Zeiterfassung

Hauptfunktionen von Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme bieten umfangreiche Funktionen für ein einfaches und übersichtliches Zeitmanagement in Unternehmen. Dazu gehören praktische Features wie Ferienplanung, Spesenmanagement, Personaleinsatzplanung und vieles mehr.

Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung beinhaltet die systematische Dokumentation und Überwachung der Arbeitsstunden von Mitarbeitenden. Dies umfasst den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten, Überstunden sowie die Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Moderne Systeme zur Arbeitszeiterfassung bieten zudem die Möglichkeit, Arbeitszeiten projekt- oder aufgabenspezifisch zu erfassen, was eine genaue Zuordnung der Arbeitsleistung ermöglicht. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch die Produktivität analysieren und optimieren sowie eine transparente und gerechte Grundlage für die Lohnabrechnung schaffen.

Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeiten für ein spezifisches Projekt, was eine präzise Kostenkontrolle ermöglicht. In der Projektplanung werden spezifische Arbeitsabläufe, Ressourcen und Meilensteine festgelegt, um die erfolgreiche Durchführung des Projekts sicherzustellen. Die Projektzeiterfassung ermöglicht auch eine genaue Abrechnung der geleisteten Arbeit.

Schicht- und Dienstplanung

Die Schicht- und Dienstplanung befasst sich mit der Organisation und Planung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden im Schichtbetrieb. Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung von Schichtplänen, die Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen, die Sicherstellung der Abdeckung aller notwendigen Arbeitsstunden und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften. Ziel ist es, eine effiziente Personalverteilung zu erreichen, die sowohl den betrieblichen Anforderungen entspricht als auch die Arbeitsbelastung gerecht auf das Team verteilt.

Spesenmanagement

Spesenmanagement und Spesenabrechnung umfassen die Verarbeitung von Ausgaben, die bei Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten anfallen. Das Spesenmanagement erleichtert die Erfassung, Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben wie Reisekosten und anderen betrieblichen Aufwendungen. Moderne Spesenmanagement-Systeme bieten oft auch Funktionen zur Analyse der Ausgaben, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Budgetkontrolle zu verbessern.

Auftragsplanung

Die Auftragsplanung umfasst die Organisation und Koordination der erforderlichen Schritte, um Kundenaufträge effizient zu bearbeiten. Dieser Prozess beinhaltet die Terminierung von Produktionsaktivitäten, die Zuweisung von Ressourcen sowie die Überwachung der Aufträge. Ziel der Auftragsplanung ist es, eine optimale Auftragsabwicklung zu ermöglichen.

Was kosten Zeiterfassungssysteme?

Gryps hat bei verschiedenen Anbietern nach den Kosten von Zeiterfassungssystemen gefragt. Ein Beispiel: Für eine Cloud-Zeiterfassungslösung für zehn Mitarbeitende (ohne Terminal und mit Standardfunktionen) müssen Sie mit jährlichen Kosten zwischen 390 und 720 Franken rechnen. Die einmal anfallenden Kosten für eine Client-Server-Lösung vor Ort liegen bei ungefähr 1'200 bis CHF 2'300 Franken, hinzu kommen die Kosten für Wartung, Updates und Support.

Kosten für die Zeiterfassung in einer Firma mit 10 Mitarbeitenden:

Weitere Informationen zu den Preisen für Zeiterfassung finden Sie in unserem Kostenplaner.

Welche Arten von Zeiterfassungs­lösungen werden angeboten?

Für welche Variante der Zeiterfassung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt davon ab, ob die Mitarbeitenden hauptsächlich vor Ort im Betrieb oder an wechselnden Orten wie Homeoffice, Filialen oder Aussendienst im Einsatz sind. Diese Erfassungsarten sind üblich:

Online-Zeiterfassung

Online können Mitarbeitende mit einem internetfähigen Gerät und Webbrowser von jedem Ort aus ihre Arbeitszeit erfassen. Die Online-Erfassung ist neben der Terminal-Variante die derzeit üblichste Art der Personal-Arbeitszeiterfassung. Ihre Angestellten loggen sich persönlich via Kennwort in der Web-Applikation ein. Solche web­basierten Zeiterfassungssysteme werden als Cloud-Lizenz (Software as a Service) mit monatlicher Gebühr verrechnet. Die Zeiterfassungssoftware läuft auf einem Server des Herstellers, somit müssen Sie sich weder um die Installation noch um Updates kümmern.

Mobile Zeiterfassung

Bei der mobilen Zeiterfassung loggen sich die Mitarbeitenden via Smartphone-App in die Zeiterfassungssoftware ein. Die mobile Zeiterfassung ist auch mittels NFC-Technologie (Near Field Communication) möglich. Die NFC-Technologie kann die sonst übliche Terminalvariante mit Badge ersetzen: Die Mitarbeitenden halten ihr Smartphone in die Nähe eines NFC-Tags und die Zeit wird mittels Scan erfasst. Mobile Zeiterfassung wird in der Regel mit einer monatlichen Lizenzgebühr bezahlt.

Lokale Zeiterfassung am PC

Nur noch wenige Anbieter vertreiben Client-Server-Software, die lokal auf dem Server des Kunden installiert wird. In der Regel wird dazu eine Einmallizenz mit zusätzlichem Wartungsvertrag gekauft.

Zeiterfassung am Terminal

In vielen Gewerbe- und Industriebetrieben wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über ein Zeiterfassungsterminal an einem der Eingänge erfasst. Dabei kann die Zeiterfassung mit der Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Es gibt verschiedene Varianten:

• RFID-Badge (Radio Frequency Identification)
• Schlüsselanhänger
• Biometrische Erfassung mit Fingerprint
• Barcode oder QR-Code
• Iris-Scan
• NFC-Erfassung via Handy

Die Variante mit Zeiterfassungsterminals hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit unkompliziert beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes erfassen können, ohne sich in einen PC einloggen zu müssen. Dies ist vor allem in der Industrie und im Gewerbe von Vorteil. Falls nicht alle Angestellten immer vor Ort sind, kann diese Variante mit einer Online-Zeiterfassung oder einer Erfassung via App kombiniert werden.

Geben Sie Ihre Anforderungen direkt im Fragebogen ein.

Zeiterfassungssysteme vergleichen – was sind die Kriterien?

Bei der Auswahl von Zeiterfassungssystemen sind diese Faktoren entscheidend für die Evaluation und den Kauf:

• Wie soll die Zeit erfasst werden? Per Smartphone, am Terminal, online, biometrisch?
• Sollen Arbeitszeiten einzelnen Projekten zugeteilt werden können?
• Welche Funktionen benötigen Sie zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung?
• Bei modularen Zeiterfassungssystemen: Welche Funktionen werden in der Maximalvariante benötigt?
• Soll das Zeiterfassungssystem zum Beispiel mit einer Zutrittskontrolle oder einer ERP-Software verbunden werden?

Geben Sie Ihre Anforderungen direkt im Fragebogen ein.

Je nach Branche bestehen unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme. Hier die wichtigsten:

Zeiterfassung für Gastronomie- und Hotelbetriebe

Für Gastronomie- und Hotelbetriebe gibt es spezielle Branchenlösungen (darunter auch Stempeluhr-Apps) mit Fokus auf der Personaleinsatzplanung. Die Einsätze können dabei einfach und effizient über das System erfasst werden. Sie haben jederzeit die Übersicht über Ihre Mitarbeitenden, deren Einsatzort sowie Einsatzzeit und sehen auf einen Blick, wie Arbeitsstunden auf die Mitarbeitenden verteilt sind. Zudem gibt es Zeiterfassungssysteme, bei denen Sie die Personalplanung entweder pro Mitarbeitenden separat oder pro Bereich (etwa Küche, Service oder Administration) definieren können.

Gesundheitswesen: Zeiterfassung für Arztpraxen und Pflegebetriebe

Für Pflegebetriebe eignen sich Zeiterfassungssysteme mit den Funktionen der Personaleinsatzplanung und der Zuschlagsberechnung (etwa für Überstunden, Nachtschichten, Sonn- oder Feiertage). Mit solchen Lösungen können Sie die Schichtpläne aufgrund von vordefinierten Regeln und Kriterien erstellen lassen. Das System berücksichtigt zum Beispiel die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, die Anzahl der zu betreuenden Patientinnen und Patienten sowie die gesetzlichen Vorgaben.

Für stationäre Pflegeteams eignen sich Zeiterfassungsterminals, die sich bei Bedarf mit der Zutrittskontrolle kombinieren lassen. Für Mitarbeitende in der ambulanten Pflege eignet sich besonders eine mobile Zeiterfassung, bei der auch Fahrt- und Wegzeiten dokumentiert werden können.

Zeiterfassung für den Detailhandel

Im Detailhandel sind oft Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen (Vollzeit- und Teilzeitangestellte, Aushilfen) angestellt. Dazu gibt es Zeiterfassungslösungen, mit denen verschiedene Arbeitszeitmodelle, auch Schichtmodelle, hinterlegt und die Auslastung aller Standorte zentral von einem einzigen System aus gesteuert werden können. Zudem besteht je nach System und Anbieter die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende per Zeiterfassungsapp für freie Schichten bewerben und Urlaubstage anfragen können. Die Vorgesetzten können die Schichten dann dem oder der gewünschten Mitarbeitenden zuteilen sowie Urlaubstage leicht bewilligen oder ablehnen.

Zeiterfassung für Dienstleistungsbetriebe

Zeiterfassungssysteme mit der Funktion Projektzeiterfassung eignen sich für Dienstleistungsunternehmen und andere Betriebe, die ihre Arbeitszeit einzelnen Projekten zuordnen müssen. Die Mitarbeitenden können so die Arbeitsstunden auf das entsprechende Projekt buchen und dies direkt auf ihrem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Leistungserfassung in die Personal-Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung mit den Kundinnen und Kunden.

Zeiterfassung in der Baubranche und Industrie

Vor allem auf Baustellen gestaltet sich die Zeiterfassung oft schwierig. Es existieren jedoch mobile Zeiterfassungssysteme, die spezifisch auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten sind. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben werden, können über Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen.

Zeiterfassung für Büros

Für Bürobetriebe eignen sich besonders Zeiterfassungssysteme, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig, egal ob im Büro oder im Homeoffice, über den Browser am Laptop oder auf dem Smartphone erfassen können. Dabei können Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Gleitzeit individuell angelegt und verwaltet werden.