Arbeitszeugnisse effizient und korrekt verfassen

Vollzeugnis und Arbeitsbestätigung – was ist der Unterschied?

Ihre Mitarbeitenden haben nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis (Vollzeugnis). Auch während der Anstellung können Mitarbeitende jederzeit ein Zwischenzeugnis verlangen (Art. 330a OR) – beispielweise nach einem Vorgesetztenwechsel.

Bei einer befristeten Anstellung unter drei Monaten wird meist der Einfachheit halber, und sofern die Mitarbeiterin einverstanden ist, eine Arbeitsbestätigung ausgestellt – wünscht ein Mitarbeiter aber nach kurzer Anstellungsdauer (auch bei Auflösung in der Probezeit) ein Vollzeugnis, muss eines ausgestellt werden. Das sind die Unterschiede: 

• Vollzeugnis: enthält Angaben zu Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses und bewertet die Tätigkeiten, die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangt, ist ein Vollzeugnis auszustellen.
• Arbeitsbestätigung: beschränkt sich auf die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne jegliche Beurteilung der geleisteten Arbeit oder des Verhaltens im Betrieb.

Regeln für Arbeitszeugnisse

Das Wichtigste vorweg: Ein Arbeitszeugnis muss wohlwollend, klar, wahr und vollständig sein. Das berufliche Fortkommen Ihres Mitarbeiters, Ihrer Mitarbeiterin darf nicht erschwert werden.

Das Zeugnis muss in Computerschrift sowie in der Sprache verfasst sein, in der auch gearbeitet wurde. Auch muss erkennbar sein, wer die Arbeitgeberin war. Als Ausstellungsdatum wählen Sie am besten den Endtermin der Kündigungsfrist.

Eine Kopie müssen Sie im Personaldossier aufbewahren. Ihr Mitarbeiter, Ihre Mitarbeiterin kann bis zu zehn Jahre nach Ende der Anstellung ein Arbeitszeugnis verlangen, falls sie noch keines erhalten hat. Auch Anpassungen am Zeugnis kann sie noch so lange beantragen. Danach sind Sie nicht mehr verpflichtet, solche Forderungen zu prüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Wenn Mitarbeitende ein Zwischenzeugnis verlangen

Achten Sie darauf, dass Sie für die Erstellung eines Zwischenzeugnisses nicht länger als drei Wochen brauchen. Ihre Mitarbeiterin hat Anspruch auf eine zeitnahe Bearbeitung ihres Anliegens. Ein Abschlusszeugnis übergeben Sie am Anstellungsende (es kann auch der letzte Arbeitstag sein) dem Mitarbeiter, wenn möglich persönlich, ansonsten senden Sie ihm das Dokument nach Hause. Bewahren Sie immer ein Doppel im Personaldossier Ihrer Mitarbeitenden auf.

Wichtige negative Informationen nicht verschweigen

Folgende Grundsätze gelten für die Formulierung von Zwischenzeugnissen wie von Zeugnissen am Ende des Arbeitsverhältnisses:

• Vollständig: Alle notwendigen Angaben müssen vorhanden sein (siehe Angaben im Arbeitszeugnis).
• Einheitlich: Mitarbeitende haben Anspruch auf ein Zeugnis über die gesamte Anstellungsdauer. Hat aber ein Mitarbeiter früher ein oder mehrere Zwischenzeugnisse erhalten, wird in der Praxis oft im Schlusszeugnis darauf verwiesen, um allzu lange Zeugnisse zu vermeiden. Das ist jedoch nur möglich, wenn der Mitarbeiter damit einverstanden ist.
• Klar: Das Zeugnis muss für alle Lesenden verständlich sein, es darf keine versteckten Botschaften oder Codierungen enthalten. Als versteckte Botschaften gelten Ausdrücke, die mehrdeutig oder interpretationsbedürftig sind, zum Beispiel:
  «Frau A. hat sich stets bemüht.» = ungenügende Leistung
  «Herr B. war immer sehr kommunikativ.» = hat viel geredet und sich nicht auf die Arbeit konzentriert.
• Wohlwollend: Gemeint ist, dass Sie bei der Leistungsbeurteilung den Schwerpunkt auf die Stärken der Mitarbeiterin legen. Das Zeugnis sollte ihr helfen, eine Anstellung zu finden, bei der sie ihre Fähigkeiten optimal einsetzen und ihr Entwicklungspotenzial nutzen kann. Das wirtschaftliche Fortkommen Ihrer Mitarbeitenden muss durch das Zeugnis erleichtert werden.
• Wahr: Ein späterer Arbeitgeber muss sich anhand des Zeugnisses ein korrektes Bild über den Mitarbeiter machen können. Die Aussagen müssen objektiv wahr, das heisst für Dritte überprüfbar und feststellbar, sein. Das Hervorheben einzelner Vorkommnisse ist dann zulässig, wenn sie repräsentativen Charakter haben.

Alle Grundsätze miteinander zu vereinen, kann unter Umständen schwierig sein. Einerseits sind Sie verpflichtet, das wirtschaftliche Fortkommen des Mitarbeiters zu erleichtern, indem Sie seine guten Leistungen betonen. Anderseits muss das Zeugnis in jedem Fall inhaltlich korrekt sein. Ihr Mitarbeiter kann zwar ein objektiv wahres, nicht aber ein gutes Zeugnis fordern. Im Schweizer Recht gilt ausdrücklich: Wahrheit kommt vor Wohlwollen. Seien Sie aber im Zweifelsfall immer wohlwollend gegenüber Ihren (ehemaligen) Angestellten.

Richtig reagieren, wenn Mitarbeitende nicht einverstanden sind

Ist eine Mitarbeiterin mit der Beurteilung nicht einverstanden, wird sie mit Änderungswünschen an Sie herantreten. Argumentieren Sie wie folgt:

• Die Beurteilung stützt sich auf die vorhandenen Mitarbeiterbeurteilungen und auf die vergangenen Mitarbeitergespräche.
• Die Beschreibung entspricht der Wahrnehmung der Vorgesetzten und muss nicht mit der Selbstwahrnehmung des Angestellten übereinstimmen.
• Änderungen können nur vorgenommen werden, wenn sie der Wahrheit entsprechen.
• Weisen Sie darauf hin, dass Sie sich strafbar machen können, wenn Sie neuen Arbeitgebern im Zeugnis wichtige Informationen vorenthalten.

Besteht die Mitarbeiterin weiterhin auf anderen Formulierungen oder auf der Streichung von Informationen, suchen Sie gemeinsam eine Kompromisslösung – Sie können Textpassagen verschieben und Sie können eine Formulierung abschwächen oder sie ganz weglassen, wenn sie nicht zwingend erwähnt werden muss. Haben Sie die Kündigung ausgesprochen, weil eine Kassierin Geld aus der Kasse gestohlen hat, ist es nicht zulässig, den Passus, dass die Kündigung aus disziplinarischen Gründen erfolgte, zu streichen. Diese Information dürfen Sie einem nächsten Arbeitgeber nicht vorenthalten. Fragen Sie die Mitarbeiterin, ob sie eigene Formulierungsvorschläge hat.

Verfasst von der Gryps-Redaktion