Videokonferenzsystem – Ihr Einkaufsratgeber

Videokonferenzsystem für KMU – das Wichtigste

• Ein geeignetes Videokonferenzsystem für KMU ist benutzerfreundlich, sicher und verfügt über eine genügend hohe Bandbreite.
• Immer häufiger werden Videokonferenzen über cloudbasierte Lösungen angeboten, für die kein eigener Konferenzserver mehr vor Ort installiert werden muss.
• Webkonferenzen sind meist kostengünstige Lösungen, die auch für das Homeoffice beliebt sind.

Auswahlkriterien für KMU Videokonferenzlösungen

Videokonferenzsysteme bringen Schweizer KMU wesentliche Vorteile. Diese Aspekte sollten beim Kauf einer Videokonferenzlösung für KMU beachtet werden:

• Grösse des Sitzungszimmers (Geräte sind auf die Anzahl Teilnehmenden ausgelegt)
• Kompatibilität der Partnergeräte sicherstellen
• Schutz vor Lauschangriffen: Der Austausch von sensiblen Geschäftsinformationen muss verschlüsselt sein.
• Kamera mit hoher Bildfrequenz wählen (30fps Grenze für ein gleichmässiges Videobild)
• Sehr gute Ausgabeauflösung, da diese zur Bestimmung der Videoqualität beiträgt

Kosten für ein Videokonferenzsystem

Bei einem cloudbasierten Videokonferenzsystem für Online-Meetings und die Zusammenarbeit im Team muss bei zehn Personen mit CHF 40–60 CHF Nutzungsgebühr pro Monat gerechnet werden. Unser KMU-Kostenvergleich zeigt, dass die ungefähren Kostenerwartungen für ein Videokonferenzsystem mit 12 Schulungskonferenzen bei CHF 5'500 bis CHF 12'500, mit einem Durchschnitt von CHF 9'500 liegt.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Konferenzraum für 10 Personen
• Der Schulungsleiter nimmt via PC von Deutschland aus teil
• 1 interaktiver 65-Zoll-Monitor
• 1 Kamera + 1 Mikrofon
• 1 Digipad / Interactive-Pen-Display
• Passende Software

Mehr Infos zu den Preisen finden sie auf unserer Kostenseite für Videokonferenzsysteme.

Tipps der KMU Experten für Videokonferenzsysteme

• Die am Markt verfügbaren Konferenzsysteme reichen von der einfachen, kostengünstigen Arbeitsplatz-Lösung (Webkonferenz), bei der nur wenig Equipment notwendig ist, bis hin zur kompletten Ausstattung für dedizierte Videokonferenz-Räume.
• Auf dem Markt tummeln sich viele kostenlose Programme wie Skype oder Google Hangout. Diese Videokonferenzlösungen weisen jedoch oftmals Nutzerbeschränkungen im kommerziellen Bereich oder eine sehr eingeschränkte Funktionalität auf. Im Privatbereich mag dies unproblematisch erscheinen, kann für eine Firma jedoch problematisch sein, wenn lizenzrechtliche Bestimmungen nicht eingehalten werden oder wichtige Funktionen für die effiziente Zusammenarbeit im Team fehlen.
• Telepresence Systeme sind eine Alternative zu Videokonferenzsystemen und eignen sich für Telekonferenzen mit weiteren Standorten der Unternehmung oder für Meetings mit Kundinnen und Geschäftspartnern.

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Die Videokonferenz ist eine virtuelle Besprechung, die von einem Moderator oder einer Moderatorin geleitet und administriert wird. Die Teilnehmenden können am Meeting von überall her und von unterschiedlichen Geräten wie PC, Tablet oder Smartphone teilnehmen. Der Moderator bzw. die Moderatorin kann den Bildschirm oder Anwendungen mit anderen Teilnehmenden teilen und diesen verschiedene Interaktionen wie Online-Chat, Abstimmungen, Mikrofon-Freigabe erlauben. Manche Systeme erlauben auch die Videoaufzeichnung der gesamten Videokonferenz, um diese auch nachträglich abspielen zu können oder um sie für Protokollzwecke aufzubewahren.
Bei einem Videokonferenzsystem geht es im Wesentlichen um diese Komponenten, die im Team der Teilnehmenden genutzt werden:

• Audioübertragung
• Bild-/Videoübertragung
• Desktop-Sharing
• Application-Sharing
• Chat, Online-Abstimmungen, Protokollierung

Videokonferenzsysteme – Technische Kriterien

Bei der Auswahl der passenden Videokonferenzlösung für Ihr KMU spielen für Sie diese technischen Kriterien eine Rolle:

Interoperabilität / Kompatibilität
Dies ist wichtig, wenn häufig Videokonferenzen mit Kundinnen, Kunden oder Teilnehmenden von anderen Unternehmen stattfinden. Dazu müssen die Konferenzsysteme der Teilnehmenden miteinander kommunizieren können oder es muss auf beiden Seiten auf gemeinsame, offene Standards gesetzt werden.

Benutzerfreundlichkeit
Das Konferenzsystem muss nicht nur funktional, sondern auch einfach und intuitiv für unerfahrene Teilnehmenden sein. Gibt es in der Anwendung häufig Probleme mit den Videokonferenzen, werden die Mitarbeitenden weiterhin aufwendige Reisen vorziehen.

Sicherheit
Zu den wichtigen Sicherheitsaspekten einer Videokonferenz gehören vor allem die Identifikation der Teilnehmenden, die Verschlüsselung der übermittelten Daten sowie die Verhinderung unbefugter Zugriffe.

