So finden Sie den richtigen Drucker für Ihr Unternehmen

Multifunktionsdrucker und mehr: Diese Drucker sind in Unternehmen beliebt

Wer kennt es nicht: Papierstaus, unleserliche Scans, schräg bedruckte Etiketten oder unschön eingescannte Verträge. Viele Drucker machen das Leben anspruchsvoller. Damit Sie von den zahlreichen Vorteilen der modernen Geräte profitieren können, empfiehlt es sich, einen Experten bei der Anschaffung ins Boot zu holen. Was es dabei zu beachten gibt und welche Gerätetypen Sie über unsere Anbieter beschaffen können, erfahren Sie in der grossen Drucker-Übersicht.

Zu den beliebtesten Geräten gehören Multifunktionsdrucker. Sie kombinieren Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen und verfügen oft über mehrere Papierschubladen. Sie sind für grosse Büroumgebungen konzipiert und werden häufig als Abteilungsdrucker oder Produktionsdrucker bezeichnet. Sie sind in der Regel für hohe Druckvolumen und unterschiedliche Papierformate ausgelegt und bieten erweiterte Funktionen, um komplexe Druckanforderungen zu bewältigen.

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Funktionen von Multifunktionsdruckern

• Die mittlerweile weitverbreitetste Funktion ist der Duplex-Scan. Der Drucker scannt beide Seiten eines Blattes, ohne das Papier manuell wenden zu müssen. 
• Multifunktionsdrucker verfügen üblicherweise über USB- oder Speicherkarten-Schnittstellen. Dadurch ist es möglich, Dateien direkt vom Speichermedium aus zu drucken.
• Sie verfügen über ein Dokumentenarchiv, was es Ihnen ermöglicht, eine Vielzahl an Dokumenten auf einer internen Festplatte abzulegen und zu durchsuchen.
• Die Drucker können zusätzlich eine Kostenstelle-Verwaltung bieten. Damit können Kopierkosten verwaltet, analysiert und ausgewertet werden.

Flottendrucker

Flottendrucker werden zentral verwaltet, oft über eine IT-Abteilung oder eine spezielle Verwaltungssoftware. Dies ermöglicht eine einfache Wartung und Updates.

Einsatzbereiche von Flottendruckern

• Grosse Unternehmen: Wo viele Mitarbeiter auf Drucker zugreifen müssen.
• Bürokomplexe: Mit gemeinsamen Druckressourcen für mehrere Abteilungen.
• Bildungsinstitutionen: Schulen oder Universitäten, die Druckdienste für Studierende und Lehrkräfte anbieten.

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Laserdrucker

• Schwarz-Weiss-Laserdrucker sind aufgrund ihrer hohen Druckgeschwindigkeit und geringen Kosten pro Seite beliebt. Sie eignen sich für Textdokumente.
• Farb-Laserdrucker werden verwendet, wenn farbige Ausdrucke notwendig sind, beispielsweise für Präsentationen oder Marketingmaterialien.

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Tintenstrahldrucker

• Multifunktions-Tintenstrahldrucker kombinieren Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen. Sie sind nützlich in kleineren Büros mit vielfältigen Anforderungen.
• Farb-Tintenstrahldrucker sind ideal für den Druck von Fotos und Grafiken, aber in Büros weniger verbreitet als Laserdrucker.

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A3-Drucker

• Ein A3-Drucker druckt Papier im A3- und A4-Format sowie in allen kleineren Formaten.
• Moderne A3-Drucker bieten eine schnelle Druckgeschwindigkeit, eine hohe Druckqualität, mehrere Papierschubladen und Toner oder Patronen mit hohem Fassvermögen.
• Die meisten A3-Drucker verfügen über eine Duplex-Funktion, hier erfolgt ein automatisches beidseitiges Drucken und Scannen im A4- und A3-Format.

