Kopierer – Ihr Einkaufsratgeber

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Kopierer

Möchten Sie einen Kopierer kaufen, so finden Sie hier die passenden Anbieter für Tischkopierer, Multifunktionskopierer bis hin zum leistungsfähigen A3-Kopierer.

Mit unseren hilfreichen Einkaufstipps und Kostenübersicht für Kopierer unterstützen wir Sie bei Ihrem Kaufentscheid für Ihr KMU.

Unsere KMU-Einkaufsexperten kennen den Schweizer Markt im Bereich Büroinfrastruktur und arbeiten mit über 50 qualifizierten Anbietern für Kopiergeräte zusammen. So finden wir schnell und einfach 3 passende Anbieter für einen Business-Kopierer für Ihr Unternehmen.

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Kopierer kaufen – das Wichtigste

Der Kopierer gehört in jedes Büro. Die drei wichtigsten Punkte, die es beim Kopierer-Kauf zu beachten gilt, sind:

  • Das geplante Druckvolumen bestimmt primär die Leistungsfähigkeit und die Kosten des Kopierers. Dies sollte vor der Auswahl unbedingt abgeklärt werden.
  • Ein Servicevertrag lohnt sich in der Regel nur, wenn die dauernde Verfügbarkeit des Geräts essenziell ist.
  • Kopiergeräte können Sie mieten, leasen oder kaufen. Bei sehr geringen Druckvolumen lohnt sich Leasing jedoch nicht.

Auswahlkriterien für einen Kopierer-Kauf in der Schweiz

Damit ein Schweizer Fachhändler Ihnen den passenden Kopierer anbieten kann, sollten Sie zuerst Ihren Bedarf ermitteln:

  • Wie viele Kopien benötigen Sie etwa pro Monat? Dies kann bei den meisten Geräten am Zählerstand abgelesen werden.
  • Wie hoch ist die prozentuale Aufteilung oder Anzahl an Schwarz/Weiss-Kopien und Farbkopien?
  • Welche Papierformate sind notwendig (A3, A4 oder grössere Formate) ?
  • Benötigen Sie besonders hohe Druckqualität, zum Beispiel für grafische Ausdrucke, Fotografien etc.?
  • Welche Zusatzfunktionen brauchen Sie? (Scannen, Sortieren, Heften etc.)
  • Bevorzugen Sie Kauf, Miete oder Leasing für einen Kopierer?


Kopierer-Preise

Der Preis für einen A3-Kopierer für das Büro mit 1'500 Kopien pro Monat und einer Schnelligkeit von 20 Seiten pro Minute liegt zwischen CHF 2'500 bis CHF 3’300. Für die Kopierer-Miete können Sie im Schnitt mit ca. CHF 75 pro Monat rechnen.

Graph Kostenerwartung für einen A3-Kopierer für das Büro mit 1'500 Kopien pro Monat und einer Schnelligkeit von 20 Seiten pro Minute liegt bei durchschnittlich CHF 75 pro Monat

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

  • A3-Multifunktionsgerät
  • 1'500 Kopien pro Monat
  • 65% Schwarz/Weiss-Kopien und 35% Farbkopien
  • Druckgeschwindigkeit: 20 Seiten pro Minute
  • 1x A4-Schublade und ein A3-Einzelblatteinzug

Bei einem Service- und Wartungsvertrag (sämtliche Betriebsmittel wie Toner, Ersatzteile, Arbeits- und Reisezeit der Techniker, evtl. Monitoring-Software) kommen ca. CHF 50 pro Monat hinzu.

Mehr Infos zu den Kopierer-Kosten und ob sich Kauf, Miete oder Leasing eher für Sie lohnt, erfahren Sie auf der ausführlichen Kostenseite für Kopierer.


Beschaffungstipps von unseren KMU-Einkaufsexperten

  • Bei einem grossen Kopiervolumen und dem bisherigen Einsatz von mehreren Geräten lohnt es sich, mittels Managed-Print-Services den Verbrauch und die Druckkosten zu optimieren.
  • Manche Anbieter bieten auch Occasionsgeräte an, die sie von Grosskunden aus abgelaufenen Leasingverträgen zurückerhalten. Dies kann eine Gelegenheit sein, sehr viel günstiger an einen leistungsfähigen Kopierer zu kommen.
  • Wenn Sie einen Kopierer mieten möchten, achten Sie darauf, welche verbrauchsabhängigen Kosten pro Kopie zum Basis-Mietpreis hinzukommen.
  • Ein Servicevertrag für Kopierer oder Drucker ist dann sinnvoll, wenn eine Reparatur oder Geräteaustausch innert kürzester Zeit erfolgen soll, weil die Verfügbarkeit für Ihr operationelles Geschäft sehr wichtig ist.
  • Wenn Ihnen Nachhaltigkeit wichtig ist: Achten Sie beim Kauf eines Geräts auf dessen Prüfzeichen in Bezug auf Schadstoffemission und Stromverbrauch.