Bandbreite
Erkundigen Sie sich beim Videokonferenzsystem Hersteller, welche Anforderungen an das Netzwerk und die Bandbreite bestehen. Bei neueren Videokonferenzlösungen ist eine Übertragung in HD-Qualität mit ca. 512 Kbps (Kilobit pro Sekunde) möglich.

Videokonferenz Software

Der Betrieb einer Videokonferenz Software ist auf diese Arten möglich:

Inhouse: Infrastruktur im Unternehmen, Wartung wird selber gemacht

Managed Services: Infrastruktur im Unternehmen, betrieben von externem Outsourcing-Dienstleister

Cloud Hosting: Infrastruktur beim Anbieter, Zugriff via Webbrowser, inzwischen zum Standard geworden (Diese Variante eignet sich sowohl für einfache Videokonferenzlösungen für Sitzungszimmer als auch für kleine sowie grosse, standortunabhängige Videokonferenzsysteme).

Videokonferenzlösungen für Homeoffice

Homeoffice wird für viele Firmen unverzichtbarer Bestandteil der IT-Infrastruktur. Um trotzdem virtuelle Meetings und Besprechungen durchführen zu können, braucht es gute Videokonferenzlösungen. Diese Entwickler von Videokonferenz Software und Produzentinnen von Videokonferenz Hardware sind in diesem Segment stark verbreitet: Microsoft Teams, Google Hangout, Slack, Zoom, Skype, Cisco Webex Meeting, Discord.

Wichtig ist unter anderem, ob und in welchem Umfang Support benötigt wird. Die Dienstleistenden bieten sehr unterschiedliche Dienstleistungen und Produkte. Je nach Produkt variiert auch der Leistungsumfang bei Ihrer Konferenz sowie das benötigte Zubehör. Welches die beste Videokonferenz Software ist, hängt stark von den Anforderungen ab.

Videokonferenz durchführen – Tipps

• Fixieren Sie einen Termin und klare Themen sowie einen Zeit­rahmen. Gerade bei einer Videokonferenz könnte die Sitzung sonst sehr lange dauern.
• Achten Sie auf gute Beleuchtung: Kein Gegen­licht zur Kamera und kein zu steiles seit­liches Licht (wegen Schattenwurf). Am besten ist Licht von schräg vorne. Entfernen Sie ausserdem reflektierende Gegen­stände.
• Der Ton ist fast wichtiger als das Bild! Die Mikrofone sollten mit Echo­unter­drückung aus­gerüstet sein. Moderne, qualitative Konferenz­systeme bringen die notwendigen tontechnischen Eigen­schaften mit.
• Ihre Kleidung sollte nicht zu auf­fällig sein. Ausserdem sind klein­karierte Muster für eine Kamera­aufnahme nicht geeignet, es könnte zu Inter­ferenzen kommen.

Telepresence – eine andere Art von Videokonferenz

Telepresence Systeme sind eine Alternative zu Videokonferenzsystemen und eignen sich für Telekonferenzen mit weiteren Standorten der Unternehmung oder für Meetings mit Kunden und Geschäftspartnerinnen.

Eine Telekonferenz per Telepräsenzsystem unterscheidet sich massgeblich von klassischen Videokonferenzsystemen. Gute Kameras und hochauflösende Displays sowie qualitativ hochwertige Mikrofone und Audioanlagen vermitteln das Gefühl, sich mit dem Gegenüber in einem Raum zu befinden:

• Man sieht das Gegenüber in höchster Bildqualität.
• Das Gegenüber erscheint möglichst in Lebensgrösse.
• Man hört das Gegenüber durch das Audiosystem, als ob man nebeneinander sitzen und miteinander sprechen würde.

Näher als mit einem Telepräsenzsystem kann man sich auf Distanz nicht sein. Voraussetzung für diese digitale Nähe ist aber, dass beide Seiten über Telepräsenzsysteme verfügen. Wenn man mittels eines Telepräsenzsystems mit einer Person kommuniziert, die nur über ein klassisches Videokonferenzsystem verfügt, passt sich die Qualität dem schlechteren System an.

Anbieter von Videokonferenzsystemen – Schweizer Markt

Auf dem Schweizer Markt für Videokonferenzsysteme tummelt sich eine Vielzahl an Anbietern, darunter bekannte Gross­firmen wie z.B. Cisco, Sony oder Huawei. Diese sind aber nicht nur auf Gross­firmen oder Konzerne aus­gerichtet. Auch für kleinere und mittlere Unter­nehmen gibt es inzwischen aus­gereifte und intelli­gente Video­konferenz­lösungen. Unsere KMU Einkaufs­exper­tinnen und Einkaufs­experten von GRYPS helfen Ihnen gerne, die passenden An­bieter für die Ein­richtung von Video­konferenzen zu finden. Füllen Sie dazu unseren Fragebogen aus und Sie erhalten bis zu drei individuelle Offerten von geprüften Anbietern, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Weitere Informationen zu den einzelnen Anbietern finden Sie auf unserer Herstellerseite.

Gryps – die KMU-Einkaufs­experten für Videokonferenzsysteme

Seit über 10 Jahren setzen wir uns Tag für Tag engagiert und persönlich dafür ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Unsere Expertise und unser Markt-Know-how bauen wir durch regen Fach­austausch mit Anbietern und Herstellern für professionelle Videokonferenzen kontinuierlich weiter aus. Dabei verfolgen wir das Ziel, die Beschaffung für Sie so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien für Ihr Videokonferenzsystem via Frage­bogen an und wir finden für Sie aus über 40 von uns qualifizierten Partner­unternehmen für Videokonferenzen die drei für Sie passenden.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch