Buchhaltung korrekt führen – so geht es
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Aktualisiert am 14.11.2023
Vorbereitungen für eine korrekt geführte Buchhaltung
Die Buchführung ist die Grundlage für die Rechnungslegung, deshalb ist es zentral, dass sie während des Geschäftsjahrs sauber und korrekt geführt wird. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen können.
Bevor Sie mit dem Verbuchen Ihrer Geschäftsfälle loslegen können, müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. So schaffen Sie die Rahmenbedingungen für eine korrekt geführte Buchhaltung:
- Erstellen Sie für Ihr KMU einen Kontenplan.
- Erstellen Sie die Eröffnungsbilanz.
- Bereiten Sie die Belege auf.
- Kontieren Sie die Belege.
- Verbuchen Sie die Geschäftsfälle.
- Schliessen Sie Ihre Buchungsperiode ab.
Kontenrahmen für KMU
Ein Kontenrahmen ist eine systematische Auflistung der Konten, die in einem Unternehmen verwendet werden. Je nach Branche gibt es unterschiedliche Kontenrahmen. Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt sich der Kontenrahmen KMU. Dieser dient einer Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen als Grundlage für die individuelle Gestaltung des eigenen Firmenkontenplans.
Wie ist der Kontenrahmen KMU aufgebaut?
| Gliederungsstufe | Beispiel |
|---|---|
| Kontenklassen (einstellige Nummern) | 1 Aktiven |
| Kontenhauptgruppen (zweistellige Nummern) | 10 Umlaufvermögen |
| Kontengruppen (dreistellige Nummern) | 100 Flüssige Mittel |
| Konten (vierstellige Nummern) | 1020 Bank |
Der Kontenrahmen KMU besteht aus Kontenklassen – beispielsweise Aktiven und Passiven bei der Bilanz oder Betriebsertrag bei der Erfolgsrechnung – und ist so aufgebaut, dass die gesetzlich vorgeschriebene Reihenfolge eingehalten wird. Die Kontenklassen wiederum sind aufgeteilt in Kontengruppen wie Umlaufvermögen und Fremdkapital bei der Bilanz oder Produktionsertrag bei der Erfolgsrechnung.
Ein wesentliches Merkmal des Kontenrahmens ist, dass er identisch aufgebaut ist wie der Jahresabschluss. Das bedeutet, dass die Reihenfolge der Kontenklassen und Kontengruppen des Kontenrahmens mit der Gliederung der Bilanz und der Erfolgsrechnung genau übereinstimmen müssen.
Erstellen Sie Ihren eigenen Kontenplan
Erstellen Sie für Ihr KMU einen eigenen Kontenplan. Dabei sollen Ihnen die Kontenklassen und Kontengruppen aus dem Kontenrahmen KMU immer als Grundlage dienen.
Die Grösse Ihres Unternehmens und Ihre Anforderungen an den Detaillierungsgrad des Rechnungswesens bestimmen die Anzahl der Konten, die Sie für Ihren betrieblichen Kontenplan benötigen. Bezeichnen Sie Ihre Konten klar und sachgerecht; so können Sie die einzelnen Geschäftsfälle möglichst eindeutig dem richtigen Konto zuweisen. Wählen Sie die Kontenbezeichnungen nach der offiziellen Schulversion des Schweizer Kontenrahmen KMU.
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Eröffnungsbilanz – beginnen Sie Ihre Buchungsperiode
In der Schweiz muss jedes Unternehmen, das zu einer doppelten Buchführung verpflichtet ist, eine Eröffnungsbilanz erstellen. Am Anfang einer Buchungsperiode müssen Sie für Ihre Aktiv- und Passivkonten die Anfangsbuchungen vornehmen. Handelt es sich bei der Buchungsperiode, die Sie gerade eröffnen, nicht um die erste, stellen die Salden der Konten aus der vorangehenden Schlussbilanz die jeweiligen Anfangsbestände dar, die Sie verbuchen müssen. Im Gegensatz zu den Aktiv- und Passivkonten haben die Erfolgskonten zu Beginn der Buchungsperiode keinen Anfangsbestand.
Verwenden Sie eine Buchungssoftware, unterstützt sie diese bei der Arbeit, denn sie nimmt die Eröffnungsbuchungen automatisch vor, wenn Sie die vorangehende Buchungsperiode abschliessen und direkt die nächste eröffnen.
Eröffnung der Aktiv- und Passivkonten
Auch wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie die Regeln solcher Anfangsbuchungen kennen.
| Geschäftsfall | Buchungstext | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung für Aktivkonten | Saldo Aktivkonto per (Ende Geschäftsjahr) | Schlussbilanz | Aktivkonto |
| Abschlussbuchung für Passivkonten | Saldo Passivkonto per (Ende Geschäftsjahr) | Passivkonto | Schlussbilanz |
Mithilfe einer KI-Assistenz: So einfach kann Buchhaltung sein
Die Business-Software KLARA hilft KMU, Buchhaltung korrekt zu führen. Wie das klappt, erklärte eine Expertin des Unternehmens im Talk mit Gryps.
Bereiten Sie Ihre Belege auf
Bevor Sie die Geschäftsvorfälle verbuchen können, müssen Sie die Belege dazu erstellen oder aufbereiten, damit jeder Geschäftsfall klar ersichtlich wird. Gestalten Sie Ihre Belege so, dass sie rationell und übersichtlich abgelegt werden können – sortieren Sie sie nach Datum (am besten aufsteigend, das heisst der neuste Beleg zuoberst) und nummerieren Sie sie fortlaufend. Die Belegnummern können Sie anschliessend den einzelnen Geschäftsfällen sauber zuordnen. Verwenden Sie eine Buchungssoftware, schlägt Ihnen diese in der Regel eine fortlaufende Nummerierung vor, die Sie auf den Belegen notieren und bei Bedarf auch abändern können.
Was sind typische Belege?
Als Buchungsbeleg können Sie alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier, in elektronischer oder vergleichbarer Form (beispielsweise auf Magnetbändern) verwenden, die Sie benötigen, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt darzulegen. Typische Belege sind zum Beispiel:
- Kassaquittungen
- Lohnabrechnungen
- Spesenabrechnungen
- Bank- und Postkontobelege
- Debitoren- und Kreditorenbelege
- Belege von Abschlussbuchungen (beispielsweise von transitorischen Buchungen, Abschreibungen oder Rückstellungen)
Zusätzlich zu den Belegen stellen die Bestandsausweise eine wichtige Grundlage zur Buchführung dar. Damit können Sie die Kontensaldi abstimmen. Als Bestandsausweis dienen häufig Dokumente wie:
- Kassensturzberichte
- Liste der offenen Debitoren
- Postcheck-Saldomeldungen
- Liste der offenen Kreditoren
- Bankabschlüsse (Konten und Depots)
- Aufstellung «angefangene Arbeiten»
- Liste der Warenvorräte (Inventar)
Kontieren Sie Ihre Belege
Nachdem Sie Ihre Belege erstellt oder aufbereitet haben, können Sie mit der Kontierung beginnen. Damit halten Sie fest, welchen Betrag Sie auf welchem Konto im Soll und Haben verbuchen.
Überlegen Sie sich folgende Punkte, bevor Sie zunächst das Konto auf der Soll- und danach das auf der Habenseite eintragen:
- Welche Konten aus Ihrem Kontenplan sind betroffen?
- Wie verändern sich diese? Nehmen sie zu oder ab?
- Handelt es sich um Aktiv- oder Passivkonten? Auf welcher Seite müssen Sie buchen?
Auch wenn Sie eine Buchungssoftware einsetzen, sollten Sie Bescheid wissen, nach welchen Regeln die Software Ihre Buchungen vornimmt.