Farbkopierer: Modelle und Funktionen

Viele Farbkopierer werden heute als Multifunktionsdrucker angeboten und umfassen Funktionen für Drucken, Kopieren und Scannen. Dies sind die gängigsten Kopierer-Modelle im Business-Bereich:

Tischkopierer A4– Für Kleinunternehmen

tischkopiererEin einfacher DIN-A4-Kopierer bzw. Tischkopierer eignet sich meist für kleine KMU mit geringem Kopier­bedarf (unter 1’000 Kopien pro Monat). Die Kopier­geschwindig­keit sowie -qualität ist bei einem Kopierer A4 auf das Nötigste reduziert. Tischkopierer beinhalten auch grösstenteils nur einen Scanner und ein Fax (ohne Finisher). Diese platzsparenden Kopiergeräte werden meist an einzelnen Arbeitsplätzen eingesetzt.


Farbkopierer A3 und A4 – Der Standardkopierer im KMU

A3 Farbkopierer mit einer Druckgeschwindigkeit von 30 Kopien/Minute oder mehr sind als Multifunktionsgeräte inklusive Scanner im A4 oder A3 Format erhältlich und zeichnen sich durch eine lange Lebensdauer aus. Die Wahl nach dem passenden Farbkopierer fällt jedoch individuell aus, da unterschiedliche Anforderungen an den Kopierer gestellt werden. Benötigt man im Farbkopierer eine Duplex-Funktion, Schnittstellen etc.?


A3 Kopiergerät mit Finisher– Der Alles­könner für anspruchs­volle Unternehmen

Mit einem Finisher sind Zusatz­funktionen wie Heften, Sortieren oder Kosten­stellen­verwaltung gemeint. Der Finisher dient als optionale Konfiguration, womit gedruckte Medien endverarbeitet werden können.



Kopierer Funktionen und Merkmale

Der richtige Business-Kopierer erfüllt Einsatzzweck und Ko­pier­volumen optimal und verfügt über praktische Zusatz­funktionen. Die wichtigsten Funktionen und Merkmale von Kopierer sind:

  • Unterstützte Formate (A4, A3)
  • Anzahl Papierschubladen
  • Farb- und/oder nur schwarz-weiss-Druck
  • Kopiergeschwindigkeit in Seiten pro Minute
  • Duplex-Scan – doppelseitiges Drucken
  • Zusatzfunktionen wie Scannen, Sortieren, Faxen
  • Finishing-Funktionen wie Lochen, Falten, Heften
  • Netzwerkfähigkeit, WLAN Option
  • PDF- und Postscript-Drucke
  • Schnittstellen und / oder Speicher­karten­leser
  • Kostenstellenfunktion
  • Output Management (MPS) bei sehr hohem Druckbedarf


Laserkopierer oder Tintenstrahldrucker kaufen

Bei der Drucktechnologie wird zwischen dem Laserdruck mit Toner und dem Tintenstrahldruck mit Tintenpatronen unterschieden. Beim Laserdrucker überzeugt hauptsächlich die höhere Druckgeschwindigkeit und die Qualität bei kontrastreichen Schwarz-/Weiss-Drucken. Bei der Tintenstrahltechnologie sind vor allem die Geräte beim Kauf etwas günstiger, die Stromkosten tiefer und die Qualität bei anspruchsvollen Farbkopien oder Fotos besser.


Besondere Kopierer-Anforderungen nach Branche

Werbeindustrie
Für die Werbeindustrie gibt es professionelle Kopiergeräte mit hoher grafischer Druckqualität für den Druck von Flyern, Fotos, Farbplänen oder sonstigem Werbematerial. Diese liegen bei den Kosten allerdings deutlich über den Standardgeräten.

Schulen
Schulen und Bildungseinrichtungen stellen in der Regel hohe Forderungen an Druckgeschwindigkeit und Robustheit eines Kopierers. Wichtig sind zudem sämtliche Finishing-Funktionen wie Sortieren und Heften sowie die Möglichkeit, die Druckaufträge auf Kosten- oder Projektstellen zu buchen. Auch ein Servicevertrag ist für Schulen sehr wichtig, da diese nicht tagelang auf eine Reparatur oder ein Ersatzgerät warten können.


Kopierer im Vergleich – Kopierer-Hersteller in der Schweiz

Kopierer und Multifunktionsdrucker werden in der Schweiz entweder vom Hersteller direkt oder über Distributionspartner verkauft. Neben den Geräten bieten diese meist auch weiter­führen­de Dienst­leistungen an wie Support, Managed Print Services, Dokumentenmanagement oder Archivierung an.

Möchten Sie verschiedene Kopierer-Offerten miteinander vergleichen? Gryps verfügt über ein grosses Netz von Herstellern und Verkaufspartnern in der Schweiz und kann u.a. für diese Kopierer Marken die passenden Anbieter finden: Epson, Ricoh, HP, Xerox, Canon, Brother, Sharp, Kyocera, aficio, Develop und viele mehr.


Häufige Fragen rund um Kopierer

Welches Kopierer-Modell wird am häufigsten von KMU gekauft?
KMU fragen am häufigsten nach einem Standard A3-Kopierer, mit einer Druckgeschwindigkeit von ca. 30 Seiten pro Minute, einem Druckvolumen zwischen 3’000 - 5’000 Kopien sowie Kosten ab ca. CHF 3'000 an.

Wie hoch sind die Mietpreise für Kopierer?
Für einen Kopierer mit einer Druckleistung von ungefähr 1000 Kopien pro Monat muss mit monatlichen Mietkosten von ca. 100 CHF gerechnet werden. Für leistungs­stärkere Geräte, welche auf Kopiervolumen um die 5000 Seiten pro Monat ausgelegt sind, fallen Kosten von ca. CHF 200–300 an. Weitere Infos zu den Kopierer Preisen finden Sie unter Kosten.

Welche Leistungen sind in Service­verträgen für Kopierer enthalten?
Die vom Anbieter erbrachten Leistungen unter­scheiden sich je nach Art des Servicevertrages. Wird lediglich ein Wartungs­vertrag abgeschlossen, hilft der Anbieter bei Fehlermeldungen, führt die Reparatur vom defekten Kopierer vor Ort durch und stellt dafür ein Ersatz­gerät zur Verfügung. Ein Pauschal-Servicevertrag beinhaltet die Lieferung des Geräts in betriebs­bereitem Zustand, die Behebung von Störungen, die Lieferung von Ersatzteilen und einen Telefon­support. Entscheidet man sich für einen Voll-Servicevertrag, werden die Leistungen eines Pauschal-Service­vertrages zusätzlich durch das Zurverfügung­stellen von Verbrauchs­materialien wie Toner oder Papier, das Ersetzen abgenutzter oder defekter Teile und das Bereitstellen von Hardware ergänzt.

Was versteht man unter dem Begriff Finishing?
Unter Finishing versteht man Zusatzfunktionen wie Heften, Lochen, Stapeln oder Falten. Durch einen Finisher, ein am Multi­funktions­kopierer angeschlossenes Modul, werden die gedruckten oder kopierten Dokumente weiter verar­bei­tet.
Welchen Einfluss solche Zusatz­funktionen auf die Kosten des jeweiligen Kopierers haben, finden Sie unter Kopierer Preise.

Was geschieht am Ende der Laufzeit eines Kopierer-Leasing­vertrages?
Nach Ablauf der Vertragsdauer eines Leasing­vertrages besteht die Möglichkeit, den bisher geleasten Farb­kopierer zu günstigen Konditionen zu über­nehmen. Anstatt denselben Drucker / Kopierer zu einem reduzierten Preis zu kaufen, kann auch ein neuer Leasing­vertrag abgeschlossen werden. Dies hat den Vorteil, dass man stets die neuesten Kopier­geräte zur Verfügung hat.

Können Kopierer auch Occasion gekauft werden?
Viele Anbieter geben Occasionsgeräte aus abge­laufenen Leasing- oder Mietverträgen oder auch Ausstellungsgeräte zu günstigen Konditionen ab. Wenn die nötigen Mittel für die Anschaffung eines neuen Kopierers nicht aufgebracht werden können oder man eine weniger kosten­intensive Lösung sucht, kann ein Occasions­kopierer infrage kommen.


Gryps – die KMU-Einkaufsexperten für Büroinfrastruktur

Seit über 10 Jahren sind wir in der Beschaffung für KMU tätig. Tag für Tag setzen wir uns engagiert und persönlich dafür ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Durch den regen Fachaustausch mit Kopieranbietern und durch die täglichen Erfahrungen mit den KMU Suchanfragen kennen wir den Markt und die Bedürfnisse der KMU sehr gut. Unser Ziel ist es, die Kopierer Beschaffung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie aus über 50 von uns qualifizierten Anbietern die drei für Sie passenden.

KMU-Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

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