Zeiterfassung – Anbieter finden und vergleichen

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Zeiterfassung

Sie suchen die optimale Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen? Unsere KMU-Einkaufsexperten arbeiten mit run 70 qualifizierten Anbietern für Zeiterfassungssysteme in der Schweiz zusammen. So finden wir für Sie kostenlos und rasch 3 Offerten, die Ihren Anforderungen entsprechen.

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Zeiterfassungssysteme für KMU in der Schweiz – Übersicht

Alles, was Sie wissen müssen, um das richtige Zeiterfassungssystem anzuschaffen, erfahren Sie hier. Mit einem Klick auf die Fragen gelangen Sie direkt zu den Informationen:


Zeiterfassung in der Schweiz – was sind die wichtigsten Punkte?

  • Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht. Es gibt nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel für Führungskräfte, deren Bruttoeinkommen über CHF 120’000 liegt.
  • Es gibt zwei Arten von Zeiterfassungssystemen: Cloud- bzw. Online-Systeme und lokal installierte Zeiterfassungssoftware. Letzteres wird nur noch von wenigen Anbietern vertrieben, da Cloud-Systeme die flexiblere und beliebtere Lösung sind.
  • Cloud- bzw. Online-Zeiterfassungssysteme sind modular ausbaubar. Zu Beginn können Sie ein kleines System mit Basisfunktionen anschaffen und dieses bei Bedarf jederzeit durch weitere Module ergänzen.


Welche Arten von Zeiterfassungs­lösungen werden angeboten?

Für welche Variante der Zeiterfassung sich ein Unternehmen entscheidet, hängt davon ab, ob die Mitarbeitenden hauptsächlich vor Ort im Betrieb oder an wechselnden Orten wie Homeoffice, Filialen oder Aussendienst im Einsatz sind. Diese Erfassungsarten sind üblich:

Online-Zeiterfassung
Online können Mitarbeitende mit einem internetfähigen Gerät und Webbrowser von jedem Ort aus ihre Arbeitszeit erfassen. Die Online-Erfassung ist neben der Terminal-Variante die derzeit üblichste Art der Arbeitszeiterfassung. Ihre Angestellten loggen sich persönlich via Kennwort in der Web-Applikation ein. Solche web­basierten Zeiterfassungssysteme werden als Cloud-Lizenz (Software as a Service) mit monatlicher Gebühr verrechnet. Die Software läuft auf einem Server des Herstellers, somit müssen Sie sich weder um die Installation noch um Updates kümmern.

Mobile Zeiterfassung
Bei der mobilen Zeiterfassung loggen sich die Mitarbeitenden via Smartphone-App in die Software ein. Die mobile Zeiterfassung ist auch mittels NFC-Technologie (Near Field Communication) möglich. Die NFC-Technologie kann die sonst übliche Terminalvariante mit Badge ersetzen: Die Mitarbeitenden halten ihr Smartphone in die Nähe eines NFC-Tags und die Zeit wird mittels Scan erfasst. Mobile Zeiterfassung wird in der Regel mit einer monatlichen Lizenzgebühr bezahlt.

Lokale Zeiterfassung am PC
Nur noch wenige Anbieter vertreiben Client-Server-Software, die lokal auf dem Server des Kunden installiert wird. In der Regel wird dazu eine Einmallizenz mit zusätzlichem Wartungsvertrag gekauft.

Zeiterfassung am Terminal
In vielen Gewerbe- und Industriebetrieben wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über ein Zeiterfassungsterminal an einem der Eingänge erfasst. Dabei kann die Zeiterfassung mit der Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Es gibt verschiedene Varianten:

  • RFID-Badge (Radio Frequency Identification)
  • Schlüsselanhänger
  • Biometrische Erfassung mit Fingerprint
  • Barcode oder QR-Code
  • Iris-Scan
  • NFC-Erfassung via Handy

Die Variante mit Zeiterfassungsterminals hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit unkompliziert beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes erfassen können, ohne sich in einen PC einloggen zu müssen. Dies ist vor allem in der Industrie und im Gewerbe von Vorteil. Falls nicht alle Angestellten immer vor Ort sind, kann diese Variante mit einer Online-Zeiterfassung oder einer Erfassung via App kombiniert werden.

Gut zu wissenDie Arbeitszeiterfassung lässt sich mit einer Excel-Vorlage auch kostenlos lösen. Wenn in Ihrem KMU die Mitarbeitenden die Arbeitszeit flexibel einteilen können, wird dies jedoch sehr schwierig. Fehlstunden und Überstunden lassen sich mit Excel nur begrenzt überprüfen. Eine Excel-Zeiterfassung bietet weder für die Mitarbeitenden noch für Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin Vorteile, schon gar keine preislichen. Im Gegenteil: Die Zeitersparnis durch ein elektronisches Zeiterfassungssystem reduziert die administrativen Kosten massiv.

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Welches sind die wichtigsten Funktionen der Zeiterfassung?

Diese Grundfunktionen gehören zu einer Zeiterfassung:

  • Exakte Erfassung der Soll- und Ist-Zeiten aller Mitarbeitenden
  • Zeit- und Absenzenmanagement
  • Automatische Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen
  • Verwaltung der Personalstammdaten

Zusatzfunktionen, die je nach Ihren Anforderungen interessant sein können:

  • Leistungs- und Projektzeiterfassung
  • Betriebs- und Maschinendatenerfassung 
  • Auftrags- und Personaleinsatzplanung
  • Schnittstellen zu anderen Systemen wie Lohnbuchhaltung oder ERP
  • Zutrittskontrolle (stationäre oder mobile Erfassung) und Einbindung in die Gebäudeautomation
  • Unterstützung für die Feiertagskalender in jedem Kanton
  • Länderspezifische Zuschlagssätze für Überzeit und Überstunden
  • Spesenverwaltung
  • Branchenspezifische Anforderungen, zum Beispiel im Gastro- oder Baubereich


Was sind die Vorteile von kombinierten Systemen für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

Der gewichtigste Vorteil der Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist fraglos, dass beide Vorgänge am gleichen Ort – in der Regel an einem Terminal – stattfinden. Wo der Zugang elektronisch geregelt ist, drängt sich die gleichzeitige Erfassung der Arbeitszeiten geradezu auf. Kombinierte Systeme bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten hinsichtlich Zugangsberechtigungen, Auswertungen, automatische Zeiterfassung etc.


Welche Möglichkeiten bieten die Projektzeit- und die Betriebsdatenerfassung?

Je nach Unternehmen und Branche muss ein Zeiterfassungssystem mehr können, als bloss die reine Arbeitszeit aufzuzeichnen. Zu den wichtigen Zusatzfunktionen gehören die Projektzeiterfassung und die Betriebsdatenerfassung.

Die Projektzeiterfassung ergänzt ein Zeiterfassungssystem mit der Möglichkeit, Arbeitszeiten pro Projekt, Kunde oder Auftrag zu erfassen. Dies ist äusserst hilfreich für Unternehmen, die Arbeitsprozesse detailliert dokumentieren müssen oder möchten. Dokumentiert werden hauptsächlich:

  • Status des Projektverlaufs
  • Detaillierte Angaben zum Projekt
  • Geleistete Arbeitsstunden pro Aufgabe

Von Vorteil ist zudem, dass die Projektzeiterfassung mit dem ERP-System oder dem Dokumentenmanagement(DMS) kombiniert werden kann.

Bei der Betriebsdatenerfassung fügen die Mitarbeitenden neben der Arbeitszeit weitere Informationen zum Produktionsprozess hinzu. Dies geschieht manuell über ein Terminal. Diese Form der Erfassung ist in der Regel als Modul in ein ERP-System integriert.


Wie läuft die Zeiterfassung bei Schichtarbeit ab?

Idealerweise werden die Schichtpläne mit der Zeiterfassung kombiniert. So lassen sich die einzelnen Schichten und allfällige Änderungen automatisch bewerten und die unterschiedlichen Lohnzuschläge für Tages-, Nacht- oder Wochenendschichten berücksichtigen.


