HR-Services

Die Anforderungen an die HR-Abteilungen steigen: von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über die Digitalisierung bis hin zur Einführung neuer Arbeitsmodelle. Mit einem erfahrenen HR-Beratungsunternehmen oder einer externen Personalabteilung können Sie diese Herausforderungen effizient bewältigen.

Diese HR-Funktionen können Sie auslagern

Es gibt verschiedene HR-Auf­gaben, die Sie an ein externes Personal­büro aus­lagern können, etwa:

• Payroll und Lohnadministration: Dazu gehören Lohnbuchungen, Sozialversicherungen und Stammdatenpflege.
• Rekrutierung: Vom Stelleninserat bis zur finalen Bewerberauswahl.
• Zeugnisse und Mitarbeiterbeurteilungen: Rechtskonforme und professionelle Erstellung von Dokumenten zu den Mitarbeitenden.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Förderung der Mitarbeitendengesundheit.
• Coaching und Outplacement: Unterstützung bei Veränderungsprozessen und Kündigungen.
• HR-Digitalisierung und Prozessoptimierung: Einführung neuer Tools und Technologien.
• HR-Software für kleine Unternehmen: Unterstützung bei der Einführung digitaler Lösungen.

HR-Transformation und Digitalisierung

Die Digitalisierung bietet Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre HR-Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Ein erfahrener Partner unterstützt Sie dabei, moderne Technologien einzuführen, die Ihre Personalabteilung zukunftssicher machen. Typische Aufgaben sind:

• Automatisierung von Prozessen: Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder digitale Workflows
• Digitale Onboarding-Lösungen: Schnelle und praktische Begleitung von neuen Mitarbeitendenden in der Startphase
• HR-Analytics: Datenbasierte Analysen zur Optimierung der Personal-Strategie
• Digitale Mitarbeiterportale: Self-Service-Lösungen für Anträge, HR-Dokumente und vieles mehr

Interim-HR-Management: Flexibilität bei Engpässen

Kurzfristige Personalengpässe in der HR-Abteilung können gravierende Auswirkungen haben. Ein Interim HR-Manager steht Ihnen zu Seite, um Ressourcenengpässe zu überbrücken. Beispiele für Dienstleistungen sind:

• Übernahme operativer Aufgaben in der Personaladministration
• Strategische Unterstützung bei Transformationsprojekten
• Übernahme der HR-Leitung während Abwesenheiten wie Krankheit oder Elternurlaub
• Unterstützung bei komplexen Projekten oder in Krisensituationen

Benefit-Management für zufrie­dene Mit­arbei­tende

Damit Ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und lang­fristig in Ihrem Unter­nehmen bleiben, lohnt es sich, die eigene Arbeit­geber­attrakti­vität im Auge zu behalten. Steigern Sie diese zum Bei­spiel durch Lohn­neben­leis­tungen – eben Benefits – wie:

• Zusätzliche Bildungsangebote
• Kinderbetreuung
• Restaurantgutscheine
• Fahrtkostenzuschuss
• Fitnessangebote
• Firmenwagen
• Angebote für Stressbewältigung

Das Management dieser Leis­tungen können Sie eben­falls an einen ex­ternen HR-Services-An­bieter aus­lagern.

Absenzenmanagement und betrieb­liches Gesund­heits­manage­ment

Ferien, Mutterschaftsurlaub, Krank­heiten oder Unfälle – Mit­arbei­tende fehlen immer mal wieder am Arbeits­platz. Ob geplant oder ungeplant: Die Koordi­nation dieser Absenzen wird schnell auf­wendig. Ein externer HR-Services-Anbieter kann Ihnen dabei unter die Arme greifen und über­nimmt zum Beispiel das Manage­ment der geplanten Ab­senzen, die Ver­si­che­rungs­meldungen im Krank­heits­fall und das Ein­holen von Arzt­zeugnissen.

Psychische und auch physische Probleme können Mit­arbei­tende mehrere Monate lang arbeits­unfähig machen. Das kostet Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin viel Geld. Mit einem betrieb­lichen Gesund­heits­management (BGM) können Sie solchen Ausfällen vor­beugen. Personal­dienst­leister unter­stützen Sie bei der Ein­führung Ihres Gesund­heits­managements. Dazu gehören unter anderem:

• Betriebskultur: Beziehung zwischen den Mit­arbei­tenden, zwischen Mit­arbei­tenden und Vor­gesetzten, Mitspracherecht
• Ergonomie: Minimieren körperlicher Belastungen
• Aufgabengestaltung: Handlungs­spiel­raum, Auf­gaben indivi­duell angepasst
• Führung: Anerkennung, Motivation
• Angebote / Infrastruktur: Förderung von Sport und gesunder Ernährung, feste Pausen
• Work-Life-Balance: Flexible Gestaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten
• Personalbetreuung: Mitarbeitergespräche, Möglich­keit der Weiter­bildung, Beförderung
• Analyse von Daten / Kennzahlen: Mitarbeiter­umfragen, Erfassen der Krankheitsdaten
• Nachhaltigkeit: Koordinator für Gesundheits­management fest­legen, Ressourcen sicherstellen

Coachings und Out­placement

Auch Coachings und Out­placements können Sie an externe HR-Experten auslagern.

Müssen Sie Mitarbeitenden – etwa im Rahmen einer Um­struktu­rierung – kündigen, ist das für die Betroffenen und Sie selbst gleicher­massen heraus­fordernd. Dann kann ein Out­placement die Situation für beide Par­teien ver­einfachen. Solche vom Arbeit­geber finan­zierten Beratungen werden von externen Personal­dienst­leistern durch­geführt und unter­stützen die gekündigten Mit­arbei­tenden bei der beruf­lichen Neu­orientierung.

Ein HR-Service-Experte...

• führt mit dem Mitarbei­tenden eine Standortbestimmung durch,
• hilft bei der beruflichen Neuorientierung,
• erarbeitet eine Bewerbungsstrategie und
• unterstützt bei der Stellensuche.

So lassen sich auch arbeitsrechtliche Auseinander­setzungen ver­meiden. Fühlen sich die Mit­arbei­tenden fair behandelt, steigt zudem die Loyalität im Unternehmen.

Kosten für HR-Services

Welche Kosten bei der Auslagerung von HR-Services auf Sie zukommen, hängt ab von der Anzahl Mit­arbei­tenden und den Bereichen, die Sie aus­lagern möchten. Oft werden nur Teil­bereiche aus­gelagert. Ein Beispiel:

Eine Firma mit 15 Mitarbeitenden, die Personal­admini­stration und Payroll, gelegent­liche Recruitings, Mitarbeiter­be­urtei­lungen und Zeug­nisse sowie das Gesund­heits­management und das Handling der Sozial­ver­si­che­rungen an einen HR-Service aus­lagert, muss mit Kosten zwischen 12'000 und 35'000 Franken rechnen. Ein­malige Initiali­sierungs­kosten von 1’000 bis 2’000 Franken können hinzukommen.

Weitere Informationen zu den Kosten von HR-Services und zum Kosten­vergleich des externen HR mit einer internen Personal­admini­stration finden Sie auf der folgenden Seite: HR-Services-Kosten

Vorteile des HR-Out­sourcing für Unter­nehmen

Aufgaben im Bereich Human Resources (HR) bzw. Personal­wesen benötigen viel Zeit, hohes Fach­wissen, Dis­kretion und eine zeit­nahe Ver­arbeitung sowie Dienst­leis­tungs­orientierung. Eine externe Fach­person, die sich auf HR-Services speziali­siert hat, stellt sicher, dass die Ar­beiten korrekt, mit einer hohen Quali­tät und zeit­nah aus­geführt werden.

Weitere Vorteile einer Aus­lagerung an eine HR-Dienst­leisterin sind:

• Effizienzsteigerung
• Personelle Entlastung
• Professionelle Beratung in HR-Themen
• Rechtliches Know-how (Arbeitsrecht, Sozial­ver­si­che­rungsrecht)
• Mehr Zeit für das Kerngeschäft
• Kosteneinsparungen, da keine HR-Software nötig ist, keine oder geringe Weiter­bildungs­kosten für ein internes HR-Team an­fallen und weniger perso­nelle Res­sourcen benötigt werden

Bei allen Vorteilen, die eine Aus­lagerung von HR-Funk­tionen mit sich bringt: Ihr Unter­nehmen bleibt der Arbeit­geber Ihrer Mit­arbei­tenden. Unter­laufen dem HR-Services-Partner Fehler, sind immer noch Sie als Arbeit­geber oder Arbeit­geberin die Ansprech­person – und müssen gegenüber Ihren Mit­arbei­tenden auch dafür gerade­stehen. Bei Streitig­keiten, etwa bei Kündi­gungen oder Beschwerden, die allen­falls vor Arbeits­gericht kommen, sind Sie die Gegen­partei. Auch darum ist es wichtig, gut zu prüfen, an wen Sie HR-Funk­tionen auslagern.

Wahl des ex­ternen HR-Experten: Darauf ist zu achten

Bei der Wahl des passenden HR-Partners sollten Sie – neben der gegen­seitigen Sympathie – auf Folgendes achten:

• Welche Funktionen möchten Sie auslagern?
  In der Schweiz gibt es verschiedene kleinere HR-Services-Firmen. Für die meisten An­liegen eines KMU genügt deren Ange­bot völlig – gerade wenn Sie nur ein­zelne HR-Funktionen aus­lagern möchten oder mit einem geringen Personal­aufwand rechnen. Geht es um einen ein­maligen Ein­satz eines HR-Services-Anbieters, zum Bei­spiel für ein Out­placement oder ein Assess­ment, wählen Sie am besten einen Partner, der seinen Schwer­punkt in diesem Bereich hat.
• Branchenkenntnisse und benötigtes Spezialwissen
  Fragen Sie bei den Anbietern von HR-Services gezielt nach, ob sie die von Ihnen geforderten Stan­dards erfüllen. Ver­schiedene An­bieter sind auch auf bestimmte Branchen speziali­siert, etwa auf die Bau- oder die Gastrobranche.

• Effiziente HR-Software, Schnitt­stellen zu Ihren Systemen
  HR-Firmen arbeiten oft mit ihren eigenen Softwares. Möchten Sie bei einer Aus­lagerung, dass die HR-Anbieterin die Soft­ware aus Ihrem Geschäft weiter benutzt? Dann sollten Sie eine HR-Anbieterin finden, die sich bereits mit dieser Soft­ware aus­kennt.
• Datensicherheit
  Externe Personalmanagement-Dienstleister arbeiten mit Soft­wares, die ein hohes Mass an Daten­sicherheit mit­bringen. Bei einer Aus­lagerung sollten Sie immer auch die Daten­speicherung und die -übertragung mit dem HR-Anbieter besprechen.

Zusammenfassung

Ob Rekrutierung, Lohnadministration oder HR-Transformation: Mit einem erfahrenen Partner für HR-Outsourcing, HR Support oder einer externen Personalabteilung gewinnen Sie Zeit, Effizienz und Flexibilität. Gryps hilft Ihnen, die passenden Anbieter zu finden – unabhängig, schnell und kostenlos. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.