Bei einem Aktivkonto nimmt der Bestand auf der Sollseite zu und auf der Habenseite ab.
Demgegenüber stehen bei einem Passivkonto die Zunahmen auf der rechten Seite im Haben und die Abnahmen im Soll auf der linken Seite.
Und das Ertragskonto nimmt wiederum auf der Sollseite ab (Ertragsminderung) und auf der Habenseite zu (Ertragszunahme).
Kontierungsmethoden
In der Praxis haben sich verschiedene Kontierungsmethoden durchgesetzt. Bei Kassa-, Bank- und anderen Auszügen genügt es, wenn Sie das Gegenkonto angeben, das andere Konto ergibt sich aus der Art des Auszugs. Bei der Kontierung von Einzelbuchungen hingegen wird auf den Belegen oft das Sollkonto mit einem Schrägstrich vom Habenkonto getrennt – Beispiel: 1000 / 1023.
Die Kontierung der Belege hat einen besonders hohen Stellenwert, da Sie dadurch definitiv entscheiden, auf welchen Konten Sie einen bestimmten Geschäftsvorfall verbuchen. Stellen Sie deshalb unbedingt eine Kontrolle durch Fachleute sicher.
Kontierung von Einzelbuchungen
Einzelbuchungen sind Buchungen ab Rapporten oder Belegen, bei denen Sie den gleichen Buchungsbetrag einmal im Soll auf ein Konto und einmal im Haben auf ein anderes Konto buchen.
Geschäftsfall 1: Sie beziehen 750 Franken vom Bankkonto und legen das Geld als Einlage in die Kasse.
| Kto. Soll | Kto. Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 1000 | 1020 | 750.– |
Geschäftsfall 2: Sie kaufen für 325 Franken Büromaterial gegen Rechnung.
| Kto. Soll | Kto. Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 6500 | 2000 | 325.– |
Das Konto 6500 ist Ihr Konto für Büromaterialaufwand, es nimmt zu und steht im Soll. Demgegenüber steht im Haben Ihr Kreditorenkonto mit der Nummer 2000. Es ist ein Passivkonto, erhöht sich also, wenn es auf der Habenseite steht.
So kontieren Sie Sammelbuchungen
Mehrere Einzelbuchungen, die ein gemeinsames Soll- oder Habenkonto aufweisen, können Sie zu einer Sammelbuchung zusammenfassen.
Geschäftsfall: Über Ihr Bankkonto haben Sie eine Sammelzahlung mit mehreren Empfängern vorgenommen. Deshalb steht bei all diesen Belastungen das Bankkonto 1020 im Haben. Statt jede Belastung einzeln zu verbuchen, notieren Sie der Einfachheit halber den Totalbetrag von 8'000 Franken. Im Sollkonto dagegen setzen Sie die entsprechenden Aufwandskonten ein, beispielsweise das Konto 6400 für den Energieaufwand, der um 1'350 Franken zugenommen hat.
| Kto. Soll | Kto. Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4200 | 2'050.– | |
| 6130 | 2'450.– | |
| 6400 | 1'350.– | |
| 6502 | 2'150.– | |
| 1020 | 8'000.– |
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Verbuchen Sie Ihre Geschäftsfälle
Haben Sie die Belege Ihrer Geschäftsfälle kontiert, können Sie sie nun verbuchen und im Buchungsjournal festhalten. Erfassen Sie einen sogenannten Buchungssatz, indem Sie die Eintragungen in denjenigen Soll- und Habenkonten festhalten, die Sie bei der Kontierung auf Ihren Belegen notiert haben. Bei dieser Erfassungstätigkeit kann Sie ein Computerprogramm enorm unterstützen. Je nach Programm kann die Verbuchung sogar automatisch ausgelöst werden.
Erfassen Sie pro Buchungssatz die folgenden Angaben (einen MWST-Code müssen Sie nur erfassen, wenn Ihr Unternehmen MWST-pflichtig ist).
Ein Unternehmen kauft bei der Lyreco AG Büromaterial im Wert von 325 Franken und erfasst in der Buchhaltung diesen Buchungssatz:
| Buchungsnr. | Belegdatum | Buchungsnr. | Kto. Soll | Kto. Haben | Buchungstext | MWST-Code | Buchungsbetrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1389 | 20.03.xx | 123 | 6500 | 2000 | Lyreco AG, Zürich | 5 | 325.– |
Je nach Eingabemaske Ihrer Buchhaltungssoftware sind die einzelnen Datenfelder unterschiedlich angeordnet. Es können auch zusätzliche Angaben wie Kostenstellen oder Buchungsdatum verlangt werden, um die Auswertungen zu verbessern oder den Verbuchungsablauf zu rationalisieren (beispielsweise Codes für Buchungstexte).
Unterstützung mit einem Nebenbuch
Indem Sie ein Nebenbuch führen, können Sie Ihre Hauptbuchhaltung nicht nur unterstützen, sondern auch sinnvoll ergänzen. In der Praxis kann ein Nebenbuch vor allem bei der Debitoren-, der Kreditoren-, der Lohn- und der Anlagebuchhaltung sinnvoll sein. Das unten stehende Beispiel zeigt Ihnen den Sinn und Zweck eines Nebenbuchs.
Offenposten-Buchhaltung
Die sogenannte Offenposten-Buchhaltung wird in der Praxis bei den Debitoren und den Kreditoren angewandt. Es handelt sich um eine Art Hilfsbuchhaltung, bei der Sie die einzelnen Posten «offen», das heisst unverbucht, führen. Erst bei der Bezahlung nehmen Sie die Verbuchung im Hauptbuch vor. Mit dieser Methode der Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten können Sie die Anzahl der Buchungen tiefer halten, da die Verbuchung der Rechnungen wegfällt.
Vorbereitung für den Jahresabschluss
Bevor Sie eine Buchungsperiode abschliessen können, müssen Sie festlegen, wie lange diese dauern soll. Nehmen Sie vor dem Abschluss ebenfalls die Nachtrags- und die Abschlussbuchungen vor. Die Abschluss-Checkliste unterstützt Sie, damit nichts vergessen geht.
Legen Sie die Buchungsperiode fest
Welche Buchungsperiode Sie für Ihr Unternehmen festlegen, hängt in erster Linie von der Art und dem Umfang Ihrer Geschäftsfälle ab. Berücksichtigen Sie dabei auch die Wünsche nach kurzfristigen Auswertungen. Das Abschlussdatum respektive den Bilanzstichtag können Sie beim ersten Mal frei wählen. Die meisten Unternehmen wählen die Variante, bei der das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.
In der Praxis sind monatliche und vierteljährliche Buchungsperioden sehr oft anzutreffen. Weniger verbreitet sind im KMU-Bereich tägliche oder wöchentliche Auswertungen. Gemäss Gesetz muss eine jährliche Buchungsperiode zwölf Monate umfassen.
- Kurzjahr, das per Ende des ersten Steuerjahrs abschliesst
- Langjahr, das per Ende des folgenden Steuerjahrs abschliesst
Abschlussbuchungen vornehmen
Nachdem Sie alle Geschäftsfälle der Buchungsperiode verbucht und die Abstimmung der Geldkonten sowie der Debitoren- und Kreditorenbestände vorgenommen haben, können Sie als Vorbereitung auf den Jahresabschluss die Abschlussbuchungen vornehmen. Einige Beispiele für wichtige Abschlussbuchungen:
- Bestandsänderung im Warenlager
- Aktive Rechnungsabgrenzungen
- Bestandsänderung bei den angefangenen Arbeiten
- Passive Rechnungsabgrenzungen
- Verbuchung der Privatanteile
- Abschreibungen am Anlagevermögen
- Bildung von Rückstellungen
- Anpassung bei der Delkredere-Rückstellung
Praktisch alle Abschlussbuchungen haben einen direkten Einfluss auf das Ergebnis. Es ist deshalb von enormer Bedeutung, dass Sie für diese Buchungen entsprechende Belege erstellen und alle Berechnungen im Detail aufzeigen können. Prüfen Sie zusätzlich alle Konten auf Besonderheiten, damit Sie allfällige Fehler und Unstimmigkeiten rechtzeitig beheben können. Zwei typische Abschlussbuchungen finden Sie im folgenden Beispiel.
