Welche Kostenvorteile bietet ein externer Telefonservice für KMU?

Mit einem externen Telefonservice reduzieren Sie Ihre Fixkosten (Personalkosten und Kosten für die Infrastruktur) und haben die Möglichkeit, den Service an das Wachstum Ihres KMU anzupassen, ohne dabei interne Ressourcen zu binden.

Welche Zusatzleistungen können die Telefonservice-Kosten beeinflussen?

Benötigen Sie einen mehrsprachigen Telefondienst, möchten Sie die Anrufe aufzeichnen oder den Telefondienst in bestehende Systeme wie CRM oder ERP integrieren lassen, können zusätzliche Kosten anfallen.

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Telefonservice-Kosten in der Schweiz

Die wichtigsten Kostenfaktoren eines Telefonservices in der Schweiz sind:

Erreichbarkeit des Anbieters
Umfang des Kundenstamms
Anzahl Anrufe pro Monat
Gewünschte Zusatzleistungen

Richtpreise

Die monatlichen Preise für einen externen Telefondienst (5 Tage pro Woche zu üblichen Bürozeiten) hängen unter anderem von der Anzahl der zu bearbeitenden Anrufe ab:

Telefondienst pauschal mit 20–50 Anrufe pro Monat: ab etwa 190 Franken pro Monat
Telefondienst pauschal mit 50–100 Anrufe pro Monat: ab etwa 270 Franken pro Monat
Telefondienst pauschal mit 100+ Anrufe pro Monat: ab etwa 380 Franken pro Monat
Telefondienst inklusive Domizilservice: ab etwa 100 Franken pro Monat

Zusatzleistungen

Wenn Sie neben den Standardaufgaben Zusatzleistungen wünschen, fallen zusätzliche Kosten an. Zum Beispiel für:

Mehrsprachige Telefondienste
Technische Integrationen (etwa ins bestehende CRM- oder ERP-System)
Einrichtung und Schulung der Mitarbeitenden
Nachrichtenaufzeichnung (Speicherung und Abrufbarkeit der Sprachnachrichten) – je nach Anbieter sind die Kosten dafür im Paket inbegriffen oder werden als separate Gebühr berechnet

KMU-Kostenvergleich für Telefonservices

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für einen Telefonservice rechnen müssen, befragte Gryps Telefonservice-Anbieter in der Deutschschweiz anhand eines Beispiels nach ihren Preisen.

Preise für externen Telefonservice für eine GmbH mit 10 eingehenden Anrufen pro Tag

Die ungefähren Kostenerwartungen für einen externen Telefonservice für ein KMU liegen bei etwa 10 eingehenden Telefonaten pro Tag bei 200 bis 650 Franken pro Monat, mit einem Durchschnitt von 460 Franken pro Monat.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

Gesucht: Externer Telefonservice für die Entgegennahme von Telefonaten sowie Aufnahme und Weiterleitung von Informationen
Rund 10 Anrufe pro Tag mit einer Dauer von ungefähr 1–2 Minuten
Einsatz: Montag bis Freitag zu Bürozeiten
Sprachen: Deutsch und Englisch

Abrechnungsmodelle

Die Kosten für einen externen Telefonservice unterscheiden sich je nach Anbieter und Leistungsumfang. Es existieren verschiedene Abrechnungsmodelle, etwa:

Abrechnung pro Minute: Sie zahlen ausschliesslich für die tatsächliche Gesprächsdauer.
Abrechnung pro Anruf: Pro eingehender Anruf fällt eine pauschale Gebühr an.
Pauschalgebühren: Sie zahlen, unabhängig von der Anzahl Anrufe, einen festen monatlichen Betrag.
Grundgebühr plus Zusatzkosten: Hier setzen sich die Kosten aus einer festen Grundgebühr und variablen Zusatzkosten zusammen.
Pakettarife: Einige Anbieter stellen verschiedene Pakettarife bereit, die sich im Umfang (Anzahl Anrufe, die bearbeitet werden) unterscheiden. So können Sie das Paket wählen, dass Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Gut zu wissenOftmals verrechnen Telefonservice-Anbieter monatliche Grundgebühren, die von der Grösse der zu betreuenden Firma abhängen.

Kostentipps unserer KMU-Einkaufsexperten

Einige Anbieter offerieren einen Probemonat oder eine anderweitig begrenzte Anzahl an Tagen, an welchen Sie den Service kostenlos testen können. Sollten Sie noch unsicher sein, können Sie den Anbieter testen, ohne dass Gebühren anfallen. Solche Testphasen bieten Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit eines Telefondienst-Vergleichs, sofern Sie mehrere Anbieter in Betracht ziehen.
Klären Sie vor der Wahl des Anbieters ab, ob dieser die Preise pro Anruf oder pro Einheit verrechnet und ob Kosten für die Nachbearbeitungszeit anfallen. Werden Anrufe pro Minute verrechnet, kann dies bei längeren Telefonaten zu hohen Kosten führen.
Meist gibt es Paketlösungen, die diverse Leistungen in einem Grundpreis vereinen. Informieren Sie sich beim Anbieter Ihrer Wahl, welche Möglichkeiten bestehen.
Gewisse Bereiche wie das Akquirieren von Neukundinnen und Neukunden wird auf Provisionsbasis abgerechnet. Im Allgemeinen sollten Firmen prüfen, welche zusätzlichen Kosten für Infrastruktur, Büroequipment oder Verbindungskosten entstehen.

Wir empfehlen, genau abzuwägen, wie umfangreich der Telefonservice sein soll. Anhand Ihres Budgets können Sie einschätzen, welches Angebot Ihren Bedürfnissen am meisten entspricht.

Mehr Informationen zu Telefonservices für KMU lesen Sie auf unserer Übersichtsseite.