Kopierer für das Büro

Worauf ist vor dem Kauf eines Kopierers zu achten?

Bevor Sie sich einen Büro-Kopierer beschaffen, ist es hilfreich, diese Aspekte zu klären:

• Wie viele Kopien benötigen Sie etwa pro Monat? Falls Ihr jetziges Gerät einen integrierten Zähler beinhaltet, können Sie das Papiervolumen ganz einfach ablesen. 
• Wie hoch ist die prozentuale Aufteilung oder Anzahl an Schwarz/Weiss-Kopien und Farbkopien?
• Welche Papierformate sind notwendig (A3 oder auch grössere Formate)?
• Benötigen Sie besonders hohe Kopierqualität, zum Beispiel für grafische Ausdrucke, Fotografien etc.?
• Welche Zusatzfunktionen brauchen Sie? (Duplex-Scan, Sortieren, Heften etc.)
• Sind Sie an einem Servicevertrag interessiert?

Mit welchen Kosten muss man für einen Büro-Kopierer rechnen?

Der ungefähre Preis für einen A3-Kopierer für das Büro mit 1'500 Kopien pro Monat und einer Geschwindigkeit von 20 Seiten pro Minute liegt zwischen CHF 2'500 und CHF 3’300. Für die Kopierer-Miete können Sie mit ca. CHF 75 pro Monat rechnen.

Bei einem Service- und Wartungsvertrag (sämtliche Betriebsmittel wie Toner, Ersatzteile, Arbeits- und Reisezeit der Techniker, evtl. Monitoring-Software) kommen ca. CHF 50 pro Monat hinzu.

Mehr Infos zu den Kopierer-Kosten und ob sich Kauf, Miete oder Leasing eher für Sie lohnt, erfahren Sie auf der ausführlichen Kostenseite für Kopierer.

Welche Kopierer-Modelle gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Kopiergeräten für das Büro, und nicht jedes eignet sich für jede Anwendung. Das sind die gängigsten Kopierer-Modelle im Business-Bereich:

A3-Kopierer

• A3-Kopierer mit einer Druckgeschwindigkeit von 20–30 Kopien/Minute oder mehr und ca. 3’000 Kopien pro Monat sind die beliebteste Wahl im Business-Bereich.
• Diese Geräte zeichnen sich durch eine lange Lebensdauer aus. 
• Die Wahl des passenden Kopiergeräts für Ihr Büro fällt jedoch individuell aus, da unterschiedliche Anforderungen an den Business-Kopierer gestellt werden. 
• Benötigt Ihr A3-Kopierer zusätzlich eine Duplex- oder Finishing-Funktion? Dies sollten Sie vor der Auswahl unbedingt abklären.

Multifunktionskopierer

• Multifunktionskopierer zeichnen sich durch eine grosse Vielfalt aus und sind mit Laser oder Tinte erhältlich. 
• Alle Geräte sind mit einer Kopierfunktion, Druckfunktion und einem Scanner ausgestattet. 
• Je nach Preissegment besitzen Multifunktionskopierer weitere zusätzliche Funktionen (Duplex-Scan, Finishing etc.). 
• Achten Sie daher darauf, das richtige Kopiergerät zu wählen. Dieses unterscheidet sich in Kaufpreis, Kopierkosten, Kopiergeschwindigkeit, Lautstärke, Funktionsbreite und Folgekosten. 

Laserkopierer

• Modelle mit Laser-Technik arbeiten sehr schnell, kopieren Texte deutlich schärfer und sind licht- und wasserbeständiger als Tintenstrahlkopierer. 
• Laserkopierer können lange herumstehen und dann sofort problemlos loskopieren. Folglich sind sie eher für Kunden geeignet, die selten und unregelmässig kopieren. 
• Langfristig sind die Toner bei regelmässigem Kopieren oft etwas günstiger als Tintenkartuschen, dafür sind die Anschaffungskosten des Geräts etwas höher. 

