Korrekte Rechnungen, effiziente Mahnungen
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Aktualisiert am 09.11.2023
Rechnungs- und Mahnwesen – so gehen Sie effizient vor
Verrechnen Sie Ihre Leistungen regelmässig und zeitnah und stellen Sie sicher, dass Sie merken, wenn Ihre Kunden nicht fristgerecht bezahlen. Nur so haben Sie jederzeit genügend Liquidität, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
Ein gutes Debitorenmanagement beginnt nicht erst mit der Rechnungsstellung, sondern schon mit einer übersichtlichen Rapportierung der Leistungen. Oder noch früher, wenn Sie bei einem grösseren Auftrag zuerst die Bonität des Kunden prüfen. Das alles frisst zwar Zeit, die Sie lieber produktiv einsetzen würden. Aber es ist wichtig – was Sie geleistet haben, soll schliesslich bezahlt werden.
Rapportieren Sie Ihre Leistungen
Rechnungen zu stellen ist mühsam, wenn die nötigen Unterlagen lückenhaft oder ungenau sind. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit einer sauberen Rapportierung und einer vollständigen Dokumentation der gelieferten Waren oder Dienstleistungen samt detaillierten Lieferscheinkopien oder Leistungsübersichten. Verlangen Sie von Ihren Angestellten, dass sie die Rapporte konsequent und möglichst rasch ausfüllen und abgeben. Je länger sie damit warten, desto mehr Wissen zu den geleisteten Arbeiten geht verloren.
Die richtige Software vereinfacht diese Aufgaben massiv. Viele Programme – etwa CRM-Systeme, aber auch Buchhaltungs- oder Projektmanagement-Tools – ermöglichen die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Angestellten und die Zuordnung zu den verschiedenen Projekten, die Sie auf diese Weise einfach verwalten können. So können Sie die verwendete Zeit pro Auftrag nachverfolgen und daraus automatisch die Rechnung erstellen.
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Rechnung korrekt erstellen
Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung die gesetzlichen und formalen Anforderungen erfüllt und mindestens die folgenden Elemente enthält:
- Name und Adresse von Ihnen als Lieferanten (zum Beispiel im Briefkopf oder in der Fussnote)
- Ihre MWST-Nummer (sofern Sie MWST-pflichtig sind)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Name und Ort des Empfängers
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung respektive der Lieferung, sofern dies vom Rechnungsdatum abweicht
- Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung (Art, Gegenstand, Umfang)
- Preis der Leistung oder Ware
- Angewandter MWST-Satz (und Mehrwertsteuerbetrag, sofern die Steuer nicht in der Preisangabe eingeschlossen ist)
- Signatur
In der Rechnungsvorlage sind alle diese Elemente enthalten. Fügen Sie nur noch Ihr Firmenlogo und Ihren Briefkopf ein.
Erstellen Sie detaillierte Rechnungen, aus denen Ihre Kunden genau erkennen, wie sich die Rechnungssumme zusammensetzt. Das wirkt vertrauensfördernd und Sie können damit Rückfragen reduzieren. Ausserdem werden Ihre Kunden die Zahlungsfrist so besser einhalten. Geschätzt wird es auch, wenn Sie sich am Schluss für den Auftrag bedanken. Vergessen Sie die Angaben zu Ihrer Kontoverbindung nicht oder senden Sie einen Einzahlungsschein mit.
Exakte Zahlungstermine setzen
Auf vielen Rechnungen ist nicht sofort ersichtlich, bis wann sie bezahlt werden müssen. Entweder ist gar kein Zahlungstermin notiert oder er ist ungenau bezeichnet, beispielsweise mit «zahlbar innert 30 Tagen». Drücken Sie sich klar aus und nennen Sie besser ein konkretes Datum. Damit setzen Sie einen exakten Termin und Sie als Gläubigerin wie auch Ihr Kunde als Schuldner der Forderung gehen auf jeden Fall vom selben Zahlungstermin aus.
Ein weiterer Vorteil des genauen Zahlungstermins: Ein Schuldner, der noch nicht bezahlt hat, befindet sich automatisch direkt am folgenden Tag in Verzug, und Sie können ab dann Verzugszins verlangen, ohne erst eine Mahnung schreiben zu müssen.
Zahlungseingänge effizient überwachen
Rechnungen stellen ist das eine, überwachen, ob die Zahlungen eingegangen sind, gehört aber auch dazu. Verwenden Sie für den Rapport der Leistungen und die Ausstellung der Rechnung eine Software, können Sie das Debitorenmanagement bequem darüber erledigen. Verwenden Sie für die Rechnungsstellung keine Software, sondern beispielsweise eine Word-Vorlage, können Sie die Rechnungseingänge mit dem Offenposten-System überwachen.
So funktioniert die Offenposten-Methode
Für die Offenposten-Methode benötigen Sie zwei Ordner. Im einen Ordner legen Sie Kopien der Rechnungen ab, die Sie an Ihre Kunden versendet haben (Debitoren). Diesen Ordner beschriften Sie mit «Offene Posten», den zweiten mit «Bezahlt». Innerhalb der Ordner können Sie die Rechnungskopien beispielsweise alphabetisch sortieren. Geht nun eine Zahlung auf Ihrem Konto ein, suchen Sie die dazugehörige Rechnungskopie im Ordner «Offene Posten», nehmen sie heraus, versehen sie mit dem Vermerk «Bezahlt» und dem Eingangsdatum der Zahlung und legen die Kopie anschliessend im anderen Ordner ab. Im Ordner «Offene Posten» können Sie somit jederzeit die ausstehenden Rechnungen einsehen.
Mahnungen korrekt formulieren
Sie wollen Ihre Kunden nicht mit vorschnellen Mahnungen verärgern, dennoch lohnt es sich, regelmässig zu mahnen. Auch wenn sich der Glaube, man müsse dreimal mahnen, hartnäckig hält, müssen Sie in Tat und Wahrheit überhaupt keine Mahnung verschicken, sondern können einen Schuldner direkt betreiben, sobald Ihre Forderung fällig ist.
Dennoch lohnt es sich im Geschäftsalltag, mehr als eine Mahnung zu versenden. Denn falls Sie später gegen einen säumigen Zahler ein Betreibungsverfahren einleiten wollen, müssen Sie als Gläubigerin die Kosten vorschiessen. Wenn Ihr Kunde dank der Mahnung die ausstehende Rechnung doch noch begleicht, haben Sie sich die Betreibung gespart.
Verzugszins und Mahngebühr
Haben Sie in der Rechnung keinen eindeutigen Zahlungstermin (zum Beispiel 31. August 2021) genannt, wird die Rechnung nicht mit Ablauf dieses Termins fällig und Sie können erst ab der ersten Mahnung Verzugszins verlangen. Dasselbe gilt für die Mahngebühr, die zudem nur verrechnet werden kann, wenn das vertraglich abgemacht wurde. Sie können die Mahngebühr in den Verträgen festhalten oder in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) konkret beziffern. Damit die AGB Vertragsbestandteil werden, muss der Kunde sie bei Vertragsschluss lesen können und ausdrücklich anerkennen.
Oft verzichten Gläubigerinnen in der ersten Mahnung (Zahlungserinnerung) auf die Mahngebühr und die Verzugszinsen.
Dreistufiges Mahnsystem
Es bleibt Ihnen als Gläubigerin überlassen, wie rasch, wie oft und in welcher Form Sie mahnen möchten. In der Praxis ist ein dreistufiges Mahnsystem verbreitet, wobei eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) in der Regel zehn Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist versendet wird. Darauf folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, mit der Sie dem säumigen Zahler mit Betreibung drohen. Zwischen den Mahnungen sollten nicht mehr als 20 Tage vergehen.
Vorlage für Stundungsvereinbarung
Je nach Situation kann es sich lohnen, als Erstes das Gespräch zu suchen. Bringen Sie in Erfahrung, in welcher Lage sich Ihr Kunde befindet. Vielleicht finden Sie so eine gemeinsame Lösung, zum Beispiel:
- Eine längere Zahlungsfrist
- Ratenzahlung
- Stundung (siehe Vorlage unten)
Wenn Sie zu einer solchen Lösung Hand bieten wollen und können, halten Sie die Vereinbarung inklusive des ursprünglich geschuldeten Betrags zu Beweiszwecken schriftlich fest. Und zwar nicht bloss in einer E-Mail, sondern als Brief – und lassen Sie das Papier vom Kunden gegenzeichnen. Oder lassen Sie Ihren Kunden einen schriftlichen Ratenzahlungsvorschlag aufsetzen, den Sie dann unterschreiben. Mit einer solchen vom Schuldner unterzeichneten Schuldanerkennung haben Sie später einen provisorischen Rechtsöffnungstitel in der Hand, falls es zu einem Betreibungsverfahren kommen sollte.
Vorlagen für Mahnungen
Sie versprechen sich nichts von einem Gespräch mit dem Kunden? Natürlich können Sie die erste Mahnung direkt verschicken. Reagiert der Kunde nicht, empfiehlt sich aber, spätestens nach der zweiten Mahnung das Gespräch zu suchen und herauszufinden, was los ist. Allenfalls erhalten Sie so Informationen zur Zahlungsfähigkeit, welche Sie nicht aus dem Betreibungsregisterauszug herauslesen können. Haben Sie bisher weder einen unterzeichneten schriftlichen Vertrag noch eine Schuldanerkennung, empfiehlt es sich, das nachzuholen. Im Betreibungsverfahren ist es für Sie von Vorteil, wenn Sie im Besitz eines Beweismittels für Ihre Forderung sind.
Mit diesen Vorlagen hält sich Ihr Aufwand für das Mahnwesen in Grenzen:
Vorlage: 2. Mahnung
3. und letzte Mahnung (Betreibungsandrohung)
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Exkurs: Bauhandwerkerpfandrecht
Sind Sie als Handwerker tätig und bezieht sich Ihre Forderung auf den Bau an einem Grundstück? Prüfen Sie die Anmeldung eines Bauhandwerkerpfandrechts im Grundbuch zur Sicherung Ihrer Forderung. Sie haben dafür nach Beendigung der Arbeiten vier Monate Zeit. Erkundigen Sie sich beim zuständigen Grundbuchamt oder beim Gericht am Ort des Grundstücks, ob ein Formular zur Verfügung gestellt wird.
Bei der Eintragung eines Bauhandwerkerpfandrechts gibt es eine Reihe von Stolpersteinen. Es lohnt sich, frühzeitig rechtlichen Rat einzuholen.
Autor/-innen und Expert/-innen: Sabrina Frei, Hans Schoch