Wie spielen Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung zusammen?

Die Software für die Personaleinsatzplanung ist oft als Zusatzfunktion zu Zeiterfassungssystemen vorhanden. Insbesondere für KMU, in denen in mehreren Schichten gearbeitet wird – etwa für Spitäler, Restaurants oder Einzelhandelsbetriebe –, ist eine effiziente Personaleinsatzplanung notwendig. Kleinere Unternehmen verwenden dafür oft Excel. Es lohnt sich aber, eine Personaleinsatzplanungs-Software in Betracht zu ziehen, da Sie mit Softwarelösungen Zeit und Kosten sparen sowie komplexere Personaleinsatzpläne erstellen können.

Ihre Software für Personaleinsatzplanung sollte diese Funktionen bieten:

  • Planung des Personalbedarfs
  • Erstellung flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Darstellung von Schichtmodellen
  • Managen von Ferientagen
  • Verarbeiten von Fehlzeiten und Abwesenheiten

Je nach Branche sind bei der Personaleinsatzplanung einzelne Anforderungen an die Personaleinsatzplanung unterschiedlich stark gewichtet. Im Einzelhandel beispielsweise müssen Sie die Zahl der eingesetzten Mitarbeitenden in stressigen Zeiten schnell erhöhen können, während es im Spital entscheidend ist, dass Fehlzeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitenden effizient erfasst und Dienstpläne rasch angepasst werden können. In der Gastronomie wie auch im Einzelhandel, wo häufig Teilzeitangestellte und in Hauptzeiten auch Aushilfen arbeiten, muss die Personaleinsatzplanungs-Software Schichtpläne, flexible Einsatzpläne und Arbeitszeitmodelle ermöglichen.


Was ist wichtig bei Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung und zu anderen Anwendungen?

Bei der Auswahl und beim Vergleich verschiedener Lösungen zur Zeiterfassung ist insbesondere die Anbindung an die Lohnbuchhaltung zu beachten. Die Bedeutung von Schnittstellen zu anderen Systemen im Betrieb wird oft unterschätzt, entsprechend werden sie bei der Evaluation zu wenig berücksichtigt. Dadurch entstehen im Nachhinein unerwartet hohe Kosten für Spezialimplementierungen. 

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenFragen Sie die Anbieter nach Referenzen für die Anbindung des Zeiterfassungssystems an Ihre betrieblichen Anwendungen. Wichtig zu wissen ist auch, ob es sich um eine Standard-Schnittstelle handelt oder ob diese bei jedem Software-Update kostenpflichtig angepasst werden muss.


Was kosten Zeiterfassungssysteme?

Gryps hat bei verschiedenen Anbietern nach den Kosten von Zeiterfassungssystemen gefragt. Ein Beispiel: Für eine Cloud-Zeiterfassungslösung für zehn Mitarbeitende (ohne Terminal und mit Standardfunktionen) müssen Sie mit jährlichen Kosten zwischen CHF 390 und CHF 720 rechnen. Die einmal anfallenden Kosten für eine Client-Server-Lösung vor Ort liegen bei ungefähr CHF 1'200 bis CHF 2'300, hinzu kommen die Kosten für Wartung, Updates und Support.

Kosten für die Zeiterfassung in einer Firma mit 10 Mitarbeitenden:

Weitere Informationen zu den Preisen für Zeiterfassung finden Sie in unserem Kostenplaner.


Zeiterfassungssysteme vergleichen – was sind die Kriterien?

Bei der Auswahl von Zeiterfassungssystemen sind diese Faktoren entscheidend für die Evaluation und den Kauf:

  • Wie soll die Zeit erfasst werden? Per Smartphone, am Terminal, online, biometrisch?
  • Sollen Arbeitszeiten einzelnen Projekten zugeteilt werden können?
  • Welche Funktionen benötigen Sie zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung?
  • Bei modularen Zeiterfassungssystemen: Welche Funktionen werden in der Maximalvariante benötigt?
  • Soll das Zeiterfassungssystem zum Beispiel mit einer Zutrittskontrolle oder einer ERP-Software verbunden werden?

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Tipps der KMU-Einkaufsexperten für ZeiterfassungAm häufigsten werden Online-Zeiterfassungssysteme oder Lösungen mit Terminal nachgefragt und in KMU eingesetzt. 
Eine elektronische Zeiterfassung eignet sich auch für Kleinbetriebe, besonders weil diese in der Regel keine HR-Fachperson angestellt haben, die die Eingaben der Mitarbeitenden prüfen kann. Die Zeiterfassungssoftware übernimmt dies und macht auf ungenügende Arbeitszeiten oder vergessene Ein- und Ausbuchungen aufmerksam.


Welche Vorteile bietet die Zeiterfassung für KMU in der Schweiz?

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen haben den Vorteil, dass die Daten zentral verwaltet und jederzeit abrufbar sind. Dies verringert den administrativen Aufwand und ermöglicht flexible Arbeitsformen. Neben der reinen Arbeitszeit können Sie zudem auch Projekte, Betriebsdaten, Spesen erfassen und den Personaleinsatz planen:

  • Arbeitszeit: Mit dem Zeiterfassungssystem erfassen Sie die tägliche Arbeitsdauer der Angestellten in Ihrem KMU. Auch die bezahlten Abwesenheiten (Ferien- und Feiertage) werden erfasst. 
  • Tätigkeiten / Projekte: Für dienstleistungsorientierte KMU gibt es Systeme mit Projektzeiterfassung. Diese erlauben es, die Arbeitszeit sowohl einzelnen Tätigkeiten als auch Projekten zuzuordnen. Das erleichtert die Abrechnung und Aufwandsberechnung. 
  • Spesen: Mit einer Spesenverwaltung ist es möglich, die Spesenarten vorzudefinieren. Zu den Spesen gehören beispielsweise Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. 
  • Betriebsdaten: Firmen in der Produktion benötigen ein Zeiterfassungssystem mit Betriebsdatenerfassung. Diese Daten werden manuell an einem Terminal eingegeben und ermöglichen zum Beispiel Fortschrittskontrollen. Meist ist die Betriebsdatenerfassung in ein ERP-System eingebunden, das ein Zeiterfassungsmodul beinhaltet.
  • Einsatzplanung für das Personal: Mit einem Modul für Personaleinsatzplanung lassen sich etwa in Gastrobetrieben die Einsätze unter Berücksichtigung der Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Angestellten planen, sodass es nicht zu Unter- oder Überbesetzungen kommt.
Gut zu wissenDas Schweizer Arbeitsgesetz (Artikel 46, ArG) verpflichtet Schweizer Unternehmen dazu, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Die Zeiterfassungsdaten müssen während mindestens fünf Jahren aufbewahrt werden. Hinzu kommen Sonderregelungen für gewisse Berufsgruppen sowie für Führungskräfte. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Praxisratgeber.


Welches sind die gängigsten Branchenlösungen?

Je nach Branche bestehen unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme. Hier die wichtigsten:

Zeiterfassung für Gastronomie, Detailhandel, Pflege- und andere Schichtbetriebe
Für Betriebe in Gastronomie, Detailhandel, Pflege etc. gibt es Zeiterfassungssysteme mit der Funktion der Personaleinsatzplanung. Die Einsätze können Sie einfach und effizient über das System erfassen, haben jederzeit die Übersicht über Ihre Mitarbeitenden, deren Einsatzort sowie Einsatzzeit und sehen auf einen Blick, ob jeder und jede Mitarbeitende die Soll-Arbeitsstunden erfüllt.

Zeiterfassung für Dienstleistungsbetriebe
Zeiterfassungssysteme mit der Funktion Projektzeiterfassung eignen sich für Dienstleistungsunternehmen und andere Betriebe, die ihre Arbeitszeit einzelnen Projekten zuordnen müssen. Die Mitarbeitenden können so die Arbeitsstunden dem jeweiligen Projekt zuordnen und dies direkt auf ihrem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Leistungserfassung in die Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung mit den Kunden.

