Wechsel des IT-Partners – so gelingt er
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Es gibt verschiedene Gründe, weshalb ein KMU sich dafür entscheidet, den IT-Partner zu wechseln. Doch was ist bei einem solchen Wechsel zu beachten und wie wählt man einen neuen IT-Dienstleister?
Können Sie sich zutrauen, Ihren IT-Verantwortlichen zu wechseln?
Wir erhalten viele Anfragen von Kunden, die es nicht wagen, ihren aktuellen Dienstleister zu wechseln. Sie scheuen den Aufwand und die Kosten, obwohl sie mit den IT-Dienstleistungen nicht zufrieden sind oder zu viel bezahlen und die Kosten nicht mehr gerechtfertigt sind. Die Motive für einen Wechsel des IT-Dienstleisters können unterschiedlich sein. Einige Gemeinsamkeiten wurden jedoch in den Umgebungen vieler unserer Kunden festgestellt:
- Schlechte Beziehung zwischen Kunde & IT Partner (Ansprechperson)
- Unzuverlässigkeit
- Kosten
- Know-how/Leistungen
Wie kann die Zusammenarbeit mit dem aktuellen IT-Partner optimiert werden?
- Klare Kommunikation und Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass Sie klar und deutlich kommunizieren, was Sie von Ihrem IT-Partner erwarten, und dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben.
- Regelmässige Meetings: Führen Sie regelmässige Meetings mit Ihrem IT-Partner durch, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden.
- Klare Dokumentation: Halten Sie alle Absprachen und Entscheidungen schriftlich fest, um Missverständnisse zu vermeiden und eine transparente Zusammenarbeit zu gewährleisten.
- Offene und ehrliche Feedbackkultur: Fördern Sie eine Kultur des offenen und ehrlichen Feedbacks, damit Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können.
- Flexibilität: Seien Sie bereit, auf Änderungen und Anforderungen Ihres IT-Partners einzugehen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
- Vertrauen aufbauen: Bauen Sie ein Vertrauensverhältnis auf, indem Sie Ihrem IT-Partner Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen geben und ihm die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen und zu wachsen.
Und wenn das nicht klappt: Wie findet ein KMU den richtigen IT-Partner?
Wenn die Zusammenarbeit mit dem aktuellen IT-Partner nicht funktioniert, gibt es einige Schritte, die ein KMU unternehmen kann, um einen neuen IT-Partner zu finden:
- Klären Sie Ihre Anforderungen: Machen Sie sich zunächst klar, welche Anforderungen Sie an einen neuen IT-Partner haben und welche Art von Unterstützung Sie suchen.
- Recherchieren Sie: Suchen Sie im Internet nach IT-Unternehmen, die Ihren Anforderungen entsprechen, und lesen Sie Bewertungen und Referenzen, um eine Vorauswahl zu treffen.
- Erstellen Sie eine Liste von Kandidaten: Erstellen Sie eine Liste von IT-Unternehmen, die für Ihr Unternehmen infrage kommen könnten, und führen Sie Vorabgespräche, um herauszufinden, ob sie die richtigen Partner sind.
- Vergleichen Sie Angebote: Holen Sie Angebote von mehreren IT-Unternehmen ein und vergleichen Sie diese, um das beste Angebot zu finden.
- Führen Sie ein Abschlussgespräch durch: Führen Sie ein Abschlussgespräch mit dem IT-Unternehmen Ihrer Wahl durch, um sicherzustellen, dass es alle Ihre Anforderungen erfüllt und dass die Zusammenarbeit funktionieren wird.
Es ist auch wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um den richtigen IT-Partner zu finden, da eine erfolgreiche Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihres Unternehmens ist.
Welche Schritte sind notwendig für den Wechsel eines IT-Dienstleisters?
- Kennenlernen
- Ist-Analyse (bestehende Infrastruktur dokumentieren)
- Präsentation (SOLL)
- Angebot
- Entscheidung
- Umsetzung
- Betrieb Helpdesk (SPOC)
Welche Gefahren müssen dabei berücksichtigt werden?
Es gibt mehrere Gefahren, die bei einer IT-Umstellung beachtet werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten:
- Mangelnde Planung: Es ist wichtig, die IT-Umstellung im Voraus sorgfältig zu planen und dabei auch mögliche Risiken zu ermitteln und Notfallpläne zu entwickeln.
- Mangelnde Kommunikation: Die IT-Änderung muss allen relevanten Interessengruppen, einschliesslich Mitarbeitern, Kunden und Partnern, klar und rechtzeitig mitgeteilt werden.
- Mangelnde Tests: Es ist wichtig, die IT-Änderung vor ihrer Umsetzung gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktioniert und keine Störungen verursacht.
- Abhängigkeit von einer einzigen Fehlerquelle: Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Änderung nicht von einem einzigen Ausfallpunkt abhängt, da dies zu erheblichen Störungen führen kann, wenn dieser Punkt ausfällt.
- Mangelnde Schulung: Es ist wichtig, die von der IT-Umstellung betroffenen Mitarbeiter angemessen zu schulen, um sicherzustellen, dass sie die neue Technologie effektiv nutzen können.
- Datenverlust oder -beschädigung: Es muss sichergestellt werden, dass die Daten während der IT-Umstellung gesichert und geschützt werden, um Datenverluste oder -beschädigungen zu vermeiden.
- Sicherheitsrisiken: Es ist wichtig, alle mit der IT-Umstellung verbundenen Sicherheitsrisiken sorgfältig zu bewerten und zu mindern.
Welche Bereiche können ausgelagert werden und was sind die Vorteile?
- Softwareentwicklung: Unternehmen können die Entwicklung massgeschneiderter Softwareanwendungen an spezialisierte Softwareentwicklungsfirmen auslagern.
- Webdesign und -entwicklung: Unternehmen können das Design und die Entwicklung ihrer Website an Webdesign- und Webentwicklungsfirmen auslagern.
- Dateneingabe: Unternehmen können Dateneingabeaufgaben an Firmen auslagern, die sich auf diese Art von Arbeit spezialisiert haben.
- Technische Unterstützung: Unternehmen können den technischen Support an Firmen auslagern, die diese Art von Dienstleistungen anbieten.
- Cloud-Dienste: Unternehmen können die Verwaltung ihrer Cloud-Computing-Infrastruktur an spezialisierte Firmen auslagern.
- Cybersicherheit: Unternehmen können Aufgaben im Bereich der Cybersicherheit an Firmen auslagern, die sich auf diese Art von Arbeit spezialisiert haben.
Die Auslagerung von IT-Arbeiten hat mehrere Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Outsourcing kann für Unternehmen eine kosteneffiziente Möglichkeit sein, auf spezialisierte Fähigkeiten und Ressourcen zuzugreifen, die sie möglicherweise nicht im Haus haben.
- Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten: Durch Outsourcing können Unternehmen auf spezielle Fähigkeiten und Fachkenntnisse zugreifen, über die sie im eigenen Haus nicht verfügen.
- Verbesserte Effizienz: Durch das Outsourcing bestimmter Aufgaben können Zeit und Ressourcen freigesetzt werden, die an anderer Stelle im Unternehmen besser genutzt werden können.
- Konzentration auf Kernkompetenzen: Die Auslagerung von Nicht-Kernfunktionen ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen und Fachgebiete zu konzentrieren.
- Risikomanagement: Outsourcing kann Unternehmen helfen, die mit bestimmten Aufgaben verbundenen Risiken zu bewältigen, z. B. bei der Cybersicherheit oder der Dateneingabe.
Wie hoch sind die Kosten einer IT-Übernahme?
Der Kostenaufwand für den Wechsel eines IT-Dienstleisters hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Wie gut ist die Qualität Ihrer IT-Infrastruktur und wie gut ist Ihre IT-Landschaft dokumentiert? Die Übernahme der IT zur Betreuung durch einen IT-Dienstleister kann kostengünstig sein, wenn die aktuelle IT-Dokumentation und der technische Stand den Qualitätsanforderungen und Empfehlungen entsprechen. Der erste Schritt ist die Überprüfung des Status quo, die zur Genehmigung für den Abschluss des IT-Wartungsvertrags führt.
Sie haben es eilig?
Vom Erstkontakt bis zum detaillierten Angebot muss man je nach Arbeitsaufwand mit etwa 14 Arbeitstagen rechnen.
Für wen ist KMU Informatik der richtige IT-Dienstleister?
KMU Informatik ist ein Full-Service IT-Unternehmen, welches sich auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert hat.
Wieso gibt es bei KMU Informatik keine Mindestvertragslaufzeiten?
Wir sind davon überzeugt, dass zufriedene Kunden ihren IT-Betreuer nicht wechseln. Und sollte die Chemie in der Zusammenarbeit wirklich nicht stimmen, sind wir der Meinung, dass eine möglichst unkomplizierte Trennung für beide Seiten das Beste ist.
Thiruwaran Siva
Projektleiter bei KMU Informatik
KMU Informatik
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6330 Cham
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Über KMU Informatik: Wir sind ein eingespieltes und motiviertes Team, das sich zum Ziel gesetzt hat, IT-Unterstützung für Unternehmen aus einer neuen, ganzheitlichen Perspektive zu sehen und umzusetzen. Wir leben und lieben die Technik ebenso wie das Unternehmertum und freuen uns darauf, diese Begeisterung in einer Zusammenarbeit mit Ihnen zu teilen.
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