IT-Outsourcing – Anbieter finden und vergleichen

IT-Outsourcing – das Wichtigste im Überblick

• Generell entscheiden sich KMU häufiger für eine Teil­auslagerung der IT als für eine Voll­aus­lagerung.
• Die Auslagerung der IT ist nicht für alle Aufgaben gleicher­massen geeignet. Beispiels­weise bieten sich operative IT-Aufgaben eher für ein Out­sourcing an als strate­gische IT-Aufgaben.

IT-Outsourcing-Anbieter finden – Aus­wahl­kri­terien

Um die passende IT-Lösung für Ihr KMU zu finden, ent­wickeln Sie am besten eine Out­sourcing-Stra­tegie und erstellen ein Lasten­heft mit Ihren An­for­de­rungen. Zusätz­lich hilft es, bei der Aus­wahl eines Out­sourcing-An­bie­ters auf diese As­pekte zu achten:

• Branchenspezifisches und applika­tions­spezi­fisches Know-how des Anbieters
• Referenzen gleicher oder ver­wandter Branchen und von Firmen­ mit ähnlicher Firmengrösse
• Persönlicher Ansprech­partner bzw. Ansprech­partnerin zeigt Vorge­hens­weise sowie Imple­mentierungs­wege auf und bietet eine Beratung an
• Geografische Lokation der Res­sourcen und des Re­chen­zentrums
• Ort der Daten­speicherung und Natio­nali­tät der Firma oder der Mutter­gesell­schaft

Was ist IT-Outsourcing?

Von IT-Outsourcing spricht man, wenn ein Unter­nehmen für einen defi­nierten Zeit­raum die voll verantwort­liche Über­tragung von IT-Funk­tionen oder IT-lastigen Ge­schäfts­bereichen an einen externen Dienst­leister oder eine externe Dienst­leisterin übergibt.

Die Qualität der Leistung wird im soge­nannten Service Level Agreement (SLA) beschrieben. Es können diverse Leis­tungs­ebenen eines Unter­nehmens invol­viert werden: Infra­struktur-, An­wendungs- und Geschäfts­pro­zess­ebene. Weiter unten finden Sie die ein­zelnen Varianten des Out­sourcings.

Service Level Agreement bestimmt die Leistung

Beim Abschluss eines Outsourcing-Ver­trags spielt das Service-Level-Agreement (SLA) eine zen­trale Rolle. Im SLA sind die genauen Leis­tungen, Rollen und Mess­werte der Ver­einbarung auf­geführt. Daran wird der Out­sourcing-Partner gemessen. Dazu gehören Ver­füg­bar­keiten der Hard­ware, Soft­ware und Res­sourcen, Reaktions­zeiten bei Fehlern und Support­anfragen, Fehler­behebungs­zeiten, Moni­toring- und Wartungs­inter­valle und nicht zuletzt die Kosten. Grosse IT-Out­sourcing-Projekte erreichen schnell einmal Kosten in der Höhe von einer Million Franken. Hier wird häufig im Vor­feld ein Consultant engagiert, der hilft, ein Pflichten­heft zu erstellen oder die An­for­de­rungen des SLA zu definieren.

Kosten für ein IT-Outsourcing

Eine Firma mit 20 Mitarbeitenden zahlt für einen Managed Virtual Server ungefähr jährlich CHF 4’200 bis CHF 14'200, mit einem Durchschnitt von CHF 7'200. Zusätzlich fallen ein­malige Kosten für das Setup und die Migration an. Zusatz­leis­tungen werden nach Stunde verrechnet.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Bisher: Windows Inhouse-Server
• Neu: Managed Virtual Server mit 300 GB für die Anwaltssoftware und Abacus-Buchhaltung
• Clients bleiben weiterhin lokal

Detaillierte Informationen zu den Preisen für das IT-Outsourcing und unsere Kostentipps finden Sie auf unserer Kostenseite.

Tipps unserer KMU-Experten für IT-Outsourcing

• Nehmen Sie sich bei der Auswahl des passenden An­bieters für Ihr IT-Out­sourcing-Pojekt genügend Zeit. Sprechen Sie mit Refe­renz­kundinnen und Referenz­kunden über deren Erfahrungen mit den be­tref­fenden Anbietern.
• Nicht alle Informatik­aufgaben eignen sich glei­cher­massen für das IT-Outsourcing:
  • Operative IT-Aufgaben eignen sich sehr gut und können grob in Installa­tion, Ressourcen­betrieb und War­tung unter­teilt werden.
  • Strategische IT-Aufgaben sind gegebenenfalls weniger geeignet, da sie in der Unter­nehmens­führ­ung verankert und durch Mit­arbei­tende gelebt werden.
• Eine IT-Sourcing-Strategie hilft Ihnen dabei, zu ermitteln, welche IT-Leis­tungen intern und welche extern erbracht werden sollen.
• Die Praxis zeigt, dass IT-Outsourcing in den meisten KMU eher auf spe­zielle Auf­gaben abzielt als auf eine Voll­aus­lagerung aller IT-Aufgaben.

