Was ist eine Aufbewahrungspflicht?

Für diverse Dokumente gilt in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht. Solange diese nicht abgelaufen ist, dürfen Dokumente nicht vernichtet werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Geschäftsjahres und beträgt in der Regel zehn Jahre. Einige Unterlagen müssen 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Dürfen Originaldokumente nach der Archivierung vernichtet werden?

Die Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang) muss schriftlich sowie unterzeichnet in physischer Form aufbewahrt werden. Übrige Bücher, Belege und wichtige Geschäftskorrespondenzen können in elektronischer Form archiviert werden. Wenn die digitale Archivierung auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt wurde, steht einer Vernichtung der Originale nichts im Wege. Dabei spielt die Revisionssicherheit des speichernden Systems eine wichtige Rolle.

Aufbewahrungspflicht und -fristen in der Schweiz

Die digitale Archivierung der Unternehmensunterlagen muss unter strenger Einhaltung verschiedener Vorschriften durchgeführt werden. Das Scannen und Archivieren muss revisionssicher erfolgen, um der Aufbewahrungspflicht in der Schweiz nachzukommen. Bei Gryps finden Sie Archivierungsdienstleister, die Ihre Dokumente revisions-, rechts- und datenschutzkonform archivieren.

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Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Seit dem 01.01.2013 sind alle Einzelfirmen und Personengesellschaften zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet. Bis die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, ist es Unternehmen nicht gestattet, die Unterlagen zu vernichten. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Die Archivierung dient dazu, Rechtsstreitigkeiten (zum Beispiel mit der Steuerbehörde) zu vermeiden. Gegen die Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird von Gesetzes wegen geahndet.

Bei der Dokumentenarchivierung sind insbesondere diese Kriterien wichtig:

Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente
Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments
Aufbewahrungsform je nach Dokument nur physisch oder auch digital

Gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten

Gewisse Unterlagen müssen zwingend in schriftlicher Form und unterzeichnet aufbewahrt werden, darunter vor allem:

der Geschäftsbericht
der Revisionsbericht

Die elektronische Archivierung ist bei diesen Dokumenten möglich, aber nicht zwingend:

Geschäftsbücher
Buchungsbelege
Korrespondenz

Werden Dokumente dieser Art elektronisch aufbewahrt, so müssen sie jederzeit lesbar sein. Die Beweiskraft der archivierten Dokumente gilt als gewährleistet, wenn sie den Anforderungen der Integrität, also der Echtheit und Unverfälschbarkeit, genügen. Das heisst, die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie sich nicht abändern lassen, ohne dass es offensichtlich ist (revisionssicher).

Fristen für aufbewahrungspflichtige Dokumente

Durch eine Aufbewahrungspflicht soll sichergestellt werden, dass Sie als Unternehmer oder Unternehmerin der Beweispflicht für Geschäftsvorfälle Folge leisten können. Die Aufbewahrungsfrist variiert je nach Dokument:

Geschäftsbücher / Belege / Korrespondenz mit Buchungsrelevanz (auch E-Mails und sonstige elektronische Kommunikation)

10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft

Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer

Allgemein 10 Jahre
20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen

Geschäfts- und Revisionsbericht: zwingend in Papierform und unterzeichnet

10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft

Steuerunterlagen

Je nach Kanton, zum Beispiel in Zürich: 15 Jahre

Auserlesene Personalakten, Akten, die notwendig für Sozialversicherungen und Lohndeklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeitszeugnisses und für Referenzauskünfte sind

bis zu 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin

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Ein Aktenplan als praktischer Helfer

Um die Übersicht über die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente zu behalten, kann ein Aktenplan erstellt werden. Dieser sollte diese Angaben beinhalten:

Eine Liste existierender Informationen in Form von Geschäftsunterlagen im Unternehmen
Systeme, die über den gesamten Informationslebenszyklus beteiligt sind
Verantwortlichkeiten
Gesetzliche Grundlagen
Frist der Aufbewahrung inklusive der Angabe des Archivierungsstarts
Tätigkeiten bei abgelaufener Frist
Ort der Aufbewahrung

Zur Erstellung eines Aktenplans kann Sie ein Anbieter näher beraten. Fragen Sie bei Bedarf bei der Offertenstellung nach, ob ein Aktenplan in der Archivierungssoftware oder im DMS erstellt werden kann.

Mehr zum Thema Archivierung erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite.