KI-Workshop: ChatGPT & Co. verstehen, nutzen und richtig einsetzen
Wie setzen Schweizer KMU die Technologie jenseits von Spielereien gewinnbringend ein? Benjamin Freisberg von KMU.AI zeigte im Workshop von Gryps, wie Sie den Weg meistern.
Verfasst von der Gryps-Redaktion
«Wer hält hier noch Schritt?» Diese Frage stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer angesichts der rasanten Entwicklung von künstlicher Intelligenz. Am 21. November 2025 lud Gryps zu einem Workshop mit Benjamin Freisberg, KI-Experte und Gründer von KMU.AI. Ziel des halbtägigen Seminars: KI verstehen und im Unternehmen richtig einsetzen.
Der KI-Winter ist vorbei
Lange Zeit sprach man in der Technologiegeschichte vom sogenannten «KI-Winter» – das waren Jahre, in denen das Interesse und die Investitionen in künstliche Intelligenz abkühlten, weil die hohen Erwartungen nicht erfüllt werden konnten. Als Folge dessen gab es in dieser Zeit auch keine Sprünge der Technologie. Doch diese Eiszeit ist definitiv vorüber.
Benjamin Freisberg verdeutlichte dies am Fortschritt der letzten zwei Jahre: Während KI-generierte Videos im März 2023 noch skurril und fehlerhaft wirkten (Als Beispiel zeigte er Will Smith, der Spaghetti isst), sind wir heute an einem Punkt angekommen, an dem KI dem Menschen in vielen Bereichen beinahe gleichkommt. Für KMU bedeutet das: Es geht nicht mehr darum, ob ein Unternehmen KI verwenden soll, sondern wie es die Technologie sinnvoll einsetzen kann.
Die 3 Stufen der KI-Integration im KMU
Um KI profitabel zu nutzen, empfiehlt Freisberg ein Stufenmodell, das Unternehmen Schritt für Schritt transformiert.
Stufe 1: Persönliches Sparring – Effizienz im Alltag
Der Einstieg ist niederschwellig. Hier fungiert die KI als persönliche Assistentin. Ob E-Mails formulieren, schwierige Gespräche vorbereiten oder als Ideengeber – Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Gemini helfen dabei, die Angst vor dem leeren Blatt zu überwinden. Tipp vom Experten: Behandeln Sie die KI wie eine Lernende. Geben Sie eine klare Rolle (Persona), eine Aufgabe, Kontext und das gewünschte Format vor. Freisberg betont hier, dass die Persona nicht mehr so wichtig ist wie vor ein paar Monaten. Man muss dem KI-Tool keine klare Rolle mehr geben, um eine gute Antwort zu erhalten.
Stufe 2: Chat mit Firmendaten – Wissen nutzbar machen
Das Problem vieler KMU: «Wir haben unzählige Dokumente und finden die richtigen Infos nicht.» Auf Stufe 2 wird die KI mit internen Daten gefüttert. Mitarbeitende können Fragen an das System stellen (Beispiel: «Wie beeinflussen ESG-Reporting-Pflichten unsere Treuhänder-Rolle?») und erhalten Antworten basierend auf internen PDFs, Excel-Tabellen und Protokollen. Wichtig ist dabei: Datenschutz ist oberstes Gebot. Sensible Daten gehören nicht in offene, kostenlose Modelle.
Wie steht es um den Schutz der Daten bei gängigen KI-Tools? Hier geht's direkt zur Tabelle der verschiedenen Tools.
Stufe 3: Prozessautomatisierung – der echte Gamechanger
Hier liegt das grösste Potenzial. KI wird unsichtbar in bestehende Prozesse integriert – ganz ohne Chatfenster. Text- und sprachbasierte Aufgaben können so bis zu 80 Prozent schneller erledigt werden.
Praxisbeispiele:
- E-Mail-Triage: Eingehende Nachrichten an eine «info@»-Adresse werden automatisch analysiert, klassifiziert und an die richtige Person weitergeleitet oder direkt beantwortet.
- Bestellwesen: Eine KI liest E-Mail-Bestellungen aus, extrahiert die Daten und speist sie direkt ins ERP-System ein, ohne dass jemand abtippen muss.
- Leistungsverzeichnisse: Im Baugewerbe sucht die KI anhand historischer Daten nach ähnlichen Projekten und macht Preisvorschläge für neue Offerten.
Risiken und «AI Bullshit»
Trotz aller Euphorie warnte Freisberg vor dem blinden Vertrauen gegenüber Chatbots. KI-Modelle können halluzinieren – sie erfinden Fakten, die plausibel klingen, aber falsch sind. Der Output muss zwingend von Mitarbeitenden oder Fachpersonen geprüft werden. Zudem sind rechtliche Fragen, etwa beim Urheberrecht, noch nicht abschliessend geklärt. Rechtliche Fragen zum Datenschutz sind teilweise geklärt (siehe Box oben). Falls Sie KI-Tools nutzen, um Personendaten zu bearbeiten klären Sie dies am besten mit einem Juristen ab. So sind Sie auf der sicheren Seite.
Fazit: Einfach anfangen
Die Botschaft des Events war klar: Starten Sie klein. Befähigen Sie Ihr Team mit einem Tool, das alle nutzen dürfen, und klären Sie über den Datenschutz auf. Identifizieren Sie wiederkehrende, textlastige Prozesse und wagen Sie den ersten Schritt in die Automatisierung.
Denn wie Benjamin Freisberg es formulierte: «Es gibt keine Ausrede, es nicht zu tun.»
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