Digitale Projekte erfolgreich abwickeln
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Aktualisiert am 31.10.2023
Warum scheitern eigentlich so viele IT-Projekte?
Teurer. Langsamer. Etwas am Ziel vorbei. Oder sogar ganz gescheitert. Projekte erfolgreich durchzuführen, ist anspruchsvoll. Natürlich gilt dies nicht nur für IT-Projekte. Aber gemäss diversen Umfragen (zum Beispiel des Project Management Institute) funktioniert offenbar gerade die Durchführung von IT-Projekten besonders oft nicht wie gewünscht. Dies ist wohl auf verschiedene Ursachen zurückzuführen:
- Ungenügende Projektleitung
Wenn niemand die Verantwortung für ein Projekt übernimmt und die einzelnen Aufgaben einfordert, bleiben Arbeiten immer wieder liegen, wodurch sich das Gesamtprojekt verzögert. - Fehlender Einbezug von Schlüsselpersonen
Mitarbeitende, die eine Arbeit täglich ausführen, werden kaum oder zu wenig in die Optimierung ebendieser Tätigkeit einbezogen. Dadurch besteht die Gefahr, dass wesentliche Aspekte nicht berücksichtigt werden und die Optimierung ungenügend ausfällt. - Anforderungen wurden ungenügend definiert oder verändern sich
Oft merkt man im Verlauf eines IT-Projekts, was die Software zusätzlich zum ursprünglichen Ziel sonst noch alles bietet. Will man all diese Vorteile mitnehmen, wird das Projekt länger dauern und mehr kosten. - Lieferanten liefern nicht, was sie versprochen haben
Nicht selten werden zu tiefe Kosten offeriert, zu kurze Zeitdauern versprochen oder Lieferant und Auftraggeber verstehen unter einer Offertposition unterschiedliche Leistungen. - Komplexität der Veränderung im Unternehmen wird unterschätzt
Durch den Wechsel von manuellen Tätigkeiten auf automatisierte Softwareprozesse verändert sich das Jobprofil von Mitarbeitenden, die sich dadurch auf eine neue Tätigkeit umstellen müssen. - Changemanagement fehlt
Mitarbeitende werden ungenügend auf die Veränderungen vorbereitet und zu wenig dafür befähigt und begeistert (mehr dazu lesen Sie unter «Changemanagement – erfolgreiche Veränderungsprozesse»).
Es lohnt sich, Zeit in die saubere Definition des Projekts, des Vorgehens und der Verantwortlichkeiten zu investieren. Mit einem strukturierten Projektvorgehen erhöhen Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Digitalisierungsprojekts erheblich.
Die klare Definition von Projektziel und Umfang lohnt sich
Oft wirken sich Projekte der digitalen Transformation auf verschiedene Abteilungen und Personen aus. Entsprechend vielfältig sind die Bedürfnisse, Anforderungen und Wünsche, die an die Ziele und den Umfang eines solchen Projekts gestellt werden. Doch kaum jemals lassen sich alle Ansprüche in gewünschtem Ausmass berücksichtigen – nur schon aus Kostengründen. Und nicht selten sind die Ansprüche und Ideen unterschiedlicher Personen widersprüchlich und man muss sich für einen Weg entscheiden.
Eine klare Definition des Projektziels und -umfangs gleich zu Beginn ist entscheidend für den Erfolg – aus vielen Gründen:
- Gemeinsame Stossrichtung
Eine klare Definition von Projektziel und -umfang gibt allen Beteiligten eine gemeinsame Vorstellung davon, was erreicht werden soll. - Fokussierter Ressourceneinsatz
Klare Definitionen unterstützen Sie dabei, die begrenzten Personalressourcen und finanziellen Mittel fokussiert einzusetzen. - Erhöhte Motivation
Wenn alle Teammitglieder den Sinn und Zweck der Aufgaben, die auf sie zukommen, kennen, können sie sich besser damit identifizieren. - Effektive Kommunikation
Sie können allen Mitarbeitenden, Kunden und Partnerinnen einfach und überzeugend erläutern, was Sie warum und wie erreichen möchten. - Rasches Erkennen von Abweichungen
Ist der Umfang des Projekts bekannt, fällt es rasch auf, wenn Projektanforderungen anwachsen, ohne dass die verfügbare Zeit und die Ressourcen ebenfalls angepasst werden. - Risikomanagement
Das Erkennen von Herausforderungen wird erleichtert, wenn das Projektziel klar ist. Dies ermöglicht Ihnen, proaktiv Lösungen zu finden und Risiken zu minimieren. - Effiziente Entscheidungsfindung
Bei Unsicherheiten oder Meinungsverschiedenheiten im Verlauf des Projekts bietet ein klar definiertes Ziel eine Grundlage, um Entscheidungen zu treffen, die im besten Interesse des Gesamtresultats sind. - Messbare Ergebnisse
Klare Ziele ermöglichen es Ihnen, Fortschritte und Ergebnisse objektiv zu messen und zu bewerten. Damit können Sie das Projekt führen und kontrollieren.
Schlüsselkomponenten für das Projektziel
Bei der Definition des Projektziels geht es insbesondere um diese Schlüsselkomponenten:
- Zweck
Warum wird das Projekt durchgeführt? Welches Hauptproblem soll gelöst und welche Chance gepackt werden? - Ergebnisse
Was sind die spezifischen, messbaren Ergebnisse, die am Ende des Projekts erwartet werden? - Abgrenzung des Projekts
Was ist ausdrücklich nicht im Projekt enthalten? - Erfolgsmessung
Wie wird der Erfolg gemessen? Welche KPI (Key Performance Indicators) oder Messgrössen werden dafür verwendet? Seien Sie in diesem Punkt möglichst konkret.
Schlüsselkomponenten für den Projektumfang
- Inhalt
Was sind die spezifischen Aufgaben, Funktionen oder Features, die im Rahmen dieses Projekts optimiert, entwickelt oder geliefert werden? - Zeitplan
Wann beginnt das Projekt und wann soll es abgeschlossen sein? Welches sind die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg und wann sollen sie erreicht werden? Wie ein solcher Zeitplan aussehen kann, sehen Sie auch in der Vorlage «Digitalstrategie». - Ressourcen
Welche Ressourcen – interne Mitarbeitende, externe Spezialisten, Hilfsmittel, Infrastruktur, Budget – stehen für das Projekt zur Verfügung und wie werden sie zugewiesen? - Einbezug von Anspruchsgruppen
Wie werden Mitarbeitende, Kundinnen und Partner in den Prozess einbezogen (mehr dazu lesen Sie unter «Anspruchsgruppen erfolgreich einbeziehen»? - Abhängigkeiten
Gibt es andere Projekte oder Faktoren, von denen dieses Projekt abhängt oder die von diesem Projekt beeinflusst werden? - Kommunikation
Wie wird über Fortschritt und Herausforderungen berichtet, zum Beispiel an die Geschäftsleitung? Wie werden Änderungen am Projektumfang gehandhabt, wenn sie auftreten? - Risikomanagement
Wie werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet? Welche Massnahmen treffen Sie zur Verhinderung oder Minderung dieser Risiken?
Budgetierung – mehr als nur eine Kostenzusammenstellung
Das Budget für Ihr Digitalisierungsprojekt können Sie in einem dreistufigen Verfahren herleiten.
Schritt 1: Richtkosten
Holen Sie bereits zu Anfang der Budgetphase Richtpreise für die einzelnen Bestandteile Ihres Projekts ein. So erhalten Sie schon früh eine Vorstellung davon, was das Ganze schliesslich kosten wird:
- Richtofferten für Softwarelösung
Holen Sie von möglichen Lieferanten eine Kostenschätzung für Ihr Vorhaben ein. Je genauer Sie bereits definiert haben, was Sie erreichen möchten, umso verlässlicher wird die Schätzung ausfallen. - Interne Aufwandschätzung
Kalkulieren Sie den internen Aufwand. Welche Mitarbeitenden werden in welchem Umfang durch das Projekt absorbiert sein? - Externe Spezialisten
Falls Sie externe Ressourcen benötigen, können Sie auch hier Richtofferten für Tätigkeiten einholen, die Sie allenfalls auslagern möchten.
Schritt 2: Business Case
Im Business Case stellen Sie diese Richtkosten den erwarteten Erträgen gegenüber. Sie vergleichen also die Kosten, die im Zug des Projekts anfallen, mit den Einsparungen, die nach erfolgreichem Abschluss jährlich erzielt werden. Um die erwarteten Erträge zu definieren, müssen Sie den konkreten Nutzen, den das Projekt generieren soll, quantifizieren. Dies ist gar nicht immer so einfach! Hier fünf Tipps, die Ihnen dabei helfen:
- Seien Sie mutig
Niemand kann die Zukunft genau prophezeien. Dies ist aber kein Grund, es nicht dennoch zu versuchen. - Beziehen Sie Schlüsselpersonen in die Schätzung ein
Sprechen Sie mit Ihren Schlüsselmitarbeitenden und treffen Sie gemeinsam Annahmen zu den erwarteten Auswirkungen. - Treffen Sie vorsichtige Annahmen
Stützen Sie Ihre Prognosen auf möglichst realistische und in der Tendenz eher vorsichtige Annahmen ab. Dies gibt dem Business Case mehr Glaubwürdigkeit. - Holen Sie externen Rat
Externe Spezialisten können Ihnen helfen, den Business Case aus einer anderen Perspektive zu sehen und Vorteile oder Risiken, die Sie allenfalls übersehen haben, zu identifizieren. Zudem verfügen sie über Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten bei anderen Kunden. Auch Gespräche mit anderen Unternehmen oder Branchenverbänden können weiterhelfen. - Denken Sie in Szenarien
Aufgrund der Unsicherheit ist es sinnvoll, den Nutzen für den bestmöglichen, den wahrscheinlichsten und auch für den schlechtesten Projektausgang zu definieren. Dies gibt Ihnen eine realistische Bandbreite.
