Absenzen der Mitarbeitenden – was gilt?
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Aktualisiert am 28.11.2023
Arbeitsunfähigkeit – Unfall oder Krankheit?
Ihr Mitarbeiter ist krank geworden, Ihre Mitarbeiterin hatte einen Unfall. Vom Arztzeugnis bis zur Ferienkürzung – hier finden Sie die Punkte, die es jetzt zu regeln gilt.
Die erste Frage bei einer Arbeitsunfähigkeit: Ist ein Unfall oder eine Erkrankung der Grund dafür? Je nachdem gelten andere Regeln fürs Weiterzahlen des Lohnes:
- Bei einem Unfall übernimmt die obligatorische Unfallversicherung den Erwerbsausfall.
- Bei einer Erkrankung hingegen müssen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber für eine gewisse Zeit den Lohn weiterzahlen, es sei denn, Sie haben eine Krankentaggeldversicherung abgeschlossen.
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Arztzeugnis einfordern
Kein Gesetz sagt, ab wann Sie ein Arztzeugnis verlangen können. Halten Sie deshalb im Personalreglement oder – wenn Sie kein Personalreglement haben – im Arbeitsvertrag klar fest, wann in Ihrem Betrieb das Arztzeugnis eingereicht werden muss. In vielen Firmen ist dies ab dem dritten Absenztag nötig.
Ein einfaches Arztzeugnis enthält folgende Angaben:
- Arbeitsunfähigkeit in Prozent
- Voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Datum des Behandlungsbeginns
- Datum des nächsten Arztbesuchs
- Art der Arbeitsunfähigkeit: Krankheit, Unfall, evtl. Schwangerschaft
Sie haben zwar kein Recht, die Diagnose zu erfahren, aber eine Prognose, wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird, können Sie einfordern. Wenn in Ihrer Firma ein vertrauensvolles Klima besteht und Sie ein gutes Absenzenmanagement betreiben, wird Ihnen die Mitarbeiterin allenfalls freiwillig mehr erzählen.
Was bringt ein detailliertes Arztzeugnis?
Ein detailliertes Arztzeugnis hilft Ihnen bei der Planung – etwa wenn eine Mitarbeiterin nur teilweise arbeitsunfähig geschrieben ist. Sinnvoll sind detaillierte Zeugnisse bei Abwesenheiten von mehr als fünf Tagen. Und so gehen Sie vor:
- Füllen Sie die Vorlage «Arbeitsplatzbeschreibung» aus – am besten zusammen mit Ihrer Mitarbeiterin. Sie finden das Formular auch auf der Website Ihres Versicherers oder beispielsweise bei der Ärztegesellschaft Zürich.
- Dieses Formular bringt die Mitarbeiterin ihrem Arzt, der aufgrund davon in einem detaillierten Arztzeugnis zum Beispiel festhält,
– welche Arbeiten die Mitarbeiterin ausführen kann.
– ob Schonauflagen bestehen. - In der Regel übergibt der Arzt dieses Zeugnis der Mitarbeiterin, die es an Sie weiterleitet.
- Sie bezahlen die Rechnung, die sich auf maximal 100 Franken beläuft.
Krankheit oder Unfall und Ferien
Beim Thema Arbeitsunfähigkeit und Ferien geben drei Fragen immer wieder Anlass zu Diskussionen:
- Dürfen krankgeschriebene Mitarbeitende dennoch in die Ferien fahren?
- Dürfen Mitarbeitende Ferientage, an denen sie krank waren oder verunfallt sind, nachholen?
- Darf die Arbeitgeberin bei langer Arbeitsunfähigkeit die Ferien kürzen?
Dürfen krankgeschriebene Mitarbeitende in die Ferien fahren?
Ihr Mitarbeiter ist krankgeschrieben und fährt trotzdem in die Ferien. Ist das okay? Ja, sofern der Arzt es erlaubt. Denn arbeitsunfähig ist nicht auch «ferienunfähig». Wenn der Mitarbeiter sich erholen kann und seine Genesung nicht gefährdet, darf er die geplanten Ferien machen. Der Mitarbeiter muss Sie über den Ferienbezug informieren.
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Dürfen die Angestellten Ferientage nachholen, wenn sie krank waren?