Gehen Nachtrags- und Abschlussbuchungen vergessen oder unterlaufen Ihnen dabei Fehler, kann das gravierende Auswirkungen haben – beispielsweise eine Abweichung beim Gewinn oder Verlust, rasch auch um mehrere Tausend Franken. Ziehen Sie bei der Erstellung dieser wichtigen Buchungen deshalb am besten die unten stehende Checkliste bei oder wenden Sie sich an eine Fachperson.
Schliessen Sie Ihre Buchungsperiode ab
Am Ende Ihrer Buchungsperiode müssen Sie alle Ihre Konten abschliessen. Die Aktiv- und Passivkonten werden in die Bilanz übertragen, die Aufwands- und Ertragskonten in die Erfolgsrechnung. Verwenden Sie eine Buchungssoftware, unterstützt sie diese dabei, denn sie nimmt diese Saldierung der einzelnen Konten automatisch vor, wenn Sie eine Buchungsperiode abschliessen.
Abschluss der Aktiv- und Passivkonten
Ermitteln Sie pro Konto den Endbestand, indem Sie die grössere mit der kleineren Seite verrechnen. Den Endbestand tragen Sie anschliessend in die Bilanz ein.
Beispiel
Der Anfangsbestand dieses Bankkontos zu Beginn der Buchungsperiode betrug 15'000 Franken. Im Lauf der Periode wurden 500 Franken einbezahlt (Nr. 1) und 10'000 Franken belastet (Nr. 2). Somit werden 15'500 Franken auf der Sollseite mit 10 000 Franken auf der Habenseite verrechnet. Daraus resultiert ein Saldo von 5'500 Franken, den Sie mit folgendem Buchungssatz in die Schlussbilanz übertragen: Schlussbilanz / Bank Fr. 5'500.–.
| Geschäftsfall | Buchungstext | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung für Aktivkonten | Saldo Aktivkonto per (Ende Geschäftsjahr) | Schlussbilanz | Aktivkonto |
| Abschlussbuchung für Passivkonten | Saldo Passivkonto per (Ende Geschäftsjahr) | Passivkonto | Schlussbilanz |
Abschluss der Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag)
| Geschäftsfall | Buchungstext | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung für Aufwandskonten | Saldo Aufwandskonto Geschäftsjahr 20xx | Erfolgsrechnung | Aufwandskonto |
| Abschlussbuchung für Ertragskonten | Saldo Ertragskonto Geschäftsjahr 20xx | Ertragskonto | Erfolgsrechnung |
Abschluss der Erfolgsrechnung
| Geschäftsfall | Buchungstext | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Übertrag eines Gewinns | Jahresgewinn Geschäftsjahr 20xx | Erfolgsrechnung | Jahresgewinn |
| Übertrag eines Verlusts | Jahresverlust Geschäftsjahr 20xx | Jahresverlust | Erfolgsrechnung |
Die Aufwands- und Ertragskonten werden am Ende der Buchungsperiode miteinander verrechnet; der daraus resultierende Jahresgewinn respektive Jahresverlust wird wiederum mit dem Eigenkapital verrechnet. Deshalb haben Erfolgskonten – im Gegensatz zu Aktiv- und Passivkonten – zum Beginn der Buchungsperiode keinen Anfangsbestand.
Autor/-innen und Expert/-innen: Sabrina Frei, Hans Schoch