Digitalisierungsprojekte wirkungsvoll umsetzen
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Aktualisiert am 31.10.2023
Transformation meint Transformation
Stellen Sie sich vor, Sie haben immer mit einem alten, zuverlässigen Werkzeug gearbeitet und plötzlich bringt jemand ein neues, modernes Gerät ins Haus. Es verspricht, die Arbeit schneller und effizienter zu erledigen. Aber: Sie müssen erst herausfinden, wie es funktioniert und warum es besser sein soll. Allenfalls müssen Sie Ihre Arbeitsweise anpassen, da das neue Gerät nicht ganz genau gleich funktioniert. Auf jeden Fall brauchen Sie eine Schulung und müssen Ihr Umfeld über die Neuerung informieren.
Ebenso ist es mit der Transformation im Unternehmen: Es reicht nicht aus, einfach nur neue Technologien einzuführen, ohne das gesamte «Werkzeugset» des Unternehmens zu überdenken – von der Art und Weise, wie Aufgaben verteilt sind, bis zu den Methoden, wie Arbeiten erledigt werden.
Nicht jeder Teilschritt der digitalen Transformation ist so tiefgreifend. Kleine Softwarelösungen, die Ihnen in einem bestimmten Bereich einen Vorteil verschaffen, stellen das Unternehmen nicht auf den Kopf. Aber wenn Sie tatsächlich mit digitalen Möglichkeiten Ihr Unternehmen transformieren und weiterentwickeln möchten, gilt es, Organisation, Strukturen, Verhalten und Prozesse kritisch zu hinterfragen.
Ein paar einfache Beispiele
Die Werkstatt umräumen: Nehmen wir an, Sie haben eine neue, hochmoderne Sägemaschine gekauft. Sie passt nicht an den alten Platz und braucht einen speziellen Stromanschluss. Das bedeutet, Sie müssen die gesamte Werkstatt umstellen und anpassen. Die Einführung einer neuen Software ist vergleichbar damit: Manchmal müssen Sie im Unternehmen alles ein wenig anders organisieren, um das Beste aus dem neuen «Werkzeug» herauszuholen.
Neue Arbeitsweisen: Stellen Sie sich vor, Sie verwenden eine innovative App, um Kundenaufträge zu organisieren. Das bedeutet aber auch, dass die Mitarbeitenden nun regelmässig ihre Smartphones oder Tablets nutzen müssen und nicht mehr den alten Auftragsblock. Gut möglich, dass die betroffenen Mitarbeitenden der Ansicht sind, dass sich ihre Arbeitsweise grundlegend geändert hat.
Kundenkommunikation: Denken Sie an eine Bäckerin, die neu auch Onlinebestellungen ermöglicht. Das bedeutet nicht nur, dass sie eine Website benötigt. Sie muss auch sicherstellen, dass sie die Onlinebestellungen genauso effizient erledigen kann wie die der Kunden, die im Laden stehen. Und sie muss ihre Stammkunden darüber informieren und ihnen vielleicht sogar zeigen, wie die neue Onlinebestellung funktioniert.
Wichtig ist also, bei jeder digitalen Veränderung, ob gross oder klein, nicht nur das «neue Werkzeug» zu betrachten, sondern das gesamte Umfeld einzubeziehen. Das erstreckt sich von den internen Prozessen über die Mitarbeiterschulung bis hin zur Kundenkommunikation. So stellen Sie sicher, dass die Veränderung nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern auch in der Praxis funktioniert und echten Mehrwert bringt.
Mitarbeitende begeistern und befähigen
In den Artikeln zur Planung einer digitalen Transformation konnten Sie immer wieder lesen, wie wichtig der Einbezug der Mitarbeitenden in die Definition und die Ausgestaltung von digitalen Lösungen ist. Wie aber gelingt es, die komplette Belegschaft für die Transformation des Unternehmens zu begeistern? Eine Herausforderung, da viele Menschen Veränderungen nicht unbedingt mögen.
Und wie stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden mit der Veränderung mitkommen? Nicht alle sind mit digitalen Hilfsmitteln gleich vertraut oder mögen diese in ihrem Arbeitsalltag.
So nehmen Sie die Mitarbeitenden auf die digitale Reise mit
Es ist entscheidend, dass sich Ihre Mitarbeitenden mit den neuen technologischen Hilfsmitteln auseinandersetzen, diese gemäss Ihren Wünschen einsetzen und auch die Kolleginnen und Kollegen davon überzeugen. Dies wird massgeblich dazu beitragen, Ihre Ziele im Unternehmensalltag zu erreichen. Nur so werden die möglichen Potenziale Ihres Digitalprojekts tatsächlich realisiert.
Die folgenden Tipps werden Sie dabei unterstützen:
- Erläutern Sie Ihre Ziele
Machen Sie deutlich, wie Ihre digitale Transformation Mehrwert für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden schafft. - Kommunizieren Sie Ihre Digitalstrategie
Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, wann welches Projekt wie umgesetzt wird. - Schaffen Sie Erfolgsgeschichten
Zeigen Sie die Vorteile auf, die Sie dank Ihrer digitalen Transformation bereits erzielen konnten – zum Beispiel eine deutliche Verkürzung der Durchlaufzeit von Kundenanfragen in den drei Monaten, seit die Abteilung X die neue Software testet. - Investieren Sie in Weiterbildung
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden Schulungen und Weiterbildungen erhalten und sich so für die Arbeit mit neuen Technologien und Prozessen befähigt fühlen. - Feedback-Kultur fördern
Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, ihre Meinungen und Bedenken zu äussern, damit diese bei der Weiterentwicklung berücksichtigt werden können. - Digitale Botschafter
Ernennen Sie Botschafter innerhalb von Abteilungen – technologieaffine Mitarbeitende, die sich für Ihr Projekt interessieren. Diese können Kolleginnen und Kollegen gerade während der Einführungsphase unterstützen und so als Multiplikatoren für Ihre Transformation wirken.
Leading by example – die Bedeutung der Führungskräfte
Mitarbeitende beobachten die Handlungen und das Verhalten der Führungskräfte genau und beurteilen sie fortlaufend. Entsprechend wichtig ist Ihre Vorbildfunktion in der Anwendung digitaler Hilfsmittel. Dies baut nicht nur Glaubwürdigkeit auf, sondern schafft auch ein Momentum für den Wandel im gesamten Unternehmen.
Hier ein paar Ideen, wie Sie Ihre Vorbildrolle im Unternehmensalltag einnehmen und sichtbar machen können:
- Elektronische Protokollierung
Ersetzen Sie handschriftliche Notizen durch digitale Protokolle, zum Beispiel mithilfe von Apps wie OneNote oder Evernote. Das erleichtert auch die Weitergabe und Archivierung. - Kollaborationsplattformen nutzen
Verwenden Sie anstelle endloser E-Mail-Verläufe Plattformen wie Microsoft Teams oder Slack für die interne Kommunikation, für Dateifreigabe und Projektmanagement. - Live News statt monatliche «Unternehmensneuigkeiten»
Ihre Mitarbeitenden leben privat im digitalen Zeitalter mit Push-Nachrichten und Instagram-Feeds. Statt monatliche Newsletter mit Unternehmensinformationen zu versenden, können Sie Plattformen wie MS Yammer nutzen, um Neuigkeiten in Echtzeit zu teilen. - Online-Kalender für Sitzungen
Nutzen Sie Tools wie den Outlook-Kalender oder Google Kalender, um Besprechungen zu planen und automatische Erinnerungen zu senden. - Digitale Brainstorming-Tools
Anstelle von physischen Whiteboards können Sie für kreative Sessions und Brainstormings Tools wie Miro oder Slido einsetzen. - Dokumentenmanagement
Anstelle von lokal gespeicherten Dateien können Sie Cloud-Dienste wie SharePoint oder Google Drive verwenden, um Dokumente zentral zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten. - Mobile Apps für den Geschäftsalltag
Ermutigen Sie zur Nutzung von Apps wie Trello für Projektmanagement oder Expensify für Spesenabrechnungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. - Digital-first-Kommunikation
Bevorzugen Sie Videokonferenzen oder Telefonate gegenüber physischen Meetings, wenn dies sinnvoll ist, um Reisezeiten und -kosten zu reduzieren. - Elektronische Umfragen
Verwenden Sie Tools wie SurveyMonkey oder Microsoft Forms, um Feedback von Mitarbeitenden oder Kunden einzuholen, statt Papierfragebögen zu verteilen.
Implementieren Sie diese digitalen Tools und Ansätze in Ihrem eigenen Arbeitsalltag. Auf diese Weise können Sie Ihre Organisation ermutigen, den digitalen Wandel proaktiv anzunehmen und zu nutzen.
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Technologische Infrastruktur – die Basis muss passen
Egal wie gut der Trainings- und Ernährungsplan eines Radrennfahrers ist, er wird kein Rennen gewinnen auf einem Fahrrad mit nur einem Gang. Das Material und die Infrastruktur müssen ebenfalls ins Konzept passen.
Analog verhält es sich mit der digitalen Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Ein Unternehmen möchte beispielsweise seine Lieferscheine neu digital ausstellen. Damit der Kunde diese weiterhin im Zuge der Lieferung kontrollieren und visieren kann, benötigt die Logistikmitarbeiterin wohl ein Tablet. Kann sie die Lieferscheine nur auf dem Handy darstellen, wird dies umständlich und verschlechtert das Kundenerlebnis – dabei wollte das Unternehmen doch eine Optimierung anstreben.
Technologische Infrastruktur für die digitale Transformation
Es ist entscheidend, die richtige technologische Infrastruktur zu haben, die eine digitale Transformation unterstützt. Hier sind einige Kriterien:
- Leistung und Effizienz
Genau wie ein schnelles Auto auf einer Rennstrecke ermöglicht moderne IT-Hardware (Computer, Tablets und Monitore etc.) den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. - Mobilität und Flexibilität
In einer Zeit, in der Arbeit ausserhalb des Büros immer üblicher wird, sind Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones immer wichtiger. Sie ermöglichen den Mitarbeitenden, von überall aus zu arbeiten und dabei genauso produktiv zu sein wie im Büro. - Zugänglichkeit
Cloud-Software bietet Unternehmen einen zentralen Speicherort für alle ihre Daten, auf den von überall her zugegriffen werden kann. Dieser ist unabhängig vom Arbeitsort Ihrer Belegschaft. - Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte auch Ihre Technologie mitwachsen. Cloud-Lösungen zum Beispiel lassen sich leicht skalieren, sodass Sie nur für das bezahlen, was Sie auch nutzen. Dies gilt vor allem für Speicherplatz. - Zukunftssicherheit
Die Technologie entwickelt sich rasant weiter. Eine moderne IT-Infrastruktur stellt sicher, dass Sie in Bezug auf IT-Sicherheit und Softwarelösungen immer auf dem neuesten Stand sind und von den neuesten Innovationen profitieren können. - Kundenbindung
In einer digitalen Welt erwarten Ihre Kundinnen und Kunden Schnelligkeit und Effizienz. Eine moderne Technologiebasis ermöglicht es Ihnen, diesen Erwartungen gerecht zu werden.
Erfolgreiche Partnerschaften mit IT-Lieferanten
Es gibt kaum einen Sieger der Tour de France ohne guten Mechaniker und Physiotherapeuten. Vertrauensvolle und effektive Partnerschaften können entscheidend zum Erfolg beitragen. Ihre IT-Lieferanten sind nicht nur externe Unternehmen, die Ihnen Software und Dienstleistungen bereitstellen. Sie sind wichtige Partner, die einen entscheidenden Einfluss auf die Leistungsfähigkeit, Qualität und Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens haben.
Hier einige Tipps und Überlegungen, wie Sie eine erfolgreiche Partnerschaft mit Ihren Lieferanten aufbauen und pflegen können:
- Klare Kommunikation
Legen Sie Ihre Erwartungen, Anforderungen und Ziele von Anfang an klar fest. Offene, ehrliche Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass beide Parteien auf dasselbe Ziel hinarbeiten. - Regelmässige Treffen und gemeinsame Innovation
Organisieren Sie regelmässige Treffen (zum Beispiel einmal pro Quartal), um die Leistung zu bewerten, Feedback zu geben und mögliche Verbesserungen zu besprechen. Fordern Sie dabei aktiv ein, wie der Lieferant seine Software verbessern möchte und welche Ideen er selbst für die Weiterentwicklung hat. - Offenheit
Beziehen Sie Ihre Lieferanten als Partner in Ihre Entscheidungsprozesse ein und seien Sie offen für deren Feedback. Oft haben Lieferanten einen einzigartigen Einblick in die Branche und können wertvolle Perspektiven bieten. - Langfristiges Denken
Sehen Sie Ihre Lieferantenbeziehung als langfristige Partnerschaft. Dies fördert eine Atmosphäre der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Wachstums. - Weiterbildung und Schulungen
Bieten auch Sie Schulungen an, um Ihren Lieferanten Ihr Geschäftsmodell und Ihre Prozesse aufzuzeigen. Das verbesserte Verständnis wird diesen helfen, Sie in Ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen. - Risikomanagement
Identifizieren Sie potenzielle Risiken in der Lieferkette und entwickeln Sie gemeinsam Strategien zur Risikominderung. Dies schafft ein stabiles Umfeld für beide Unternehmen.
In der heutigen vernetzten Welt ist die Rolle von Lieferanten wichtiger denn je. Ein proaktiver Ansatz, der auf Zusammenarbeit und gegenseitigem Respekt basiert, kann dazu beitragen, dass diese Beziehungen zu einem Schlüssel für den Erfolg Ihrer digitalen Transformation werden.
Digitale Transformation kann gemessen werden
Der Fortschritt der digitalen Transformation Ihres Unternehmens kann und sollte regelmässig überwacht und gemessen werden. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Investitionen und Bemühungen den gewünschten Nutzen auch tatsächlich liefern. Hier sind einige Beispiele für konkrete Kennzahlen (KPIs), mit denen Sie die Wirksamkeit Ihrer digitalen Transformation entlang des möglichen Nutzens messen können (siehe auch «Die Chancen der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen»).
Reduktion der Kosten
- Prozesskostenreduktion
Beispiel: Reduktion der Zeit, die ein Sachbearbeiter für die Verarbeitung einer Kreditorenrechnung braucht, durch die Implementierung einer neuen Buchhaltungssoftware. - Einsparungen durch Automatisierung
Beispiel: Wegfall der Zeit für Übertragung von Adressdaten zwischen zwei Systemen dank einer neuen Schnittstelle.
Hohe Arbeitgeberattraktivität
- Mitarbeiterzufriedenheit
Beispiel: Verbesserung der Zufriedenheit in Umfragen. - Rekrutierung neuer Mitarbeitende
Beispiel: Erhöhung des Prozentsatzes der Mitarbeitenden, die ein Jobangebot Ihres Unternehmens annahmen, seit der Einführung neuer Lösungen.
Moderne Kommunikation
- Nutzungsrate digitaler Kommunikationstools
Beispiel: Höherer Prozentsatz von Mitarbeitenden, die Tools wie Microsoft Teams aktiv nutzen. - Ersparnis durch digitale Meetings
Beispiel: Reduktion von Reisekosten und -zeiten durch den Einsatz digitaler Konferenztools
Mehr Umsatz dank digitalen Chancen
- Digitaler Umsatzanteil
Beispiel: Steigender Prozentsatz vom Gesamtumsatz, der über digitale Kanäle generiert wird. - Wachstumsrate der Online-Anfragen
Beispiel: Mehr Anfragen von potenziellen Kunden via digitaler Tools.
Datenbasierte Unternehmensführung und -entwicklung
- Nutzung von Dashboards
Beispiel: Nutzungsrate der zur Verfügung gestellten Daten-Cockpits für operative Unternehmensführung. - Entscheidungsgeschwindigkeit
Beispiel: Zeit von der Datenerhebung bis zur Entscheidungsfindung – eine kurze Zeitspanne zeigt, dass das Unternehmen effizient auf datenbasierte Erkenntnisse reagiert.
Nicht vergessen: zurück zum Anfang
Die Reise der digitalen Transformation ist niemals abgeschlossen. In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, muss sich auch Ihr Unternehmen stetig anpassen. Alle paar Jahre gilt es, den kompletten Prozess wieder neu zu starten.
Es geht um drei Punkte:
- Eigene digitale Transformation kritisch hinterfragen
- Haben wir unsere Ziele erreicht?
- Welche Herausforderungen sind in der letzten Phase aufgetreten?
- Und wie können wir sie in der nächsten Phase besser bewältigen?
- Wieder mit Potenzialanalyse starten
Starten Sie den Prozess wieder am Anfang. Analysieren Sie Ihr Unternehmen. Welche Bereiche haben sich seit der letzten Analyse verändert? Welche neuen Möglichkeiten können jetzt erschlossen werden? - Unternehmenskultur: Im Mittelpunkt des Wandels
Ein oft übersehener Aspekt der digitalen Transformation ist die Unternehmenskultur. Eine Kultur, die ständige Verbesserung, kontinuierliches Lernen und Anpassungsbereitschaft fördert, ist entscheidend für Ihren langfristigen Erfolg. Ihre Mitarbeitenden sollten sich befähigt fühlen, neue Ideen einzubringen, sich ständig weiterzubilden und sich an den Wandel anzupassen.
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Autor und Experte: Remo Giger