Dienstag, 17. Mai 2022

Wie mit der Zeiterfassung in einer Mitarbeiter-App die Digitalisierung im Betrieb vereinfacht und Ressourcen eingespart werden können.

Gastbeitrag der Cubera Solutions AG

Das Wort Digitalisierung ist allgegen­wärtig. Je nach Unternehmen und Branche ist es jedoch nicht immer einfach, digitale Prozesse und Tools konsequent und gewinn­bringend umzusetzen. Gerade bei der Zeit­erfassung werden immer noch viele Abläufe doppelt geführt. Dies blockiert wertvolle Ressourcen, welche für dringlichere Tätigkeiten eingesetzt werden könnten. Zudem erfolgen bei der Übertragung von Zeiten an ein Projekt oder einen Mitarbeiter immer wieder Fehler, welche vermieden werden könnten.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Lösungen, welche diese Thematik aufgreifen. Die Evaluation ist nicht immer einfach. Viele Apps bieten nur einen Teil der benötigten Funktionen wie zum Beispiel die Zeiterfassung an und bedingen anschliessend wieder eine Migration in ein anderes System. Mit einer umfassenden Mitarbeiter-App erhalten Sie alles aus einer Hand.

Auf diese Funktionen sollten Sie bei der Evaluation achten:

1. Zeiterfassung

Damit Mitarbeitende ihre eigene Arbeitszeit konsistent loggen und den Aufträgen zuweisen, muss der Zugang einfach und nutzerfreundlich gestaltet sein. Kann die Zeit mittels Scannen von einem QR-Code oder NFC zum Stempeln erfasst werden, ist dies schnell und unkompliziert. Am besten geschieht dies mit einer App, welche die Mitarbeitenden auf ihrem Handy installiert haben. Das Loggen muss auch von unterwegs oder bei einem Kundenbesuch möglich sein und automatisch mit der Verwaltung synchronisiert werden. So gehören Übertragungsfehler der Vergangenheit an und das zeitaufwendige Nachführen eines Zeitrapportes nach Arbeitsschluss entfällt. 

In der Hektik des Arbeitsalltags kann das Erfassen der Arbeitszeit zudem schnell vergessen werden. Verfügt das Zeiterfassungssystem über eine Erinnerungsfunktion, können die Mitarbeitenden auf die fehlende Zeiterfassung hingewiesen werden.

Eine Freigabefunktion von eingegebenen Wochen- oder Monatsrapporten auf Seite von Mitarbeitenden kann den Ablauf vereinfachen und Sicherheit in Bezug auf die Richtigkeit geben.

Geloggte Zeiten der Mitarbeitenden müssen von den Vorgesetzten eingesehen und geprüft werden können. Hilfreich ist zudem, wenn die geloggten Zeiten in gebräuchliche Formate wie zum Beispiel ein Excel-Dokument exportiert oder direkt in die Lohnbuchhaltung zurück synchronisiert werden können. 

2. Absenzmanagement

Ferienanträge oder Mitteilungen zu medizinischen Abwesenheiten ist für Mitarbeitende und Vorgesetzte ein Zeitfresser. Eine Funktion, mit welcher Abwesenheiten mit wenigen Klicks erfasst und zur Freigabe an den Vorgesetzten übermittelt werden können, gehören lange Mails oder Telefonate der Vergangenheit an. Am einfachsten werden die Mitarbeitenden nach der Eingabe mit einer Pushnachricht auf dem Mobiltelefon über den aktuellen Status (bewilligt / nicht bewilligt) informiert.

3. Kommunikation

Eine aktive Firmenkultur lebt davon, Mitarbeitende regelmässig über Trends, Mitarbeitermutationen, Firmenneuigkeiten und weitere wichtige Informationen zu informieren. Früher wurden Neuigkeiten mittels Aushängen im Pausenraum oder E-Mail-Newslettern publiziert. Mit einer Push-Funktion in der App können Sie Ihre Mitarbeitenden jederzeit erreichen und zeitgleich sicherstellen, dass die Nachricht gelesen wurde. In einer Auswertungsansicht müssen Informationen über den Lesezeitpunkt der einzelnen Mitarbeiter eingesehen werden können, so können zum Beispiel auch Informationen zu neuen Sicherheitsvorkehrungen kommuniziert werden.

4. Arbeitsklima

Ein gutes Arbeitsklima wirkt sich nicht nur auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeitsleistung und führt zu weniger Mitarbeiterfluktuation in ihrem Unternehmen. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden können Sie einfach und schnell mit internen Umfragen abfragen. Auch das Miteinbeziehen in Entscheidungen, wie zum Beispiel über den Veranstaltungsort der nächsten Firmenfeier, trägt zur Zufriedenheit bei. Am besten erstellen Sie nach einer solchen Umfrage gerade die nächste Firmenfeier und laden die Mitarbeitenden ein. Wenn die Mitarbeitenden sich mit einem Klick zur Firmenfeier anmelden können und die Verantwortlichen den aktuellen Anmeldungsstand stets im Blick haben, wird zusätzlich die Organisation vereinfacht. Eine Umfrage- und Einladungsfunktion darf deshalb in einer Mitarbeiter-App auf keinen Fall fehlen.

5. Dokumentenverwaltung

Der Zugriff auf wichtige Unterlagen wie Anleitungen, Checklisten oder ähnliches ist nicht nur für Aussendienstmitarbeiter zentral. Sobald ihre Mitarbeitenden häufig bei Kunden vor Ort sind, ist der dezentrale Zugriff auf notwendige Unterlagen zentral und vermeidet Leerläufe. Achten Sie bei der Evaluation darauf, dass die Dokumente für verschiedene Gruppen sichtbar bzw. unsichtbar gemacht werden können. So können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

6. Anpassungsmöglichkeiten

Kein Unternehmen ist gleich und benötigt dieselben Funktionen einer Software. Oftmals kann nur der gesamte Umfang bezogen werden und spezifisch auf das Unternehmen zugeschnittene Module sind nicht möglich. Ist dies der Fall, müssen Sie früher oder später wieder die Software wechseln, was einen enormen Aufwand für das ganze Unternehmen bedeutet. Auch ein individuelles Branding mit Ihrem Firmenlogo, welches eine Verbindung zu ihren Mitarbeitenden schafft, gehört zum professionellen Einsatz.

7. Anschluss an bestehende Systeme

Viele Apps lassen sich nicht oder nur schlecht an bestehende Systeme anschliessen. Ist diese Möglichkeit nicht gegeben, können zwar die Funktionen in der App genutzt werden, aber der Synchronisationsaufwand ist für Mitarbeitende und Verwaltung enorm. Um eine einfache Integration und somit einen echten Zeitgewinn zu erhalten, müssen die Schnittstellen sauber und individuell gelöst werden können.

8. Datenspeicherung

Nicht nur bei sensiblen Daten ist eine Datensicherung in der Schweiz zentral. Ein lokaler Ansprechpartner spart beispielsweise bei Störungen auch Zeit und Nerven. Mit einer Datensicherung in der Schweiz umgehen Sie zudem allfällige rechtliche Unsicherheiten.

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