Dienstag, 11. Juni 2024

Pius Käppeli von Clicktime sagt: «Wir haben 2017 mit 50 Kunden angefangen. Heute sind es fast 1000»

Schlank, effizient und einfach soll eine Software-Lösung sein. Im Interview mit Gryps erzählt Pius Käppeli, wie er seine Faszination für Zeiterfassung entdeckt und sein Unternehmen auf Effizienz getrimmt hat.

Verfasst von Reto Stauffacher

Zeiterfassung ist für mich etwas Statisches: Ich trage meine Arbeitszeit irgendwo ein und gut ist. Was fasziniert Sie daran?

Pius Käppeli: Früher dachte ich auch, dass Zeiterfassung etwas Statisches sei. Doch inzwischen habe ich gelernt, dass viel mehr dahintersteckt. Es gibt die klassische Zeiterfassung, aber auch Leistungs- und Projekterfassung, Schichtplanung, Auftragsplanung, Projektplanung und Spesenmanagement. Die Zeiterfassung ist tatsächlich etwas vom Interessantesten, was ich je gemacht habe. Weil wir ein eigenes Produkt entwickelt haben, hinter dem ich auch wirklich stehe. 

Wie kamen Sie zur Zeiterfassung?

Das war Zufall, wie so oft im Leben. Vor fast 20 Jahren – damals beschäftigte ich mich mit der Integration von Abacus-ERP-Lösungen – kam ein Kunde auf uns zu, der meinte, alle Zeiterfassungslösungen auf dem Markt seien zu kompliziert. Wir entwickelten für ihn eine erste Cloud-Lösung und hatten Glück, dass sie dem Kunden gefiel. Das war 2005, ist also schon eine Weile her. Die Zeiterfassung war damals eher einfach und auf Absenzenmanagement fokussiert. Heute ist sie viel komplexer geworden.

Weshalb?

Die Arbeitsmodelle werden immer flexibler: Es gibt Teilzeit-, Schicht- und Stundenarbeit, dazu unterschiedliche Arbeitsformen, Spesen- und Vergütungsmodelle.

Wie wird Teilzeitarbeit, beispielsweise bei einem 80-Prozent-Pensum, korrekt berechnet?

Es gibt zwei Hauptarten von Teilzeitarbeit: Mitarbeitende mit festen Tagen, beispielsweise jene, die immer am Freitag frei haben, und solche, die flexibler sind und ihre vier Arbeitstage auch mal auf fünf Wochentage verteilen. Bei festen Tagen wird die Sollzeit genau nach den Tagen berechnet, an denen gearbeitet wird. Bei flexibler Teilzeitarbeit basiert die Berechnung oft auf der Jahresarbeitszeit. Beides hat Vor- und Nachteile. Wichtig ist, dass das System transparent und fair ist, damit es die Mitarbeitenden nachvollziehen können.

«Unser gesamtes Business-Konzept basiert auf Einfachheit und Effizienz, sowohl für uns als auch für unsere Kunden. Komplexität bedeutet immer Kosten.»

Pius Käppeli, Inhaber von Clicktime

Wie wichtig ist Flexibilität in Ihrem Arbeitsleben?

Flexibilität ist überall wichtig, wo sie machbar ist. In manchen Branchen gibt es Einschränkungen, aber im Bürobereich und bei Dienstleistern ist Flexibilität oft Standard. Und das ist auch gut so. Auch bei Clicktime haben wir flexible Arbeitszeiten, ausser im Support, wo es feste Öffnungszeiten gibt.

Was unterscheidet Clicktime von anderen Zeiterfassungssystemen?

Unsere Kundinnen und Kunden sagen, Clicktime sei einfach und übersichtlich. Das freut uns, da es eines unserer wichtigsten Anliegen ist. Unsere Cloud-Lösung ermöglicht eine schlanke Entwicklung und niedrige Betriebskosten, was sich in unseren Preisen widerspiegelt.

Welche Funktionen gibt es bei euch?

Wir decken eigentlich alle Bereiche ab, von klassischer Zeiterfassung bis hin zu Schicht- und Dienstplanung oder Projekterfassung. Wir versuchen stets, die Wünsche unserer Kunden umzusetzen und uns so als Ganzes weiterzuentwickeln. Vor Kurzem haben wir beispielsweise einen dreistufigen Genehmigungsprozess integriert, weil das von einem Kunden gewünscht wurde. Aktuell arbeiten wir daran, die Projekterfassung zu erweitern. Wir entwickeln auch eine Funktion für Jobbörsen, wo Mitarbeitende sich für Schichten bewerben können. Das ist besonders für Branchen interessant, die viel mit Teilzeitkräften arbeiten, zum Beispiel für den Tourismus.

Sie prägen das Bild und die Strategie von Clicktime. Jetzt gerade sind Sie mit Ihrem Wohnmobil im Tessin, bei meinem letzten Anruf waren Sie in der Nähe von Venedig. Sind Sie ein Mensch, der immer in Bewegung sein muss?

Ich bin sicherlich jemand, der sehr gerne Neues erlebt und entwickelt. Wenn ich nichts mehr verändern kann, dann wird es für mich langweilig. Ich habe in meinem Berufsleben vieles aufgebaut, neu gemacht und entwickelt. Das war immer mein Treiber.

Seit 2017 bauen Sie Clicktime auf …

Das Unternehmen gab es zwar schon vorher, aber das Produkt war veraltet. Wir legten auf der grünen Wiese nochmals los und hörten uns immer an, was unsere Kundinnen und Kunden wollten. Das hat sich bis heute nicht geändert, die Entwicklung hört nie auf. Wir haben mit 50 Kunden angefangen, heute sind es fast 1000. Das zeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Wie viele Mitarbeitende beschäftigen Sie?

Wir haben fünf Mitarbeitende, die sich um unsere Kundinnen und Kunden kümmern: Einführung, Schulung, Betreuung, Support. Unsere gesamte Administration wird von einer einzigen Person mit 60-Prozent-Pensum erledigt. Und dann beschäftigen wir sieben Entwickler. Wir sind ein kleines, aber effizientes KMU. Das ist unsere Grundphilosophie.

«Die besten Mitarbeiter sind daran interessiert, neue Technologien zu nutzen und Neues zu lernen. Also sollte man ihnen das auch ermöglichen.»

Pius Käppeli, Inhaber von Clicktime

Wie baut man ein kleines, aber effizientes Unternehmen auf?

Wir wollten schon von Beginn weg eine klare Alternative schaffen. Viele Software-Lösungen sind recht komplex, aber wir wollten etwas Einfaches für den Anwender bauen. Das bedeutet nicht, dass es weniger Funktionen hat, sondern es ist eine Frage des Designs und der Benutzerfreundlichkeit. Wie gestalte ich mein Produkt? Unser Unternehmen ist darauf fokussiert, Prozesse so einfach wie möglich zu halten. Mein Ratschlag an unsere Kunden ist immer: «Keep it simple.» Wenn der Aufwand steigt, steigt der Nutzen nicht zwingend. Effizienz bedeutet, einfache und schlanke Prozesse zu pflegen. Das ist nicht immer möglich, aber vieles lässt sich optimieren.

Haben Sie ein Beispiel?

Viel Potenzial ist im Verkauf vorhanden. Wenn Sie Software verkaufen, gibt es unzählige Optionen. Eine Offerte zu erstellen, ist eine eigene Wissenschaft. Unsere Angebote sind standardisiert und können in zehn Minuten erstellt werden. Unsere Preisstruktur ist stark vereinfacht, sodass wir schnell arbeiten können. Das reduziert unsere Kosten und somit auch die Kosten für unsere Kunden. Unser Support ist gratis, was bedeutet, dass unsere Software so gut sein muss, dass sie wenig Support benötigt. Gleichzeitig führt das auch dazu, dass wir keine Rechnungen für kurze Supportanfragen schreiben müssen. Das entlastet unsere Administration ebenfalls. Unser gesamtes Business-Konzept basiert auf Einfachheit und Effizienz, sowohl für uns als auch für unsere Kunden. Komplexität bedeutet immer Kosten, weil es mehr Menschen braucht, die mit einer Aufgabe beschäftigt sind.

Ihr betreibt kaum Marketing. Wie habt ihr es trotzdem geschafft, so stark zu wachsen?

Unsere Website spielt eine zentrale Rolle, sie muss so einfach und klar wie möglich sein. Der Kunde muss mit wenigen Klicks sehen, was er bekommt. Unsere Akquisition läuft fast vollständig über das Internet. Wir machen gegen 100 Prozent unserer Werbung online und gehen dabei sehr zielgerichtet vor.

Haben Sie den Eindruck, dass viele Unternehmen ineffizient arbeiten?

Ja, das Thema Effizienz wird unterschätzt. Software-Anwendungen sollten nicht nur das unmittelbare Problem lösen, sondern auch die Folgekosten berücksichtigen. Jede Entscheidung hat Konsequenzen. Wir sehen oft bei Kunden, dass Entscheidungen getroffen werden, ohne die praktischen Auswirkungen zu bedenken. Ein Beispiel: Eine neue Software reduziert den Aufwand und die Kosten nur dann, wenn sie die Effizienz steigert. Ist die Software zu komplex, bringt das niemandem etwas.

Wie führen und motivieren Sie?

Das Wichtigste ist, die Mitarbeitenden zu befähigen. Eine Führungskraft ist dazu da, die Leute bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Wenn die Mitarbeitenden gerne zur Arbeit kommen, dann hat das auch positive Auswirkungen auf die Kundenbeziehung. Wir wollen interessante Arbeitsplätze bieten und uns ständig weiterentwickeln. Ein Beispiel: Gute Entwicklerinnen und Entwickler sind daran interessiert, neue Technologien zu nutzen und Neues zu lernen. Also sollte man ihnen das auch ermöglichen.