Was gehört ins Personaldossier?

Gemäss Art. 328b OR darf ein Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, «soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind». Entsprechend gehören auch nur solche Daten ins Personaldossier – beispielsweise Lebenslauf, Arbeitsvertrag, Personalien des Arbeitnehmers, Protokolle von Mitarbeiterbeurteilungen, Lohnabrechnungen, Arztzeugnisse, Verwarnungen etc. Tabu sind dagegen Daten, die zum Beispiel die politische Gesinnung des Angestellten betreffen (mehr zum Inhalt des Personaldossiers lesen Sie in der «Checkliste: Aufbau Personaldossier»).

Ist das Führen eines Personaldossiers Pflicht?

Eine konkrete gesetzliche Pflicht kennt das Obligationenrecht nicht. Allerdings ist der Arbeitgeber verpflichtet, gewisse Personendaten zu sammeln und aufzubewahren. Dazu gehören zum Beispiel die Belege zu den Sozialversicherungen oder zur Arbeitszeiterfassung. Auch haben Arbeitnehmende von Gesetzes wegen ein Recht auf ein Arbeitszeugnis (Art. 330a OR), das ohne Personaldossier respektive ohne die darin enthaltenen Informationen nur schwer zu erstellen ist.

Bearbeitung und Aufbewahrung des Personaldossiers

Bei Daten im Personaldossier handelt es sich um vertrauliche Daten, diese dürfen deshalb nicht einem beliebigen Personenkreis zugänglich gemacht werden. Üblicherweise haben der Vorgesetzte und die Personalabteilung Einsicht.

Beim Personaldossier handelt es sich um eine Datensammlung im Sinn des Datenschutzgesetzes (DSG), weshalb die allgemeinen Grundsätze der Datenbearbeitung gelten. In Bezug auf das Personaldossier heisst das zum Beispiel: Was nicht mehr «für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses» benötigt wird, muss gelöscht werden. Ausserdem dürfen die Daten nur der HR-Abteilung zugänglich sein; weitere Personen, etwa Vorgesetzte, dürfen nur darauf zugreifen, soweit sie dies in ihrer Funktion benötigen.

Ein Personaldossier wird in Papierform oder in elektronischer Form angelegt. Gemäss Art. 7 DSG müssen Personendaten zudem durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden.

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist je nach Inhalt unterschiedlich: Lohndaten und Daten zur Erstellung des Arbeitszeugnisses müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Unterlagen, die dem oder der Arbeitnehmenden gehören (etwa frühere Arbeitszeugnisse), sowie Unterlagen, die zwar dem Arbeitgeber gehören, an denen aber kein berechtigtes Interesse mehr besteht (beispielsweise grafologische Gutachten oder Persönlichkeitstests), müssen bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses ausgehändigt respektive vernichtet werden.

Einsicht der Betroffenen ins Personaldossier

Das Datenschutzgesetz gibt jedem Arbeitnehmer, jeder Arbeitnehmerin das Recht, jederzeit Einsicht ins eigene Personaldossier zu nehmen. Es braucht dafür auch keine Begründung. Bei einer Anfrage muss der oder die Angestellte umfassenden erhalten; die Auskunft ist in der Regel schriftlich, als Ausdruck oder Fotokopie, sowie kostenlos zu erteilen. Nicht zulässig ist das Führen sogenannter Schatten- oder Paralleldossiers.

Nur ausnahmsweise darf der Arbeitgeber das Einsichtsrecht einschränken oder verweigern – etwa wenn es um vertrauliche interne Informationen geht, zum Beispiel zur Festlegung der Bonushöhe. Geregelt ist dies in Art. 8 und Art. 9 DSG.

Sollte das Personaldossier fehlerhafte oder gar unrechtmässige Daten enthalten, hat eine Arbeitnehmerin das Recht, eine Berichtigung oder allenfalls eine Löschung zu verlangen. Wichtig: Das gilt nicht für Werturteile wie Verwarnungen, Mitarbeiterbeurteilungen und Ähnliches. In solchen Fällen kann die Arbeitnehmerin aber eine Stellungnahme verfassen, die ebenfalls im Personaldossier abgelegt wird.