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Hochleistungsdrucker

• Hochleistungsdrucker kommen in Werbeagenturen und im gestalterischen Bereich zum Einsatz. Diese Drucker bieten oft erweiterte Papierschächte und Möglichkeiten zur Automatisierung von Druckprozessen.
• Die Drucker werden vor allem in Werbeagenturen und im gestalterischen Bereich eingesetzt.
• Die Druckqualität dieser Geräte ist sehr hoch, wodurch das Drucken von Flyern oder Plänen möglich ist. 
• Hochleistungsdrucker gehören zum hochpreisigen Segment, der Nutzen ist allerdings so umfassend, dass sich die Ausgabe in kurzer Zeit wieder amortisiert.

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Kosten eines Bürodruckers

Die Finanzierungs­möglichkeiten von Druckern für Büro und Betrieb sind vielfältig – Sie können den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen. Druckerpreise unterscheiden sich stark, weshalb sich ein Vergleich lohnt.

Die ungefähren Kosten für einen A3-Multifunktionsdrucker, der 20 Seiten pro Minute druckt, liegen bei einem Druckvolumen von 1’500 Kopien pro Monat bei 2'500 bis 3'300 Franken, mit einem Durchschnitt von etwa 3'000 Franken. Die Drucker-Miete liegt im Schnitt bei rund 75 Franken pro Monat.

Auf unserer Kostenseite finden Sie detaillierte Informationen zu den Druckerkosten – damit Sie die Kosten abschätzen können, noch bevor Sie einen Bürodrucker kaufen oder mieten.

Tipps für die Beschaffung Ihres Druckers

Was Sie beim Kauf von Druckern beachten sollten, erklärt Ihnen Emrah Cinar von DigiUs in diesem Video:

Möchten Sie einen Drucker für Ihr Büro kaufen, einen Bürodrucker für Ihr Kleinunternehmen mieten oder leasen, helfen Ihnen diese Fragen bei der Suche nach dem passenden Gerät:

• Wie viele Seiten drucken Sie im Monat? Einige Drucker haben integrierte Zähler, an denen Sie das bisherige Druckvolumen einfach ablesen können.
• Welche Papierformate benötigen Sie?
• Wie hoch soll die Druckgeschwindigkeit sein?
• Wie viele A4- und A3-Schubladen benötigen Sie? Wünschen Sie für A3 einen Einzelblatteinzug? 
• Möchten Sie nur Rechnungen und PDF-Dateien oder auch Flyer und Broschüren ausdrucken? Fragen Sie bei Flyer und Broschüren nach einem Qualitätsdrucker, diese sind preislich viel teurer.
• Benötigen Sie nebst den Standardfunktionen (Drucken, Scannen, Kopieren) zusätzliche Funktionen wie Lochen, Heften, Sortieren oder Duplex-Scan?
• Wie ist das Verhältnis von Schwarz/Weiss-Kopien zu Farbkopien?
• Möchten Sie den Bürodrucker kaufen, mieten oder leasen?
• Wünschen Sie einen Servicevertrag?

Secure Printing: So schützen Sie Ihre Druckdaten

Drucker, die den Druckvorgang über ein Badge oder eine Karte autorisieren, werden als Follow-Me-Drucker oder Pull-Printing-Drucker bezeichnet. Diese Drucksysteme gehören zu den Secure Printing-Lösungen, die darauf abzielen, den Druckvorgang sicherer und effizienter zu gestalten. Dabei werden die Dokumente nach dem Druckauftrag nicht sofort gedruckt, sondern zuerst auf einem sicheren Printserver zwischengespeichert. Um das Dokument zu drucken, kann sich der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an einem beliebigen Drucker im Büro, der über diese Funktion verfügt, authentifizieren – erst jetzt wird das Dokument gedruckt. Pull Printing erhöht die Datensicherheit und minimiert das Risiko, dass gedruckte Dokumente vergessen gehen und von anderen Nutzenden entsorgt werden.

