Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung für unterwegs?

Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten. Stundenzettel werden überflüssig, der administrative Aufwand wird reduziert. Mobile Arbeitszeiterfassung ist insbesondere für Unternehmen mit variablen Einsatzorten geeignet, etwa in der Baubranche oder der ambulanten Pflege.

Die mobile Zeiterfassung bedient sich hauptsächlich zweier verschiedener Technologien:

Zeiterfassung via Smartphone-App: Diese Lösung verursacht den geringsten Aufwand. Die Mitarbeitenden können mit ihrem (Firmen-)Smartphone auf die Zeiterfassungs-App zugreifen und so ihre Arbeitszeit erfassen und abspeichern. Aus den gespeicherten Daten lässt sich per Knopfdruck eine Stundenabrechnung erstellen, die Sie direkt mit der Lohnabrechnung versendet können.
NFC-Zeiterfassung: Die modernste Variante der Zeiterfassung ist die NFC-Technologie (Near Field Communication). Das Mitarbeiter-Smartphone muss bloss noch in die Nähe eines NFC-Tags gehalten werden und die Zeiterfassung startet. Durch den Scan wird der Mitarbeiter erkannt und seine Arbeitszeit automatisch erfasst. Bei Arbeitsende können dann alle Zeiten per Mail an eine ausgewählte Adresse gesendet werden.

Diese Geräte werden für die mobile Arbeitszeiterfassung eingesetzt:

Mobiltelefon (z. B. Smartphone-App)
PDA (Personal Digital Assistant) mit Windows-Betriebssystem
Extra angefertigte Spezial-Hardware
Mobile Barcodescanner

Spezielle Anforderungen an die mobile Zeiterfassung auf der Baustelle

Gerade auf Baustellen gestaltet sich die Zeiterfassung oft schwierig. Es existieren jedoch mobile Zeiterfassungssysteme, die spezifisch auf Unternehmen der Baubranche zugeschnitten sind. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben werden, können über Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenEine App auf dem Smartphone ist gerade auch für die Zeiterfassung auf Baustellen interessant. Mehr zu verschiedenen Branchenlösungen und weiteren Kriterien für die Wahl einer Zeiterfassungssoftware in der Schweiz erfahren Sie in unserem Einkaufsratgeber.

Welches sind die Vorteile, welches die Nachteile der Zeiterfassung via App?

Für die mobile Zeiterfassung eignen sich Apps besonders gut. Dies sind die Vorteile:

Besseres Controlling

Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten schafft Transparenz für das eigene Management, aber auch gegenüber den Kundinnen und Kunden.
Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeiten – der Vergleich der Ist- mit den Soll-Werten ist einfach möglich.
Standorte und Wege der Mitarbeitenden lassen sich durch die Erfassung von GPS-Daten nachvollziehen.

Reduzierter administrativer Aufwand

Übersichtliche und schnelle Zusammenfassung der Arbeitszeiten
Kein manuelles Übertragen und keine Doppelerfassung der Arbeitszeiten

Vereinfachte Buchhaltung

Einfache Zuordnung der Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten, Baustellen etc.
Einfachere und raschere Rechnungsstellung

Bequeme Übersicht

Überblick über Fehl- und Überstunden
Integrierte Planung von Ferienzeiten

Monitoring weiterer Daten

Viele Systeme unterstützen die Erfassung weiterer Daten. So kann etwa der Materialverbrauch erfasst und verfolgt werden, um sicherzustellen, dass es nicht zu Materialengpässen kommt.

Mobile Zeiterfassungs-Apps haben auch Nachteile, die Sie beim Kaufentscheid berücksichtigen sollten:

Gefühle von Überwachung

Durch die Einführung mobiler Zeiterfassung fühlen sich die Mitarbeitenden möglicherweise überwacht. Das kann die Arbeitsmoral schwächen und für schlechte Stimmung im Unternehmen sorgen. Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in die Evaluation der Zeiterfassung einbeziehen.

Kosten

Anders als die handschriftliche Zeiterfassung ist die mobile Zeiterfassung mit Kosten verbunden.
Mitarbeitende müssen in der Bedienung geschult werden.

Was kosten Zeiterfassungs-Apps?

Die mobile Zeiterfassungssoftware bezahlen Sie über Lizenzgebühren. Über die Höhe dieser Gebühren entscheidet hauptsächlich die Anzahl der Mitarbeitenden bzw. der Nutzer: Die Lizenzgebühr pro Mitarbeiter beträgt zwischen CHF 5 und CHF 10 pro Monat. Weitere Preisangaben finden Sie in unserem Kostenplaner.

Bestehen Einschränkungen bei mobilen Zeiterfassungssystemen?

Die Benutzung eines Smartphones ist an manchen Arbeitsorten nicht zulässig oder technisch nicht möglich, etwa in chemischen Anlagen, Kernkraftwerken oder anderen Sicherheitsanlagen. Können die Arbeitszeiten nicht mobil erfasst werden, kommen beispielsweise Terminals zur Anwendung.

Auch müssen die gesetzlichen Vorschriften beachtet werden, insbesondere diejenigen des Datenschutzes. Ihre Mitarbeitenden müssen der Erfassung ihrer personenbezogenen Daten zustimmen, das gilt auch für die Arbeitszeiten.

Autor: Peter Stöferle