Lohnprogramm

Lohnprogramm – das Wichtigste im Über­blick

• Lohnprogramme bzw. Lohnsoftwares sind sowohl als eigen­ständige Soft­ware als auch als Teil einer HR-Software oder unter­nehmens­weiten Gesamt­lösung (ERP) erhältlich.
• Welche Variante sich für Ihr KMU am besten eignet, hängt vom Ist-Zustand Ihres Unter­nehmens sowie von Ihren indivi­duellen An­forderungen ab.

Auswahl­kri­terien für Lohn­pro­gramme

Der gewünschte Funktions­umfang ist bei der Wahl des passenden Lohn­programms aus­schlag­gebend. Je höher die Anforderungen sind, umso umfang­reicher muss das Lohn­programm sein. Es ist daher wichtig, die Anforderungen genau zu defi­nieren. Zudem sollte bei der Wahl der Ist-Zustand Ihres KMU mit­berück­sichtigt werden. Dazu gehören unter anderem diese Punkte:

• Haben Sie komplexe Ansprüche in Bezug auf die Löhne Ihrer Mitarbei­tenden (Quellen­besteuerung, Kinder­zulagen, Fremd­währungen, Mehr­fach­an­stellungen, kürzere Zahlungs­perioden, Vor­schüsse, Stand­orte in ver­schie­denen Kan­tonen mit unter­schied­lichen Berechnungs­grundlagen etc.)?
• Welche Anforderungen haben Sie an die Er­stel­lung der Lohn­ab­rechnung? (Der Umfang der Lohn­abrechnung wird an die Ansprüche der Lohn­buch­haltung angepasst.)
• Wie wollen Sie die Lohnabrechnungen ver­senden (auto­ma­tisiert via E-Mail, manuell per Post, gesicherter Ver­sand mit IncaMail von der Schweize­rischen Post etc.)?

In einer Beratung mit einem Ex­perten oder einer Ex­pertin geht nichts ver­gessen und Sie finden die Lösung, die Ihren An­for­de­rungen am besten ent­spricht. Über unseren Bedarfs-Check helfen wir Ihnen gerne dabei, kosten­los und un­ver­bindlich bis zu drei Anbieter für Lohn­programme zu finden, die Sie beraten und Ihnen eine auf Ihre Anforderungen abgestimmte Lösung offerieren.

Kosten für ein Lohn­programm

Die Kosten für ein Lohn­programm sind unter anderem von der gewählten Betriebs­art abhängig. Je nachdem, ob Sie sich für eine Cloud- oder Inhouse-Lösung ent­scheiden, zahlen Sie eine ein­malige Lizenz­gebühr oder monat­liche Miet­kosten. Es gibt aber auch Anbieter wie Klara, wo Sie keine fixen Lizenz­kosten, dafür aber eine kleine Gebühr pro Lohn­abrechnung zahlen. Weiter hängen die Preise davon ab, ob das Lohn­pro­gramm als eigen­ständiges oder inte­griertes Lohn­programm erworben wird.

Weiter­führende Informa­tionen zu den Preisen einer HR-Soft­ware inklusive Lohn­buch­haltung finden Sie auf unserer Kostenseite.

Funktionen eines Lohn­programms

Ein Lohnprogramm ver­einfacht und beschleunigt die Prozesse in der Lohn­admini­stration mit­hilfe von Funk­tionen wie:

• Einfache Erstellung von Lohnabrechnungen
• Automatische Abrechnung von Sozial­ver­si­che­rungen
• Automatische Quellensteuerberechnung
• Automatische Erstellung von Lohnausweisen
• Flexibler Lohnartenstamm
• Elektronische Lohnmeldungen (ELM)
• Integriertes E-Banking für Lohn­zahlungen
• Direkter Mailversand von Belegen
• Intelligente Schnitt­stellen (zum Bei­spiel zur Zeiterfassung)

Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder Anbieter alle Funk­tionen im selben Umfang – oder über­haupt – anbietet oder dass ein­zelne Funk­tionen nur als Teil bestimmter Software­pakete erworben werden können. Klären Sie des­halb früh­zeitig ab, ob und in welchem Umfang der Anbieter Ihre gewünschten Funk­tionen anbietet.

