauptvorteile von solchen Lösungen sind:
- die flexible Laufzeit. Es müssen keine langjährigen Serviceverträge eingegangen werden. Es kann z.B. jährlich gekündigt werden oder eine Kündigungsfrist entfällt vollständig.
- die tiefen Beschaffungskosten. Da es sich um eine Leistungsvereinbarung handelt, wird eine tiefe «Setup-fee» vereinbart. Der Rest der Kosten richtet sich nach dem Druck- und Scanvolumen.
- exakt kalkulierbare Kosten im Betrieb. So kann z.B. eine Anzahl Ausdrucke im Voraus gekauft werden, wie bei www.paas-now.ch oder das Printing kann direkt als Abo gelöst werden, wie bei www.printabo.ch.
Hilfestellung zur Evaluation eines starken PaaS Lieferanten
Wenn PaaS auch für Ihre Unternehmung in Frage kommt, dann achten Sie bei der Beschaffung auf folgende Punkte:
- Die Kosten sollten dynamisch dem Druckbedarf der Unternehmung folgen. Gleichzeitig sollte eine Art «Setup-fee» die Grundinstallation bei Ihnen sicherstellen.
- Die Laufzeit des Vertrages sollte flexibel sein. Ebenfalls die Kündigung.
- Im PaaS Vertrag sind alle Reparaturen, Ersatzteile und Technikereinsätze berücksichtigt.
- Der PaaS Lieferant ersetzt selbst defekte Geräte kostenlos.
Fazit
Der Begriff PaaS wird von diversen Händlern und Lieferanten verwendet. Nur wenige Angebote unterscheiden sich aber von einem «klassischen» Miet- oder Kaufmodell. Fragen Sie deshalb nach, was in der PaaS Lösung dabei ist. Nehmen Sie die oben genannten Hilfestellungen zur Hand, um allfällige Angebote zu evaluieren. Und wenn für Sie das PaaS nicht passt, dann entscheiden Sie sich für ein «traditionelles» Modell. Diese sind «erprobt» und «bekannt». PaaS eignet sich dort, wo das Printing als reiner Service bezogen werden soll und keine Mindestvertragslaufzeiten erwünscht sind.
Wenn Sie das nächste Mal darüber nachdenken, welches Beschaffungsmodell zu Ihnen passt, denken Sie doch daran, was zu Ihnen «Paast».
DigiUs AG
Pfäffikonerstrasse 3
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