HR-Software

HR-Software – Das Wichtigste im Über­blick

• Eine HR-Software vereinfacht die Prozesse im Personal­management sowie in der Personal­ent­wicklung und steigert deren Effizienz.
• HR-Software ist sowohl als spezia­li­sierte Einzel­lösung als auch als Komplett­lösung für den gesamten HR-Prozess erhältlich.

Passende HR-Software finden – Auswahl­kri­terien

Um die Suche nach der passenden HR-Software möglichst kurz und effizient zu halten, sollten als Erstes die An­for­de­rungen an die Soft­ware geklärt werden. Denn vom kleinen, günstigen Lohn­pro­gramm bis zur umfassenden HR-Soft­ware ist alles zu finden. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:

• Welche Module / Funktionen benötigt Ihr Unter­nehmen? Welche Schnitt­stellen zu bestehenden Anwendungen werden benötigt?
• Sollen die Daten direkt in das Buchhaltungssystem eingelesen werden?
• Sollen die Daten in der Schweiz bleiben?
• Benötigen Sie eine Schnitt­stelle zu einem Zeiterfassungssystem?
• Müssen die Daten in einem bestimmten Format an die Mutter­gesell­schaft weiter­geleitet werden?
• Wie viel Wert legen Sie auf die Benutzer­freund­lich­keit? Welche Per­sonen arbeiten mit der HR-Software?
• Bevorzugen Sie eine Cloud- oder server­basierte Lösung?
• Gibt es Referenzkundinnen oder Referenz­kunden? Was ist deren Meinung?

Kosten einer HR-Software

Die Kosten einer HR-Software hängen unter ande­rem von der Betriebs­art, der allen­falls benö­tigten Unter­stützung bei der Imple­men­tierung und Installa­tion, etwaigen Anwender­schulungen und dem After-Sale-Service ab.

So liegt die ungefähre Kostenerwartung für eine HR-Software für 50 Mitarbei­tende jährlich bei CHF 2’800 bis CHF 3'600, mit einem Durchschnitt von CHF 3'200. Hinzu kommen Kosten für das Setup und die indivi­duelle Konfi­gu­ration, wobei diese teil­weise höher als die Lizenz­kosten aus­fallen können.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• HR-Software für die Lohnbuchhaltung und Verwaltung aller Dokumente der 50 MA wie Arbeitsverträge, Zwischenzeugnisse, Zeugnisse etc.
• 2 HR-Mitarbeinden mit Administrationsrechten
• Cloud-Version bei der die Daten in der Schweiz bleiben
• Swissdec-zertifizierte Software

Weiterführende Informa­tionen zu den Preisen finden Sie auf unserer Kostenseite.

Tipps unserer Einkaufs­experten für HR-Soft­ware

• HR-Softwares sind grössten­teils branchen­neutral auf­gebaut. Erkundigen Sie sich des­halb früh­zeitig beim Software-Anbieter, wenn Sie eine branchen­spezi­fische Lösung suchen.
• Je nach Anforderungen eignet sich eine Kom­plett­lösung oder Einzel­lösung mehr. Beispiels­weise reicht für kleinere KMU meist ein Lohn­programm, während für grössere Unter­nehmen oft eine inte­grierte HR-Software, die alle Bereiche des Personal­wesens abdeckt, sinnvoll ist.
• Mit einem Swissdec-zertifizierten Lohn­programm können die Lohn­daten den Behörden und Sozial­ver­si­che­rungen Ende Jahr direkt via Schnitt­stelle gemeldet werden.

Funktionen einer HR-Software

Eine HR-Software bietet funktio­nelle Unter­stützung in unter­schied­lichen Auf­gaben­bereichen des Per­so­nal­wesens. Dazu gehören:

• Lohnbuchhaltung, Payroll
• Spesenabrechung
• Personalverwaltung, Personalakte etc.
• Personalbeschaffung und Bewerber­management
• Talentmanagement
• Zeugniserstellung

HR-Tool für Payroll – für eine einfache Lohn­buch­haltung

Eine Payroll-Software erleichtert und beschleunigt die Prozesse in der Lohnbuchhaltung. Ihre Mitarbei­tenden profi­tieren von pünkt­lichen Lohn­zahlungen und einem zuver­lässigen Backup der Lohn­ab­rech­nungen. Letztere können autom­a­ti­siert per E-Mail an die Mit­arbei­tenden ver­sendet oder per Web­portal ein­gesehen werden. Die Per­sonal­prozesse können auch direkt via Soft­ware an einen Payroll-Anbieter aus­gelagert bzw. teil­aus­gelagert werden. Den Grad der Aus­lagerung bestimmen Sie selber. Ent­schei­dend ist, dass Sie mit dem An­bieter die Optionen der jewei­ligen Soft­ware­lösung besprechen.

Payroll aus­lagern – das sind die Vor­teile

Je nach Grösse des Unter­nehmens lohnt es sich, die Lohnadministration an einen Payroll-Spezia­listen oder eine Payroll-Spezia­listin aus­zu­lagern. Diese kennen sich bestens mit den unter­schied­lichen Soft­ware­lösungen aus und finden so die passende Lösung für Ihr KMU. Sie werden ent­lastet und müssen sich nicht mit Up­dates, Anpassungen oder neuen Rege­lungen aus­einander­setzen. Ein Payroll-Service kann Sie nebst der Lohn­abrechnung auch bei der An­meldung und Ver­gütung von Sozialversicherungen (BVG, KTG, UVG) unter­stützen oder die Anstellung neuer Mit­arbei­tender über­nehmen.

Weiterführende Informa­tionen finden Sie auf unserer Produkt­seite für Payroll.

HR-Software in der Cloud, Inhouse, web­basiert oder gehostet?

Eine HR-Soft­ware ist als Cloud-, Inhouse- oder web­basierte Lösung sowie auch als Hosting-Lösung erhältlich. Wird die HR-Software gekauft und die Daten auf dem eigenen Server gespeichert, muss ein Backup und evtl. eine Archi­vierung der Lohn­daten sicher­gestellt werden. Zudem müssen regel­mässig Updates einge­spielt werden. Bei der web­basierten Lösung und beim Hosting hin­gegen kümmert sich der Anbieter um die Up­dates und die Wartung. Weiter unter­scheidet sich bei den ver­schie­denen Betriebs­arten das Preis­modell. Weiter­führende Informa­tionen zu den Unter­schieden finden Sie auf unserer Seite zu den Betriebsarten.

HR-Software-An­bieter

Die Anbieter für HR-Software unter­scheiden sich in jene für speziali­sierte HR-Tools und jene für HR-Kompo­nenten als Teil einer grösseren ERP-Lösung. Zu den letzteren gehören grosse Her­steller wie SAP mit ihrer Per­sonal­management-Lösung, Abacus mit Human Resources Management, Microsoft Dynamix NAV & AX, SAGE HR Suite und viele mehr. Fast alle grösseren ERP-Anbieter führen eine Kompo­nente für den HR-Bereich als Add-On zur Kern­soft­ware. Zu den speziali­sierten HR-Anbietern in der Schweiz gehören unter anderem Jacando, Persal, P&I uvm.

Um heraus­zufinden, welcher Anbieter zu Ihren Anfor­de­rungen und Ihrem Budget passt füllen Sie ein­fach unseren Bedarfs-Check aus und wir suchen Ihnen an­schliessend kosten­los bis zu drei passende Anbieter von HR-Software.