Praxissoftware für Ärzte und Praxen

Grundfunktionen einer Praxissoftware-Lösung

Eine Praxissoftware ist eine All-in-One-Lösung, die die Organisation des Praxisalltags erleichtert. Zu den Grundfunktionen der Software für die Arztpraxis gehören in der Regel die elektronische Patientenakte, die Terminverwaltung sowie die Erfassung und Verrechnung von Leistungen. Je nach Anbieter können Sie eine Software-Lösung mit zusätzlichen Funktionen wählen.

Elektronische Patientenakte

Die elektronische Patientenakte (ePA) speichert verschiedene Arten von Patienteninformationen, um eine ganzheitliche medizinische Betreuung zu gewährleisten. Zu den typischen Informationen gehören:

• Persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls Angaben zu Versicherungen.
• Krankengeschichte / medizinische Anamnese (inklusive Medikamentenanamnese): Detaillierte Informationen über frühere und aktuelle Krankheiten und Medikamente (inklusive Dosierungen, etwaige Nebenwirkungen und Unverträglichkeiten), Operationen, Behandlungen, Spitalaufenthalte, Allergien und chronische Zustände.
• Behandlungsverlauf und Arztbesuche: Aufzeichnungen über frühere und aktuelle Arztbesuche, Diagnosen, Therapieempfehlungen, Verlauf von Behandlungen und eventuelle Überweisungen an Fachärzte oder Spitäler.
• Kontaktdaten der Gesundheitsdienstleistenden: Informationen über Ärztinnen, Therapeuten und andere Gesundheitsdienstleistende, die an der Versorgung des Patienten beteiligt sind.
• Untersuchungsergebnisse: Ergebnisse von Laboruntersuchungen, Röntgenbildern, Ultraschalluntersuchungen, EKGs und anderen diagnostischen Tests.
• Impfungen: Informationen über erfolgte und geplante Impfungen.
• Kommunikation: Notizen über Gespräche mit dem Patienten, Korrespondenz mit anderen Ärztinnen oder medizinischen Einrichtungen und gegebenenfalls Rückmeldungen des Patienten zur Behandlung.
• Patientenverfügungen: Informationen über Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen, falls vorhanden.

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Elektronische Abrechnung

Die elektronische Abrechnung erleichtert den Abrechnungsprozess medizinischer Leistungen und reduziert manuelle Arbeitsabläufe und Fehler. Zu dieser Funktion gehören etwa:

• Erfassung von Leistungen und Diagnosen für Abrechnungszwecke
• Prüfung und Validierung der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Erstellung von Rechnungen und Abrechnungsdokumenten für Patienten, Krankenkassen und Versicherungen
• Elektronische Übermittlung der erstellten Abrechnungen an die Patienten, Krankenkassen und Versicherungen
• Statusverfolgung bei Abrechnungen
• Abrechnungshistorie

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Terminverwaltung

Eine Praxissoftware mit einer digitalen Terminverwaltung bietet zum Beispiel diese Optionen:

• Online-Terminbuchung: Ermöglicht es den Patientinnen und Patienten, Termine online über eine Website oder eine App zu buchen oder zu ändern. Dies reduziert die Verwaltungsaufgaben des Personals.
• Automatische Terminerinnerungen: Der Patient erhält per E-Mail oder SMS automatische Erinnerungen für zum Beispiel Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen oder Nachsorgetermine. Automatisch versendete Terminerinnerungen helfen, die Anzahl verpasster Termine zu reduzieren.
• Ressourcenmanagement: Ermöglicht die Planung und Zuteilung von Ressourcen wie Behandlungsräumen, Ausrüstung oder Personal.
• Wartelistenmanagement: Automatisiert das Handling von Wartelisten, um freie Termine effizient zu nutzen.
• Berichterstattung und Analyse: Erstellt Berichte und Analysen über Terminauslastungen, Patientenbesuche und andere relevante Daten, um die Betriebsabläufe zu optimieren.

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Leistungserfassung

Die Funktion der Leistungserfassung ist für die korrekte Abrechnung der medizinischen Leistungen und für die Verwaltung von Zahlungsprozessen entscheidend. Zu dieser Funktion zählen unter anderem:

• Elektronische Erfassung der erbrachten Leistungen der Ärzteschaft und von anderem medizinischem Personal
• Verknüpfung mit den geltenden Tarifen
• Aktualisierung der Tarifdaten
• Automatische Gebührenberechnung
• Zuordnung von Diagnosecodes (ICD-Codes)
• Abrechnungsvorbereitung

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Zusatzfunktionen einer Praxissoftware

Benötigen Sie eine Praxissoftware mit Zusatzfunktionen, sollten Sie vorab einen Praxissoftware-Vergleich vornehmen. Denn je nach Anbieter variieren die Zusatzfunktionen und einzelne Funktionen sind weiter entwickelt. Häufig angeboten werden diese zusätzlichen Funktionen:

• Buchhaltung
• Kassensystem
• Zeiterfassung
• Lohnwesen
• Rezept- und Medikamentenverwaltung
• Labor- und Diagnoseintegration
• Verwaltung von mehreren Mandanten
• Bestands- und Lagerverwaltung (für Medikamente)
• Mobile Version (zum Beispiel Web-Client, App)
• Kommunikation (zum Beispiel E-Mail)
• Controlling

Wie viel kostet eine Praxissoftware in der Schweiz?

Die Kosten für eine Praxissoftware hängen primär von der Anzahl Lizenzen, dem Funktionsumfang, der Betriebsart, den benötigten Schnittstellen und dem Installationsaufwand ab. Ist eine Datenmigration vom alten ins neue System, eine Schulung oder ein Support nötig, treibt das die Kosten zusätzlich in die Höhe.

Mit unserer Kosten­übersicht für Praxissoftware können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Das folgende Kostenbeispiel basiert auf einer Umfrage unter unseren registrierten Anbietern:

Die Kosten für eine cloudbasierte Praxissoftware für zwei Nutzende betragen in der Schweiz zwischen 1’900 und 3'600 Franken pro Jahr. Die einmaligen Lizenzgebühren für eine Server-Lösung inhouse belaufen sich auf 4'200 bis 10'000 Franken. Für die Installation müssen Sie zusätzlich mit ungefähr 4’500 Franken rechnen.

Weitere Informationen zu den Kosten einer Praxissoftware finden Sie in unserem Kostenplaner.

Wie wählt man die passende Praxissoftware?

Sind Sie auf der Suche nach der passenden Praxissoftware für Ihre Praxis, Ihr Spital oder Ihr Therapiezentrum? Klären Sie bei Ihrer Evaluation diese Punkte:

• Funktionsumfang, zum Beispiel Patientenverwaltung, Leistungserfassung, Terminverwaltung
• Fachspezifisches Angebot auf dem Markt: Existiert für Ihre Fachrichtung (etwa Zahnmedizin oder Physiotherapie) bereits eine fachspezifische Software?
• Technische Anforderungen wie Betriebssystem, Schnittstellen
• Betriebsart: eigener Server inhouse oder Praxissoftware in der Cloud?
• Anzahl Arbeitsplätze mit Zugriff auf die Praxissoftware
• Mandantenfähigkeit: Muss die Praxissoftware mandantenfähig sein? Das erlaubt es mehreren Nutzerinnen und Nutzern, gleichzeitig mit der Praxissoftware zu arbeiten, ohne Einsicht in die Daten der anderen Nutzenden zu haben.
• Art der Rechnungsstellung / der Buchhaltung: pro Ärztin oder Therapeut oder gemeinsam? Rechnungsstellung über die Ärztekasse, eine Treuhänderin oder durch eigenes Personal?
• Anforderungen an Service, Schulung und Support
• Ausbaufähigkeit für zukünftige Anforderungen

Vorteile einer Praxissoftware

Eine Praxissoftware erleichtert die Patientenverwaltung und den Alltag in der Praxis erheblich und bietet Ihnen zahlreiche Vorteile gegenüber einer analogen Vorgehensweise:

• Weniger Papierkram
• Effiziente Patientenverwaltung, einfach abrufbare Patienteninformationen
• Übersichtliche Darstellung mit Vorschlägen zur Terminplanung
• Terminerinnerungen per SMS oder Mail (Recall)
• Labordaten und andere Daten können direkt in die Praxissoftware importiert werden.
• Für bestimmte Fachrichtungen existieren fachspezifische Praxissoftware-Lösungen.
• Die Praxissoftware kann lokal auf dem Server oder in einer Cloud gespeichert werden.

Fachspezifische Software-Lösungen

Bei der Anschaffung einer Praxissoftware lohnt es sich abzuklären, ob bereits eine fachspezifische Software-Lösung auf dem Markt vorhanden ist. Im Gegensatz zu branchenübergreifenden Angeboten sind fachspezifische Praxissoftware-Lösungen genauer auf die individuellen Anforderungen der jeweiligen Fachrichtung ausgelegt. Auf dem Schweizer Markt existieren fachspezifische Angebote für:

• Zahnarztpraxen
• Praxen für Physiotherapie, Podologie, Logopädie, Ergotherapie etc.
• Hausärztinnen und Hausärzte
• Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker

Praxissoftware für Zahnärzte

Verschiedene Schweizer Praxissoftware-Hersteller bieten spezielle Lösungen für Zahnärzte an. Solche Angebote unterscheiden sich von Software-Lösungen für Allgemeinmediziner durch Funktionen zur Befundaufnahme mit entsprechenden Visualisierungen. Darüber hinaus erlauben sie, die Krankengeschichte anhand einer Abbildung des Gebisses grafisch zu erfassen.