Diese sicheren Druckermodelle sind in KMU im Einsatz

Follow-Me-Drucker

Follow-Me-Drucker bieten eine flexible und effiziente Drucklösung für Unternehmen. Sie ermöglichen es den Nutzern, Druckaufträge an einen zentralen Server zu senden, ohne sich auf einen bestimmten Drucker festzulegen. Der Druckjob wird gespeichert und kann an jedem verfügbaren Drucker im Netzwerk abgerufen werden. Dies reduziert Wartezeiten und fördert die Sicherheit, da Dokumente nur gedruckt werden, wenn der Nutzer physisch beim Drucker anwesend ist. Diese Methode optimiert die Nutzung der Druckerressourcen und minimiert den Papierverbrauch durch das Verhindern ungewollter Ausdrucke.

Authentifizierungsdrucker

Authentifizierungsdrucker sind darauf ausgelegt, den Zugang zu Druckfunktionen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Dokumente zugreifen können. Diese Drucker erfordern eine Authentifizierung, bevor ein Druckauftrag ausgeführt wird. Die Authentifizierung kann durch verschiedene Methoden erfolgen, wie PIN-Codes, Benutzername-Passwort-Kombinationen oder biometrische Erkennung. Diese Sicherheitsmassnahmen sind besonders wichtig in Umgebungen, in denen der Schutz vertraulicher Informationen von höchster Priorität ist, wie z.B. in der Gesundheitsbranche oder im Finanzwesen.

Card-Release-Drucker

Card-Release-Drucker verwenden physische Karten, wie z.B. RFID-Chips oder Smartcards, um Druckaufträge freizugeben. Benutzer senden ihre Druckaufträge an einen Server und gehen dann zu einem beliebigen Drucker, wo sie ihre Karte scannen, um den Druckauftrag abzurufen und zu drucken. Diese Methode erhöht die Sicherheit, da sie sicherstellt, dass nur der Besitzer der Karte Zugang zu den Druckaufträgen hat. Ausserdem trägt sie dazu bei, die Vertraulichkeit von Dokumenten zu wahren und die Druckkosten zu kontrollieren, indem unautorisierte oder unnötige Drucke verhindert werden.

Typische Funktionen dieser Drucksysteme

• Zentrale Warteschlange: Druckaufträge werden zentral gesammelt und können an einem beliebigen angeschlossenen Drucker abgerufen werden.
• Sicherheitsauthentifizierung: Autorisierung erfolgt über Badge, PIN, Smartcard oder mobile Geräte.
• Vertraulichkeit: Sicherstellung, dass nur autorisierte Benutzer ihre Dokumente drucken können.
• Kostenkontrolle: Ermöglicht das Tracking und Reporting von Druckaktivitäten zur Kostenreduzierung.

Der passende Drucker für Ihre Branche

Druckeranbieter im B2B-Bereich richten ihre Lösungen oft auf Branchen aus, die spezielle Anforderungen an das Drucken haben, z. B. durch ein hohes Druckvolumen, spezifische Sicherheitsanforderungen oder die Notwendigkeit von hochwertigem Druckmaterial. Eine Übersicht:

Drucker im Finanzdienstleistungssektor

Im Finanzdienstleistungssektor spielt die Datensicherheit eine zentrale Rolle, da personenbezogene und finanzielle Informationen verarbeitet werden. Daher sind Drucker mit integrierten Sicherheitsfunktionen wie verschlüsseltem Druck, Benutzerauthentifizierung und sicherer Netzwerkverbindung besonders wichtig. Zudem sollte auf die Druckqualität geachtet werden, um klar lesbare Dokumente zu gewährleisten. Die Kompatibilität mit Dokumentenmanagementsystemen und die Unterstützung für die automatische Archivierung sind ebenfalls entscheidend.

Drucker im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen müssen Drucker in der Lage sein, medizinische Dokumente, Rezepte und Etiketten für Proben und Medikamente präzise zu drucken. Zu den wesentlichen Funktionen gehören eine hohe Druckgeschwindigkeit und die Fähigkeit, auf eine Vielzahl von Papierformaten und speziellen Medien zu drucken. Drucker im Gesundheitswesen müssen häufig auch RFID- oder Barcode-Etiketten für die Nachverfolgung von Patientenakten und Proben erstellen können. Hygienestandards sind ein weiterer wichtiger Aspekt, daher sollten diese Drucker leicht zu reinigen sein und antimikrobielle Oberflächen aufweisen.

