Collaboration – Anbieter finden und vergleichen

Die ungefähren Kostenerwartungen für eine Collaboration-Lösung liegen zwischen CHF 4'000 bis CHF 12'500, und im Schnitt bei CHF 7'200.
Hinzu kommen jährliche Lizenzkosten, die sich bei 40 Mitarbeitenden auf ca. CHF 5'000 - 6'000 pro Jahr belaufen.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Aktuell dezentrale Lösung mit Exchange + MS Office
• Online Projektmanagement
• Cloud-Speicher
• Videokonferenz
• Organisierte Kommunikation (Chats / Voice-Calls)

Aufgrund unterschiedlicher Kostenmodelle variieren die Preise zum Teil stark, ein Vergleich lohnt sich.

Beschaffungstipps für Collaboration-Tools von unseren Ein­kaufs­experten

• Mithilfe einer Open Source Collaboration werden alle nötigen Arbeitstools für ein Dokumenten- und Auf­gaben­management sowie Projektmanagement vereint.
• Die Software wird mit dem offenen Quell­code (Open Source) und mit API ausgeliefert. So können Nutzer Audio- und Videokonferenzen für Gruppen durchführen.
• Mitarbeitende, die von Zuhause aus arbeiten, müssen im Umgang mit Informationen und Cloud Computing Lösungen aufgeklärt werden, um Cyberangriffe zu verhindern.
• E-Collaboration und Remote Work sind Trends, die auch nach der Corona Krise bestehen bleiben.

Collaboration Tool Funktionen

E-Collaboration Tools weisen meist mindestens eine dieser oder ähnliche Funktionen auf:

• Cloudspeicher
• Zugriffs- / Rechteverwaltung für Ansicht und Bearbeitung von Dateien in Organisationen und Teams
• Kommentarfunktion
• Sonstige organisierte Kommunikationsmöglichkeiten (z.B. Text Chats, Video Chats, Channels, Group Chats, Voice Call)
• Gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien
• Integration von externen Kommunikationskanälen (z.B. E-Mails)
• Ticketing System
• Gemeinsame Inbox zur kollektiven Aufarbeitung

Die populärsten Collaboration Tools bieten meist auch die Möglichkeit, die Anwendungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Diese Funktionen er­for­dern in vielen Fällen einen grossen Aufwand und gehen mit entsprechenden Kosten einher. Je nach Anforderungen des Unternehmens amortisiert sich diese Investition jedoch schnell und wirken sich positiv auf das Projektmanagement aus. Daher ist im Einzelfall abzuklären, ob sich aus­schliesslich Standard­funktionen und -schnitt­stellen oder auch massgeschneiderte Funktionen für die Integration Ihrer Unternehmensprozesse lohnen.

E-Collaboration Tool Kategorien

Unter anderem gibt es diese Kategorien von Collaboration Tools:

• Projektmanagement Tools
• Kundenservice Tools
• Kommunikationstools
• Design Tools
• Tools zur Bearbeitung von Dokumenten
• File Sharing Tools
• Organisationstools

Die Tool Kategorien lassen sich weiter in Unterkategorien unterteilen. Social Collaboration Tools entwickeln sich immer weiter und eröffnen neue Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit im Team.

Collaboration für externe und interne Kom­muni­kation

Es gibt verschiedene Arten von kollaborativen Kommunikationstools, die die Zusammenarbeit im Unternehmen ermöglichen oder vereinfachen. Die wichtigsten Collaboration Tool Kategorien sind diese:

• UCC – Unified Communication & Collaboration

UCC ist eine Erweiterung zur Unified Communication (UC), auch Real Time Communication (RTC) genannt. RTC Tools vereinheitlichen möglichst alle Kommu­nikations­kanäle auf einer zentralen Plattform. Kommunikationsprozesse werden dazu mithilfe der RTC Tools mit ERP, CRM oder Branchenlösungen verknüpft.