Tipp der KMU-Einkaufsexperten für ZeiterfassungBeachten Sie auch die von Gryps im Auftrag des Swiss IT Magazine erstellte Marktübersicht zu Zeiterfassungslösungen (PDF).


Cloud- oder Inhouse-Zeiterfassung: Was eignet sich besser für ein KMU?

Inzwischen setzen viele KMU für die Zeiterfassung auf eine Cloud-Lösung statt auf eine eigene Software vor Ort. Das sind die Unterschiede:

  • Bei der Inhouse-Lösung müssen regelmässig Wartungen am Zeiterfassungssystem durchgeführt werden. Sind in Ihrem KMU die internen Ressourcen für diese Wartungen nicht vorhanden, ist die Cloud-Zeiterfassung meist die sinnvollere und zeitsparendere Variante.
  • Bei der Cloud-Variante wird mit dem Anbieter ein Wartungsvertrag abgeschlossen. So kann dieser bei Störungen und für Updates unmittelbar von jedem Ort aus auf Ihre virtuelle Zeiterfassungssoftware zugreifen.
  • Anders als bei der Cloud-Lösung muss der Anbieter bei der Inhouse-Zeiterfassungssoftware den nötigen Support vor Ort in Ihrem Unternehmen leisten. Dafür werden Techniker aufgeboten, was je nach Anbieter hohe Kosten für Anfahrt und/oder Spesen mit sich bringen kann.


In aller Kürze – FAQ zu Zeiterfassungs­systemen

Welches Zeiterfassungssystem ist das richtige für mein KMU?
Die Zeiterfassung wird von den meisten Schweizer KMU entweder online am PC, mobil via Handy etc. oder vor Ort am Terminal erfasst. Legen Sie in Ihrem Unternehmen viel Wert auf Flexibilität und arbeiten Ihre Mitarbeitenden ortsunabhängig, ist die mobile Erfassung via Smartphone oder Tablet meist sehr geeignet. Sind Ihre Mitarbeitenden hingegen an einen Arbeitsort gebunden, sollten Sie eine Zeiterfassung am Terminal im Eingangsbereich prüfen. Diese Zeiterfassung ist mittels Badge, RFID (Radio Frequency Identification), Schlüsselanhänger oder Stempelkarte möglich.

Wie viel kostet ein Zeiterfassungssystem?
Die Preise für Zeiterfassungssysteme sind abhängig von den benötigten Funktionen und der Anzahl Mitarbeitender. Die Zeiterfassung in der Cloud für ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden und Basisfunktionen kostet ab ca. CHF 400 pro Jahr. Weitere Angaben finden Sie in unserem Kostenplaner.

Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Nein, Ihre Mitarbeitenden können die Arbeitszeit auch via Excel oder andere Tools erfassen. Ein professionelles Zeiterfassungssystem vereinfacht jedoch die Handhabung: Das Eintragen funktioniert schneller, es gibt weniger Betrugsmöglichkeiten und Funktionen wie die Projektzeiterfassung oder die Anbindung an die Lohnbuchhaltung bieten zusätzliche Unterstützung.

Wann macht die biometrische Zeiterfassung für KMU Sinn?
Biometrische Zeiterfassungsterminals funktionieren mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Retina-, Iris- oder Handvenen-Scan. Sie sind ideal für Unternehmen, die hohen Wert auf Sicherheit legen. Mit der biometrischen Zeiterfassung müssen die Mitarbeitenden keine Badges mehr bei sich haben.

Sollte man die Arbeitszeit erfassen, auch wenn man von der Pflicht befreit ist?
Ja! Die Zeiterfassung schafft ein Bewusstsein dafür, wie viel Arbeitszeit für ein Projekt investiert wurde. So erhalten Sie etwa frühzeitig Hinweise auf eine kritische Personalauslastung. Die Zeiterfassung kann auch Teil der Personaladministrationssoftware sein.


Autor: Peter Stöferle

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