Managed Print Services Schweiz – Auswahlhilfe

Die Verwaltung der Druckerflotte für Grossfirmen und KMU ist mit einem hohen Kosten-, Ressourcen- und Zeitaufwand verbunden. Um diese Aufwände zu minimieren, bietet sich eine MPS Lösung an. Der MPS Anbieter stellt dabei sicher, dass die Drucksysteme optimal genutzt werden und die Produktivität im Unternehmen gesteigert wird. Dank Managed Print Services wird das gesamte Flottenmanagement des Kunden an einen professionellen Dienstleister ausgelagert.

Eine MPS Lösung bietet diese Vorteile:

Die MPS Anbieter erstellen individuell angepasste Lösungen, damit sie den unterschiedlichen Bedürfnissen der Unternehmen gerecht werden.
Die Zentralisierung deckt versteckte Kosten auf, erhöht die Transparenz und reduziert den Papier- und Energieverbrauch. Dies hat auch positive Auswirkungen auf die Umwelt.
Der MPS Anbieter übernimmt Aufgaben wie Wartung, Monitoring, Reporting und Bestellung der Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner. Damit wird ein Mehrwert an Zeit und Ressourcen geschaffen, der sich positiv auf die Ausgaben eines Unternehmens auswirkt.
Die durchgehend elektronischen Prozessketten von MPS lassen den Kunden vergessen, dass sich jemand um die Print-Lösung kümmert.

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Ausschlaggebend dafür ist meist nicht das Druck- oder Kopiervolumen, sondern der vorhandene Gerätepark. Grob kann man sagen, dass ab ca. 10 Geräten eine Optimierung im Sinne von MPS die Druckkosten erheblich reduzieren kann.

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MPS Analyseprozess

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Auslagerung des Druckmanagements an einen MPS Anbieter, erstellt dieser eine umfassende Ist- und Soll-Analyse:

MPS Analysephasen	Beschreibung des MPS Analyseprozesses
1. Phase: Ist-Zustand	Benutzeranalyse: Auswertung der Anzahl Drucke nach Gebäude/Abteilung/Mitarbeiter Kostenanalyse: Ein Ungleichgewicht zwischen geschätztem und tatsächlichem Druckaufkommen macht versteckte Kosten transparent.
2. Phase: Soll-Zustand	Ziele und Messvorgaben: Idealerweise werden diese sowohl auf Unternehmens-, Team- als auch individueller Ebene definiert.
3. Phase: Implementierung	Massnahmen zur Umsetzung: MPS Anbieter empfehlen eine stufenweise Implementierung. So werden unerwünschte Nebeneffekte wie Geschäftsunterbrechungen oder Datenverluste minimiert. Monitoring: Unverzichtbar ist eine stete Überprüfung und Anpassung der MPS-Tools, um mit den Markt- und Unternehmensveränderungen Schritt halten zu können.

Intelligente MPS Tools – Dokumentenworkflow

Die Digitalisierung macht auch beim Printing nicht halt, dementsprechend unterstützen MPS Anbieter den Trend des papierlosen Büros. Ein Managed Print Service wird unter anderem mit Tools zur Dokumentenablage und -verwaltung ergänzt. Die Analyse des Dokumentenworkflows erhebt Zahlen zur Papiernutzung und möglichen Redundanzen. Anhand dieser Zahlen erstellen die MPS Unternehmen ein Konzept, in welchem digitalisierbare Dokumente und Prozesse aufgezeigt werden. Tools zur Ressourcenoptimierung von Papier und Druckvolumen unterstützen den Digitalisierungsprozess.

Ist die Reduktion der Druckaufträge schon weit fortgeschritten, können mit intelligenten Follow-Me-Printing-Tools weitere Senkungen des Druckvolumens erzielt werden. Die Anwender bestimmen nicht mehr, auf welchem Gerät ausgedruckt werden soll, sondern schicken die Daten an eine Warteschlange. Mit der Benutzerauthentifizierung an einem Gerät können die Anwender die Ausdrucke freigeben oder hinfällige Ausdrucke löschen. Diese Lösung verhindert, dass Dokumente beim Drucker unbeaufsichtigt herumliegen sowie veraltete Dokumente ausgedruckt werden und so unter Umständen interne Compliance-Regelungen verletzt werden.

Die Player im MPS Business

Managed Print Services können direkt von den grossen Herstellern bezogen werden. Die Big Player im MPS Geschäft sind beispielsweise:

Ricoh
Toshiba
Xerox
Canon
Sharp
Brother
HP

In der Schweiz gibt es zudem viele Fachanbieter und Systemhäuser, die zusätzlich zu ihrem Hardwareangebot auch MPS anbieten. Deren MPS Lösungen unterstützen meist verschiedene Hersteller und stellen damit eine Alternative zu den internationalen Firmen dar, die teilweise nur ihre eigenen Marken unterstützen. Je nach Anbieter erfolgt die Abrechnung über eine monatliche oder jährliche Pauschale. Viele MPS Unternehmen haben zudem ein Kostenmodell nach Verbrauch oder einen Mietvertrag inklusive Service im Angebot.

MPS Optimierungsprozess

Entscheidet sich ein Unternehmen für die an einen MPS Anbieter, erstellt dieser eine umfassende Analyse des Optimierungsprozesses:

MPS Phase	Fokus
Analyse und Datenauswertung	Bei der Analyse der bestehenden Infrastruktur und Dokumentenprozesse (Ist-Zustand) wird das Augenmerk auf die Auslastung der Geräte, deren Standorte und technischen Daten sowie das Druckverhalten der Mitarbeiter gelegt. Es erfolgt eine genaue Auswertung darüber, wo Abläufe ineffizient sind und unnötige entstehen.
Optimierungsplan	Aufgrund der ausgewerteten Daten wird nun ein Optimierungsplan erstellt und somit der Soll-Zustand definiert. Bestandteil davon sind Hard- und Software Lösungen, Raumplanung, Abrechnungs- und Zugriffssysteme und Unterhaltsprozesse.
Implementierung, Support und Wartung	In einem letzten Schritt wird die neue Infrastruktur installiert bzw. die bestehende angepasst und das Personal geschult. Ihr MPS Anbieter betreibt von nun an die gesamte Anlage für Sie. Er steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern für Support zur Verfügung, wartet die Geräte, steuert das System und liefert die benötigten Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner etc.).

MPS Kosten

Für Managed Print Service werden verschiedene Kostenmodelle angeboten. Je nach Druckvolumen, Verteilung der Drucke übers Jahr und persönlicher Vorliebe eignet sich eines dieser Modelle:

Mix aus fixen und variablen Kosten (klassisches MPS)
Pay per Click (Kosten pro Druck)
Flatrate (Drucker Pauschalkosten)

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Kostenmodellen finden Sie auf der MPS Kostenseite.