Archivierung: Dokumente digital oder physisch aufbewahren

Dienstleistungen rund um die Archivierung

Archivierungsdienstleister unterstützen Sie bei Fragen rund um die analoge und elektronische Archivierung von Dokumenten und bieten über das Archivieren hinaus weitere Dienstleistungen wie die Digitalisierung von Dokumenten an. Hier finden Sie eine Übersicht über beliebte Dienstleistungen von Archivexperten.

Digitalisieren alter Dokumentenbestände

Lagern Sie Ihre Dokumente aktuell in physischer Form, möchten jedoch auf ein digitales Archivierungssystem umstellen? Mit einem digitalen Archivierungssystem sparen Sie Platz bei der Archivierung, schützen Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und können mittels Suchfunktion gezielt nach bestimmten Dokumenten suchen. Ein Archivierungsdienstleister unterstützt Sie beim Digitalisieren Ihrer alten Dokumentenbestände und stellt sicher, dass die Archivierung rechts- und datenschutzkonform nach Ihren Bedürfnissen erfolgt.

Outsourcing der Scanning-Abteilung

Fehlen Ihnen intern die Ressourcen für eine eigene Scanning-Abteilung, können Sie das Scanning an einen Anbieter auslagern. Die Zusammenarbeit mit einem externen Scan-Center kann zum Beispiel so ablaufen:

1. Sie wählen die Dokumente aus, die Sie in digitaler Form benötigen und lassen sie vom Anbieter abholen.
2. Der Anbieter bereitet Ihre Dokumente fürs Scanning vor – beispielsweise entfernt er Heftklammern – und erfasst die Dokumente anschliessend digital und rechtskonform nach Ihren Bedürfnissen.
3. Der Anbieter übergibt Ihnen die gescannten Dokumente im gewünschten Format und Sie können diese Dokumente elektronisch archivieren. Je nach Anbieter und Ihren Wünschen retourniert er Ihnen die analogen Dokumente, übernimmt deren Lagerung oder vernichtet die analogen Unterlagen rechtskonform.

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Lagerung alter Dokumentenbestände

Ein Archivierungsdienstleister bewahrt für Sie Ihre Unterlagen revisionssicher und datenschutzkonform in physischer Form auf. In der Regel holt der Dienstleister die Dokumente direkt bei Ihnen ab und transportiert sie sicher zum Archivierungsort. Dort sortiert und indexiert er Ihre Dokumente, um später eine schnelle Auffindbarkeit zu ermöglichen. Zudem verwaltet er den Zugriff auf die archivierten Dokumente gemäss den vereinbarten Richtlinien und Anforderungen.

Archivmigration

Einige Unternehmen entscheiden sich dazu, ein neues Archivsystem einzuführen, wobei Daten aus anderen Softwarelösungen migriert werden müssen. Mögliche Gründe für eine Archivmigration sind etwa:

• Das aktuelle Archivsystem ist technologisch veraltet und mit moderner Hard- und Software nicht mehr kompatibel.
• Ältere Archivsysteme sind oft wartungsintensiver, was mehr Kosten verursacht. Die Migration auf ein neues System kann die Betriebskosten senken.
• Die Funktionen einiger älterer Archivsysteme sind eingeschränkt, die Migration auf ein modernes System bietet mehr Funktionalität und Skalierbarkeit.
• Die Daten wurden bisher auf verschiedenen Systemen gespeichert und sollen neu zentral in einem einzigen Archivsystem abgelegt sein.
• Es fand eine Fusion, Übernahme oder Umstrukturierung statt. Nun sollen unterschiedliche Systeme in ein zentrales System konsolidiert werden.

Eine Archivierungsexpertin unterstützt bei der vorgängigen Analyse, der Planung und der Implementation. Sie sorgt dafür, dass die Migration vom alten ins neue System effizient und rechtssicher erfolgt und keine Daten verloren gehen.

Weitere Dienstleistungen von Archivierungsexperten

Bei Bedarf kann Sie ein Archivierungsexperte oder eine Archivierungsexpertin zusätzlich in diesen Bereichen unterstützen:

• Schulung der Mitarbeitenden, die Zugriff auf die digitalisierten Dokumente haben werden oder diese in Zukunft selbst digitalisieren sollen.
• Falls Sie die Archivierung intern vornehmen möchten, hilft der Anbieter bei der Implementierung einer internen Scanning-Abteilung.
• Unterstützung bei der Gerätewahl für Ihre interne Scanning-Abteilung.
• Schnittstellenbereinigung zu ERP, DMS, CRM
• Vor, während und nach der Implementierung des digitalen Archivierungssystems unterstützt Sie der Anbieter mit Support-Dienstleistungen.
• Beratung in Bezug auf Archivierungsrichtlinien, Compliance-Anforderungen, die Optimierung von Archivierungsprozessen etc.
• Projektbegleitung durch Branchenexperten, zum Beispiel können Sie das Projektmanagement einem erfahrenen Anbieter überlassen, wenn Sie ein DMS-System oder ein übergreifendes ERP-System einführen wollen.

Am besten fragen Sie die Anbieterin Ihrer Wahl, welche zusätzlichen Dienstleistungen sie anbietet und welche zusätzlichen Kosten dafür anfallen.

So wählen Sie den passenden Archivierungsdienstleister

Möchten Sie Ihre Unterlagen archivieren, ob analog oder elektronisch, helfen Ihnen diese Kriterien bei der Wahl des passenden Archivierungsdienstleisters:

Zertifizierungen für Archivierungsdienstleister
Die korrekte, rechtskonforme Archivierung von Dokumenten ist für die meisten Unternehmen zentral, egal ob es sich um Geschäftsbücher, Kundendaten oder Baupläne handelt. Je nach Branche sind für Ihr Unternehmen andere Zertifizierungen von Bedeutung, die der Archivierungsdienstleister aufweisen sollte, etwa:

• ISO-Zertifizierung
• Zertifizierung VDSZ
• GoodPriv@cy
• SysTrust-Zertifizierung
• SOC 3 (Service Organization Control)
• FINMA-Konformität

Umgang mit dem Datenschutz
Bei der digitalen Archivierung von Dokumenten sind die Richtlinien des Datenschutzgesetzes einzuhalten, besonders wenn es sich um personenbezogene Daten handelt. Achten Sie deshalb bei der Anbieterauswahl darauf, dass er sich mit den Richtlinien zum Datenschutz Ihrer Branche oder Institution auskennt und Sie dahingehend ausreichend beraten kann. Ähnliche Projekte des Anbieters als Referenzen schaffen Sicherheit.

Bei der Wahl des Archivierungssystems sollten Sie prüfen, ob es Mechanismen zur Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Datenintegrität und zum Schutz vor Datenverlust bietet.

Revisionssichere Archivierung nach Geschäftsbücherverordnung
Stellen Sie bei der Wahl der Archivierungsdienstleisterin sicher, dass diese eine revisionssichere Archivierung gewährleisten kann. Gemäss Art. 3 GeBüV müssen Geschäftsbücher so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Am einfachsten ist es, die Datenbestände auf unveränderbaren Datenträgern, etwa auf WORM-Medien (Write Once, Read Many) oder CD-Rom, aufzubewahren. Daten auf solchen Informationsträgern können nach der Archivierung nicht geändert oder gelöscht werden, ohne dass sich dies nachweisen lässt. Solche Informationsträger sind deshalb gemäss der Geschäftsbücherverordnung ohne weitere Anforderungen für die Archivierung zulässig. Bei der elektronischen Archivierung in der Cloud oder auf USB-Sticks gelten hingegen strengere Anforderungen, um sicherzustellen, dass die Daten nach der Archivierung nicht nachträglich verändert werden können. Damit solche veränderbaren Datenträger für die Archivierung zulässig sind, können die Daten zum Beispiel mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden.

Notfallplan
Bei der elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten ist es wichtig, dass Ihre Daten auch im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe geschützt sind. Überprüfen Sie deshalb die Sicherheitsmassnahmen des Anbieters. Dieser soll eine solide Wiederherstellungsstrategie haben und die Backups standortgetrennt aufbewahren.

Vorteile der digitalen Archi­vierung

Gegenüber der physischen Aufbewahrung von Dokumenten bietet die digitale Archivierung Unternehmen unter anderem diese Vorteile:

• Effizientere Arbeitsprozesse
• Platzmangel im Archiv wird beseitigt.
• Zeiteinsparungen durch einfacheres Finden des gewünschten Dokuments
• Besseren Schutz gegen Diebstahl, Brand und Manipulationen
• E-Mails werden zentral und rechtskonform abgelegt.
• Deutliche Kostenreduzierung, da die Druck-, Papier- und Lagerkosten wegfallen.
• Vereinfachte Workflows durch Schnittstellen zu anderen Systemen
• Informationssicherung (Dokumentation von Fachwissen und Know-how für die Zukunft)
• Natur- und Umweltschutz durch papierloses Büro

Vorteile der physischen Archivierung beim Experten

Trotz der Vorteile der digitalen Archivierung kann es unter Umständen sinnvoller sein, archivwürdige Dokumente physisch aufzubewahren. Die Vorteile der physischen Archivierung bei einem Archivexperten sind insbesondere:

• Weniger Datenschutzbedenken.
• Zeitersparnis für Sie und Ihr Unternehmen aufgrund der Auslagerung an einen Experten oder eine Expertin.
• Die Dokumente sind im Original verfügbar.
• Bei der digitalen Archivierung müssen die Datenträger lesbar bleiben. Bei der physischen Archivierung fällt diese Pflicht für Sie weg.

Dokumente digitalisieren in 4 Schritten – so funktioniert’s

Möchten Sie Ihre Dokumente vom Experten digitalisieren lassen, erfolgt der Ablauf in der Regel anhand dieser 4 Schritte:

1. Beratung durch den Archivierungsdienstleister: Erfahrene Expertinnen oder Experten evaluieren Ihre Bedürfnisse und sämtliche archivwürdige Dokumente und Daten detailliert. Sie erhalten Vorschläge für Ordnungssysteme und Verzeichnisse für Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Dabei werden unter anderem diese Fragen beantwortet:

• Welche Stakeholder haben Interesse an Ihren Archiv­daten?
• Welche Dokumente müssen oder sollten Sie auf­bewahren?
• Gibt es bestehende Speichersysteme und -medien?
• Welche Anforderungen an die Sicherheit bestehen?
• Wie sehen die jeweiligen Prozesse der Archi­vierung aus und wie sollen diese in die operativen Geschäfts­prozesse einbezogen werden?

2. Übermittlung der Dokumente: Sie versenden die entsprechenden Unterlagen an den Anbieter oder er holt sie ab.

3. Digitalisierung der Dokumente: Ihre Dokumente werden gescannt und digitalisiert, auch spezifische Dokumentenbestände (etwa Akten). Dazu setzt der Anbieter Hochleistungsscanner ein. Nachdem der Digitalisierungsprozess abgeschlossen ist, werden die physischen Dokumente bei Ihnen oder beim Anbieter aufbewahrt oder datenschutzkonform vernichtet.

4. Zugriff auf die digitalisierten Dokumente: Ihre Dokumente werden in archivfähige Dateiformate konvertiert und mit Metadaten versehen. Sie können nun durch hochwertige Datenträger oder online sicher auf Ihre Daten zugreifen.