Budget, Kapitalbedarf, Liquidität – Ihre Finanzplanung
Aktualisiert am 21.11.2023
Drei Vorlagen für Ihre Finanzplanung
Wird Ihre Firma überhaupt rentieren? Wie viel Kapital benötigen Sie – zum Firmenstart und danach? Und wie schaffen Sie es, jederzeit liquide zu sein und die anstehenden Rechnungen zahlen zu können?
Die Antwort auf diese Fragen erarbeiten Sie sich mit drei Plänen:
Die drei Pläne zeigen Ihnen, wie viel Kapital Sie während der Gründung und später benötigen. Wie Sie zu diesem Kapital kommen, erfahren Sie im Artikel «Start-up-Finanzierung in der Schweiz».
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Budget – nicht nur für den Anfang
Als Erstes gilt es zu klären, wie viel Geld am Ende des Geschäftsjahrs übrigbleibt. Sie brauchen ein Budget, sowohl für das Jahr des Firmenstarts als auch für ein, zwei Jahre danach.
Im ersten Jahr fällt eine Reihe von einmaligen Kosten an, auf der anderen Seite sind die Umsätze noch tief, möglicherweise schaut nicht einmal ein kleiner Gewinn heraus. Die wichtigere Frage ist ohnehin: Wie sieht es nach der Startphase aus? Wird Ihr Unternehmen dann genug Gewinn erwirtschaften, dass Sie davon leben können?
Jahresumsatz minus Aufwand – so erstellen Sie Ihr Budget
Der Jahresumsatz ist relativ einfach zu berechnen. Aus der Marktanalyse und den Marketingüberlegungen wissen Sie, wie viele Einheiten Ihres Produkts, Ihrer Dienstleistung Sie vermutlich absetzen können. Diese Zahl multiplizieren Sie mit dem Preis, den Sie dafür verlangen wollen.
Von Ihrem geplanten Umsatz ziehen Sie den Aufwand ab. Dabei müssen Sie unterscheiden zwischen Fixkosten und variablen Kosten:
- Fixkosten fallen immer an, unabhängig davon, wie viel Umsatz Sie machen. Beispiele: die Miete für Ihr Büro, Ihre Werkstatt, die Löhne der fest angestellten Mitarbeitenden, Versicherungsprämien, Leasingraten für den Kopierer oder eine Maschine.
- Variable Kosten hängen direkt mit der Produktion von Waren oder mit dem Erbringen Ihrer Dienstleistung zusammen. Je grösser der Output Ihres Unternehmens, desto höher auch die variablen Kosten. Beispiele: Einkauf von Materialien, Zoll- und Transportkosten, Kosten für Besprechungen mit Kunden, Löhne von Personal, das Sie nur für ein Projekt eingestellt haben.
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Reicht der Deckungsbeitrag aus?
Die Deckungsbeitragsrechnung zeigt, ob die Mittel, die Sie erwirtschaften, ausreichen, um die fixen Kosten abzudecken. Um dies zu bestimmen, ziehen Sie von Ihrem geplanten Umsatz die variablen Kosten ab.
Die meisten Branchen kennen durchschnittliche Deckungsbeitragssätze, die ein Unternehmen erreichen sollte, um seine Fixkosten zu decken. Informieren Sie sich bei Ihrem Branchenverband. Kennen Sie den Deckungsbeitragssatz, können Sie berechnen, wie hoch Ihr Umsatz sein muss, damit die Fixkosten gedeckt sind.
Kapitalbedarfsplan
Wie viel Kapital benötigen Sie, um Ihre Pläne umzusetzen? Auch bei dieser Frage müssen Sie unterscheiden zwischen der Gründungsphase und dem längerfristigen Kapitalbedarf.
Kapitalbedarf für die Gründung
Unterschätzen Sie diese Kosten nicht. Dazu gehören alle Ausgaben, die Sie im Zusammenhang mit der Firmengründung hatten:
- Gebühren und Abgaben für Handelsregister, Notar, Patentanmeldung etc.
- Kosten für Marktabklärungen
- Kosten für die Entwicklung des Webauftritts, für CI (Corporate Identity), Firmenlogo, Visitenkarten, Briefpapier, Event zum Eröffnungstag …
- Beratung durch Anwältin, Treuhänder, IT-Expertin …
- Kosten für die Personalsuche (Anzeigen, Aufwand für Vorstellungsgespräche etc.)
- Kunden- und Lieferantenbesuche zum Firmenstart (Reisen, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, Geschenke, Muster, Prototypen, die abgegeben werden)
- Administrativer Aufwand (Telefon-, Porto-, Kopier-, Druckkosten)
Längerfristiger Kapitalbedarf
Nun geht es um das Kapital, das Sie benötigen, um Ihr Unternehmen längerfristig zu führen. Dabei werden zwei Gruppen unterschieden:
Da sind zuerst die Mittel, die Sie für den laufenden Betrieb benötigen (auch kurzfristiges Kapital genannt), zum Beispiel: Waren- und Materialeinkauf, Miete, Strom, Wasser, Heizung, Versicherungsprämien, Personalkosten, Ausgaben fürs Marketing. Für alle diese Aufwände benötigen Sie jederzeit genügend liquide Mittel. Um dies zu sichern, benötigen Sie einen Liquiditätsplan.
Das Geld, das für den laufenden Betrieb bereitstehen muss, wird Umlaufvermögen genannt. Wie hoch dieses sein soll, ist nicht ganz einfach zu berechnen. Denn Ihre Kundinnen und Kunden beziehen Ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht sofort und bezahlen sie oft mit Verzögerung. Ihre Mittel bleiben also während dieser Zeit gebunden. Fragt sich nur, wie lange. Klar ist: Je kürzer die Spanne zwischen dem Materialeinkauf und dem Verkauf respektive der Bezahlung der Waren, desto weniger Umlaufvermögen benötigen Sie.
Fragen Sie bei Ihrem Branchenverband, Ihrer Berufsorganisation nach Erfahrungswerten. Lassen Sie sich beim Berechnen des Kapitalbedarfs beraten, zum Beispiel von einer Berufskollegin oder einem Treuhänder, der die Branche kennt. Rechnen Sie auf jeden Fall eine Reserve ein, Fachleute raten zu mindestens zehn Prozent.
Das langfristige Kapital dient dazu, Investitionen zu finanzieren, die Ihrem Unternehmen über eine längere Zeitspanne dienen: Produktionsanlagen, IT-Infrastruktur und -Applikationen, Installationen für Telefon und IT, Mobiliar, Fahrzeuge, Kauf der Geschäftsliegenschaft etc. Diese Vermögenswerte werden auch Anlagevermögen genannt. Das nötige Kapital dafür können Sie aus den Offerten zusammenstellen, die Sie für die einzelnen Anschaffungen eingeholt haben.
Tätigen Sie zuerst nur die Investitionen, die Sie brauchen, damit Ihr Betrieb vom Geschäftsstart weg, voll einsatzfähig ist. Mit nicht zwingend nötigen Investitionen warten Sie besser, bis die Geschäfte gut laufen.
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Liquiditätsplanung
Mit einer Liquiditätsplanung erkennen Sie mögliche finanzielle Lücken frühzeitig und können Gegensteuer geben. Das regelmässige Updaten Ihres Liquiditätsplans bildet die Grundlage für Ihre weiteren strategischen Entscheide und erleichtert Ihnen die Arbeitsprozesse.
Für Ihre Liquiditätsplanung stellen Sie die Einnahmen und Ausgaben (Einzahlungen und Auszahlungen) zusammen, die in den kommenden ein bis zwölf Monaten voraussichtlich auf Sie zukommen werden. Im folgenden Kasten finden Sie die wichtigsten Positionen. Dabei sind auch die kleinen Details relevant. Diese Fragen helfen Ihnen, sich in der Planung zu orientieren:
- Welchen Umsatz erwartet mein Unternehmen in den kommenden ein bis zwölf Monaten? Wann gehen die einzelnen Zahlungen voraussichtlich ein?
- Welche Zahlungsverpflichtungen sind offen?
- Gibt es Schuldenrückzahlungen, die ich berücksichtigen muss?
- Wie entwickelt sich die Branche? Ist mit einem Rückgang zu rechnen, der auch mein Unternehmen und meine Einnahmen betreffen könnte?
- Habe ich Waren- und Materialeinkäufe sowie die Lagerung und allfällige Erhöhungen respektive Reduktionen im Lager termingerecht berücksichtigt?
- Wie hoch sind die Fixkosten?
- Wie hoch sind die variablen Kosten?
- Die häufigsten Einzahlungen
- Umsätze aus Waren- und Dienstleistungsverkauf
- Erlöse aus Pacht und Lizenzen
- Rück- und Zinszahlungen von Darlehen, die Sie gewährt haben
- Einzahlungen von Gesellschaftern
- Erträge aus Mieteinnahmen, Zinsen und Dividenden
- Steuererstattungen
- …
- Die häufigsten Auszahlungen
- Investitionen
- Tilgungen
- Zinszahlungen
- Entnahmen der Gesellschafter
- Steuernachzahlungen und Steuervorauszahlungen
- Zu zahlende Umsatzsteuer
- Gebühren für Pachten, Leasing, Lizenzen etc.
- …
Fehler in der Liquiditätsplanung vermeiden
Die Liquiditätsplanung scheitert nicht selten an den Details, an vergessenen Posten. Achten Sie auf diese Punkte:
- Vergessen Sie Kleinbeträge nicht.
- Berücksichtigen Sie die Mehrwertsteuer (Vorsteuer und Umsatzsteuer).
- Denken Sie an Auszahlungen für Ihre privaten Bedürfnisse, etwa für Krankenversicherung, Miete und Verpflegung.
- Vergessen Sie langfristige Verpflichtungen nicht (Schuldenrückzahlungen, Verbindlichkeiten aus langfristigen Vereinbarungen, Investitionen).
- Berücksichtigen Sie, dass zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung Zeit vergeht und dass Kunden oft verspätet zahlen, Sie also nicht mit einem Eingang innerhalb der von Ihnen genannten Zahlungsfrist rechnen können.
- Hüten Sie sich vor zu grossem Optimismus. Es geht nicht um Umsatzziele für die Verkaufsabteilung, sondern um eine realistische Einschätzung. Am besten erstellen Sie ein Worst-, ein Base- und ein Best-Case-Szenario.
- Passen Sie Ihre Planung regelmässig an (wöchentlich oder monatlich).
Liquiditätsstrategie
Ein monatliches Update der Liquiditätsplanung ist gerade in der Anfangsphase Ihres Unternehmens unerlässlich. Stellen Sie Ende Monat die tatsächlichen Geldströme Ihrem Budget gegenüber und halten Sie fest, wie das Ist sich auf das Soll auswirkt. Haben Sie zum Beispiel mehr produziert als angenommen, sodass die Kosten gestiegen sind und die Liquidität abgenommen hat? Können Sie damit rechnen, diese Mehrproduktion rechtzeitig zu verkaufen, damit Sie auch in vier Monaten noch zahlungsfähig sind?
Der Vorteil des regelmässigen Updates: Sie haben die Möglichkeit, die Zahlungsströme durch Finanzierungsanpassung und Kostenreduktion rechtzeitig zu korrigieren. Die Liquiditätsstrategie fragt nicht in erster Linie, ob die geplanten Geschäftsaktivitäten rentabel sind oder nicht, sondern stellt sicher, dass Ihnen während den geplanten Aktivitäten nicht plötzlich das Geld ausgeht.
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- Mehr Informationen zur Liquiditätsbeschaffung und Liquiditätssicherung finden Sie in unserem Praxisatgeber unter «Liquiditätssicherung und Geldbeschaffung».
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Autorin: Käthi Zeugin