Alles rund um den Jahresabschluss

Handelsbilanz

Die Handelsbilanz – auch «interne Bilanz» – dient vor allem der Geschäftsleitung, da diese Version die effektive, unverfälschte Situation des Unternehmens zeigt. Zusammen mit allem zur Verfügung stehenden Zahlenmaterial erhalten Sie mit der detailliert erstellten Handelsbilanz einen genauen und zuverlässigen Einblick in die Unternehmensergebnisse. Stellen Sie die interne Bilanz vollständig, klar und übersichtlich dar.

Die Bewertungsvorschriftenim OR stellen sicher, dass Sie bei der Errichtung der Bilanz die notwendige Vorsicht anwenden und Ihre finanzielle Situation nicht geschönt darstellen.

• Für die Aktivseite gelten Höchstbewertungsvorschriften. Das heisst: Alle Aktiven dürfen Sie höchstens mit dem Wert bilanzieren, der ihnen am Bilanzstichtag zukommt. Eine tiefere – und damit vorsichtigere – Bewertung lässt das OR zu. Aus dieser Sicht dürften Sie zum Beispiel eine gekaufte Maschine schon im ersten Jahr auf einen Franken abschreiben.
• Bei den Bilanzpositionen auf der Passivseite gilt die Mindestbewertung: Die Verpflichtungen (Schulden) müssen Sie mindestens mit dem Wert bilanzieren, der ihnen am Bilanzstichtag zukommt. Eine höhere Bewertung ist von Gesetzes wegen erlaubt. Beispielsweise können Sie ausländische Lieferantenschulden mit einem vorsichtigen Fremdwährungskurs umrechnen.
• Nach dem Realisationsprinzip dürfen Sie nur Gewinne ausweisen, die Sie tatsächlich schon realisiert haben (beispielsweise erst nach dem Verkauf der Ware und nicht schon bei der Bestellung).

Die grosszügige Sicht des OR erlaubt Ihnen, die Situation Ihres Unternehmens schlechter darzustellen, als sie tatsächlich ist, und stille Reserven zu bilden. Bei der steuerlichen Betrachtungsweise allerdings gelten diese Grundsätze nur beschränkt – bilden Sie zu hohe stille Reserven, akzeptiert dies das Steueramt nicht.

Beispiel
Das folgende Schema zeigt die Bilanz (in Kontenform) der Floristik AG mit den wesentlichsten Bilanzpositionen.

Ergänzende Informationen zu den einzelnen Bilanzpositionen und zur Gliederung der Bilanz finden Sie im Lexikon unter «Bilanz».

Inventar

Das Inventar listet Ihre Waren- und Materialvorräte auf. Führen Sie eine sogenannte Lagerbuchhaltung, können Sie das Inventar mit der Software erstellen – im KMU-Bereich kommt das eher selten vor. Steht auch Ihnen keine Software zur Verfügung, zählen Sie Ihre Vorräte manuell und listen sie auf. Einmal im Jahr müssen Sie Ihre Bestände von Hand zählen, auch wenn Sie eine Lagerbuchhaltung führen.

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Einstufige und mehrstufige Erfolgsrechnung

Je nachdem, welche Ergebnisse Sie interessieren, erstellen Sie eine einstufige oder eine mehrstufige Erfolgsrechnung. Bei der einstufigen Erfolgsrechnung stellen Sie alle Ausgaben den Einnahmen gegenüber und können damit schnell und einfach den Unternehmenserfolg – einen Gewinn oder Verlust – ermitteln.

Beispiel: einstufige Erfolgsrechnung

Die Gliederung der mehrstufigen Erfolgsrechnung richtet sich nach Ihrem Kontenplan. Erstellen Sie Ihre Erfolgsrechnung nicht automatisiert mit einer Buchhaltungssoftware, müssen Sie gut darauf achten, dass Sie diese Struktur einhalten. Bei der mehrstufigen Erfolgsrechnung trennen Sie die operativen von den nicht operativen Erträgen und Aufwendungen und ermitteln damit nicht bloss den Unternehmenserfolg, sondern auch den Bruttogewinn und den Betriebserfolg.

Beispiel: dreistufige Erfolgsrechnung in Kontoform

Als Ergebnis auf der ersten Stufe weisen Sie den Bruttogewinn aus. Er zeigt die Differenz zwischen Verkauf (Warenertrag) und Einkauf (Warenaufwand), also Ihre Marge. Auf der zweiten Stufe wird das Ergebnis meist als Betriebserfolg bezeichnet. Es entspricht dem Erfolg ohne die neutralen und ausserordentlichen Posten. Der Jahresgewinn oder -verlust befindet sich schliesslich auf der dritten Stufe und enthält auch die neutralen und ausserordentlichen Posten. Er ist identisch mit dem Ergebnis der einstufigen Erfolgsrechnung.

In der Praxis wird die Erfolgsrechnung oft auch in Berichtsform dargestellt. Dabei stellen Sie nicht die Soll- und die Haben-Spalten einander gegenüber, sondern listen die einzelnen Konten von oben nach unten auf.

Beispiel: dreistufige Erfolgsrechnung in Berichtsform

Erstellen Sie Zwischenabschlüsse

Je früher Ihnen Erkenntnisse über die finanzielle Entwicklung des Unternehmens vorliegen – beispielsweise über einen starken Rückgang der Bruttogewinnmarge –, desto besser. Das gibt Ihnen die Chance, während des laufenden Geschäftsjahrs möglichst rasch zu reagieren. Warten Sie auf den Jahresabschluss, ist es oft zu spät, um noch wirksam einzugreifen. Deshalb sind regelmässige Zwischenabschlüsse sehr empfehlenswert, insbesondere bei finanziellen Engpässen.

Geldflussrechnung

Nur wenn Ihr Unternehmen der ordentlichen Revision untersteht, sind Sie verpflichtet, eine Geldflussrechnung als Teil der Jahresrechnung zu erstellen. Doch auch wenn Sie gesetzlich von der Erstellung der Geldflussrechnung befreit sind, kann es sinnvoll sein, dies zu tun, denn anhand der Veränderung der flüssigen Mittel können Sie Liquiditätsengpässe erkennen und rechtzeitig darauf reagieren.

Die Geldflussrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben aus drei Teilbereichen einander gegenüber:

• Geschäftstätigkeit (Cashflow)
  Betrifft den Geldfluss aus der Betriebstätigkeit wie Löhne, Einkauf und Verkauf von Waren
• Investitionstätigkeit (Free Cashflow)
  Betrifft beispielsweise Zahlungen für den Kauf und den Verkauf von Anlagevermögen und Finanzanlagen
• Finanzierungstätigkeit
  Betrifft unter anderem Zahlungen aus Eigenkapitalerhöhungen, Aufnahme oder Rückzahlung von Fremdkapital, Gewinnausschüttungen

Was ist der Cashflow?

Der Cashflow ist eine wichtige Messgrösse. Er stellt den Nettozufluss liquider Mittel dar, die Ihr Unternehmen während einer Periode erzielt, und ermöglicht Ihnen so eine Beurteilung der finanziellen Gesundheit des Betriebs. Der Cashflow zeigt Ihnen, ob die erwirtschafteten Mittel für die Substanzerhaltung, neue Investitionen, die Rückzahlung von Schulden und für Gewinnausschüttungen ausreichen. Sind mehr flüssige Mittel ab- als zugeflossen, handelt es sich um einen Cashdrain.

So berechnen Sie den Cashflow

Den Cashflow können Sie entweder indirekt oder direkt berechnen. Bei der direkten Methode stellen Sie die liquiditätswirksamen Erträge den liquiditätswirksamen Aufwendungen gegenüber. Das betrifft somit alle Buchungen, die Sie über Kasse, Bank- oder Postcheckkonto abgewickelt haben.

Bei der indirekten Methode gehen Sie vom Unternehmensergebnis aus und korrigieren es um alle nicht liquiditätswirksamen Vorfälle. Das betrifft alle Buchungen, die Sie nicht über Kasse, Bank- oder Postcheckkonto abgewickelt haben. Dadurch können Sie den effektiv erwirtschafteten Geldzufluss abbilden.

Der effektive Cashflow aus der Geschäftstätigkeit sollte mindestens so hoch sein wie der Jahresdurchschnitt der Abschreibungen zuzüglich der jährlichen Rückzahlungen von Schulden.

Das Beispiel zeigt, dass Sie mit der Abschreibungspolitik den ausgewiesenen Gewinn Ihres Unternehmens beeinflussen können. Machen Sie hohe Abschreibungen, reduzieren Sie den Gewinn. Durch tiefe – oder gar unterlassene Abschreibungen – erhöhen Sie den Gewinn. Die Cashflow-Betrachtungsweise verhindert, dass Sie sich als Unternehmerin von falschen Darstellungen der Ertragslage täuschen lassen.