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Personal einstellen

Mitarbeitende einstellen

Aktualisiert am 24.11.2023

Ihre ersten Mitarbeitenden

Beim Geschäftsstart können Sie das Arbeitsvolumen allenfalls noch allein oder zusammen mit einer Mit­gründerin bewältigen. Doch wenn das Geschäft wächst und der Arbeits­anfall zunimmt, braucht es irgend­wann mehr Schultern, auf die Sie die Arbeit ver­teilen können. Wer kommt infrage?

Vorübergehende Engpässe können Sie kurzfristig mit Aus­hilfen und Temporär­an­ge­stell­ten überbrücken. Viel­leicht ist Ihr Ehe­partner oder Ihre Lebens­ge­fähr­tin bereit, im Geschäft mitzuarbeiten. Und irgendwann werden Sie auch Voll­zeit­ange­stellte benötigen.

Tipp Bevor Sie anfangen, Personal zu rekrutieren, sollten Sie ein paar Berechnungen an­stellen: Wie viel Man­power liegt fi­nan­ziell überhaupt drin? Können Sie Ihr Per­sonal über längere Zeit entlöhnen oder begnügen Sie sich vorerst besser mit be­fris­teten An­stellungen für ein be­stimmtes Projekt? Vergessen Sie bei Ihren Überlegungen auch nicht, dass das Einstellen und später das Führen von Mit­arbei­ten­den zeit­in­ten­sive Auf­gaben sind.


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Ehefrau oder Lebenspartner als Mitarbeitende

Wenn Ihre Ehefrau für Sie die Buchhaltung erledigt, Ihr Partner den Webshop aufsetzt und betreut, stellt sich die Frage, wie sie oder er entlöhnt werden soll. Für mit­arbei­tende Ehe­partner sagt entweder das Eherecht, wie sie zu entschädigen sind. Oder Sie schliessen gleich einen Arbeits­vertrag ab. Für un­ver­hei­ratete Paare gilt das Ehe­recht nicht, die mit­ar­bei­tende Par­tner­in ist nur mit einem Arbeits­ver­trag auf der sicheren Seite.

Das sagt das Eherecht

Eheleute müssen gemeinsam für den Unterhalt der Familie sorgen – jede Seite nach ihren Kräften, wie es im Gesetz heisst. Dabei sind Familien­arbeit und Arbeit gegen Lohn gleich­be­rechtigt. Die Seite, die mehr in Haus­halt und Kinder­be­treuung in­vestiert, hat vom anderen Partner einen an­ge­messenen Betrag zu freien Ver­fügung zugut (Art. 164 ZGB). Beide Ehe­leute sollen unge­fähr gleich viel Geld zur Ver­fügung haben.

Arbeitet zum Beispiel der Ehemann neben Haushalt und Kinderbetreuung regelmässig im Betrieb seiner Partnerin mit, sodass diese eine externe Arbeits­kraft ein­spart, leistet er deut­lich mehr als seinen Beitrag an den Familien­unter­halt. Deshalb hat er Anspruch auf eine «ange­messene Ent­schä­di­gung» (Art. 165 ZGB). Was ange­messen ist, sagt das Gesetz aller­dings nicht.

Die Höhe der Entschädigung müssen Sie also mit Ihrer Ehe­frau, Ihrem Ehe­mann ab­sprechen. Kriterien sind einer­seits die finanzielle Lage Ihres Betriebs, anderer­seits der branchenübliche Lohn, den Sie einer Dritt­person für die gleiche Arbeit be­zahlen müssten.

Gut zu wissen Der Anspruch auf Entschädigung verjährt während der Ehe nicht, sie kann jederzeit ein­ge­fordert werden. Es em­pfiehlt sich, die Dauer der Arbeits­einsätze und Ent­schädi­gungen dafür schrift­lich fest­zu­halten.

Arbeitsvertrag für die Ehefrau, den Ehemann

Ist die Mitarbeit Ihrer Ehefrau, Ihres Ehemanns im Unternehmen auf Dauer angelegt, empfiehlt sich ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Das schafft Klar­heit und bringt einige Vor­teile mit sich:

  • Mitarbeitende Ehepartner geniessen denselben Schutz wie andere Angestellte, zum Bei­spiel bei einem Unfall, bei einer länger dauernden Er­kran­kung oder bei Arbeits­losig­keit.
  • Auf dem Lohn werden Sozialversicherungsbeiträge abge­zogen; das hilft beim Auf­bau einer eigenständigen Altersvorsorge.
  • Kommt ein Kind zur Welt, hat die mitarbeitende Ehe­frau An­spruch auf Mutter­schafts­ent­schädi­gung.
Fazit Eine Ehefrau, die von ihrem Mann als Arbeit­nehmerin ange­stellt wird, ist im Alter, bei Krank­heit und Unfall deut­lich besser ge­stellt als eine mit­arbei­tende Unter­nehmer­frau ohne Arbeits­vertrag.

