Archivierungssoftware – für eine sichere Datenaufbewahrung

Funktionen einer Archivierungssoftware

Eine Archivierungssoftware bzw. ein Archivierungssystem ist eine spezielle Software, die KMU und anderen Unternehmen die systematische und revisionssichere Archivierung von Daten und Unterlagen vereinfacht. Zu den zentralen Funktionen von Archivierungssoftware zählen:

• Langzeitarchivierung
• Dokumentenmanagement
• Automatische Regelung von Aufbewahrungsfristen und automatische Löschung nach Ablauf der Fristen
• Zugriffssteuerung
• Suchfunktion (via Schlagworte, Metadaten, Volltextsuche)
• Kompatibilität mit verschiedenen Dateiformaten

Vorteile

Archivierungssysteme bieten neben geschützten Zugriffen für heikle Daten auch Schnittstellen für automatische Archivierungen. Die digitale Archivierung ist zeitsparend, platzschonend und eignet sich ideal für nahezu alle Dokumente. Eine Übersicht über die Vorteile:

Zugriffssicherung und Manipulationsresistenz
Sensible Archivdokumente müssen vor unbefugtem Zugriff, vor Diebstahl und Manipulationen geschützt und alle Zugriffe auf­gezeichnet werden. Das kann über Archivierungssysteme und sogenannte WORM-Medien gewährleistet werden. WORM (Write once read many) ist ein Datensicherungsverfahren, bei dem die Daten nach der Speicherung nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

Mit einer Archivierungssoftware schützen Sie Ihre Dokumente zudem besser vor Gefahren wie Hochwasser und Feuer. Wird ein Datenträger beschädigt, können die Daten vom Backup wiederhergestellt werden. Im Gegensatz zur analogen Archivierung vergilben Ihre Unterlagen bei der digitalen Archivierung nicht.

Platzersparnis
Es ist nicht immer einfach, einen geeigneten Platz für ein Papierarchiv zu finden. Neben dem reinen Platzbedarf muss auch die maximale Boden­belastung beachtet werden. Mit einem Archivierungssystem können Sie das physische Archiv auf ein Minimum reduzieren und den Platz anderweitig nutzen.

Automatische Löschung
Bei der analogen Archivierung müssen Sie die Dokumente aufgrund der verschiedenen Aufbewahrungsfristen und Auflagen manuell aussortieren und entsorgen – eine zeitraubende Aufgabe. Mit einer Archivierungssoftware können Sie diesen Prozess automatisieren: Sie können das System so programmieren, dass es bestimmte Dokumente nach einer gewissen Zeit (etwa nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) automatisch löscht.

Schnelles Auffinden von Dokumenten dank Suchfunktion
In einem analogen Archiv kann das Auffinden bestimmter Dokumente schnell mühsam werden. Archivierungssysteme vereinfachen diesen Prozess. Dank integrierter Suchfunktion können Sie und Ihre berechtigten Mitarbeitenden das gewünschte Dokument über eine Volltext- oder Schlagwortsuche schnell auffinden.

Automatische Indexierung
Moderne Archivierungssysteme bieten eine automatische Indexierung an. Das heisst, die Software analysiert die Texte in den archivierten Dokumenten und extrahiert automatisch Metadaten oder Stichwörter für die Indexierung. Das erlaubt es Benutzenden, ihre Dokumente später leicht zu durchsuchen.

Automatische Archivierung dank Schnittstellen
Je nach Archivierungssoftware können Sie diese zum Beispiel an Ihr ERP-, Ihr Buchhaltungs- oder Ihr E-Mail-System anbinden. So profitieren Sie von einer automatischen Archivierung, Sie reduzieren manuelle Prozesse und Ihnen bleibt mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Archivierungssystem selbst verwalten oder auslagern

Möchten Sie ein Archivierungssystem für Ihr KMU anschaffen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie kaufen oder mieten ein Archivierungssystem und…
  • archivieren Ihre Dokumente selbst.
  • lagern die Archivierung an einen Anbieter aus, der Ihr physisches Archiv digital archiviert und in regelmässigen Abständen (zum Beispiel einmal pro Monat) neue physische Dokumente in die Software einliest.

• Sie lagern die Archivierung an einen Anbieter aus. Dieser stellt die Archivierungssoftware zur Verfügung und übernimmt die Dienstleistung des Archivierens , das heisst, er archiviert Ihre bestehenden physischen Dokumente in digitaler Form.

Egal, für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden: Wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach den passenden Anbietern für Archivierungssoftware. Geben Sie uns dazu Ihre Anforderungen im Fragebogen an.

Anforderungen und nützliche Funktionen je nach Branche

Wenn Sie für die digitale Archivierung eine Software suchen, müssen Sie sicherstellen, dass diese den Anforderungen Ihrer Branche gerecht wird. Hier einige typische Anforderungen bzw. nützliche Funktionen je nach Branche:

Finanz- und Versicherungsbranche

• Revisionssichere Archivierung von Jahresabschlüssen, Verträgen, Steuerdokumenten
• Digitale Signaturen
• Flexibles Zugriffsmanagement

Bau- und Immobilienbranche

• Archivierung von Bauplänen und -genehmigungen, Zeichnungen, Verträgen etc.
• Versionsverwaltung, damit Planänderungen nachvollziehbar bleiben
• Einfache Zusammenarbeit, zum Beispiel über eine cloudbasierte Archivierungssoftware
• Kompatibel mit CAD-Formaten wie DWG, DXF, IFC, ...
• Für grosse Datenmengen ausgelegt

Handel und E-Commerce

• Archivierung von Rechnungen, Lieferdokumenten und Bestellhistorien
• Schnittstelle zu ERP- und Shopsystemen
• Automatische Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen

Gesundheitswesen

• Sichere Archivierung von sensiblen Patientendaten und Dokumentationen
• Schnittstelle zu Krankenhausinformationssystemen (KIS)