Wieso lohnt sich ein Out­sourcing der IT?

Das Outsourcing der IT-Infra­struktur oder IT-Dienst­leis­tungen an externe Dienst­leisterinnen und Dienst­leister kann Unter­nehmen ent­lasten. Als Moti­vation für das Out­sourcing von IT-Aufgaben oder -Pro­zessen nennen KMU diese Gründe:

• Konzentration auf das Kern­geschäft, da IT-Routi­ne­tä­tig­keiten und War­tungs­ar­beiten wegfallen.
• Verfügbarkeit von externem Spezial­wissen, ohne intern Know-how auf­bauen zu müssen.
• Anschluss an IT-Innova­tionen kann bei­behalten werden.
• Kostenersparnis, zum Beispiel bei der Hard­ware oder beim Server­raum. Vor allem für KMU (ca. 20 bis 200 IT-An­wen­derinnen und -Anwender) unter­scheiden sich die Kosten pro Arbeits­platz sehr stark.

Gemäss diversen Studien im IT-Bereich ist das häufigste IT-Out­sourcing-Ziel von KMU, die Er­höhung der Service­quali­tät, gefolgt von IT-Moderni­sierung und der Errei­chung von Kosten­senkungen.

Welche IT-Outsourcing-Varianten gibt es?

Nachfolgend eine Über­sicht der gängigsten Out­sourcing-Varianten, die KMU bei uns anfragen. Viele Schweizer Out­sourcing-Anbieter haben sich auf eine oder mehrere dieser Varianten speziali­siert.

Vollständiges IT-Out­sourcing

• Der Outsourcing-Partner oder die Out­sourcing-Partnerin übernimmt den Komplett-Betrieb der IT, das heisst Betrieb und Management von IT-Hard­ware und -Soft­ware inklusive aller IT-Res­sourcen.

Outtasking

• Einzelne Aufgaben (“tasks”) werden an einen Dienst­leister oder eine Dienst­leisterin aus­gelagert, die Prozess­kontrolle bleibt jedoch beim Auf­trag­geber bzw. bei der Auftrag­geberin.
• Typische Bereiche für ein Out­tasking sind Softwareentwicklung, Web­design, Archi­vierung, Daten­analy­sen, Daten­eingabe und First-Level-Support.

Cloud-Computing

• Cloud-Computing ist ein Überbegriff für den Bezug von Rechen­leistung, Daten­speicher, Soft­ware­applika­tionen oder Web­hosting.
• Typische Sofware­anwen­dungen aus der Cloud sind Office 365, CRM, ERP, Zeit­erfassung oder DMS. Der Bezug von Rechen­leistung wird auch unter den Begriffen Infra­structure-as-a-Service (IaaS), Desktop-as-a-Service (Daas), Server-Hosting oder Ma­na­ged Services angeboten.

Serverhousing

• Serverhousing, auch Colocation genannt, bedeutet das Ein­stellen der eigenen Server in einem externen Rechen­zentrum.
• Die Server bleiben im Eigen­tum des Kunden oder der Kundin.

BPO – Outsourcing von Geschäfts­pro­zessen

• Unter BPO (Business Process Outsourcing) ist die Aus­lagerung ein­zelner Geschäfts­prozesse wie Personal­wesen, Rechnungs­wesen oder Logistik gemeint.
• BPO betrifft sowohl die dafür not­wendige Hard­ware- und Software-Infra­struktur als auch die perso­nellen Ressourcen.

First-Level-Support

• Externe First-Level-Supporter sind die erste Anlauf­stelle für simple und generelle IT-Fragen und können diese schnell beant­worten oder mit­hilfe aussagekräftiger Support-Tickets zuverlässig an die korrekte Person weiterleiten.
• Fehleranalyse und Störungs­behebung wird ausgelagert.
• Eigene, interne IT-Spezialistinnen und -Spezia­listen können sich durch diese Aus­lagerung voll und ganz auf komplexere IT-Auf­gaben konzentrieren.

IT-Sourcing-Strategie ent­wickeln

Um Verbesserungspotenzial ganz­heitlich zu erkennen und umzu­setzen, ist es ratsam, eine durch­dachte IT-Sourcing-Strategie zu ent­wickeln. Darin wird fest­gelegt, welche IT-Leistungen intern, welche extern erbracht werden sollen. Eine IT-Sourcing-Strategie kann wie folgt aussehen:

1. Analyse der Kern­kompetenzen: Welche Services tragen zum Geschäfts­erfolg bei?
2. Analyse der Sourcing-Bereitschaft: Ist der Service durch SLAs und Kenn­zahlen mess­bar und sind Service Schnitt­stellen standardisiert?
3. Analyse der Marktpotenziale: Gibt es für die defi­nierten Bereiche externe Anbieter am Markt?
4. Kosten-Nutzen-Analyse: Ist der Anbieter kosten­günstiger und bietet er gleich­wertigen oder bessere Service­qualität an?
5. Risikomanagement: Entstehen Sourcing-Risiken für die defi­nierten Bereiche und können diese durch die IT minimiert werden?

