DMS, Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement­systeme – was sind die wichtigsten Punkte?

Papierbasierte Prozesse wirken sich oft als Bremsklotz im Workflow Ihres KMU aus. Als Teil der digitalen Transformation ermöglichen DMS-Lösungen eine schnellere, effizientere Verarbeitung von Dokumenten und erhöhen die Prozesssicherheit. Die elektronische Verwaltung von Dokumenten ermöglicht ein weitgehend papierloses Büro. Das leistet ein DMS:

• Ein DMS umfasst den gesamten Prozess der Digitalisierung von Dokumenten inklusive Bearbeitung, Freigabe, Aufbewahrung etc. Das hilft, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, erleichtert aber auch die Kommunikation und spart auf lange Sicht Kosten.
• Virtuelle Ordnerstrukturen ermöglichen umfassende Recherchemöglichkeiten und Schnellzugriffe.
• Das DMS erkennen bereits bei der Erfassung, um welche Art von Dokument es sich handelt, und legt die Dokumente am richtigen Ort ab.
• Zugriffsberechtigungen ermöglichen Ihnen, Dokumente nur denjenigen Mitarbeitenden freizugeben, die sie für ihre Arbeiten benötigen.

Dokumentenmanagement­systeme werden auf zwei Arten angeboten:

• Client-Server-Software (auch On Site oder On Premise genannt): Das DMS wird lokal in Ihrem Betrieb installiert.
• Cloud-Lösung (auch SaaS, Software as a Service genannt): Die DMS-Software befindet sich in einem Rechenzentrum, Sie greifen online darauf zu.

Welche Fragen muss man für die Beschaffung eines DMS klären?

Nebst der Wahl der passenden Software sind diese Fragen bei der Evaluation wichtig:

• Soll das DMS in der Cloud, also online, zur Verfügung stehen oder lokal auf einem Server in Ihrem Betrieb installiert werden?
• Was passiert bei einem Serverausfall oder dergleichen? Gibt es ein automatisches Backup und ein Offsite-Backup (in der Cloud)?
• Welchen Support leistet der Anbieter?
• Gibt es eine Branchenlösung für Ihren Bereich?
• Gehören auch die Schulung der Mitarbeitenden und ein Support bei individuellen Fragen zum Angebot? Erfahrungsgemäss dauert die Umgewöhnungsphase ein halbes Jahr.
• Welche Finanzierungsoptionen stehen zur Verfügung? Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Anbieter auch gleich das Scanning und die Digitalisierung eines bestehenden Archivs übernehmen soll.

Damit Ihr DMS die Prozesse in Ihrem KMU tatsächlich optimiert, benötigen Sie Beratung. Können Sie eine Software quasi ab Stange verwenden oder sind Anpassungen nötig? Wie wird das System in Ihrem KMU implementiert, wie werden die Mitarbeitenden geschult? Setzen Sie auf einen Anbieter, der Ihnen hier zweckmässige Antworten und Unterstützung liefert.

Welches sind die Vorteile eines DMS für ein KMU?

Ein automatisiertes Dokumenten­management lohnt sich vor allem für Branchen, die häufig und viel sowohl mit digitalen als auch mit physischen Dokumenten zu tun haben. Das passende DMS hilft papierlastigen Betrieben dabei,

• Unterlagen schnell und einfach zu erfassen,
• Bearbeitungsvorgänge nachzuvollziehen,
• durch digitale Archivierung nie wieder Unterlagen zu verlieren,
• dank Schnittstellen zu anderen Systemen den Überblick zu behalten,

Insgesamt sparen Sie mit einem DMS Papier, Zeit und Kosten.

Was kosten DMS-Systeme?

Dokumentenmanagementsysteme werden entweder als Client-Server-Software, die in Ihrem Unternehmen installiert wird (On Site oder On Premise), oder als Cloud-Lösung angeboten. Je nach Variante unterscheiden sich die Kosten. Es lohnt sich deshalb, die unterschiedlichen DMS-Systeme zu vergleichen, bevor Sie sich für eine Variante entscheiden.

DMS-Kosten – ein Beispiel

Für eine GmbH mit 4 Usern sowie monatlich rund 1’000 Textdokumenten und Plänen (Volltextsuche) belaufen sich die Kosten bei einer cloudbasierten DMS-Lösung auf CHF 700 bis CHF 2'300 pro Jahr, im Schnitt liegen sie bei CHF 1'500 pro Jahr.

Setzt die GmbH auf ein On-Site-DMS, machen die einmaligen Lizenzkosten auf CHF 2'200 bis CHF 5'700 aus, der Durchschnitt liegt bei CHF 4'400. Hinzukommen können Wartungskosten von etwa CHF 600 pro Jahr.

Da die Kosten nicht nur vom gewählten DMS-System, sondern auch von der Anbieterin abhängig sind, lohnt es sich, verschiedene DMS-Anbieter zu vergleichen. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Füllen Sie einfach unseren Bedarfs-Check aus und Sie erhalten Offerten von bis zu drei passenden Anbietern.

Mehr Informationen zu den Preisen und weitere Beispiele finden Sie in unserem Kostenplaner.

Gibt es DMS-Branchenlösungen auf dem Markt?

Die Investition in eine DMS-Branchenlösung lohnt sich für Unternehmen, die wie Finanzdienstleister strengen Regeln des Datenschutzes unterliegen und beispielsweise jederzeit Auskunft geben müssen, welche Personendaten wo bei ihnen vorhanden sind. Auch Bauunternehmen, die grossformatige Pläne archivieren und Baustellen per Smartphone oder Tablet dokumentieren möchten, benötigen spezielle Funktionen. Wenn Sie eine DMS-Branchenlösung kaufen, können Sie zudem damit rechnen, dass der Anbieter mit Ihren Geschäftsprozessen vertraut ist und die Implementierung reibungslos und schnell vornehmen kann.

Hier einige Geschäftszweige, für die Branchenlösungen bestehen (Auflistung nicht abschliessend):

• Bauwesen und Architektur
• Immobilienverwaltung
• Verwaltungen und Behörden
• Finanzwesen
• Gesundheitswesen
• Einzelhandel und Grosshandel

Welche Funktionen bieten DMS-Lösungen?

Die Hauptfunktionen einer DMS-Lösung sind:

• Dokumentendigitalisierung
• Dokumentenbearbeitung
• Dokumentenaufbewahrung

Dokumente digitalisieren

Im Büro wird man tagtäglich mit einer Flut an Dokumenten – in digitaler Form und auf Papier – konfrontiert. Die Digitalisierung dieser Dokumente sammelt die Informationen strukturiert und schafft elektronisch Ordnung.

Die Dokumente alle in ein System einzulesen, würde jedoch zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher werden verschiedene Hilfen angeboten:

• Viele DMS verfügen zum Beispiel über eine direkte Schnittstelle zu Mailprogrammen.
• Muss eine grosse Menge an physischen Dokumenten erfasst werden, gibt es dafür leistungsfähige Scanner-Lösungen.
• Während des Digitalisierens können die Dokumente gleichzeitig analysiert und automatisch in Kategorien eingeteilt werden. So sind sie später rasch auffindbar, je nach DMS ist auch eine Volltextsuche möglich.

Dokumente verwalten und bearbeiten

Ein Dokumentenmanagement­system vereinfacht die Bearbeitung von Dokumenten durch Editierfunktion und Volltextsuche. Mit einer klaren Benutzerverwaltung schafft es gleichzeitig Struktur und erlaubt, die Bearbeitungsvorgänge nachzuvollziehen. Weil jedes relevante Dokument an einem Ort zentral auffindbar ist, wird der Arbeitsablauf effizienter.

Für einen besseren Überblick im papierlosen Büro ist eine gute Suchfunktion zentral. Suchparameter können sein:

• Dokumentenname
• Erstelldatum
• Tags, die in den Dokumenten gesetzt werden
• Inhalt der Dokumente (Volltextsuche)

Gut ist, wenn die DMS-Lösung eine Vorschau der gefundenen Dokumente anzeigt. Dadurch weiss der User, ohne das Dokument zu öffnen, ob er das richtige gefunden hat.

Mehrere Bearbeiter gleichzeitig: Wenn mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten, kann es ohne DMS zu Problemen kommen: Änderungen einer Mitarbeiterin werden möglicherweise durch diejenigen einer anderen überschrieben. Ein DMS verhindert dies: Entweder sperrt die digitale Dokumentenverwaltung das Dokument in Arbeit für alle anderen Nutzer. Oder sie zeigt die Änderungen in Echtzeit an, sodass auch mehrere Personen gleichzeitig in einem Dokument arbeiten können.

Dokumente aufbewahren

Ein DMS-System vereinfacht die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten markant und schafft Struktur und Ordnung.

• Anhand des Inhalts sowie der Art der Erfassung erkennt das DMS gewisse Dokumente und legt diese gleich am richtigen Ort ab.
• Möglich ist es auch, frühere Versionen eines Dokuments zu speichern und so die Änderungen nachzuvollziehen.
• Die Dokumente können automatisch an verschiedenen Orten gesichert werden. Damit wird es möglich, selbst nach einem Serverausfall ohne (grösseren) Datenverlust weiterzuarbeiten.

Effiziente Benutzerverwaltung mit dem DMS

Über die Benutzerverwaltung des DMS legen Sie fest, wer in welcher Art auf ein Dokument zugreifen kann. Vertrauliche Dokumente werden nur den Mitarbeitenden zugänglich gemacht, die diesen Zugang benötigen. Dies ist wichtig, um Ihr Firmen-Know-how zu schützen und die Vertraulichkeit von Kundendaten zu wahren. So kann jedes DMS den Branchenanforderungen angepasst werden.

Über die Benutzerverwaltung können Sie zudem steuern, dass die Mitarbeitenden in ihren Ordnern nur diejenigen Dokumente angezeigt erhalten, die für sie relevant sind. Dadurch werden die richtigen Files schneller gefunden.

Dokumentenworkflow mit DMS gestalten

Ein DMS ermöglicht es, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Ein Beispiel: Erstellte Rechnungen werden automatisch im Postbüro gedruckt. Das Dokument «wartet» dann auf die automatische Bestätigung des Zahlungseingangs, danach wird die Rechnung archiviert. Wird der Zahlungseingang nicht fristgerecht bestätigt, wird automatisch der Mahnprozess eingeleitet.

Tipps der KMU-Einkaufsexperten

• Ob Sie eine Standard-Software verwenden können oder ob Anpassungen nötig sind, hängt weitgehend von Ihren Bedürfnissen und den Abläufen in Ihrem KMU ab. Lassen Sie sich beraten, was es braucht, damit das DMS in Ihrem Unternehmen wirklich eine Effizienzsteigerung bringt.
• Einige Hersteller von DMS-Lösungen bieten gleichzeitig die Möglichkeit elektronischer Signaturen an. Damit entfällt das Ausdrucken und Unterzeichnen von Dokumenten. Die E-Signatur wird zu einem Teil des digitalen Workflows.
• DMS-Lösungen sind auch als freie oder Open-Source-Software erhältlich. Open-Source-Lösungen können die Benutzer selbst an ihre Bedürfnisse anpassen respektive von einer Fachperson anpassen lassen. Im Idealfall lassen sich so die Anfangsinvestitionen wie auch die wiederkehrenden Kosten (Lizenzgebühren) deutlich senken.
• Freie Software bedeutet nicht, dass die Programme kostenlos sind. Sie sparen zwar die Lizenzkosten, die bei einer urheberrechtlich geschützten Software anfallen. Für die Konfektionierung der Software verlangen die Anbieter aber gleichwohl Lizenzkosten.
• Achten Sie darauf, dass Ihre DMS-Lösung den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments begleitet: Angefangen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Was sind ECM und IMS?

Ein DMS beschränkt sich auf die Verwaltung von Dokumenten, das Enterprise Content Management (ECM) geht weiter: Es erfasst und verbindet sämtliche Prozesse in einem Unternehmen elektronisch. Informationsmanagementsysteme (IMS) wiederum definieren, wie diese Informationen erfasst, verarbeitet und ausgewertet werden. Das DMS kann also Bestandteil einer ECM- oder IMS-Lösung sein.