Tintenstrahlkopierer / Injekt-Kopierer

• Tintenstrahlkopierer gehören zu den günstigeren Modellen und drucken Bilder in sehr guter Qualität aus.
• Langfristig gesehen, kostet eine kopierte Seite jedoch mehr und die Patronen drohen bei Nichtgebrauch einzutrocknen. 

Kopierer mit Tintentank

• Tintentanks haben ein höheres Fassvermögen als Tintenkartuschen, können selbstständig nachgefüllt werden und drohen nicht schnell auszutrocknen.
• Langfristig ist das Preis-Leistungs-Verhältnis attraktiver als bei Tintenstrahlkopierern.
• Dieses Modell eignet sich besonders für Vieldrucker. 
• Tintentanks produzieren weniger Müll und sorgen somit für einen nachhaltigen Umweltschutz. 

Was sind die Funktionen eines Kopierers? 

Nebst den Standardfunktionen (Kopieren, Drucken, Scannen) bieten viele Hersteller ergänzende Funktionen an. Dazu gehören: 

• Duplex-Scan: doppelseitiges Scannen
• Finishing-Funktionen wie Lochen, Falten und Heften
• Dokumentenarchiv: Ablegen von Dokumenten auf interner Festplatte
• Wi-Fi Direct: Verbindung von Mobilgeräten und anderen Smart Devices über eigenen Kopierer-Hotspot
• Kostenstelle: Verwaltung, Analyse und Auswertung von Kopierkosten
• Output-Management / MPS: Service- und Supportvertrag / Auslagern des Druckmanagements an einen professionellen Anbieter (lohnt sich bei sehr hohem Druckbedarf) 

Welche Leistungen sind in Service­verträgen für Kopierer enthalten?

Die vom Anbieter erbrachten Leistungen unter­scheiden sich je nach Art des Servicevertrags: 

• Wartungs­vertrag: Der Anbieter hilft bei Fehlermeldungen, führt die Reparatur defekter Kopierer vor Ort durch und stellt dafür ein Ersatz­gerät zur Verfügung. 
• Pauschal-Servicevertrag: Der Pauschal-Servicevertrag beinhaltet die Lieferung des Kopiergeräts in betriebs­bereitem Zustand, die Behebung von Störungen, die Lieferung von Ersatzteilen und einen Telefon­support. 
• Voll-Servicevertrag: Hier werden die Leistungen eines Pauschal-Service­vertrags zusätzlich durch das Zurverfügung­stellen von Verbrauchs­materialien wie Toner oder Papier und das Ersetzen abgenutzter oder defekter Teile ergänzt.

Für welche Branche eignet sich ein professioneller Kopierer? 

Für die Werbeindustrie gibt es professionelle Kopiergeräte mit hoher grafischer Druckqualität für den Druck von Flyern, Fotos, Farbplänen oder sonstigem Werbematerial. Die Kosten liegen allerdings deutlich über den Preisen für Standardgeräten.

Schulen und Bildungseinrichtungen stellen in der Regel hohe Anforderungen an Kopiergeschwindigkeit und Robustheit eines Kopierers. Wichtig sind zudem sämtliche Finishing-Funktionen wie Sortieren und Heften sowie die Möglichkeit, die Kopieraufträge auf Kostenstellen zu buchen. Auch ein Servicevertrag ist für Schulen angebracht, da diese nicht tagelang auf eine Reparatur oder ein Ersatzgerät warten können.

Architektur- und Baubranche benötigen hauptsächlich gedruckte Landkarten, Pläne, Zeichnungen und CAD-Zeichnungen. Hochleistungsdrucker gehören in dieser Branche deshalb zur unentbehrlichen Standardausstattung. Zwei Drucktechniken konkurrieren bei der Ausgabe von Plänen und Grafiken: Tintenstrahl- und Laserkopierer, wobei im Grossformatbereich die Tintenstrahltechnik dominiert. 

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Autorin: Zainab Rachide