Sollte Ihnen der Vergleich von Kosten und Ertrag zeigen, dass der Business Case negativ ist, müssen Sie sich überlegen, ob Sie das Projekt trotzdem durchführen möchten. Dafür kann es gute Gründe geben.
Schritt 3: Projektbudget
Aufgrund dieser Überlegungen können Sie schliesslich das Budget für das Projekt sprechen. Dieses beinhaltet folgende Elemente:
- Projektleitungskosten
Welche Aufwände entstehen beim eigenen und beim externen Personal? - Softwarekosten
Welche Initialkosten entstehen? Welche jährlichen Folgekosten werden erwartet? Denken Sie hier an Lizenzen, Betrieb (zum Beispiel in einer Cloud), Unterhaltskosten (etwa Support), Weiterentwicklung (zahlen nur Sie diese?) etc. - Investitionen in IT-Infrastruktur
Mit einem Abgleich der nötigen technischen Voraussetzungen mit Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur können Sie den Bedarf für Investitionen abschätzen. In Vorabklärungen mit den IT-Lieferanten werden Sie die Kosten dafür erfahren. - Interne Aufwände
Welche Arbeiten entstehen intern und was kosten Sie diese? Dies kann sowohl Mitarbeitende im Projekt als auch Schlüsselmitarbeitende aus den Abteilungen betreffen. - Kommunikation
Möchten Sie das Projekt intern und extern mit Kommunikationsmassnahmen begleiten? - Schulungen von Mitarbeitenden
Welche Aufwände entstehen im Zusammenhang mit der Ausbildung der betroffenen Mitarbeitenden? - Sonstige Ausgaben
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Welche Rollen gehören in die Projektorganisation?
Die Definition klarer Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass die Aufgaben innerhalb des Projekts eindeutig zugewiesen sind, sodass sich Ausführung und Fortschritt dieser Aufgaben steuern lassen. Dies klingt banal und ist es auch. Aber dennoch verzögern sich Projekte immer wieder an diesem Punkt – vielleicht wird die Aufgabe unterschätzt, weil das alles oft «klar und logisch» erscheint.
Definieren Sie formell folgende Rollen und halten Sie diese in einem Organigramm fest:
- Auftraggeber / Projektsteuerung
Diese Person – allenfalls auch ein Personenkreis – entscheidet über das Projektziel und den Umfang. Sie kontrolliert den Fortschritt und die Zielerreichung. - Projektleitung
Diese Person trägt die Hauptverantwortung für sämtliche Projektaufgaben und -resultate. - Projektmitarbeitende (mit klarer Rolle im Projekt)
Diese Personen arbeiten im Projekt mit. Definieren Sie aber genau, wer mit welcher Rolle wie zum Projekt beiträgt. - Anspruchsgruppen
Diese Mitarbeitenden, Kunden und Partnerinnen werden in die Projektarbeit einbezogen, zum Beispiel durch Interviews.
Je nach Komplexität und Grösse des Projekts können verschiedene Rollen auch von der gleichen Person wahrgenommen werden (mehr zu den Rollen in einem Projekt lesen Sie unter «Organisation der digitalen Transformation»).
Projektmethodik: immer gleich oder doch nicht?
Die Vorgehensweise, um Projekte abzuwickeln, lassen sich in zwei Gruppen unterteilen: die Wasserfall-Methode und das agile Vorgehen.
Wasserfall
Beim Wasserfall-Vorgehen gilt der Grundsatz, dass jede Phase des Projekts – zum Beispiel Planung, Design, Implementierung, Testen – vollständig abgeschlossen sein muss, bevor die nächste Phase beginnen kann. Das Projekt wird also Schritt für Schritt abgearbeitet.