Drucker im Bildungswesen

In Schulen und Universitäten spielt ganz besonders die Druckgeschwindigkeit eine Rolle, da es immer wieder Stosszeiten gibt, zu denen besonders häufig gedruckt und kopiert wird. Um zu vermeiden, dass jemand aus Versehen die falschen Dokumente mitnimmt, lohnen sich für Universitäten intelligente Drucker mit der Funktion des Pull Printing. Häufig besitzen Dozierende und Studierende eine Campuskarte. Diese können für das Pull Printing als Authentifizierungsmittel und, sofern das Drucken kostenpflichtig ist, zugleich als Zahlmittel genutzt werden. Schulen interessieren sich zudem am häufigsten für einen A3-Farbdrucker samt Servicevertrag.

Drucker in der Fertigung und Industrie

In der Fertigungs- und Industriebranche sind Drucker oft für die Erstellung von Etiketten, Barcode-Tags und Produktionsdokumentationen verantwortlich. Sie sollten widerstandsfähig gegen staubige oder feuchte Umgebungen sein und in der Lage sein, auf robuste Materialien wie Kunststoff oder synthetisches Papier zu drucken. Die Integration in bestehende ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) ist ebenfalls wichtig, um eine nahtlose Datenerfassung zu gewährleisten.

Drucker im Bereich Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen (AEC)

Drucker im AEC-Sektor (Architecture, Engineering, Construction) müssen in der Lage sein, grossformatige Pläne, technische Zeichnungen und Entwürfe präzise wiederzugeben. Hierbei sind Grossformatdrucker mit hoher Auflösung besonders wichtig, um detaillierte Baupläne und Renderings zu drucken. Zudem ist meist eine Integration von CAD-Software (Computer-Aided Design) und BIM-Tools (Building Information Modeling) gewünscht. Da Genauigkeit und Farbtreue von grosser Bedeutung sind, sollten diese Drucker in der Lage sein, detaillierte und massstabsgetreue Drucke zu erstellen.

Drucker im Einzelhandel

Im Einzelhandel werden Drucker vor allem für die Erstellung von Preisschildern, Quittungen und Werbematerialien eingesetzt. Drucker in dieser Branche müssen daher schnell und zuverlässig sein, um den hohen Durchsatz im Kassenbereich zu bewältigen. Sie sollten einfach zu bedienen und zu warten sein, da sie oft von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. Zudem sind Funktionen wie der Druck von Barcodes und QR-Codes erforderlich. Drucker im Einzelhandel sollten auch kompakt sein, um in engen Räumlichkeiten Platz zu finden.

Drucker in der Logistik und im Transportwesen

In der Logistik- und Transportbranche müssen Drucker vor allem Etiketten und Frachtbriefe schnell und zuverlässig drucken können. Hierbei sind Thermodrucker oft die erste Wahl, da sie langlebige Etiketten produzieren, die auch unter schwierigen Bedingungen lesbar bleiben. Diese Drucker sollten in der Lage sein, kontinuierlich grosse Mengen zu drucken und robust genug sein, um in Lagerhäusern und Versandzentren eingesetzt zu werden. Die Integration in Logistiksoftware und eine hohe Kompatibilität mit Barcode- und RFID-Technologien sind ebenfalls wichtige Merkmale.

Drucker in Rechtsdienstleistungen

Im Rechtswesen sind Drucker essenziell für die Erstellung von juristischen Dokumenten, Verträgen und Fallakten. Die Drucker müssen hierbei eine hervorragende Druckqualität bieten, um sicherzustellen, dass alle Dokumente klar und professionell aussehen. Zudem sollten Drucker in dieser Branche über Sicherheitsfunktionen verfügen, um vertrauliche Informationen zu schützen.