Eigenständiges oder inte­griertes Lohn­programm – Welche Lösung eignet sich?

Eine Bedarfsanalyse unter Berück­sichtigung des Ist-Zustands in Ihrem Unter­nehmen hilft bei der Ent­scheidung für eine passende Software­lösung. Diese Bei­spiel­fälle veran­schaulichen, wann sich welche Lösung am meisten lohnt:

Eigenständiges Lohn­programm
Das eigenständige Lohn­pro­gramm lohnt sich für Unter­nehmen,

• die unabhängig von anderen Unter­nehmens­be­reichen die Lohn­buch­haltung komfor­tabel organi­sieren wollen.
• die bereits alle anderen wichtigen Unter­nehmens­bereiche organi­siert haben, wobei keine Ver­knüpfung der bereits einge­setzten Tools mit der Lohn­buch­haltung nötig ist (damit ist zum Bei­spiel auch keine unter­nehmens­weite Budget­planung möglich).
• die bereits den rest­lichen HR-Bereich oder auch alle anderen Unter­nehmens­bereiche mit einem ERP-System organi­siert haben, wobei das Sys­tem kein Modul für Lohn­buch­haltung anbietet (in diesem Fall wird die sepa­rate Soft­ware ohne Ver­knüpfung zum ERP-System respektive zur HR-Soft­ware geführt oder das Lohn­programm wird mit­hilfe von Spezia­lis­tinnen oder Spezia­listen eigen­händig an die bestehende Lösung an­ge­bunden).

HR-Software mit integrierter Lohn­buch­haltung
Die HR-Software mit einem Modul für die Lohn­buch­haltung lohnt sich für Unternehmen,

• die gerne den gesamten HR-Bereich organi­sieren und miteinander ver­knüpfen wollen, zum Bei­spiel mit Salär­planung, Zeit­erfassung, Absenzen­manage­ment, Rekru­tierungs­pro­zessen, HR-Doku­men­ten­ver­waltung etc., wobei keine Ver­knüpfung zu anderen Unter­nehmens­bereichen nötig ist.
• die bereits über eine ent­sprechende HR-Software ver­fügen, aber kein Modul für die Lohn­buch­hal­tung haben. Ent­weder wird dann das Modul zur bestehenden Soft­ware dazu gebucht oder es muss ein neues HR-Tool ange­schafft werden, falls das bis­herige kein Modul für die Lohn­buch­haltung anbietet. Alter­nativ kann eine allein­ste­hende Lösung ange­schafft werden, die mit­hilfe von Spezia­lis­tinnen und Spezia­listen eigen­händig an die bestehende Lösung angebunden wird.

ERP-System mit inte­griertem Lohn­programm
Das ERP-System mit einem Modul für die Lohn­buch­haltung lohnt sich für Unternehmen,

• die gerne alle Bereiche des Unter­nehmens orga­ni­sieren und miteinander ver­knüpfen wollen, unter anderem Finanz­buch­haltung, Lager­be­stand, Projekt­management, Budget­planung, Spesen­abrechnung, Dokumentenverwaltung, Marketing etc. (So ist z.B. eine unter­nehmens­weite Budget­planung mit wenig Auf­wand mög­lich, weil die Daten aus den ver­schie­denen Modulen ein­fach zusammen­geführt werden können)
• die bereits über ein ERP-System ver­fügen und die Lohn­buch­haltung beziehungs­weise die gesamte HR-Organisation in das System inte­grieren wollen. Ent­weder wird dann ein ent­sprechendes Modul zur bestehenden Lösung dazu gebucht oder es wird eine neue ERP-Lösung ange­schafft, falls das bisherige System kein ent­sprechendes Modul anbietet. Alter­nativ kann eine allein­ste­hende Lösung ange­schafft werden, die mit­hilfe von Spezia­lis­tinnen und Spezia­listen eigen­händig an die bestehende Lösung angebunden wird.