Donnerstag, 29. August 2024

KI im Unternehmen verankern – erfolgreiche Kommunikation und Transformation

Wenn Unternehmen künstliche Intelligenz einführen, sollten sie gegenüber Mitarbeitenden Verständnis, Transparenz und Engagement schaffen. Was bei der Kommunikation einer KI-befähigten Kultur sonst noch notwendig ist, erklärte eine Expertin im Webinar von Gryps.

Verfasst von Loris Gregorio

In der EU nutzen acht Prozent der Unternehmen aktiv künstliche Intelligenz (KI). Hierzulande sind es vier Prozent. Allerdings haben sich bereits über zwei Drittel der Schweizer KMU mit KI auseinandergesetzt. Oft spielen das Budget oder die Kapazitäten eine Rolle, dass sich Unternehmen nicht mehr mit KI – oder auch AI für Artificial Intelligence – auseinandersetzen.

Wie können Führungskräfte die neue Technologie in ihrer Firma einführen? Dies erklärte Brigitte Kaps im Webinar von Gryps. Kaps ist CEO und Gründerin der Kommunikationsagentur Rent a PR und setzt sich seit den Anfängen mit künstlicher Intelligenz auseinander.

Um KI in das Unternehmen zu integrieren, benötigt es Transformationskommunikation. Ihre Aufgabe ist es, die Akzeptanz der neuen Technologie zu fördern. Mitarbeitende sollen sich zudem aktiv an der Implementierung beteiligen. So können Führungskräfte KI in der Unternehmenskultur verankern. Und als wichtiger Punkt: Transformationskommunikation soll den Mitarbeitenden die Angst vor Veränderung nehmen.

Doch was bringt die Integration von KI in der Unternehmenskommunikation? «Man wird effizienter in diversen Abläufen und Prozessen und kann die Kundenbindung verbessern. Somit erzielen Unternehmen Wettbewerbsvorteile, weil sie viel massgeschneiderter auf Kundenbedürfnisse eingehen können», erklärt Kaps.

KI-generierte Kommunikation: Was sollten KMU beachten?

Um anschaulich zu vermitteln, warum Künstliche Intelligenz in einem Unternehmen eingeführt wird, gilt es einiges zu beachten. Kaps zeigte auf, wie die Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden, Kunden und der Öffentlichkeit gestaltet sein sollte.

Mitarbeiterkommunikation:

• Verständnis: Hier werden folgende Fragen geklärt: Warum machen wir das? Was bringt es dem Unternehmen? Was bringt es den Angestellten?
• Transparenz: Während der gesamten Transformation sollte eine Firma die offene Kommunikation aufrechterhalten.
• Engagement: Mitarbeitende nehmen am Veränderungsprozess teil, um Vertrauen und Engagement aufzubauen.

Kundenkommunikation:

• Auf Kundinnen und Kunden massgeschneidert: Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachrichten, Produktempfehlungen und Lösungen anzubieten, die individuell angepasst sind.
• Effizientere Ressourcennutzung: Dies kann zu höherer Kundenzufriedenheit führen.
• Humanisierung der Kundenkommunikation: Erfolgt beispielsweise mit Chatbots, automatisierten Mailings und Newslettern.

Öffentlichkeitsarbeit:

• Vertrauen schaffen: Verantwortung bei der Verwendung von KI-Tools aufzeigen.
• Transparenz und Rechenschaftspflicht: Aufrechterhalten und kommunizieren. Beispielsweise öffentlich aufzeigen, wie das Unternehmen KI intern handhabt.
• Pressearbeit: Positive KI-Wahrnehmung in den Medien fördern.
• Social Media: Aktive Nutzung der Kanäle für den Dialog mit Kundinnen, Kunden und Interessenten

Leitfaden für KI-Nutzung erstellen

Neben diesen Massnahmen braucht es im Unternehmen einen Leitfaden zur Nutzung von KI-Tools. Dieser enthält ethische Richtlinien und Grundsätze für den Einsatz von KI. Kaps betont hier nochmals, dass keine Kundendaten bei KI-Tools eingegeben werden sollten: «Alles, was mit Zahlen, Fakten, Namen und Adressen zu tun hat, sollte nicht in ChatGPT eingegeben werden, weil das wäre ein Problem mit dem Datenschutz.»

Der Datenschutz gehört laut Kaps zu den Top fünf Themen, die im Leitfaden erwähnt sein sollten. Hinzu kommen Transparenz, geistiges Eigentum, Datenqualität und die Rechtskonformität. Details dazu finden Sie im Annex, den die Expertin für das Webinar verfasst hat. Hier können Sie die Präsentation inklusive Annex herunterladen.

Der Leitfaden sollte rechtlich korrekt geschrieben sein, beispielsweise durch eine Rechtsberaterin. Ein Kommunikationsprofi sollte den Leitfaden aber überarbeiten, damit der Text verständlich und zugänglich für alle Mitarbeitenden ist.

Welche KI-Tools können Unternehmen nutzen und wofür?

Auf Nachfrage des Webinar-Publikums hat Brigitte Kaps neun KI-Tools zusammengetragen, die sie empfiehlt (Stand: August 2024). Wegen der aktuellen Schnelllebigkeit von KI merkt sie hier an, dass diese Liste in vier Wochen wieder anders aussehen könnte.

• Gemini: Die Alternative zu ChatGPT von Google
• Gamma: Goodbye Powerpoint! Gamma bietet einfache Präsentationserstellung und funktioniert auch in der kostenlosen Version bereits sehr gut.
• Wordkraft: Schnell hochwertige Texte schreiben mit über 250 Content-Creation-Tools. Geeignet für jeden, der sich im Bereich KI-Content-Creation einmal richtig austoben möchte.
• Quillbot: Content Creation, Übersetzungen, Plagiatsprüfung und mehr, alles in einem Tool. Kann kostenlos zum Browser hinzugefügt werden.
• Unriddle: Finden Sie schnell Informationen in Forschungsarbeiten, vereinfachen Sie komplexe Themen, schreiben Sie mit KI und halten Sie alles organisiert. Besonders hilfreich zum Erstellen von Whitepapers und ähnlichem.
• Instantly: Finden Sie passende Kunden, gutes Tool für Sales.
• Grammarly: Nicht nur ein gutes Grammatik- und Rechtschreibungs-Tool, bietet auch Education zur Verbesserung der Grammatik-Kenntnisse an.
• Pathsocial: KI-getriebenes Instagram-Tool (kostenpflichtig, aber effizient), zum Community-Aufbau. Pluspunkte: Keine Bots, keine Fake-Accounts.
• Synthesia: Erstellen von Videos in Studioqualität mit KI-Avataren und Sprachaufnahmen, in über 140 Sprachen. Bereits in der kostenlosen Version gut anwendbar.

Im Webinar präsentierte die Kommunikations-Expertin zudem die wichtigsten Punkte für die Rolle des Führungsmanagements einer KI-befähigten Unternehmenskultur. Schauen Sie sich die Aufzeichnung an oder laden Sie die Präsentation herunter. Hier geht’s zur Replay-Seite.