Kassensystem-Kosten

Was kostet ein Kassensystem in der Schweiz?

Je nach Leistungsumfang und Art Ihres Kassensystems können Sie mit diesen Kosten rechnen:

• iPad-Kasse, Tablet-Kasse: ab ca. CHF 50 pro Monat (ohne Tablet)
• Kassensystem für den Detailhandel bzw. Einzelhandel (POS-System): ab ca. CHF 5’000
• Gastro-Kasse: ab ca. CHF 3'500
• Einfache Registrierkasse: ab ca. CHF 1’500

Zum Leistungsumfang der kompletten Einrichtung gehören:

• Programmierung der Warengruppen, Artikel und Direktfunktionen
• Installation und Vernetzung vor Ort
• Ausbildung der Benutzenden

Bei manchen Anbietern ist die Programmierung einer bestimmten Zahl von Artikeln und Warengruppen im Grundpreis enthalten. Bei PC-basierten Kassen empfiehlt sich eine Installation durch Fachleute sowie eine Schulung der Benutzenden. Lassen Sie sich diese Dienstleistungen bereits vorab offerieren und fragen Sie auch nach den Stunden- und Spesensätzen für zusätzliche Dienstleistungen.

KMU-Kostenplaner für Kassensysteme

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein Kassensystem rechnen müssen, befragte Gryps Kassensystem-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von drei Beispielen nach ihren Preisen.

Preise für iPad Kasse oder Tablet Kasse im Detailhandel

Die ungefähren Kostenerwartungen für eine iPad- oder Tabletkasse liegen bei CHF 390 bis CHF 1'700 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 690 pro Jahr. Bei über 60 % der Anbieter ist eine Warenwirtschaftslösung im Preis enthalten. Hingegen kommen die Kosten für das Tablet (Hardwarekosten) bei über 80 % der Anbieter hinzu.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Neu eröffnete Boutique (1 Standort, 1 Raum)
• Cloudbasierte Tabletkasse für 1 User
• Die wichtigsten Funktionen der Warenwirtschaft sollen abgedeckt sein.

Kosten für ein POS-System im Verbund für 3 Standorte

Die ungefähren Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes POS-Kassensystem für ein Ladenlokal mit drei Standorten liegen bei CHF 340 bis CHF 3'500 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'500 pro Jahr.

Achtung: Bei Anbietern mit tiefen Preisen sind die Hardwarekosten meist nicht enthalten.

Die einmaligen Kosten für Installation und Setup eines POS-Systems belaufen sich im Schnitt auf CHF 910. Eine Schnittstelle, zum Beispiel zu Abacus, kostet im Schnitt zwischen CHF 400 und CHF 500.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• 3 cloudbasierte PC-Kassen im Verbund für 3 verschiedene Standorte
• Warenwirtschaft mit Synchronisation
• Zugriff auf Reports, Konfiguration etc.

Preise für Gastro-Kassen mit mobilen Bestellterminals

Die ungefähren Kostenerwartungen für zwei Gastro-Kassen mit jeweils zwei mobilen Bestellterminalsliegen bei CHF 650 bis CHF 3'200 pro Jahr, mit einem Durchschnitt von CHF 1'900 pro Jahr.

Achtung: Bei Anbietern mit tiefen Preisen sind die Hardwarekosten nicht enthalten. Die einmaligen Kosten für Installation und Setup belaufen sich im Schnitt auf CHF810.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• 2 Gastro-Kassensysteme im Verbund mieten
• 2 mobile Bestellterminals mit integrierter Kartenzahlung
• Schnell bedienbare Restaurantkasse mit Bondrucker für die Küche

Kostentipps der KMU-Einkaufs­experten

• Die Kosten für ein Kassensystem bestehen einerseits aus den Anschaffungskosten für Software, Installation und Hardware (Kauf oder Miete), andererseits aus Folgekosten, zum Beispiel monatliche oder jährliche Lizenzkosten für die Software, Kosten für Software-Updates oder für Support.
• Entscheiden Sie sich für eine iPad-Kasse, müssen Sie im ersten Jahr mit ca. CHF 2’500 für die Hardware und Software rechnen.
• In den meisten Fällen wird die Hardware (Geldschublade, Drucker, Barcode-Scanner) einmalig gekauft, die Software dagegen gemietet und monatlich bezahlt.
• Benötigen Sie das Kassensystem nur für eine begrenzte Zeit, etwa für eine einmalige Veranstaltung (für einen Messeauftritt oder ein Sommerfest), können Sie sowohl die Soft- als auch die Hardware für die gewünschte Zeitdauer mieten. Solche Kassen werden häufig als Mietkassen oder Festkassen bezeichnet.
• Sobald Sie Funktionen wie ein Warenwirtschaftssystem, ein Buchhaltungssystem oder eine Kundenanbindung hinzunehmen, werden die Preise für Ihr Kassensystem deutlich höher.
• Ein Kassensystem mit hohen einmaligen Anschaffungskosten, das über viele Jahre zuverlässig im Einsatz ist, kann für Sie letztlich vorteilhafter sein als ein System mit vermeintlich günstigen monatlichen Kosten.
• Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Kassensystem selbst neue Produkte anlegen und Preisanpassungen durchführen können. So sparen Sie unnötige Kosten für Serviceleistungen.
• Bei einem Kassensystem empfiehlt sich ein Wartungsvertrag, sonst werden Problem- und Störfälle schnell teuer.
• Es ist sinnvoll, die Soft- und die Hardware beim selben Anbieter zu kaufen oder zu mieten. Vorteile sind bessere Konditionen, keine Kompatibilitätsprobleme sowie Support und Wartung durch den gleichen Anbieter oder Partnerfirmen.

Kassensystem – Miete oder Kauf?

Um abzuwägen, ob Sie Ihr Kassensystem besser kaufen oder mieten, müssen Sie über die Vor- und Nachteile beider Varianten Bescheid wissen. Oft ist eine persönliche Beratung sinnvoll, um die geeignetste Variante für Ihren Betrieb zu finden. Einen ersten Überblick der Vor- und Nachteile finden Sie hier:

Kassensystem-Kauf

Vorteile:

• Einmalige Investition und Belastung
• Regelmässige Software-Updates (bei Cloud-Server)
• Kalkulierbar
• Keine festgelegte Laufzeit
• Gute Konditionen wie Rabatt, Garantie

Nachteile:

• Relativ hohes Anschaffungskapital
• Weniger Flexibilität bei Neuerungen
• Meist keine Übernahme von Serviceleistungen durch den Anbieter

Kassensystem-Miete

Vorteile:

• Keine hohen Anschaffungskosten
• Für die Beschaffung mehrerer Kassen vorteilhaft
• Zeitliche Begrenzung möglich (z. B. für Messen oder Events)
• Flexibilität bei Neuerungen der Kassensysteme
• Monatlich anfallende Kosten
• Serviceleistungen wie Installation, Support oder Updates inklusive
• Nach Ablauf des Vertrags können die Geräte beim Anbieter retourniert werden.

Nachteile:

• Reparatur- und Wartungskosten sind nicht im Mietpreis enthalten.
• Das Kassensystem ist nicht Ihr Eigentum.
  

Autorin: Zainab Rachide