Telefonservice

Telefondienst in der Schweiz – Das Wichtigste

• Sie sparen mit einem Telefonservice Kosten, da dieser meist günstiger ist, als eigene Mitarbeitende zu beauftragen.
• Damit ein passender Telefondienst für Ihr KMU gefunden werden kann, bieten viele Anbieter eine Test­woche, einen Probemonat oder auch Live­tests auf der eigenen Webseite an.
• Kostentransparenz: Achten Sie darauf, dass der Anbieter pro Anruf einen Betrag verrechnet und nicht pro Gesprächsminute.

Auswahlkriterien für Telefonservice

Bei einem Telefonservice, auch Telefondienst genannt, kümmert sich eine externe Firma um eingehende Anrufe. Die Anrufe bearbeitet der Telefonservice nach Vorgaben des Auftraggebers. Dies ist eine entlastende Massnahme, welche sich gerade für KMU eignet, die kein eigenes Sekretariat besitzen.

Wenn Sie einen professionellen Telefonservice für Ihr KMU suchen, ist es hilfreich, diese Fragen zu klären:

• Soll der Telefondienst im eigenen Unternehmen oder beim Dienstleister erfolgen?
• In welcher Branche ist das Unternehmen tätig?
• Wird ein 24/7 Service benötigt oder genügen Bürozeiten?
• Wird der Service zwischen Montag und Freitag gebraucht oder auch an Wochenenden?
• Benötigt der Telefondienst spezielle Systemkenntnisse?
• In welcher Sprache sollen Anrufe entgegengenommen werden?
• Mit wie vielen Anrufen wird pro Tag gerechnet?
• Ist spezielles Fachwissen erforderlich?
• Wie hoch soll das monatliche Budget gesetzt werden?

Telefonservice-Preise

Mit unserer Kosten­übersicht für Telefondienste können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Telefonservice entscheiden. Hierzu haben wir Ihnen ein konkretes Kostenbeispiel für eine GmbH mit 10 eingehenden Anrufen pro Tag zusammengestellt:

Die Preise für einen externen Telefonservice für ein KMU mit ca. 10 eingehenden Anrufen pro Tag beginnen ab ca. CHF 200 / Monat und belaufen sich im Schnitt bei ca. CHF 460 / Monat.

Die ungefähren Kostenerwartungen und weitere Informationen rund um Kosten für einen externen Telefondienst finden Sie auf unserer Preisseite.

Tipps von den KMU-Experten für Telefonservices

• Klären Sie vorher ab, ob der jeweilige Anbieter Preise pro Anruf oder pro Einheit sowie Kosten für die Nachbearbeitungszeit verrechnet. Anrufe pro Minute sind mit höheren Kosten verbunden.
• Wählen Sie einen Telefonservice Anbieter, der über keine lange Kündigungsfrist oder Mindestvertragsdauer verfügt. Eine Kündigungsfrist von einem Monat ist optimal.
• Um die Qualität eines Telefonservice Unternehmen zu prüfen, ist es ratsam, diese im Voraus zu testen (z.B. durch Testwoche oder Livetest).
• Bei einer 24-Stunden-Erreichbarkeit besteht der Nachteil darin, dass nicht immer dieselbe Ansprechperson vor Ort ist.
• Bei grossen Anbietern wird ein Call-Center Gefühl bei Kunden ausgelöst, da immer unterschiedliche Agenten das Telefon abnehmen.
• Telefondienste bieten sich als Monatsservice, Tagesservice, After Office Service, Ferienservice sowie Notfallservice an.

Wie funktioniert ein Telefonservice?

Der externe Telefon­dienst beantwortet im Auftrag und im Namen Ihres Unter­nehmens Anrufe und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben. Abhängig vom Telefonservice Anbieter kümmern sich unterschiedliche Personen oder je nach Wunsch dieselbe Person um Ihre Anrufe. Letzteres bietet den Vorteil, dass sich der Mitarbeitende des externen Telefondienstes mit Ihrem Unter­nehmen auskennt. So kann eine persönliche Kunden­bindung gewährleistet werden. In diesem Fall sind meist kleinere Telefonservice Firmen von Vorteil.

Die Telefonisten leiten die Anrufe auf Ihr Handy, auf eine andere Büro­nummer oder Fax weiter. Die meisten Telefon­dienste bieten heutzutage eine unbemerkte Weiter­leitung der Firmen­nummer zum Telefon­service an.

Sollten Sie verhindert sein, werden die Kontakt­daten aufgenommen. Je nach definiertem Kommunikationsmittel werden die Informationen per SMS, E-Mail, Instant Messaging etc. an Sie weitergeleitet. Das gewünschte Kommunikations­mittel wird vorher mit Ihnen definiert.

Telefonservice Leistungen und Services

Ein Telefondienst für Firmen kann unter anderem diese Services anbieten:

• Entgegennehmen und Weiterleiten der Anrufe
• Aufnehmen und Notieren von Anrufer­daten und Nach­richten
• Informieren über Stand der Dinge via Telefon/Mobile, E-Mail, SMS etc.
• Kompetente Beratung der Kunden über Produkte und Dienst­leistungen Ihres Unter­nehmens
• Aufnahme und Koordination von Terminen / Bestellungen / Reservationen
• Kundenakquise (Outbound Call-Center)

Sprachen

Je nach Anbieter umfasst der Service unter­schiedliche Sprachen, unter anderem:

• Deutsch (Mundart und Schriftdeutsch)
• Englisch
• Französisch
• Italienisch

Der Telefon­service kann je nach Firma natürlich in weiteren Sprachen geleistet werden. Allerdings können für randständige Sprachen teils höhere Preise verlangt werden.

Telefondienst Schweiz – Vorteile

Ein externer Telefonservice bringt diese Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Während Abwesenheitszeiten (Meetings, Urlaub, private Anlässe etc.) kümmert sich jemand professionell um Ihre Anrufe.
• Der externe Telefon­dienst beantwortet professionell im Auftrag und im Namen Ihres Unter­nehmens Anrufe und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben.
• Mit der administrativen Entlastung durch den Telefon­service gewinnen Sie wert­volle Zeit und können den Fokus auf Ihr Kern­geschäft setzen.
• Ein externer Telefondienst ist meist kostengünstiger, als neue Mitarbeitende dafür einzustellen.
• Dank optimaler Erreichbarkeit entgeht Ihnen kein Auftrag mehr.

Telefonservice nach Branche

In Arztpraxen sind Telefondienste sehr beliebt, da mit vielen Anrufen gerechnet wird. Medizinische Fachangestellte haben immer weniger Zeit, Anrufe entgegenzunehmen, daher kann ein Telefonservice für Ihre Arztpraxis beispielsweise auch die Terminverwaltung übernehmen.

KMU greifen immer häufiger zu einem Telefonsekretariat, um die Firma zu entlasten. Gerade Einzelunternehmende oder Startups kommen kaum dazu, das Telefon zu bedienen. Mit einem Telefonservice werden alle Informationen und Daten aufgenommen und an die jeweilige Person weitergeleitet. Das erhöht gleichzeitig die Professionalität Ihrer Firma.

Passenden Telefonservice finden

Referenzen sind stets ein guter Indikator für die Qualität des Unter­nehmens. Nehmen Sie sich genug Zeit, Ihren Partner aus­zuwählen. Unsere Einkaufsexperten von Gryps arbeiten mit über 80 geprüften Anbietern für Büro- und Telefonservice zusammen und können Ihnen dadurch Anbieter vermitteln, welche genau zu Ihren Anforderungen passen. Füllen Sie einfach den Online-Fragebogen aus und erhalten Sie so von bis zu drei Anbietern eine Offerte.