Zuverlässiger Telefonservice für Ihr KMU

Arten von Telefondiensten für Firmen

Bei einem Telefonservice, auch Telefondienst, kümmert sich eine externe Firma um Ihre eingehenden Anrufe. Die Anrufe bearbeitet der Telefonservice nach den Vorgaben Ihres KMU.

Ein externer Telefondienst für Firmen bietet verschiedene administrative Dienstleistungen, etwa:

Telefonannahme und Weiterleitung

Die Telefonannahme und Weiterleitung ist eine der grundlegenden Dienstleistungen eines externen Telefondienstes. Hierbei nimmt der externe Telefonservice eingehende Anrufe im Namen Ihrer Firma entgegen und leitet sie an die zuständige Person oder Abteilung weiter. Dies ist besonders vorteilhaft für KMU, die keine eigene Rezeption haben oder deren Telefonzentrale nicht durchgängig besetzt ist. So stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Anrufe verpassen und Ihre Kundinnen und Kunden stets eine Ansprechperson erreichen.

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Telefonsekretariat

Das Telefonsekretariat geht über die einfache Anrufannahme und Weiterleitung hinaus. Der Telefonservice agiert wie ein interner Rezeptionist. Er nimmt eingehende Anrufe und Nachrichten entgegen, gibt erste Auskünfte und übernimmt die Buchungs- und Terminverwaltung. Das Telefonsekretariat eignet sich besonders für kleinere Unternehmen und Start-ups, die sich keinen Vollzeitassistenten leisten können, aber trotzdem einen professionellen ersten Eindruck hinterlassen möchten, sowie für Firmen mit vielen Kundenterminen (etwa Arztpraxen, Immobilienverwaltungen).

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Kundendienst

KMU können ihren Kundendienst an eine externe Dienstleisterin auslagern, um den internen Kundensupport zu entlasten. Das Kundendienst-Outsourcing eignet sich insbesondere für Branchen mit hohem Kundenaufkommen wie Finanzdienstleistungen oder E-Commerce. Indem Unternehmen den Kundendienst outsourcen, können sie sicherstellen, dass ihre Kundinnen und Kunden professionell betreut werden, während sich ihr Team auf komplexere Aufgaben konzentrieren kann.

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Notfall-Telefondienst

Ein Notfall-Telefondienst beziehungsweise 24/7-Service sorgt dafür, dass Ihr KMU auch ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist. Der externe Telefonservice leitet dringende Anliegen sofort an die zuständige Stelle weiter. Dieser Service ist vor allem für Sektoren von Vorteil, in denen schnelle Reaktionszeiten erforderlich sind, etwa im Gesundheitswesen oder in technischen Bereichen.

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Overflow-Service

In (saisonalen) Spitzenzeiten, etwa an Weihnachten, oder bei besonderen Events wie Messen kann das Anrufvolumen in Unternehmen deutlich steigen. Ein Overflow-Service hilft Ihnen, diese Spitzenzeiten effizient zu bewältigen, indem er Anrufe übernimmt und so Ihr internes Team entlastet.

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Mehrsprachige Telefondienste

Die Schweiz ist ein mehrsprachiges Land, und viele Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie ihre Kundschaft in mehreren Sprachen bedienen können. Mehrsprachige Telefondienste ermöglichen es Firmen, Anrufe in den gewünschten Sprachen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Diese Dienstleistung ist vor allem für Firmen im Tourismussektor oder für international tätige Unternehmen von Bedeutung.

Je nach Anbieter umfasst der Service zum Beispiel diese Sprachen:

• Deutsch (Mundart und Schriftdeutsch)
• Englisch
• Französisch
• Italienisch

Einige Telefon­services bieten weitere Sprachen an. Allerdings fallen für randständige Sprachen teils höhere Preise an.

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Ablauf

Der externe Telefon­dienst beantwortet im Auftrag und im Namen Ihres Unter­nehmens Anrufe und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben. Abhängig vom Anbieter und Ihren Wünschen kümmern sich unterschiedliche Personen oder dieselbe Person um Ihre eingehenden Anrufe. Letzteres bietet den Vorteil, dass sich der oder die Mitarbeitende des externen Telefondienstes mit Ihrem KMU auskennt. So kann eine persönliche Kunden­bindung gewährleistet werden. In diesem Fall sind meist kleinere Telefonservices von Vorteil.

Die Telefonistinnen und Telefonisten leiten die Anrufe auf Ihr Handy oder eine Büro­nummer weiter. Die meisten externen Telefon­dienste für Firmen bieten heutzutage eine unbemerkte Weiter­leitung der Firmen­nummer zum Telefon­service an.

Sollten Sie verhindert sein, werden die Kontakt­daten aufgenommen. Die Informationen werden gemäss definiertem Kommunikationsmittel (etwa per SMS, E-Mail, Instant Messaging) an Sie weitergeleitet.

Vorteile von Telefondiensten

Ein Telefondienst für Unternehmen bringt unter anderem diese Vorteile mit sich:

• Ausserhalb der Geschäftszeiten und während Abwesenheitszeiten (Meetings, Urlaub, private Anlässe etc.) kümmert sich jemand professionell um Ihre Anrufe.
• Der externe Telefonservice beantwortet professionell im Auftrag und im Namen Ihres Unter­nehmens Anrufe und bearbeitet diese nach Ihren Vorgaben.
• Mit der administrativen Entlastung durch den Telefon­service gewinnen Sie und Ihre Mitarbeitenden wert­volle Zeit und können den Fokus auf Ihr Kern­geschäft setzen.
• Ein externer Telefonservice ist meist kostengünstiger als neue Mitarbeitende dafür einzustellen.
• Dank optimaler Erreichbarkeit entgeht Ihnen kein Auftrag mehr und Sie verpassen keine wichtigen Anrufe.

