Aufbewahrungspflicht und -fristen in der Schweiz

Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Seit dem 01.01.2013 gilt für Geschäftsbücher eine Archivierungspflicht bzw. Aufbewahrungspflicht für alle Einzelunternehmen und Personen­gesellschaften in der Schweiz. Bis die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, ist es Unternehmen nicht gestattet, die Unterlagen zu vernichten. Die Archivierungspflicht beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäfts­jahres (Art. 958f OR). Die Archivierung dient dazu, Rechtsstreitigkeiten (zum Beispiel mit der Steuerbehörde) zu vermeiden. Gegen die Verletzung der Aufbewahrungs­pflicht wird von Gesetzes wegen geahndet.

Bei der Dokumentenarchivierung sind insbesondere diese Kriterien wichtig:

• Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente
• Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments
• Aufbewahrungsform je nach Dokument nur physisch oder auch digital

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungspflichten sind je nach Dokument unterschiedlich geregelt. Gewisse Unterlagen müssen zwingend in schriftlicher Form und unterzeichnet aufbewahrt werden, darunter vor allem:

• der Geschäftsbericht
• der Revisionsbericht

Die elektronische Archivierung ist bei diesen Dokumenten möglich, aber nicht zwingend:

• Geschäftsbücher
• Buchungsbelege
• Korrespondenz

Werden Dokumente dieser Art elektronisch aufbewahrt, so müssen sie jederzeit lesbar sein. Die Beweis­kraft der archivierten Dokumente gilt als gewähr­leistet, wenn sie den Anforderungen der Integrität, also der Echt­heit und Unverfälsch­barkeit, genügen. Das heisst, die Unter­lagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie sich nicht abändern lassen, ohne dass es offen­sichtlich ist (revisionssicher).

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten für Unternehmen

Durch eine Aufbewahrungs­pflicht soll sichergestellt werden, dass Sie als Unternehmer oder Unternehmerin der Beweis­pflicht für Geschäfts­vorfälle Folge leisten können. Die Aufbewahrungs­fristen für Unternehmen variieren je nach Dokument:

Geschäftsbücher / Belege / Korrespondenz mit Buchungsrelevanz (auch E-Mails und sonstige elektronische Kommunikation)

• 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
• 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft

Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer

• Allgemein 10 Jahre
• 20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen

Geschäfts- und Revisionsbericht: zwingend in Papierform und unterzeichnet

• 10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres
• 10 Jahre nach Löschung der Gesellschaft

Steuerunterlagen

• Je nach Kanton, zum Beispiel beträgt die Aufbewahrungspflicht von Steuerunterlagen im Kanton Zürich 15 Jahre.

Auserlesene Personalakten, Akten, die notwendig für Sozial­versicherungen und Lohn­deklarationen oder für die Erstellung und Begründung eines Arbeits­zeugnisses und für Referenz­auskünfte sind

• Bis zu 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin

Medizinische Unterlagen (zum Beispiel Patientendossiers)

• Für Krankengeschichten je nach Kanton unterschiedlich (10 bis 20 Jahre)
• 40 Jahre für arbeitsmedizinische Unterlagen (Ergebnisse aus Pflichtuntersuchungen, Eignungsuntersuchungen etc. von Arbeitnehmenden)

Ein Aktenplan als praktischer Helfer

Um die Übersicht über die Aufbewahrungs­fristen verschiedener Dokumente zu behalten, kann ein Aktenplan erstellt werden. Dieser sollte diese Angaben beinhalten:

• Eine Liste existierender Informationen in Form von Geschäfts­unterlagen im Unternehmen
• Systeme, die über den gesamten Informations­lebenszyklus beteiligt sind
• Verantwortlichkeiten
• Gesetzliche Grundlagen
• Frist der Aufbewahrung inklusive der Angabe des Archivierungsstarts
• Tätigkeiten bei abgelaufener Frist
• Ort der Aufbewahrung

Zur Erstellung eines Aktenplans kann Sie ein Anbieter näher beraten. Fragen Sie bei Bedarf bei der Offertenstellung nach, ob ein Aktenplan in der Archivierungssoftware oder im DMS erstellt werden kann.

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