Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

VoIP steht für Voice over Internet Protocol , also für die Übermittlung von Sprachdaten über das Internet.

Lassen sich Handys von Mitarbeitenden in eine VoIP-Telefonanlage integrieren?

Ja, sofern Sie VoIP nutzen. Die Mitarbeitenden können dann unabhängig von ihrem Aufenthaltsort via Smartphone die Firmennummer nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen physischen und virtuellen Telefonanlagen?

Mit einer virtuellen Telefonanlage (Virtual PBX) beziehen Sie das Telefonsystem als cloudbasierten Service von einem externen Provider. Bei einer physischen Telefonanlage ist Ihr Telefonserver bei Ihnen vor Ort installiert.

Virtual PBX oder cloudbasierte Telefonanlage – lohnt sich das?

Virtuelle Telefonanlagen werden stark nachgefragt. Die Gründe: keine Investitionen in Hardware, flexible Ausbaumöglichkeiten – und Sie bezahlen immer nur so viel, wie Sie auch wirklich benötigen.

Was ist mit den Endgeräten einer Telefonanlage gemeint?

Dabei kann es sich um Tischtelefone (Tischapparate), schnurlose DECT-Geräte, PC-Telefone (CTI / Softphones) oder auch um integrierte Mobiltelefone handeln.

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Was zeichnet neue Telefonanlagen für Unternehmen aus?

VoIP-Telefonanlage: Der Standard für neue Telefonanlagen in Unternehmen ist heute VoIP (Voice over IP), also Telefonie über eine Breitband-Internetverbindung. Eine herkömmliche Telefonleitung ist nicht mehr notwendig. Professionelle VoIP-Telefonanlagen bestehen neben den Endgeräten aus einem IP-Telefonanlagen-Server und wenn nötig einem VoIP-Gateway, der Sprach- und Datensignale der klassischen Telekommunikation in VoIP-Datenpakete umwandelt.

IP-Telefonanlagen-Server: Da haben Sie die Wahl zwischen einer Inhouse-Lösung (Telefonserver bei Ihnen vor Ort) und einem Cloud-Server (externe virtuelle Lösung). Die Kosten eines Inhouse- oder eines Cloud-Telefonsystems sind hochgerechnet auf fünf Jahre fast identisch. Die Gesprächskosten sind tief, da die Verbindungen über die Internetleitung aufgebaut werden.

Unified Communications: VoIP ist die Basis für Unified Communications, eine Plattform, die die Integration verschiedener Kommunikationstools wie Telefonie, Videokonferenzen, Instant Messaging, Content Sharing oder verschiedene Geschäftsanwendungen erlaubt. Lesen Sie mehr zur VoIP-Telefonie auf unserer Seite «VoIP-Telefonanlagen für KMU ».

Welche Funktionen sollte eine Telefonanlage für KMU beinhalten?

Professionelle Telefonanlagen für Unternehmen weisen eine hohe Benutzerfreundlichkeit auf, sind flexibel skalierbar und ermöglichen eine optimale Kommunikationsvernetzung der Mitarbeitenden. Insbesondere moderne VoIP-Telefonanlagen erleichtern den Arbeitsalltag in Ihrem KMU ungemein – mit Homeoffice-Integration, unbegrenzten Gesprächsleitungen, verbesserter Sprachqualität und vielem mehr.
Das sind die wichtigsten Funktionen, die moderne Telefonanlagen mitbringen:

Konferenzschaltung
Hinzufügen von zusätzlichen Gesprächsteilnehmern
Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Gesprächen
Gespräch halten (Hold) mit Warteansage und/oder Musik
Rufumleitung
Anrufer-Identifikation
Freisprechmöglichkeit
Anruf-Umleitung
Automatische Rufverteilung
Gesprächsaufzeichnung
Telefonieren vom Desktop, Handy oder Telefonapparat
Telefonieren mit der Festnetz-Firmennummer vom Smartphone aus

Was kostet eine Telefonanlage für KMU?

Grundsätzlich können Sie eine Firmentelefonanlage für drei bis fünf Teilnehmende ab ca. CHF 2'500 beschaffen. Für eine Telefonanlage (Cloud-Server) mit fünf verkabelten Tischapparaten, Standardfunktionen wie Anrufbeantworter, Weiterleiten, Konferenzschaltung sowie drei gleichzeitig führbaren Gesprächen betragen die Richtkosten – auf fünf Jahre hochgerechnet – zwischen CHF 2'900 und CHF 11'000. Der Durchschnitt liegt bei CHF 5'200. Entscheiden Sie sich für einen Inhouse-Telefonserver, müssen Sie mit durchschnittlich CHF 5'400 rechnen.

Mehr Informationen und Kostenerwartungen finden Sie in unserem Kostenplaner für Telefonanlagen.

Welche Fragen stellen sich beim Telefonanlagen-Vergleich?

Bevor Sie sich mit Anbietern unterhalten und konkrete Offerten studieren, sollten Sie sich über folgende Punkte klar werden:

Notwendige Ausstattung: Welche der oben genannten Funktionen und Optionen benötigen Sie?
Endgeräte: Sollen Ihre Mitarbeitenden mit Tischapparaten oder schnurlosen Geräten telefonieren oder setzen Sie auf Computer Telephony Integration (CIT), mit der sich Telefongespräche direkt über den Desktop starten und beenden lassen (Softphone beim Einzelendgerät)?
Sollen auch Handys in die Telefonzentrale integriert werden?
Wie viele Telefonnummern werden benötigt?
Wird viel ins Ausland telefoniert?
Skalierbarkeit: Wie entwickeln sich die Bedürfnisse in den nächsten Jahren?
Gibt es Mitarbeitende mit besonderen Anforderungen?
IT-Support: Ziehen Sie einen Telefonanlage-Server im Unternehmen vor oder wollen Sie den Server auslagern?
Sind Unified-Communications-Tools wünschenswert?

