Archivierungssoftware – für eine sichere Datenaufbewahrung

Mit einer Archivierungssoftware schützen Sie Ihre Dokumente besser vor Gefahren wie Hochwasser, Feuer und Diebstahl. Im Gegensatz zur analogen Archivierung vergilben Ihre Unterlagen bei der digitalen Archivierung nicht. Eine Archivierungssoftware macht Ihre Daten darüber hinaus schnell auffindbar. Wird ein Datenträger beschädigt, können die Daten vom Backup wiederhergestellt werden.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenIdealerweise ist die Archivierungssoftware Teil eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems.

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Vorteile eines Archivierungssystems

Zugriffssicherung und Manipulationsresistenz
Sensible Archivdokumente müssen vor unbefugtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt und alle Zugriffe aufgezeichnet werden. Das kann über Archivierungssysteme und sogenannte WORM-Medien gewährleistet werden. WORM ( (Write once read many) ist ein Datensicherungsverfahren, bei dem die Daten nach der Speicherung nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenStellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Archivierungssystem auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört unter anderem die Zugriffsbeschränkung auf bestimmte Mitarbeitende oder Abteilungen Ihres Unternehmens. Besonders Personaldaten sind sensible Daten, deren Schutz vor Unbefugten das Archivierungssystem gewährleisten muss.

Platzersparnis
Es ist nicht immer einfach, einen geeigneten Platz für ein Papierarchiv zu finden. Neben dem reinen Platzbedarf muss auch die maximale Bodenbelastung beachtet werden. Mit einem Archivierungssystem können Sie das physische Archiv auf ein Minimum reduzieren und den Platz anderweitig nutzen.

Automatische Löschung
Bei der analogen Archivierung müssen Sie die Dokumente aufgrund der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Auflagen manuell aussortieren und entsorgen – eine zeitraubende Aufgabe. Mit einem Archivierungssystem können Sie diesen Prozess automatisieren: Sie können das System so programmieren, dass bestimmte Dokumente nach einer gewissen Zeit (etwa nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) automatisch gelöscht werden.

Schnelles Auffinden von Dokumenten dank Suchfunktion
In einem analogen Archiv kann das Auffinden bestimmter Dokumente schnell mühsam werden. Archivierungssysteme vereinfachen diesen Prozess. Dank integrierter Suchfunktion können Sie und Ihre berechtigten Mitarbeitenden das gewünschte Dokument über eine Volltext- oder Schlagwortsuche schnell auffinden.

Automatische Indexierung
Moderne Archivierungssysteme bieten eine automatische Indexierung an. Das heisst, die Software analysiert die Texte in den archivierten Dokumenten und extrahiert automatisch Metadaten oder Stichwörter für die Indexierung. Das erlaubt es Benutzenden, ihre Dokumente später leicht zu durchsuchen.

Automatische Archivierung dank Schnittstellen
Je nach Archivierungssoftware können Sie diese zum Beispiel an Ihr ERP-, Ihr Buchhaltungs- oder Ihr E-Mail-System anbinden. So profitieren Sie von einer automatischen Archivierung, Sie reduzieren manuelle Prozesse und Ihnen bleibt mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Tipps der KMU-Einkaufsexperten

Falls Ihr Unternehmen bereits andere Softwarelösungen wie ein DMS oder ein Buchhaltungsprogramm nutzt, stellen Sie vor der Beschaffung sicher, dass das digitale Archivierungssystem nahtlos integriert werden kann. So gewährleisten Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf und vermeiden Medienbrüche.
Auch beim Wechseln des Anbieters sollten Sie prüfen, ob das neue Archivierungssystem mit den bereits bestehenden Softwarelösungen in Ihrem Unternehmen kompatibel ist. Zudem sollten Sie sich sicher sein, dass der neue Anbieter in der Lage ist, Ihre Daten sicher zu migrieren.

Möglichkeiten bei der Archivierungssoftware

Möchten Sie eine Archivierungssoftware für Ihr KMU anschaffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Sie lagern die Archivierung an einen Anbieter aus. Dieser stellt die Archivierungssoftware zur Verfügung und übernimmt die Dienstleistung des Archivierens, das heisst, er archiviert Ihre bestehenden physischen Dokumente in digitaler Form.
Sie kaufen oder mieten ein Archivierungssystem und…
- archivieren Ihre Dokumente selbst.
- lagern die Archivierung an einen Anbieter aus, der Ihr physisches Archiv digital archiviert und in regelmässigen Abständen (zum Beispiel einmal pro Monat) neue physische Dokumente in die Software einliest.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenAchten Sie bei der Auslagerung der Archivierung darauf, dass der Anbieter die nötigen Sicherheitsmassnahmen trifft, um die sichere Aufbewahrung Ihrer Daten zu gewährleisten. Zum Beispiel sollte der Anbieter das Backup an einem separaten Standort aufbewahren, um Sie vor Datenverlust bei Einbruch, Hochwasser oder Brandschaden zu schützen.

Egal, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden: Wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach den passenden Anbietern für Archivierungssysteme. Geben Sie uns einfach Ihre Anforderungen im Fragebogen an.