Vorteile der Wasserfall-Methode
- Klare Struktur und definierter Arbeitsablauf
- Einfach in Planung und Kontrolle
- Gut geeignet für Projekte mit fest definierten Anforderungen und wenig Veränderungspotenzial
Agiles Vorgehen
Die agile Methodik ist flexibler, sie erlaubt iteratives Arbeiten. Das heisst, dass man an einer oder mehreren Phasen des Projekts fortlaufend Anpassungen vornimmt, um den Erkenntnissen aus der Projektarbeit gerecht zu werden. Die Teams arbeiten bei dieser Methode in kurzen Zyklen (Sprints), um Fortschritte zu erzielen und sich den ständig ändernden Anforderungen anzupassen.
Vorteile der agilen Methode
- Hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit bei sich ändernden Anforderungen
- Regelmässiges Feedback von Endbenutzern
- Ideal für Projekte, die zu Beginn nur schwer in allen Details definiert werden können
Was ist die richtige Methode?
Die Wahl der Methode hängt von den Anforderungen Ihres Projekts ab. Während die Wasserfall-Methode klare Strukturen und Abläufe bietet, ist das agile Vorgehen besser geeignet, um sich schnell an wechselnde Bedingungen anzupassen.
Gerade der letzte Punkt ist in vielen Projekten der digitalen Transformation erwünscht. Erstens entwickelt sich der technologische Fortschritt rasant. Bereits während eines Projekts können sich die Möglichkeiten zur Problemlösung verändern. Zweitens fällt es oft schwer, bereits zu Projektbeginn alle Anforderungen final zu definieren. Durch den Projektfortschritt gewinnt man neue Erkenntnisse und verändert oder ergänzt daraus die Anforderungen.
Deshalb hat sich für Projekte der digitalen Transformation in der Tendenz das agile Vorgehen durchgesetzt. Für die Budgetierung ist dieses Vorgehen allerdings eine Herausforderung. Zwar kann gut abgeschätzt werden, was ein Sprint kostet, allerdings bleibt oft die Unsicherheit, wie viele Sprints schliesslich benötigt werden.
Anspruchsgruppen erfolgreich einbeziehen
Der Einbezug von Mitarbeitenden, Kunden, Lieferantinnen und anderen Partnern in Projekte der digitalen Transformation ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Prozess effektiv, effizient und auf die Bedürfnisse aller Beteiligten ausgerichtet ist. Gleich mehrere Gründe tragen zu diesem Umstand bei:
- Vielfältige Perspektiven
Ihre Anspruchsgruppen bringen unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen mit, die bei der Formulierung des Projektumfangs sowie der Anforderungen an die Lösung wertvoll sind. - Passgenaue Anforderungen
Kundinnen, Lieferanten und Partnerinnen können oft am besten beurteilen, welche digitalen Lösungen für sie wirklich Mehrwert bieten würden. Solche Rückmeldungen erhöhen den Nutzen Ihrer digitalen Lösungen. - Vorwegnahme von Hindernissen
Der Einbezug verschiedener Akteure hilft, mögliche Herausforderungen oder Hindernisse im Voraus zu identifizieren und Lösungen dafür zu entwickeln. - Akzeptanz der Veränderung
Menschen, die in Veränderungsprozesse einbezogen werden, fühlen sich wertgeschätzt und sind eher geneigt, die Veränderungen anzunehmen und sogar zu unterstützen, statt sich dagegen zu stellen.
So gehen Sie vor, um alle Beteiligten einzubeziehen
Damit Ihnen der Einbezug der Anspruchsgruppen wirklich Vorteile bringt, empfiehlt es sich, folgende Punkte einzuhalten:
- Klare Kommunikation
Die Ziele, Vorteile und die Erwartungen an das Projekt und auch an die Rolle der Anspruchsgruppen sollten klar und verständlich kommuniziert werden. - Frühzeitiger Einbezug
Beziehen Sie alle relevanten Akteure von Anfang an ein, nicht erst, wenn bereits Entscheidungen getroffen wurden. - Feedback-Schleifen
Sinnvoll ist es, an mehreren Stellen des Projektfortschritts Gelegenheiten einzuplanen, in denen Sie die Meinungen und Ideen von Anspruchsgruppen einholt und berücksichtigen können. - Vertrauensvolle Atmosphäre
Schaffen Sie eine Umgebung, in der Offenheit, Ehrlichkeit und ein konstruktiver Austausch gefördert werden. Sie benötigen kritische Stimmen, um zum Beispiel Prozesse optimieren zu können.
Ein agiles Projektvorgehen wird Sie dabei unterstützen, in schnellen Zyklen zu arbeiten, Feedback zu integrieren und das weitere Vorgehen darauf auszurichten.
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Autor und Experte: Remo Giger