Was gilt für unverheiratete Partner oder Partnerinnen?

Ein unverheirateter Partner, der im Geschäft seiner Liebsten mitarbeitet, kann sich nicht auf eine «angemessene Ent­schädi­gung» berufen. Diese gibt es nur für Ver­hei­ratete. Deshalb sollten Sie die Mit­arbeit und die Ent­schä­di­gung dafür unbe­dingt ver­trag­lich regeln – am besten in einem Arbeitsvertrag.

Achtung Schliessen Sie keinen Arbeits­vertrag ab und geht die Partner­schaft in die Brüche, riskieren Sie allen­falls nachträgliche Lohn­zahlungen. Gerichte haben solche Lohn­for­de­rungen von Ex-Partnern immer wieder gut­ge­heissen.

Aushilfen und Temporäre

Eine vorübergehende Spitze, etwa im Weihnachtsgeschäft, können Sie allenfalls mit Aushilfen bewältigen. Als Aus­hilfen bezeichnet man Mit­arbei­tende, die für höchstens drei Monate beschäftigt werden. Nach diesen drei Monaten erlischt das Arbeits­ver­hält­nis. Aus­hilfen haben ein Recht auf be­zahlte Ferien (im Ver­hältnis zur An­stellungs­dauer), erhalten aber, wenn sie krank werden, keinen Lohn.

Achtung Das Aneinanderreihen von Aus­hilfe­verträgen kann als un­zu­lässiger Ketten­arbeits­vertrag gewertet werden. Stellen Sie dieselbe Person mehr­mals hinter­einander als «Aus­hilfe» an, wird diese zur normalen Ange­stellten mit allen Rechten und Pflichten.

Temporäre einstellen

Der Vorteil von Temporärmitarbeitenden: Sie arbeiten nur so lange in Ihrem Betrieb, wie Sie sie benötigen. Denn Tem­poräre sind nicht bei Ihnen ange­stellt, sondern bei einer Tem­prorär­firma, die Ihnen die Arbeits­kräfte kurz­fristig und bedarfs­gerecht zur Verfügung stellt. Es entsteht ein Drei­ecks­ver­hältnis.

Dreiecksverhältnis mit Temporärangestellten

Grafik Dreiecksverhaeltnis Temporaeranstellung


Mit der Verleihfirma schliessen Sie einen Verleihvertrag ab, in dem folgende Punkte ge­regelt werden:

  • Qualifikationen des oder der Arbeitnehmenden
  • Art der Arbeit, Arbeitsort und Beginn des Einsatzes
  • Arbeitszeiten
  • Dauer des Einsatzes
  • Kosten, einschliesslich aller Sozialleistungen, Zulagen, Spesen und Neben­leistungen
Gut zu wissen Für die Temporärbranche bestehen ein GAV und spezielle Vorschriften im Arbeitsgesetz. Zudem benötigt die Temporärfirma für den Personalverleih eine Bewilligung.

Sind Sie zufrieden mit der Arbeit eines Temporärangestellten, können Sie ihn übernehmen und fest anstellen. Die Modalitäten dafür finden Sie im Vertrag mit der Temporärfirma. Mehr über die Zusammenarbeit mit einer Temporärfirma lesen Sie in unserem Praxisratgeber unter «Temporäre Arbeitskräfte für Spitzenzeiten».

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Freelancer und freie Mitarbeitende

Sie benötigen jemanden für ein bestimmtes Projekt, beispielsweise für den Aufbau Ihrer Website? Oder es gibt regelmässig Auf­gaben, die eine Spe­zi­alis­tin er­ledigen sollte, aber der Um­fang reicht nicht für eine feste An­stellung? Dann kann die Zusammen­arbeit mit einer freien Mit­arbei­terin, einem Free­lancer eine gute Lösung sein.

Freelancer haben eine eigene Firma – häufig ein Einzelunternehmen –, verfügen über eine geschäftliche Infra­struk­tur und arbeiten für mehrere Kunden. Solchen Mit­arbei­tenden bezahlen Sie nicht einen Lohn, sondern ein Honorar für die geleis­tete Arbeit. Free­lancer haben weder An­spruch auf Ferien noch auf Lohnfortzahlung bei Krank­heit noch auf ein bestimmtes Arbeits­pensum und rechnen selbst mit den Sozialversicherungen ab. In der Regel schliessen sie mit Ihnen für jedes Projekt einen separaten Vertrag ab.

Im Bereich der freien Mitarbeitenden besteht eine gewisse Grauzone. Sogenannte arbeitnehmerähnliche Freie arbeiten zwar autonom, sind aber haupt­sächlich für einen – oder einige wenige – Auf­trag­geber tätig und von diesem wirt­schaft­lich ab­hängig. Je grösser die Abhängig­keit, desto eher werden solche Auftrag­nehmenden von der AHV als Schein­selbst­ständige einge­stuft – und das kann teuer werden: Fällig werden dann unter anderem ein Ferien­lohn für die ganze Zeit der Zusammen­arbeit sowie die Nach­zahlung von AHV-Beiträgen.

Tipp Wenn Sie mit einem Freelancer zusammen­arbeiten, haben Sie zwei Möglich­keiten: Entweder Sie ver­langen eine Be­scheinigung der AHV dafür, dass diese Person die Sozial­ver­sicherungs­bei­träge selbst abrechnet. Oder Sie ver­ein­baren, dass vom Honorar der Arbeit­nehmer­anteil für die Beiträge an AHV/IV/EO und ALV sowie die Prämien für die Nicht­berufs­unfall­ver­sicherung abge­zogen werden. Mehr zur Zusammenarbeit mit Freelancern erfahren Sie unter «Arbeit mit Freelancern».

Mitarbeitende fest anstellen

Temporäre und Aushilfen sind nur vorübergehend in Ihrem Unternehmen tätig. Wenn Sie aber Personal fest anstellen – egal ob für eine Teilzeitstelle oder ein 100-Prozent-Pensum –, lassen Sie sich auf eine langfristige Beziehung ein. Umso wichtiger ist die sorgfältige Rekrutierung und Auswahl.

So finden Sie die richtigen Mitarbeitenden

Erstellen Sie als Erstes einen Stellenbeschrieb. Welches sind die Hauptaufgaben der Stelleninhaberin, welches die Neben­aufgaben? Wie viele Stellen­prozente sind dafür nötig? Mit wem muss der Stellen­inhaber zusammen­arbeiten, wem ist er unter­stellt und wer ist ihm unter­stellt?

In einem Anforderungsprofil halten Sie dann die Fähigkeiten und Kompetenzen fest, die Ihre zukünftige Mit­arbei­terin mit­bringen muss. Dazu gehören das fach­liche Wissen, die branchen- und berufs­spe­zifischen Kennt­nisse sowie Sprach­kenntnisse. Genauso wichtig sind aber auch soziale Kom­petenzen, zum Beispiel Ziel­strebig­keit, Fle­xibili­tät, eine gute Kommuni­kations­fähig­keit. Je nach Funktion muss die gesuchte Person auch Führungs­quali­täten mit­bringen.

Tipp Je präziser der Stellenbeschrieb und das Anforderungsprofil, desto grösser ist die Chance, dass Sie einen Mit­arbei­ter ein­stellen, der zum Job und zum Unter­nehmen passt. In unserem Praxis­rat­geber finden Sie viele weitere Tipps zur Personalrekrutierung sowie Vorlagen für Stellenbeschriebe und Anforderungsprofile.

Auf der Basis von Stellenbeschrieb und Anforderungsprofil können Sie die Stellenanzeige texten. Auch hier lohnt es sich, einiges an Zeit zu inves­tieren. Ist Ihr Inserat aussagekräftig und passt es zur Stelle, werden sich eher geeignete Personen melden und Sie können sich das mühsame Aus­sortieren von un­in­teres­santen Bewerbungen und das Schreiben von Absagen­ sparen (ein Beispiel für ein Stellen­inserat finden Sie eben­falls in unserem Praxisratgeber).

Suchkanäle für die Personalrekrutierung

Der günstigste Suchkanal ist Ihr eigenes Netzwerk – und das Ihrer Mit­arbei­tenden, falls schon welche in Ihrem Unter­nehmen tätig sind. Reden Sie mit Freunden, Be­kannten, Geschäfts­partner­innen darüber, wen Sie für Ihre Firma suchen. Weitgehend kosten­los ist die Personal­suche auch über die Arbeits­ämter. Weitere Suchkanäle sind:

  • Ihre Firmen-Website
  • Social Media, insbesondere die Business-Kanäle LinkedIn und Xing, aber auch Face­book, Insta­gram und Co.
  • Online-Stellenplattformen und -Job­börsen
  • Printmedien, vor allem in Fach­medien (teuer)
  • Stellenvermittlungsbüro
  • Headhunter (teuer, für Kader­stellen)

Jobsuche findet heute weitgehend digital statt. Die Kandidatinnen und Kandidaten schauen sich bei Jobbörsen und auf Unternehmenswebsites um. Zugenommen hat der Anteil des Social Media Recruiting. Einerseits, weil dieser Kanal günstig ist, andererseits weil Unternehmen damit einen direkten Zugang zur jungen, digitalen Generation erhalten.

Tipp Keine Zeit, selbst nach geeigneten Mitarbeitenden zu suchen? Dann können Sie sich an eine Stellenvermittlerin wenden. Diese textet für Sie die Stellenanzeige, platziert diese in den gewünschten Medien, führt erste Gespräche mit den Kandidaten, holt Referenzen ein und trifft eine Vorauswahl. Kommt eine Anstellung zustande, kostet Sie die Dienstleistung aber zwischen zehn und zwanzig Prozent des Jahressalärs des neuen Mitarbeiters.
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