Kopierer fürs Büro

So wählen Sie den richtigen Bürokopierer

Die Anforderungen an ein Bürokopierer unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Unsere wichtigsten Beschaffungstipps sind:

• Klären Sie unbedingt vor der Wahl des Kopierers, wie hoch das geplante Druckvolumen ist. Denn die Leistungsfähigkeit des Kopierers und dessen Kosten sind primär vom Druckvolumen abhängig.
• Ein Servicevertrag lohnt sich in der Regel nur, wenn die dauernde Verfügbarkeit der Kopiergeräte essenziell ist.
• Sie können Kopiergeräte kaufen, mieten oder leasen. Bei sehr geringem Druckvolumen lohnt sich ein Leasing jedoch nicht.

Klären Sie vor der Beschaffung diese Fragen

Bevor Sie Kopierer für Ihr Büro beschaffen, ist es hilfreich, diese Fragen zu klären:

• Wie viele Kopien benötigen Sie etwa pro Monat? Falls Ihr jetziges Gerät einen integrierten Zähler beinhaltet, können Sie das Papiervolumen ganz einfach ablesen. 
• Welche Papierformate sind notwendig (A3 oder auch grössere Formate)?
• Benötigen Sie eine besonders hohe Kopierqualität, zum Beispiel für grafische Ausdrucke, Fotografien etc.?
• Welche Zusatzfunktionen brauchen Sie? (Duplex-Scan, Sortieren, Heften etc.)
• Sind Sie an einem Servicevertrag interessiert?
• Falls Sie eine Miete in Betracht ziehen: Wie hoch ist die prozentuale Aufteilung oder Anzahl an Schwarz/Weiss-Kopien und Farbkopien?

Kosten für Kopierer in der Schweiz

In der Schweiz liegen die ungefähren Kostenerwartungen für den Kauf eines A3-Kopierers mit 1'500 Kopien pro Monat und einer Druckgeschwindigkeit von 20 Seiten pro Minute zwischen 2'500 Franken und 3’300 Franken, mit einem Durchschnitt von 3'000 Franken. Für die Kopierer-Miete können Sie mit rund 75 Franken pro Monat rechnen.

Bei einem Service- und Wartungsvertrag (sämtliche Betriebsmittel wie Toner, Ersatzteile, Arbeits- und Reisezeit der Techniker, evtl. Monitoring-Software) kommen etwa 50 Franken pro Monat hinzu.

Mehr Informationen zu den Kosten, wenn Sie ein Kopiergerät kaufen, mieten oder leasen, und welche Finanzierungsart sich eher für Sie lohnt, erfahren Sie auf der ausführlichen Kostenübersicht für Kopierer .

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Übersicht über die Kopiererarten

Auf dem Schweizer Markt sind verschiedene professionelle Kopiergeräte erhältlich. Sie unterscheiden sich zum Beispiel im Kopierformat oder in der Kopierart. Deshalb eignet sich nicht jeder Kopierer für jeden Einsatzbereich. Häufig arbeiten Unternehmen mit sogenannten Office-Kopierern. Dies sind grössere Geräte – oft Multifunktionsgeräte –, die für hohe Druckvolumen ausgelegt sind.

Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Kopierer für Büros:

A3-Kopierer

• Wie der Name bereits vermuten lässt, können A3-Kopierer auch grössere Formate wie A3 kopieren. Dies unterscheidet sie von einfachen Multifunktionskopierern.
• Diese Geräte zeichnen sich durch eine lange Lebensdauer aus.
• Kopierer DIN A3 sind sowohl mit Laser als auch mit Tinte erhältlich.
• Es gibt reine A3-Kopierer, die nur kopieren können, sowie A3-Multifunktionskopierer, die zusätzlich drucken, scannen sowie optional faxen können.

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Multifunktionskopierer

• Multifunktionskopierer sind mit einer Kopierfunktion, Druckfunktion und einem Scanner ausgestattet.
• Je nach Preissegment besitzen solche Kopiergeräte zusätzliche Funktionen (etwa Duplex-Scan, Finishing oder Faxen).
• Multifunktionskopierer sind mit Laser oder Tinte erhältlich.

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Laserkopierer

• Laserkopierer zeichnen sich durch eine hohe Druckgeschwindigkeit aus, weshalb sie sich für Unternehmen mit hohem Kopiervolumen eignen.
• Laserkopierer sind auch nach längerer Nichtbenutzung sofort einsatzbereit. Das liegt daran, dass sie statt mit flüssiger Tinte mit Toner arbeiten, die nicht austrocknen. Sie sind deshalb auch für Unternehmen geeignet, die selten und unregelmässig kopieren.
• Kopierer mit Lasertechnik arbeiten sehr schnell, kopieren Texte deutlich schärfer und sind licht- sowie wasserbeständiger als Tintenstrahlkopierer.
• Langfristig sind die Toner bei regelmässigem Kopieren oft etwas günstiger als Tintenkartuschen, dafür sind die Anschaffungskosten eines Laserkopierers höher.