• Collaboration Tools für online Meetings

Videokonferenztools bieten jeweils verschiedene Zusatzfunktionen, die meist mit einem entsprechenden Abonnement freigeschaltet werden können. In den Videochat Tools, wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet etc., sind textbasierte Chats sowie Telefonie Funk­tionen ebenfalls möglich.

• Chat Tools

Chat Tools bieten viele komfortable Integrationen von Drittanbieter Tools sowie Chat Bots. Einige ermöglichen die Integration von E-Mails als vereinfachten Chat Verlauf sowie automatische Übersetzungen aller relevanten Sprachen. Zu den beliebtesten Tools zählen Slack, Spike, Fleep und Rocket Chat.

• VoIP Funktionen

Für die sprachbasierte Kommunikation gibt es die sogenannte VoIP (Voice over IP), auch IP Telefonie genannt. VoIP Telefonie ist seit Ende 2019 in der Schweiz Standard und hat viele Vorteile gegenüber der herkömmlichen ISDN Telefonie. VoIP Funktionen, wie Konferenzen, Weiterleitungen, Warteschlangen, Skill Based Routings (z.B. für mehrsprachige Hotlines) usw., werden von den meisten VoIP Anbietern ermöglicht.

Kommunikationssysteme in Un­ternehmen

Damit das Kommunikationssystem perfekt auf das Unter­nehmen abgestimmt werden kann, sollten diese Voraussetzungen erfüllt werden:

• Die Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen aller Anwender sollten abgeklärt und abgedeckt werden.
• Das Kommunikationssystem sollte aktiv die Unternehmensprozesse unterstützen sowie die Collaboration und Kundenzufriedenheit fördern.
• Das System passt zur Strategie des Unter­nehmens und fördert die Digitalisierung von Prozessen (Möglichkeiten für Integrationen).
• Wichtige Funktionen für das Kundenerlebnis sollten auch im Home Office verfügbar sein (z.B. Weiterleitung eines Telefonats).
• Auch beim mobilen Arbeiten sollte das System die IT Security Vorgaben einhalten können.
• Das System sollte dem Know-how und der Kapazität des internen oder externen IT Teams entsprechen und Support kann gewährleistet werden.
• Das Kommunikationssystem kann in die bestehende ICT-Infrastruktur eingebunden werden.
• Die Skalierbarkeit wird gewährleistet.
• Mindestens eine Finanzierungsoption des Kommunikationssystems passt zu den Bedürfnissen des Unternehmens.

Collaboration im Home Office

Bei den meisten Tools, die im Home Office von den Mitarbeitenden verwendet werden, handelt es sich um E-Collaboration Tools. Google Docs, Zoom, gemeinsame E-Mail-Postfächer, ERP, CRM, CMS zur ge­mein­samen Bearbeitung der Webseite und viele weitere zählen zu den Collaboration Tools, die die Zusammenarbeit ermöglichen.

Die Zukunft der Collaboration

Die Zusammenarbeit in Organisationen findet vermehrt digital statt. Die Prozesse lassen sich so präziser an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen als bei zwischenmenschlichen Prozessen mit persönlichem Kontakt. Viele Collaboration Tools ermöglichen zumindest eine Teilautomation von Prozessen, die die zwischenmenschliche Kommu­nikation effizienter gestaltet. So werden Zeit und dadurch auch Kosten gespart.

Startups sowie etablierte Firmen setzen vermehrt auf diese Technologien, um mehr Zeit für das Kern­geschäft aufwenden zu können und langfristig Ressourcen zu sparen. Bei KMU macht sich ebenfalls ein Trend Richtung Collaboration Tools bemerkbar, dieser hält sich aber noch in Grenzen. KMU, die diese Tools zur Zusammenarbeit nutzen, kehren aufgrund der langfristigen Vorteile höchst selten zu den früheren Lösungen zurück. Meist ist die Rück­kehr zu älteren Prozessen mit einer schlechten Planung oder Implementation der Collaboration Lösungen zu begründen.