So wählen Sie den passenden Telefonservice

Wenn Sie einen professionellen Telefonservice für Ihr Unternehmen suchen, ist es hilfreich, diese Fragen zu klären:

• Soll der Telefonservice im eigenen Unternehmen oder beim Anbieter erfolgen?
• Mit wie vielen Anrufen wird pro Tag gerechnet?
• In welcher Sprache sollen Anrufe entgegengenommen werden?
• Wie hoch ist das monatliche Budget?
• Wird ein 24/7-Service benötigt oder genügen Bürozeiten?
• Benötigt der Telefonservice spezielle Systemkenntnisse?
• Ist spezielles Fach-/Branchenwissen erforderlich?
• Wie sehen die Referenzen des Telefonservices aus?
• Sind die Anrufskripte des Anbieters auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten?

Detaillierte Informationen sowie eine Checkliste für die Wahl des passenden Telefonservices  finden Sie auf unserer entsprechenden Seite.

Preise von Telefonservices

Mit unserer Kosten­übersicht für Telefonservices können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Telefonservice entscheiden. Hierzu haben wir Ihnen ein konkretes Kostenbeispiel für eine GmbH mit 10 eingehenden Anrufen pro Tag zusammengestellt:

Die Preise für einen externen Telefondienst für ein Unternehmen mit rund 10 eingehenden Anrufen pro Tag beginnen in der Schweiz ab etwa 200 Franken pro Monat und belaufen sich im Schnitt bei rund 460 Franken pro Monat.

Weitere Informationen rund um die Kosten für einen externen Telefondienst für Unternehmen finden Sie auf unserer Preisseite .

Telefonservice für Ihre Branche

Externe Telefonservices eignen sich für viele Branchen. Hier einige Beispiele:

Gesundheitswesen

Eine verlässliche Erreichbarkeit ist im Gesundheitswesen essenziell, doch medizinische Fachangestellte haben immer weniger Zeit, Anrufe entgegenzunehmen. Arztpraxen, Spitäler und Kliniken nutzen deshalb gerne externe Telefonservices, um Termine zu koordinieren, Patientenanfragen zu bearbeiten sowie um bei dringenden Anliegen rasch antworten zu können.

Immobilienbranche

Die Erreichbarkeit ist in der Immobilienbranche von grosser Bedeutung, vor allem bei der Festlegung von Terminen für Besichtigungen, der Bewältigung von Mieteranliegen oder der Verwaltung von dringenden Fällen wie Reparaturaufträgen. Durch die Übernahme dieser Aufgaben bieten externe Telefondienste Unterstützung für Immobilienverwaltungen, Maklerinnen und Makler und gewährleisten somit eine fortlaufende Erreichbarkeit.

Handwerksbetriebe

Ein externer Telefonservice kommt Handwerksbetrieben wie Elektrikern, Schreinerinnen oder Glasern besonders in Notfällen zugute. Mit dem 24/7-Notfallservice haben Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, 24 Stunden am Tag Kontakt aufzunehmen, und dringende Anfragen werden unverzüglich beantwortet. Zudem bietet der Telefonservice Unterstützung bei der Koordination von Aufträgen. So wird nicht nur die Zufriedenheit der Kundschaft optimiert, sondern auch die Betriebseffizienz.

Recht und Notarwesen

Anwaltskanzleien und Notariate nutzen einen externen Telefondienst, der eine professionelle und diskrete Kommunikation mit Mandanten und Mandantinnen ermöglicht. Der Telefonservice übernimmt Aufgaben wie das Bearbeiten von Anfragen, die Terminverwaltung und das erste Filtern von Anliegen, welche anschliessend an die zuständigen Expertinnen und Experten weitergeleitet werden.

E-Commerce und Detailhandel

Für Unternehmen, die im E-Commerce oder Detailhandel tätig sind, sind Kundenanfragen Alltag.  Eine schnelle Erreichbarkeit ist von wesentlicher Bedeutung, um die Zufriedenheit der Kundschaft zu gewährleisten. Ein externer Telefonservice schafft hier Abhilfe und stellt sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden auch in Spitzenzeiten, wie an Weihnachten oder bei Sonderaktionen, schnell eine professionelle Ansprechperson erreichen, die sie bei ihrem Anliegen (Fragen zu Produkten oder Bestellungen, Retouren etc.) unterstützt. Interessant für diese Branche ist zudem eine Reklamationshotline, um eine professionelle Reaktion auf Beschwerden zu gewährleisten und Konflikte vorzubeugen.

Tourismus, Hotellerie und Gastronomie

Zu einem optimalen Gäste- oder Kundenerlebnis in Restaurants, Hotels und Tourismusbetrieben trägt unter anderem die Erreichbarkeit per Telefon bei.  Ein externer Telefondienst übernimmt rund um die Uhr Anfragen (etwa Buchungen, Reservierungen), wodurch der Service und die wahrgenommene Kundenzufriedenheit deutlich verbessert werden können. Ein mehrsprachiger Telefondienst kann zudem die Anfragen in mehreren Sprachen bearbeiten.

Bauwesen und Architekturbüros

Im Bauwesen und in der Architektur können externe Telefondienste die Kommunikation mit den verschiedenen Interessengruppen, die Terminverwaltung und die Bauprojektkoordination (zum Beispiel die Bearbeitung von Anfragen von Bauherren, Lieferantinnen oder Handwerkern) erheblich vereinfachen. Auch dringende Anliegen oder Notfälle auf der Baustelle können externe Telefondienste schnell bearbeiten.

Logistik und Transport

In der Logistik und im Transportwesen eignet sich ein externer Telefonservice, um Lieferungen und Transporte zu koordinieren und dringende Anfragen oder Probleme während des Transports zu bearbeiten.