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Tintenstrahlkopierer

• Tintenstrahlkopierer, auch Injet-Kopierer genannt, gehören zu den günstigeren Modellen und drucken Bilder in ausgezeichneter Qualität aus. Sie eignen sich deshalb vor allem für den Druck von Fotos und hochwertigen Farbdrucken.
• Langfristig gesehen, kostet eine kopierte Seite mehr als bei Laserkopierern.
• Diese Geräte sind tendenziell kompakter als Kopierer mit Tintentank, weshalb sie für kleinere Büros ideal sind.
• Bei längerer Nichtbenutzung kann die Tinte solcher Kopiergeräte austrocknen. Für Unternehmen, die selten oder unregelmässig kopieren, sind sie deshalb weniger geeignet.

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Kopierer mit Tintentank

• Tintentanks haben ein höheres Fassvermögen als Tintenkartuschen und können deshalb viele Dokumente kopieren, bevor Sie den Tank nachfüllen müssen. Sie sind deshalb optimal für KMU, die viel kopieren.
• Die Tinte trocknet in einem Tintentank weniger schnell aus als bei Tintenstrahlkopierern. Der Wartungsaufwand ist geringer.
• Die Anschaffungskosten sind häufig höher als bei Tintenstrahlkopierern. Dafür ist das Preis-Leistungs-Verhältnis langfristig gesehen attraktiver.
• Kopierer mit Tintentanks produzieren wenig Müll und gehören deshalb zu den umweltfreundlicheren Geräten.

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Zusatzfunktionen

Nebst den Standardfunktionen (Kopieren, Drucken, Scannen) bieten viele Hersteller Zusatzfunktionen an. Dazu gehören:

• Duplex-Scan: doppelseitiges Scannen
• Finishing-Funktionen wie Lochen, Falten und Heften
• Dokumentenarchiv: Ablegen von Dokumenten auf interner Festplatte
• Wi-Fi Direct: Verbindung von Mobilgeräten und anderen Smart Devices über eigenen Kopierer-Hotspot
• Kostenstelle: Verwaltung, Analyse und Auswertung von Kopierkosten
• Output-Management / MPS: Service- und Supportvertrag / Auslagern des Druckmanagements an einen professionellen Anbieter (lohnt sich bei sehr hohem Druckbedarf)

Anschlussmöglichkeiten

Einen Kopierer können Sie über LAN, WLAN oder USB anschliessen.

Die Verbindung über LAN ist stabil und schnell und unterstützt die Nutzung durch mehrere Personen gleichzeitig. Im Gegensatz zur Verbindung über ein drahtloses Netzwerk (WLAN) ist jedoch eine Verkabelung erforderlich, weshalb Sie bei der Platzierung des Kopierers weniger flexibel sind.

Geräte, die mit dem WLAN verbunden sind, können die Mitarbeitenden in verschiedenen Standorten im Büro sowie auf mobilen Geräten nutzen. Jedoch ist diese Anschlussmöglichkeit anfälliger für Verbindungsprobleme.

USB-Anschlüsse verbinden den Kopierer direkt mit dem Computer und sind kostengünstig. Sie eignen sich besonders für kleinere Unternehmen, in denen nur eine Person den Kopierer nutzt. Im Gegensatz zu LAN und WLAN ist die Reichweite aber begrenzt.

Fernzugriff und Fernwartung

Es ist möglich, von einem entfernten Standort aus über das Internet auf ein Kopiergerät zuzugreifen. Dazu ist häufig eine zusätzliche Software oder Konfiguration notwendig. Der Fernzugriff erlaubt das ortsunabhängige Drucken am Bürokopierer und die Fernwartung. Zu beachten ist, dass der Fernzugriff erhöhte Sicherheitsrisiken mit sich bringt, da der Zugriff über das Internet erfolgt. Zudem ist der Fernzugriff nur bei einer bestehenden Internetverbindung möglich und von der Netzwerkbandbreite abhängig.

Kopierer-Zubehör

Beschaffen Sie einen Kopierer fürs Büro, denken Sie daran, dass allenfalls weiteres Zubehör erforderlich ist. Während Toner oder Tintenpatronen zwingend sind, ist anderes Zubehör optional und optimiert den Betrieb sowie die Wartung des Kopierers. Typisches Zubehör ist:

• Toner beziehungsweise Tintenpatronen
• Standfuss: Mit mobilen Unterschränken oder stabilen Tischgestellen können Sie die Höhe des Kopierers anpassen, was das Bedienen des Geräts angenehmer macht. In der Regel bieten sie Stauraum für Papier, Toner und anderes Kopierer-Zubehör.
• Stauraum für Vorratspapier
• Zubehör für Netzwerkanbindung wie Wi-Fi-Adapter oder Ethernet-Switches
• Zusätzliche Papierkassetten, etwa wenn Sie verschiedene Papierformate oder eine grosse Menge an Dokumente kopieren