Lohnabrechnung und Lohnausweis – so läuft alles korrekt

Lohnabrechnung ausfüllen

Ihre Angestellten haben Anrecht auf eine schriftliche Lohnabrechnung (Art. 323b Abs. 1 OR). Es lohnt sich, die Abrechnung so transparent wie möglich aufzustellen – das verhindert unnötige Fragen. In der Regel wird die Lohnabrechnung monatlich abgegeben.

Folgende Punkte gehören in die Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden im Monatslohn:

Das Seco bietet je eine Vorlage für die Lohnabrechnung im Stunden- und Monatslohn, mit den geltenden Sozialversicherungsabzügen pro Kanton (mehr über die Sozialversicherungen lesen Sie unter «Sozialversicherungen»). Sie können Ihre Lohnabrechnungen aber auch selber erstellen.

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Sozialversicherungsbeiträge abrechnen

Für die meisten Ihrer Angestellten rechnen Sie mit der kantonalen Ausgleichskasse im ordentlichen Verfahren ab. Wählen Sie im Formular beim Abrechnungsverfahren also «ordentliches» respektive für Mitarbeitende, die ihren Wohnsitz nicht in der Schweiz haben, «ordentliches mit Quellensteuer».

Das vereinfachte Verfahren kommt nur in Ausnahmefällen zum Zug. Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein:

• Der einzelne Lohn pro Angestellter übersteigt 22'050 Franken pro Jahr nicht (Stand 2024);
• die gesamte Lohnsumme des Betriebs übersteigt pro Jahr 58'800 Franken (doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV, Stand 2024) nicht;
• die Löhne des gesamten beitragspflichtigen Personals werden im vereinfachten Verfahren abgerechnet;
• und die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen werden ordnungsgemäss eingehalten.

Nicht möglich ist das vereinfachte Verfahren aufgrund von Doppel­be­steu­erungs­ab­kommen mit Frankreich und dem Fürsten­tum Liechten­stein in ver­schiedenen Kantonen für Grenz­gänger aus diesen Ländern. Zudem ist das ver­ein­fachte Ver­fahren nicht anwendbar für GmbHs, AGs und Genossenschaften, und auch die Mitarbeit des Ehegatten, der Ehe­gattin und der Kinder im Betrieb kann nicht auf diese Weise abge­rechnet werden.

Quellensteuer abziehen

Ihre ausländischen Angestellten sind grundsätzlich quellensteuerpflichtig. Ausgenommen sind Personen mit einer Nieder­lassungs­bewilligung (Ausweis C) sowie Personen, deren Ehepartner respektive Ehepartnerin den Schweizer Pass oder einen Ausweis C hat. Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende müssen Sie beim kantonalen Steueramt anmelden – zuständig ist meist das Steueramt am Wohnsitz des Angestellten, bei Grenzgängerinnen das Amt am Arbeitsort.

Die Quellensteuer ziehen Sie Ihren ausländischen Angestellten vom Monatslohn ab und überweisen sie an das zuständige Steueramt – je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die Höhe der Quellensteuer ist kantonal unterschiedlich; sie hängt hauptsächlich von den familiären Umständen des oder der Angestellten ab.

Das gehört in einen korrekten Lohnausweis

Einmal pro Jahr bestätigen Sie den Mitarbeitenden in einem Lohnausweis alle Lohndaten. Den Lohnausweis müssen Sie jeweils bis Ende Januar zustellen, je nach Kanton müssen Sie das Dokument auch an die Steuerbehörde schicken. Viele Lohnbuchhaltungssoftwares erstellen den Lohnausweis automatisch. Oder Sie verwenden das Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Ein paar Hinweise zu einzelnen Punkten:

• Buchstabe F
  Wenn Sie einen Geschäftswagen zur Verfügung stellen oder sich sonst massgeblich an den Kosten für den Arbeitsweg beteiligen, kreuzen Sie diese Feld an. 
• Ziffer 1
  Den Lohn führen Sie inklusive Zulagen und Zuschläge auf.
• Ziffer 14
  Hier nennen Sie Lohnnebenleistungen, die unter Ziffer 2 nicht aufgeführt sind, zum Beispiel sehr günstige Firmendienstleistungen, die der Mitarbeiter in Anspruch genommen hat.
• Ziffer 15
  Nutzen Sie dieses Erklärfeld beispielsweise für Einträge wie «Spesenreglement, von der Steuerverwaltung des Kantons Bern am 21.3.2023 genehmigt» oder «Kantinenverpflegung: Personalvergünstigung von 10 Prozent».

Wünscht ein Mitarbeiter während des laufenden Jahres einen Lohnausweis, spricht man von einem ausserordentlichen Lohnausweis, den Sie analog zum ordentlichen Lohnausweis individuell aufbereiten müssen.