ECM – Enterprise Content Management

Vom Aufbau und von der Benutzeroberfläche her wirken ein ECM und ein DMS sehr ähnlich. Ziel eines ECM ist es, alle wichtigen Informationen in einem Unternehmen in einem einheitlichen System

• zu sammeln,
• zu verwalten,
• zu archivieren
• und zur richtigen Zeit im richtigen Format der richtigen Person zur Verfügung zustellen.

Zentrale Instrumente dafür sind Archivierungs-, In-und-Output- sowie Web-Content-Managementsysteme – auch ein Dokumentenmanagement­system (DMS) ist ein Instrument innerhalb des ECM. Anwendungsbereiche finden sich in allen Abteilungen und Prozessen von Unternehmen, etwa:

• Auftragsbearbeitung
• Dokumentenverwaltung
• Buchhaltung
• Rechnungsstellung
• Ein- und Verkauf
• Personalmanagement
• Vertrieb
• Lagerverwaltung
• Datenanalyse
• Marketing

Je nach Ihren Bedürfnissen und der eingesetzten ECM-Lösung fallen einzelne Anwendungsgebiete weg, andere kommen hinzu. Ziel einer ECM-Software ist es, weitere Management- und Verwaltungssoftware unnötig zu machen und alle Unternehmensprozesse in einem zentralen System zu integrieren. Deshalb erweitern Anbieter die Funktionalität der ECM-Systeme laufend und positionieren sie als umfangreiche Gesamtlösung für Unternehmen.

Vorteile einer ECM-Software in der Buchhaltung

ECM-Lösungen bringen unter anderem Vorteile in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungsstellung mit:

• Kein Papierarchiv mehr, alle Dokumente digital verfügbar
• Arbeitszeitersparnis, weil keine Dokumente in Ordnern gesucht werden müssen
• Fristen für die Aufbewahrung und die Bereitstellung von Dokumenten können definiert werden.
• Erleichtertes Abziehen von Skonti bei Zahlung vor Fälligkeitsdatum.
• Weniger Briefpost dank Digitalisierung
• Rechnungsstellung und -bearbeitung per E-Mail direkt aus dem ECM und nach Bedarf automatisiert
• Alle Informationen auf einen Blick – noch während des Telefonats mit dem Kunden.

Bei der Suche nach dem richtigen ECM-Anbieter gilt es, diese Fragen zu klären:

• Welche Prozesse finden im Unternehmen statt? Welche Ressourcen benötigen sie?
• Wie können diese Prozesse effizient gestaltet werden?
• Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Prozessen und den Ressourcen?
• Welcher Anbieter passt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens?

IMS – Informationsmanagementsystem

Moderne Unternehmen haben zwar häufig alle Daten, die sie für den eigenen Erfolg nutzen können. Die Informationen sind aber verstreut auf nicht zusammenhängenden Datenbanken, auf Desktops und auch in den E-Mails von Mitarbeitenden. Mit einem effizienten Informationsmanagementsystem (IMS) können Sie diese Daten sinnvoll bündeln und strukturieren. Ein IMS ermöglicht unter anderem:

• Schlankeres, effizienteres Management durch Bündelung von Ressourcen
• Nutzung von Synergien zwischen verschiedenen Prozessen
• Ersetzen von mehreren Management- und Verwaltungssystemen durch ein zentrales System
• Übersicht über den gesamten Betrieb dank zusammengeführter Datenanalysen über alle Prozesse hinweg
• Benutzerdefiniertes Setup angepasst an das Unternehmen

Die durch Sammlung und Aufbereitung der vorhandenen Daten entstehende Transparenz ist die Grundlage für weitere Digitalisierungsprozesse. So steigert ein Informationsmanagementsystem die digitale Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Bei der Suche nach dem richtigen IMS-Anbieter sind diese Fragen wichtig:

• Welche Prozesse finden im Unternehmen statt? Welche Ressourcen benötigen sie?
• Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Prozessen, Ressourcen und externen Anforderungen?
• Welche Standards und Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
• Welcher Anbieter bietet eine passende Lösung?

Autor: Peter Stöferle