Häufige Fragen zu Outsourcing

Was kostet IT-Out­sourcing im KMU?

Es kommt stark darauf an, wie viele und welche Bereiche Ihrer IT Sie auslagern möchten. Beachten Sie dazu unsere Kostenerwartungen, die Kosten für verschiedene Szenarien aufzeigen. Lagern Sie beispielsweise den Server in die Cloud aus, bezahlen Sie meist einen Fixbetrag pro Jahr. Hingegen können beim Mana­gement Ihrer gesamten Hard- und Software durch einen IT-Out­sourcing-Anbieter schnell zusätzliche Aufwände hinzukommen.

Wird beim IT-Outsourcing meine gesamte IT-In­fra­struktur ausgelagert?
Nicht zwingend, Sie können auch Teil­bereiche aus­lagern. Dazu gibt es verschiedene Varianten wie Colocation, bei dem Ihr eigener Server in ein Rechen­zentrum gestellt wird, oder Cloud Computing, bei der Sie verschiedene Rechen­leistungen aus der Cloud beziehen.
Lassen Sie sich hierzu von einem IT-Anbieter beraten, ob ein komplettes Outsourcing oder ein Teil-Out­sour­cing für Ihr KMU sinnvoller ist.

Was ist mit Infrastructure-as-a-Service gemeint?
Infrastructure as a Service, kurz IaaS, ist die Dienst­leis­tung, bei der Teile der IT-Infrastruktur wie Rechen­leistung, Netzkapazität oder Daten­speicherung von externen Anbietern aus der Cloud bezogen werden. Der grosse Vorteil der IT-Infrastruktur, die aus der Cloud bezogen wird, ist die einfache Skalierbarkeit des Systems. Wird zu­sätz­licher Speicher­platz oder Rechen­leistung benötigt, lassen sich diese einfach erweitern.

Woran erkenne ich, dass der IT-Outsourcing-Anbieter professionell ist?
Lassen Sie sich vom Anbieter Referenzprojekte zeigen und nehmen Sie wenn nötig mehrere Beratungs­gespräche wahr. So merken Sie schnell, ob der Anbieter für Ihr KMU der passende ist. Ebenfalls wichtig ist die Grösse des IT-Unter­nehmens. Ist es eher auf grössere Aufträge spe­ziali­siert? Dann passt dieses Unter­nehmen in der Regel nicht auf ein kleines KMU mit 3 Mitarbeitenden.

Der Firmenserver soll ausgelagert werden. Welche Möglichkeiten gibt es?
Hierzu stehen Ihnen die Möglichkeiten zwischen Serverhousing und Server-Hosting zur Verfügung. Serverhou­sing, auch Colocation genannt, bezeichnet die Unter­bringung Ihres physischen Servers in einem externen Rechen­zentrum. Der IT-Anbieter übernimmt dabei Aufwände wie Wartung, Backups etc. Der Ser­ver bleibt in Ihrem Eigentum. Das ist beim Server-Hosting nicht der Fall, dort beziehen Sie die Server­leistung direkt von einem externen IT-Anbieter.

Was ist ein Service Level Agreement?Ein Service Level Agreement (SLA) hilft beim Out­sour­cing von IT-Dienstleistungen, die genauen Service­leistungen zu bestimmen und messbar zu machen. Ein SLA ist immer von den An­forderungen Ihres KMU abhängig. Diese Kriterien sind Haupt­bestandteil eines Service Level Agree­ments:

• Uptime: Wie viel Zeit (in Prozent) ist die Dienst­leistung verfügbar?
• Reaktionszeit bei Fehlern (Time to Respond)
• Fehlerbehebungszeit (Maximal und im Durch­schnitt)
• Monitoring-Intervall: Wie oft werden Statistiken des Systems erhoben?
• Wartungsintervall: Wie oft werden Wartungs­fenster frei­gehalten?

Gryps – die unabhängigen Ex­perten für IT-Outsourcing

Seit über 10 Jahren setzen wir uns engagiert und persönlich dafür ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Durch die regelmässigen Erfahrungen mit den Suchanfragen für IT-Out­sourcing, kennen wir die Bedürfnisse von KMU sehr gut. Unser Ziel ist es, die Suche nach den passenden IT-Outsourcing-Anbietern für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Bedarfs-Check an und wir finden für Sie aus über 350 von uns qualifizierten IT-Spezialistinnen und -Spezialisten die drei passenden.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch