Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeitenden bei KMU
Sie haben eine:n neue:n Mitarbeitende:n gefunden? Gratulation! Damit sich die neue Person in Ihrem KMU zurechtfindet, sich bei der Arbeit wohlfühlt und Ihnen idealerweise für längere Zeit als Talent erhalten bleibt, benötigt es einen effektiven und genau geplanten Onboarding-Prozess. Hier erhalten Sie Tipps, wie Sie bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden erfolgreich vorgehen und wie Sie eine gute Bindung von Mitarbeitenden gewährleisten.
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Für einen reibungslosen ersten Arbeitstag sorgen
Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, sollte mit der Vorbereitung für die Einschulung und Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters begonnen werden. Die neue Person soll so früh wie möglich genaue Informationen zum ersten Arbeitstag erhalten und neben dem Arbeitsvertrag die geltenden Arbeits- bzw. Spesenreglements des Unternehmens bekommen. Ausserdem sind die bestehenden Mitarbeitenden zu informieren, dass es bald einen Neuzugang im Unternehmen gibt.
Vor dem Arbeitsstart sollte der Arbeitgeber die wichtigsten Kontaktdaten sowie die Kontonummer der neuen Person für die Lohnzahlungen einholen. Benötigt der:die Mitarbeitende Arbeitskleidung? Besteht bereits ein eingerichteter Arbeitsplatz? Müssen Schlüssel, Zugangskarten oder Arbeitsmittel bestellt werden? Ist der Computer mit der benötigten Software eingerichtet? Für einen reibungslosen ersten Arbeitstag sollten alle diese Dinge einige Wochen vor dem Arbeitsstart geklärt werden. Dies gehört zu den Basics – je nach Job und Industrie kommen weitere spezifische Anforderungen dazu.
Tipp: Organisieren Sie ein kleines Willkommensgeschenk für die neue Person und sorgen Sie dafür, dass bereits am ersten Tag der Arbeitsplatz bzw. der Computer reibungslos funktioniert. Es gibt für Mitarbeitende am ersten Arbeitstag nichts Ärgerlicheres als Chaos und das Gefühl, dass nicht alles zeitgerecht vorbereitet wurde. Ergänzend dazu sollte auch ein mögliches Onboarding-Programm vorab ausgehändigt werden, das beispielsweise den Start um 9:00 Uhr und weitere wichtige Details für den ersten Tag umfasst.
Mit dieser Onboarding-Checkliste stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen, bevor der/die neue Mitarbeitende in Ihrem KMU startet.
Einen strukturierten Arbeitsplan erstellen
Die neue Person in Ihrem KMU soll ab dem ersten Tag an in die Aufgaben, das Team und die Unternehmensaktivitäten eingeführt werden. Neben Meetings und Einführungsgesprächen, dem Austausch mit den Teammitgliedern und relevanten Abteilungen ist es wichtig, dass die neue Person alles gut erklärt bekommt, bevor sie mit den ersten Aufgaben startet. Eine Möglichkeit, die Unternehmenskultur bereits in den ersten Stunden näherzubringen, wäre beispielsweise eine Session mit der Geschäftsleitung, in der Vision, Mission und Ziele des Unternehmens erläutert werden. Es kann auch hilfreich sein, zusätzlich zur vorgesetzten Person einen „Götti“ oder eine „Gotte“ zur Verfügung zu stellen, der oder die als Mentor und Ansprechpartner fungiert.
Tipp: Erstellen Sie dazu einen strukturierten Onboarding-Plan mit definierten Meilensteilen und Verantwortungsbereichen. So stellen Sie sicher, dass die Einarbeitung genau geplant ist und nichts vergessen geht. Fragen Sie die neue Person immer wieder, ob sie sich zurechtfindet, und geben Sie ihr die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
Die Firmenkultur vermitteln
Die neuen Mitarbeitenden sollen nicht nur die Aufgaben, den genauen Tätigkeitsbereich und die verschiedenen Abteilungen verstehen und kennenlernen, sondern auch von Beginn an in die Firmenkultur und Unternehmenswerte eintauchen. Vermitteln Sie der neuen Person, was die Mission und Vision Ihres KMU sind, wodurch es sich von anderen Unternehmen unterscheidet und sich die Firmenkultur auszeichnet, kurz zusammengefasst, was das Unternehmen so aussergewöhnlich macht. Ein Gespür für die Firmenkultur bekommen neue Mitarbeitende nicht nur durch offizielle Meetings und Präsentationen, sondern auch durch informelle Gespräche und einen legeren Austausch mit den Teammitgliedern. Es ist wichtig, dass die Geschäftsleitung aktiv an diesen Prozessen teilnimmt, um zu zeigen, dass die Kultur im gesamten Unternehmen gelebt wird.
Tipp: Vermitteln Sie den neuen Mitarbeitenden von Beginn an das Gefühl, dass Sie zum Unternehmen dazugehören und mit ihrer Mitarbeit einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Seien Sie offen für Feedback und Änderungsvorschläge, Neuzugänge bringen oft frische Perspektiven mit, die neue Impulse setzen können und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.
Neue Mitarbeitende ins Team integrieren
Bereits am ersten Arbeitstag sollte die:der Newcomer:in als fixer Bestandteil der entsprechenden Abteilung und als vollwertiges Teammitglied angesehen werden. Daher ist es wichtig, dass alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, mit der neuen Person ins Gespräch zu kommen bzw. ihre Aufgaben zu erklären und auch für persönliche Gespräche sollte etwas Zeit sein, um gute Beziehungen aufzubauen.
Tipp: Organisieren Sie am ersten Arbeitstag ein gemeinsames Mittagessen und oder ein gemeinsames Frühstück mit dem Team oder mit anderen Abteilungen. Sorgen Sie dafür, dass die neue Person zwischen den Meetings ausreichend Zeit hat, um sich einzuleben und sich informell bei Gesprächen mit den Teammitgliedern auszutauschen.
Das Probezeitgespräch planen
Die Onboarding-Phase endet gewöhnlich mit dem Ende der Probezeit. Bei unbefristeten Arbeitsverträgen beträgt diese in der Schweiz mindestens ein Monat, wobei auch eine längere Probezeit vereinbart werden kann. Die Probezeit dient als gegenseitiges Kennenlernen und ermöglicht sowohl der neuen Person als auch dem Arbeitgeber, herauszufinden, ob die fachlichen Qualifikationen gegeben sind, die Stelle den Erwartungen entspricht und die Person zur Firmenkultur und zum Team passt.
Tipp: Kommunizieren Sie mit den neuen Mitarbeitenden bestmöglich. Gehen Sie auf ihre Fragen und Unsicherheiten ein und geben Sie Ihnen die Möglichkeit für Feedback. Das Probezeitgespräch soll dazu dienen, sich auf Augenhöhe auszutauschen und auf beiden Seiten Verbesserungsvorschläge einzubringen.
Mitarbeitende längerfristig an das Unternehmen binden
Ist die Probezeit beendet, ist es ein bedeutendes Ziel von Unternehmen, dass Mitarbeitende für längere Zeit im Betrieb bleiben und nicht nach einigen Monaten wieder weg sind. Umso wichtiger ist es, dass sich die Mitarbeitenden im Betrieb wohlfühlen, bei ihrem Job gefordert und gefördert werden und sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren. Durch ein zielgerichtetes Employer Branding steigern Sie die Attraktivität als Arbeitgeber, sowohl für bestehende als auch für mögliche zukünftige Mitarbeitende.
Tipps für eine längere Bindung von Mitarbeitenden:
- Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden eine ausgeglichene Work-Life-Balance haben und so gut wie möglich von flexiblen Arbeitsbedingungen profitieren können.
- Bieten Sie den Mitarbeitenden attraktive Benefits wie Unterstützung der Kosten für den ÖV, Essenszuschüsse oder Rabatte.
- Zeigen Sie Wertschätzung und Lob, motivieren Sie Mitarbeitende, leben Sie eine Fehlerkultur.
- Stellen Sie sicher, dass es ausreichend Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungen im Betrieb gibt.
- Fragen Sie die Mitarbeitenden regelmässig, was ihnen an Ihnen als Arbeitgeber gefällt und was nicht und führen Sie entsprechende Anpassungen durch. Eine transparente Kommunikation ist dabei besonders wichtig.
Zusammenfassend sorgt ein strukturiertes und gut organisiertes Onboarding-Programm dafür, dass neue Mitarbeitende zufriedener sind und sich im Unternehmen wohlfühlen. Dies kann wiederum die Produktivität und die Motivation steigern und ermöglichen, dass Mitarbeitende für längere Zeit im Unternehmen bleiben.
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