Ihre Mitarbeiterin ist in den Ferien verunfallt oder wird krank. Sie bringt ein Arztzeugnis und will die «verlorenen» Ferientage nachholen. Ist das korrekt?
Das kommt drauf an, denn Arbeitsunfähigkeit und Ferienunfähigkeit ist nicht dasselbe. Wenn sich die Mitarbeiterin trotz Krankheit oder Unfall in den Ferien erholen konnte – beispielsweise mit einem kleinen Hautausschlag oder einer verstauchten Hand –, gelten die Ferientage als bezogen. Nur wenn der Zweck der Ferien, die Erholung, nicht mehr gegeben ist, können diese Tage nachbezogen werden.
Besteht eine Ferienunfähigkeit, können Sie die Mitarbeiterin bitten, dass dies im Arztzeugnis explizit vermerkt wird. Zudem muss Ihnen die Mitarbeiterin die Ferienunfähigkeit noch während ihrer Ferien melden.
Wann darf man als Arbeitgeber Ferien kürzen?
Ab wann dürfen Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin einem erkrankten oder verunfallten Mitarbeiter die Ferien kürzen? Der erste Monat der Arbeitsunfähigkeit gilt als Schonfrist. Für jeden weiteren ganzen Monat der Abwesenheit können Sie die Ferien um einen Zwölftel kürzen. Dabei müssen die Monate nich «am Stück» sein; die Absenzen werden pro Dienstjahr zusammengezählt.
Hat sich eine Angestellte, ein Mitarbeiter aus den folgenden Gründen von der Arbeit abgemeldet, dürfen Sie während dieser Zeit keine Ferienkürzung vornehmen:
- Mutterschaftsurlaub
- Vaterschaftsurlaub
- Betreuungsurlaub für ein schwer erkranktes oder verunfalltes Kind
Schutz vor Missbrauch
Sie zweifeln an der Richtigkeit des Arztzeugnisses? Typische Anzeichen, dass etwas nicht stimmt, sind:
- Das Arztzeugnis gilt für die zwei Wochen Ferien, die Sie dem Mitarbeiter nicht gewährt haben.
- Die Mitarbeiterin ist immer wieder vor oder nach den Ferien krank.
- Der Mitarbeiter fehlt seit Längerem immer wieder, ohne dass klar ist weshalb. Zudem stammen die Zeugnisse von wechselnden Ärzten.
- Kurz nachdem Sie die Kündigung ausgesprochen haben, ist die Mitarbeiterin krankgeschrieben.
- Das Arztzeugnis ist rückdatiert.
- Die Unterschrift oder der Stempel der Ärztin fehlt.
Missbrauchsverdacht – so gehen Sie vor
Wenn Sie misstrauisch sind, suchen Sie das Gespräch mit der Mitarbeiterin. Halten Sie sich dabei an die ersten zwei «W» aus den WWW-Feedbackregeln – äussern Sie Ihre Wahrnehmung und beschreiben Sie die Wirkung auf Sie – und geben Sie darauf der Mitarbeiterin die Möglichkeit, Stellung zu beziehen. Vielleicht erzählt sie Ihnen mehr. Kommen Sie so nicht weiter, rufen Sie den Arzt an. Dieser hat zwar eine Schweigepflicht, muss aber wenigstens sagen, ob er das Zeugnis erstellt hat oder nicht.
Sind Sie immer noch unsicher, dürfen Sie die Mitarbeiterin auffordern, unverzüglich einen Vertrauensarzt aufzusuchen. Die Kosten dafür muss die Firma übernehmen. Auch der Vertrauensarzt ist ans Arztgeheimnis gebunden, er darf Ihnen also keine Diagnose weitergeben. Er bestätigt nur die Arbeitsunfähigkeit – oder eben nicht.
Weigert sich die Mitarbeiterin, die Vertrauensärztin aufzusuchen, können Sie sich auf den Standpunkt stellen, dass sie ihre Arbeitsunfähigkeit nicht bewiesen hat und der Arbeit unentschuldigt fernbleibt. Sie können einen Lohnabzug prüfen, allenfalls auch weitere Sanktionen bis hin zur Kündigung. Lassen Sie sich aber vorher rechtlich beraten.
Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna