Weitere nützliche Reglemente

Was gilt für IT-Nutzung, Geschäftswagen, Homeoffice?

Zusätzlich zum Personalreglement gibt es in vielen Betrieben ein separates Spesenreglement. Auch die Regelungen zum Thema Erfolgsbeteiligung sind häufig in einem eigenen Reglement zusammengefasst, ebenso die Modalitäten einer vom Betrieb (mit-)finanzierten Weiterbildung.

Gibt es Themen, die in Ihrer Branche besonders wichtig sind und detaillierte Bestimmungen erfordern, lohnt es sich, dafür ein eigenes Reglement oder eine ergänzende Weisung zu erstellen. Im Folgenden finden Sie Hinweise zu Reglementen, die KMU häufig brauchen.

Weisung zur Nutzung der IT-Infrastruktur

Das Thema Datenschutz spielt eine immer wichtigere Rolle im Unternehmensalltag. Deshalb kann es auch für Ihr Unternehmen sinnvoll sein, ein Regelwerk zu erstellen, das den Umgang Ihrer Angestellten mit der IT-Infrastruktur und den vertraulichen Daten regelt. Folgende Themen können Sie darin regeln:

• Vertraulichkeit, evtl. Geheimhaltungsverpflichtung
• Umgang mit Geräten und Software
• Geschäftliche Nutzung (wann, wo, wie)
• Private Nutzung (wann, wo, wie)
• Verhaltensgrundsätze über die Kanäle (keine sexuelle Belästigung, Mobbing, Aufrufen unangebrachter Internetseiten)
• Folgen bei Verstössen und Missbrauch
• Umgang mit Daten (Zugang, Speichern und Weiterleiten von Daten etc.)
• Passwortvorgaben
• Meldepflicht bei Hinweisen auf betrügerischen Inhalt

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Reglement für Geschäftswagen

Geschäftswagen gehören der Firma und werden den Mitarbeitenden für die Zeit der Anstellung zur Verfügung gestellt. Ein Geschäftswagen, der auch privat genutzt werden darf, ist eine attraktive Lohnnebenleistung. Bestimmungen zur Nutzung der Fahrzeuge sollten Sie schriftlich regeln. Dafür eignet sich ein Reglement für Geschäftswagen, auf das Sie im Arbeitsvertrag verweisen können. Folgende Themen können Sie darin regeln:

• Nutzung des Fahrzeugs (Form, Personen, Unterhalt)
• Privatnutzung
• Kostenübernahme
• Versicherungsleistungen
• Haftung
• Austrittsmodalitäten

Es gibt verschiedene Formen, wie Sie Geschäftswagen zur Verfügung stellen können (siehe Übersicht). Je nachdem müssen Sie den Geschäftswagen im Lohnausweis vermerken.

Reglement zum Homeoffice

Homeoffice kommt weder im Obligationenrecht noch im Arbeitsgesetz explizit vor. Dennoch gelten die dort festgehaltenen Regeln auch für Angestellte, die (teilweise) von zu Hause aus arbeiten. Im Homeoffice haben Mitarbeitende ein hohes Mass an Eigenverantwortung. Aber Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sind dennoch in der Pflicht und müssen beispielsweise Massnahmen für den Gesundheitsschutz umsetzen oder darauf achten, dass die nötigen Ruhezeiten eingehalten werden. Dabei sind Sie natürlich auf die Mitarbeit der Homeworker angewiesen, aber es liegt an Ihnen, durch Information und Kontrolle sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft. Am besten halten Sie die wichtigsten Punkte in einem Reglement fest (mehr zur Organisation von Homeoffice lesen Sie unter «Homeoffice gut organisieren»):

• Voraussetzungen für Homeoffice: fachlich, technisch, räumlich
• Umfang: Wie viele Stunden oder Tage pro Woche darf zu Hause gearbeitet werden? Welche Arbeiten können im Homeoffice verrichtet werden?
• Zeitlicher Rahmen: Ist der Homeworker frei in der Zeitgestaltung oder muss er sich an Blockzeiten halten?
• Regelung der Erreichbarkeit und der Antwortzeiten
• Arbeitszeiterfassung: Wie wird die Arbeit zu Hause erfasst?
• Einrichtung des Arbeitsplatzes: Was sind die Anforderungen an die Einrichtung? Wer übernimmt welche Kosten?
• Geräte und Material: Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber die Geräte zur Verfügung. Wenn die Homeworkerin mit privaten Geräten arbeitet, dann nur gegen Entschädigung und in Absprache mit dem Arbeitgeber.
• Verhalten: Einhaltung von Arbeitsschutzregeln, Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht
• Regelung für den Fall, dass die Arbeit im Homeoffice verunmöglicht wird (zum Beispiel bei einer Panne beim Internetprovider)
• Regelung, wenn sensible Daten bearbeitet werden

Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna