Büroservice: Administration und Sekretariat auslagern
Unsere Anbieter für Büroservices bieten Ihrem Unternehmen eine breite Palette an Dienstleistungen: Dies beinhaltet administrative Arbeiten, die Auslagerung der Telefonzentrale, Sekretariatsaufgaben, die Bereitstellung einer Domiziladresse, die komplette Buchführung und vieles mehr.
Unsere KMU-Einkaufsexperten für Büroservices finden für Sie passende Anbieter. Füllen Sie dazu einfach den Fragebogen aus.
Ihre Vorteile
- Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
- Ausgewählte Spezialisten kümmern sich um Ihre individuellen Bedürfnisse
- Geringer administrativer Aufwand
- Hohe Arbeitsqualität
- Attraktive Konditionen
Dienstleistungen für Büroservices
Domiziladresse
Jedes Unternehmen in der Schweiz benötigt einen Firmenstandort inklusive gültiger Firmenadresse. Verfügt Ihre Firma über keine Büroräume am gewünschten Standort, lässt sich dies mit einer Domiziladresse lösen: Eine Domiziladresse können Sie über Büroservice-Anbieter oder Treuhandgesellschaften beziehen. Eine Domiziladresse können Sie ab ca. CHF 100 pro Monat mieten.
Sekretariats-Outsourcing
Gerade für kleinere Unternehmen lohnt sich ein Sekretariatsservice, da bei manchen KMU kaum genügend Arbeit im Büro anfällt, um eine Arbeitskraft fest anzustellen. Die Fixkosten für fest angestelltes Personal können durch die Verpflichtung des externen Sekretariats stark reduziert werden. Wenn ein Sekretariatsservice ausgelagert wird, entstehen nur Kosten für die Leistungen, die auch tatsächlich erbracht und benötigt werden.
Telefonservice / Telefonauftragsdienst
Bei einem Telefonservice kümmert sich eine externe Firma um eingehende Anrufe. Die Anrufe bearbeitet der Dienstleister nach den Vorgaben des Auftraggebers. Dies ist eine entlastende Massnahme, welche sich gerade für KMU eignet, die kein eigenes Sekretariat besitzen.
Datenerfassung und Datenpflege
Die Datenerfassung umfasst das Sammeln und Eingeben von Daten in die firmeninternen Systeme. Die Datenpflege sorgt für die Aktualität und Korrektheit dieser Informationen, indem die Daten laufend aktualisiert und korrigiert werden. Speziell von Interesse sind hier meist die Kunden- und Adressdaten, die sich schnell ändern können.
Eventorganisation
Egal, ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Kundenanlass oder Teambuilding-Event: Die Organisation von Veranstaltungen umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die eine sorgfältige Planung erfordern. Zu den Hauptaufgaben gehören die Auswahl und Buchung von geeigneten Veranstaltungsorten, die Planung des Programms oder Hotelübernachtungen.
Terminvereinbarung
Das Aufgabengebiet der Terminvereinbarung umfasst die Planung von Terminen und die Verwaltung von Kalendern. Die Terminvereinbarung erfordert häufig eine direkte Kommunikation mit Kunden oder Klienten – sei es per Telefon, E-Mail oder über digitale Kalendersysteme. Diese Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine kundenorientierte Herangehensweise.
Weitere Aufgabenbereiche
Das Büro-Outsourcing umfasst neben den oben erwähnten Punkten alle Aufgaben, die dem klassischen Leistungsprofil eines kaufmännischen Angestellten entsprechen. Dazu gehören:
- Sekretariatsservice mit organisatorischen Aufgaben und Korrespondenz
- Adress- und Datenpflege sowie Agendaführung
- E-Mail-Bearbeitung
- Schreibarbeiten
- Postservice / Postweiterleitung
- Büroorganisation
- Buchhaltung
- Personalwesen
- Kundenkontakt
- Offertenerstellung und Präsentationen
- Rechnungsstellung
Wie viel kostet ein externer Büroservice in der Schweiz?
Mit unserer Kostenübersicht für Bürodienstleistungen können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Dieses konkrete Kostenbeispiel für eine AG mit 7 Mitarbeitenden basiert auf einer Umfrage unter unseren registrierten Anbietern.
Die Preise für einen Büroservice (Office-Unterstützung im 20%-Pensum) beginnen bei ca. CHF 1'100 pro Monat und belaufen sich im Schnitt auf ca. CHF 1'400 pro Monat.
Eine Domiziladresse können Sie ab ca. CHF 100 pro Monat mieten.
Weitere Informationen rund um die Preise für einen externen Büroservice finden Sie auf unserer Kostenseite.
Beliebte Sekretariats-Outsourcing-Aufgaben nach Branche
- Medizinische Einrichtung: Büroservices übernehmen für Ärztinnen und Ärzte häufig die Terminkoordination. Der Terminkalender wird dem Bürodienstleister online zur Verfügung gestellt – so kann dieser die Termine mit Patienten vereinbaren. Die Ärztinnen und Ärzte können sich voll und ganz auf ihre Patienten konzentrieren und sparen zudem Kosten für Assistenzpersonal.
- IT: Der First-Level-Support ist für die Kunden einer IT-Firma die erste Anlaufstelle bei Problemen. Die User kontaktieren den Support per Ticketsystem, Telefon oder E-Mail. Die Aufgabe des Büroservices besteht darin, die Anfragen zu priorisieren und nach Möglichkeit direkt zu beantworten.
- Anlagenbau: In dieser Branche sind telefonische Anfragen sehr häufig – meist handelt es sich um Notfalldienste. Der Bürodienstleister nimmt die Anrufe entgegen und verbindet die Kunden mit der zuständigen Abteilung des Unternehmens,
- Anwaltskanzlei: Weil Anwälte häufig in Verhandlungen oder Beratungen mit Klientinnen und Klienten sind, ist ihre Erreichbarkeit nicht immer gewährleistet. Diese Aufgabe übernehmen Bürodienstleister und koordinieren Termine, leiten Anfragen weiter oder planen die Rückrufe.
- Immobilien: Büroservices sind auch bei Immobilienmaklern und Immobilienverwaltungen sehr beliebt. Der Dienstleister nimmt die Anrufe entgegen, verbindet mit der zuständigen Kontaktperson oder notiert alle wichtigen Informationen und leitet sie weiter.
Regionaler Büroservice und Online-Büroservice
Der Einsatz von moderner Software wird heute oft stärker gewichtet als die Regionalität, wodurch die Verpflichtung eines Online-Büroservices Vorteile bietet.
Diese Merkmale charakterisieren den Online-Büroservice:
- Zugriff von jedem Ort auf die Büroservice-Aktivitäten
- Sekundengenaue Datenaktualität
- Entlastung durch die Datenaufbewahrung ausserhalb der eigenen Infrastruktur
- Einholen von Feedbacks oder Anmerkungen jederzeit und ohne grossen Aufwand
Ein Büroservice in der Region ermöglicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit dem Dienstleister. In den Zentren Aarau, Basel, Bern, Chur, Luzern, Solothurn, St. Gallen, Zug und Zürich gibt es eine Vielzahl an Büroservice-Anbietern, was die Auswahl erschwert.
Gryps hat einen umfassenden Überblick über den Markt und sucht nach Ihren Vorgaben den für Sie passenden externen Büroservice.
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu Büroservices
Für eine Unterstützung vor Ort, die administrative Aufgaben wie das Schreiben von Briefen, Mails, Rechnungen etc. übernimmt und ein 20%-Pensum leistet, müssen Sie im Durchschnitt mit ca. CHF 1’500 pro Monat rechnen.
Ein Telefonservice für ein KMU kostet ca. CHF 50 pro Tag.
Weitere Preisangaben finden Sie auf unserem Kostenplaner.
Das hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Mitarbeitende eines Büroservices können ihre Arbeit bei Ihnen im Unternehmen verrichten, wenn Sie Wert darauf legen. Je nach Aufgabenbereich ist es aber auch problemlos möglich, die Aufgaben mittels moderner Software online zu erledigen, ohne vor Ort sein zu müssen.
Ein Büroservice übernimmt typischerweise folgende zentrale Aufgaben:
- Administrative Unterstützung: Allgemeine Bürotätigkeiten wie Dateneingabe, Verwaltung von Post und E-Mails, Dokumentenerstellung und Dateiorganisation.
- Kundenbetreuung: Kommunikation mit Kunden, Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden, sowie Pflege von Kundenbeziehungen.
- Buchhaltung und Finanzmanagement: Einfache Buchhaltungsaufgaben, Überwachung von Zahlungseingängen, Ausgabenverwaltung und Finanzberichterstattung.
- Terminplanung und -koordination: Organisation von Kalendern, Planung von Meetings und Veranstaltungen, sowie Koordination von Terminen und Reisen.
- Materialverwaltung: Bestellung und Management von Büromaterial und Ausrüstung.
- Personalverwaltung: Bearbeitung von Personalunterlagen, Koordination von Einstellungsprozessen und Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein externes Sekretariat, auch bekannt als virtuelles Sekretariat oder Outsourcing-Bürodienst, übernimmt eine Reihe von Aufgaben, die typischerweise in einem Büro anfallen. Zu den Hauptaufgaben gehören:
- Telefondienst: Entgegennahme von Anrufen im Namen des Unternehmens, Weiterleitung von Nachrichten und Anrufen, sowie das Führen von Telefon-Protokollen
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Meetings für das Unternehmen, einschliesslich der Abstimmung mit internen und externen Parteien.
- E-Mail- und Postbearbeitung: Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der physischen Post, inklusive Sortieren, Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten.
- Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten wie Briefen, Berichten, Präsentationen und Verträgen.
- Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschliesslich Flügen, Hotels und Transportmitteln.
Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?
Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Sandro Weber
Leiter Kundenberatung