Was ist wichtig, wenn viele internationale Gespräche geführt werden?

Dank zahlreicher Messenger-Dienste und VoIP-Telefonie sind Auslandstelefonate deutlich günstiger, zum Teil auch kostenlos geworden. In der Regel fahren Sie mit Flatrates für Anrufe in der Schweiz und ins Ausland am besten.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenAchten Sie bei den Anbietern auf unterschiedliche Tarife, je nachdem ob die Gespräche in europäische Länder gehen oder auch darüber hinaus.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Möchten Sie auf maximale Flexibilität setzen, ist eine cloudbasierte Telefonanlage (VoIP ), auch Virtual PBX genannt, die passende Lösung. Solche Anlagen sind populär und werden heute von den meisten grossen VoIP-Providern in der Schweiz angeboten. Gerade Nutzer, die ihre IT von einem externen Anbieter erledigen lassen, können davon profitieren. Mit Virtual PBX lassen sich neue Mitarbeitende und neue Standorte ohne grossen Aufwand in die Cloud-Telefonanlage einbinden. KMU können zudem auf teure Investitionen in Hardware verzichten, erzielen zahlreiche Effizienzvorteile und entlasten die eigene IT. Weitere Informationen zur virtuellen Telefonanlage finden Sie auf unserer Seite Virtual PBX .

Tipps der KMU-EinkaufsexpertenDie einmaligen Hardwarekosten schlagen beim Kauf einer Inhouse-Telefonanlage am meisten zu Buche. Vergleichen Sie verschiedene Herstellermarken. Die jährlich wiederkehrenden Kosten können je nach Anbieter stark variieren, denn auch wenn Sie die Anlage kaufen, muss diese oft jedes Jahr nachgerüstet und aktualisiert werden. Ein Offertenvergleich lohnt sich hier besonders.

Bei der Nutzung eines virtuellen Telefonsystems fallen pro Monat immer dieselben Kosten gemäss Mietvertrag an. Die Erweiterung einer solchen Telefonanlage kann je nach Anbieter mit unterschiedlich hohen Kosten verbunden sein. Lassen Sie sich solche möglichen Folgekosten im Voraus aufzeigen.

Welche Endgeräte können an eine Telefonanlage angeschlossen werden?

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl der Telefonanlage für Ihr Unternehmen ist Ihr Bedarf an Endgeräten. Mögliche Endgeräte sind Tischtelefone oder schnurlose DECT-Geräte, die eine freie Bewegung im Betrieb ermöglichen. Auch Mobiltelefone können in Ihre Telefonanlage integriert werden.

Setzen Sie auf Computer Telephony Integration (CTI) oder auf ein Softphone-System, haben traditionelle Telefonapparate ausgedient. Hier geschieht alles per Mausklick auf Ihrem PC. Gespräche werden über integrierte Mikrofone und Lautsprecher an PC-Monitoren respektive mit einem Headset oder über Smartphones geführt.

Gibt es branchenspezifische Lösungen, zum Beispiel für Hotels oder Callcenter?

Ja, denn solche Callcenter und Hotelbetriebe sind auf eine besonders leistungsfähige Telefonie angewiesen. Sie benötigen eventuell zusätzlich zur Telefonanlage eine Telefonzentrale mit besonders vielen Rufnummern oder Servicefunktionen wie Echtzeit-Benachrichtigung des Housekeeping in Hotels, Alarmierungslösungen in Spitälern oder Warteschlangen (Queues) und Auto-Dialer für Callcenter.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenSprechen Sie mit Anbietern von branchenspezifischen Business-Telefonanlagen. Diese kennen die Abläufe in der Branche und stimmen die Anlage auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ab. Je nach Anbieter wird Ihnen eine klassische Inhouse-Lösung und/oder eine virtuelle PBX-Telefonanlage (Cloud-Telefonie) offeriert. Unsere Einkaufsexperten vermitteln Ihnen rasch spezialisierte Anbieter. Geben Sie im Bedarfs-Check einfach Ihre Branche an.

Entgegennahme von Telefongesprächen auslagern?

Verschiedene KMU arbeiten mit einem externen Telefonservice zusammen. Das kann sich durchaus lohnen: Man braucht weniger internes Personal und kann die Mitarbeiterressourcen für das Kerngeschäft einsetzen. Telefonservices nehmen für Ihr KUM die Anrufe entgegen und wickeln sie nach Vereinbarung ab. Zu den Aufgaben eines solchen Services gehören:

Weiterleiten von Anrufen
Aufnehmen von Anrufdaten, Mitteilungen und Kundenfeedback
Erteilen von Auskünften nach Ihren Vorgaben
Terminvereinbarungen

Wie kommt man rasch zu Telefonanlagen-Anbietern in der Schweiz?

Am schnellsten geht das über unseren Bedarfs-Check . Die Anbieter, die mit Gyps zusammenarbeiten, vertreten alle grossen Marken wie Mitel (Aastra), Panasonic, Alcatel, Avaya, Agfeo oder Gigaset zusammen. Die meisten Anbieter haben sowohl modulare Telefonanlagen (Telefonserver inhouse) wie virtuelle Telefonanlagen (Telefonserver in der Cloud) im Sortiment. Geben Sie Ihre Anforderungen im Bedarfs-Check ein und unsere KMU-Einkaufsexperten finden 3 passende Anbieter für Sie.