Zu den Funktionen einer Praxissoftware für Zahnarztpraxen gehören in der Regel:

• Befundaufnahme
• Patientendossiers inklusive Erfassung der Krankengeschichte
• Bildgebungssoftware für Röntgenbilder
• Rechnungswesen / Buchhaltung
• Elektronische Dokumentenverwaltung
• Terminkalender
• Laborsoftware
• Eigen- und Fremdlabor-Tool
• Statistiken
• Kommunikation (Vorlagen, Automatisierungen etc.)
• Schnittstellen zu Laborgeräten oder externen Systemen (zum Beispiel MediData)

Oft sind die Praxissoftware-Lösungen modular aufgebaut. So können sowohl kleinere Praxen als auch grosse Gemeinschaftspraxen die Software nutzen und an ihre Bedürfnisse anpassen. Ausserdem ist jederzeit eine Erweiterung der Funktionen möglich.

Praxissoftware für die Physiotherapie und andere Therapiepraxen

Neben den Standardfunktionen kann eine Praxissoftware speziell für die Physiotherapie, die Podologie, die Logopädie, die Ergotherapie oder für andere Therapiepraxen Hinweise zur Therapie geben. Mit der integrierten Terminverwaltung können Therapeuten wiederkehrende Termine für Therapiesitzungen leicht einrichten. Nützliche Zusatzfunktionen sind zum Beispiel ein integriertes Tool für Videoberatungen, Fortschrittsberichte und integrierte Übungsbibliotheken für die Patientinnen und Patienten.

Eine Therapeuten-Software in der Schweiz operiert nach «Tarif 590», der Übersicht aller ambulanten, komplementärmedizinischen Leistungen gemäss Schweizer Zusatzversicherungen. Tarif 590 beinhaltet über 100 Tarifoptionen und ist im Rechnungsformular integriert – die Rechnungen werden also gemäss Tarif 590 ausgestellt.

Praxissoftware für Hausärzte

Eine Praxissoftware für Hausärzte und Arztpraxen beinhaltet Patientenakten und verwaltet die darin enthaltenen Daten. Sie enthält ein Verzeichnis aller Krankenkassen, auf das Sie mit wenigen Klicks zugreifen können. Zur Software für Hausärzte gehört oft auch ein Barcodescanner oder eine Direktlesefunktion für die Medikamente, sodass diese im System erfasst werden können. Als Zusatzfunktion eignen sich für Hausärzte eine Schnittstelle zu Laboren, damit Untersuchungsergebnisse übermittelt und empfangen werden können.

Praxissoftware für Heilpraktiker

Dank der speziell für Heilpraktiker entwickelten Praxissoftware lassen sich Patientinnen und Patienten, Behandlungstermine und Rechnungen effizient verwalten. Medizinische Diagnosen können dem auf Heilpraktiker ausgerichteten Klassifikationssystem zugeordnet werden. Zudem enthält die Software häufig Lexika sowie Systemkataloge oder Diagnostiken, in denen die Nutzenden nachschlagen können.

Betriebsarten einer Praxissoftware

Möchten Sie eine Praxissoftware anschaffen, können Sie zwischen einfachen, in der Regel kostenlosen Open-Source-Varianten und umfassenden cloud- oder serverbasierten Lösungen wählen. Für cloudbasierte Lösungen fallen wiederkehrende Kosten an, für serverbasierte Lösungen entstehen einmalige Kosten für die Lizenzgebühr und die Installation.

Open-Source-Praxissoftware

Bei einer Open-Source-Praxissoftware sind die Quellcodes frei zugänglich, sodass die Software bei Bedarf an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. In der Regel fallen keine Lizenzgebühren an, jedoch können beispielsweise für Serviceverträge oder das Hosting Kosten entstehen. Nebst dem Wegfallen der Lizenzgebühren liegt ein weiterer Vorteil von Open-Source-Lösungen darin, dass Fehler im Quellcode schneller entdeckt und behoben werden, da dieser frei einsehbar ist.

Cloudbasierte Praxissoftware

Bei dieser Variante greifen Sie über die Cloud auf Ihre Praxissoftware zu. Die Daten werden auf mehreren Ihrer Geräte synchronisiert, wodurch ein ortsunabhängiges Zugreifen möglich ist. Sie benötigen keinen Server in Ihrer Praxis, stattdessen werden die eingegebenen Daten direkt in der Cloud gespeichert. Backups und Software-Updates werden automatisch ausgeführt. Voraussetzung für eine cloudbasierte Praxissoftware-Lösung ist eine stabile Internetverbindung.

Serverbasierte Praxissoftware

Bei einer serverbasierten Praxissoftware werden die Daten auf dem firmeneigenen Server gespeichert, der sich entweder in Ihrer Praxis (also inhouse) oder ausserhalb befindet. Ihre Geräte greifen auf die Daten zu, indem sie sich mit dem Server verbinden. Wie die cloudbasierte Lösung ermöglicht auch die serverbasierte Praxissoftware den Zugriff von mehreren Nutzenden gleichzeitig und von verschiedenen Standorten aus. Im Gegensatz zur cloudbasierten Lösung müssen Sie aber selbst regelmässige Backups und Updates durchführen.