Büroservice: Administration und Sekretariat auslagern
Unsere Büroservice-Anbieter bieten Ihrem Unternehmen vielseitige Unterstützung, von administrativen Aufgaben und Telefonzentralen bis hin zu Sekretariatsdiensten, Domiziladressen und Buchführung.
Unsere KMU-Einkaufsexperten für Büroservice wählen die passenden Anbieter für Sie aus. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.
Gryps vermittelt seit 2010 Anbieter von Produkten und Dienstleistungen – unabhängig, einfach und kostenlos.
Dienstleistungen für Büroservices
Ein Büroservice ist ein Dienstleister, der Unternehmen eine Vielzahl an administrativen Aufgaben abnimmt. Dazu gehören etwa:
Domiziladresse
Jedes Unternehmen in der Schweiz benötigt einen Firmenstandort inklusive gültiger Firmenadresse. Verfügt Ihre Firma über keine Büroräume am gewünschten Standort, lässt sich dies mit einer Domiziladresse lösen: Eine Domiziladresse können Sie über Bürodienstleister oder Treuhandgesellschaften beziehen. Eine Domiziladresse können Sie ab ca. 100 Franken pro Monat mieten.
Sekretariats-Outsourcing
Gerade für kleinere Unternehmen lohnt sich ein Sekretariatsservice, da bei manchen KMU kaum genügend Arbeit im Büro anfällt, um eine Arbeitskraft fest anzustellen. Die Fixkosten für fest angestelltes Personal können durch die Verpflichtung des externen Sekretariats stark reduziert werden. Wenn ein Sekretariatsservice ausgelagert wird, entstehen nur Kosten für die Leistungen, die auch tatsächlich erbracht und benötigt werden.
Telefonservice / Telefonauftragsdienst
Bei einem Telefonservice kümmert sich eine externe Firma um eingehende Anrufe. Die Anrufe bearbeitet der Dienstleister nach den Vorgaben des Auftraggebers. Dies ist eine entlastende Massnahme, welche sich gerade für KMU eignet, die kein eigenes Sekretariat besitzen. Der externe Telefonservice umfasst die Verwaltung eingehender Anrufe und häufig auch die E-Mail-Korrespondenz. Die Dienstleister übernehmen das Beantworten von Kundenanfragen, das Weiterleiten von Nachrichten und das Verwalten von Terminen.
Datenerfassung und Datenpflege
Die Datenerfassung umfasst das Sammeln und Eingeben von Daten in die firmeninternen Systeme. Die Datenpflege sorgt für die Aktualität und Korrektheit dieser Informationen, indem die Daten laufend aktualisiert und korrigiert werden. Speziell von Interesse sind hier meist die Kunden- und Adressdaten, die sich schnell ändern können. Externe Dienstleister bieten zudem spezialisierte Fähigkeiten und Technologien, um Daten effizient zu verarbeiten und zu analysieren, was Unternehmen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Eventorganisation
Egal, ob Weihnachtsfeier, Firmenjubiläum, Kundenanlass oder Teambuilding-Event: Die Organisation von Veranstaltungen umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die eine sorgfältige Planung erfordern. Zu den Hauptaufgaben gehören die Auswahl und Buchung von geeigneten Veranstaltungsorten, die Planung des Programms oder Hotelübernachtungen.
Terminvereinbarung
Das Aufgabengebiet der Terminvereinbarung umfasst die Planung von Terminen und die Verwaltung von Kalendern. Die Terminvereinbarung erfordert häufig eine direkte Kommunikation mit Kunden oder Klienten – sei es per Telefon, E-Mail oder über digitale Kalendersysteme. Diese Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine kundenorientierte Herangehensweise. Das Kalender- und Terminmanagement wird oft ausgelagert, um die Effizienz in der Planung und Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu verbessern.
Weitere Büroservice-Aufgabenbereiche
Das Büro-Outsourcing umfasst neben den oben erwähnten Punkten alle Aufgaben, die dem klassischen Leistungsprofil eines kaufmännischen Angestellten entsprechen. Dazu gehören:
Adress- und Datenpflege sowie Agendaführung
- Die Adresspflege beinhaltet die Aktualisierung und die Korrektur von Adressdaten in Geschäftssystemen.
- Bei der Datenpflege geht es darum, Datenbanken aktuell zu halten, indem veraltete oder fehlerhafte Informationen berichtigt oder entfernt werden.
- Die Agendaführung beinhaltet die Planung und Organisation von Terminen und Sitzungen, inklusive Abstimmung mit beteiligten Parteien oder die Vorbereitung notwendiger Dokumentation.
E-Mail-Bearbeitung
Die professionelle E-Mail-Bearbeitung stellt sicher, dass wichtige Nachrichten rechtzeitig und angemessen behandelt werden. Der Einsatz von E-Mail-Management-Systemen hilft, die Bearbeitung der E-Mails zu automatisieren und übersichtlich zu organisieren.
Schreibarbeiten
Schreibarbeiten umfassen eine Vielzahl von Aufgaben, die sicherstellen, dass die Kommunikation für ein Unternehmen reibungslos ablaufen. Häufige Aufgaben sind: Protokoll führen, Dokumente korrigieren, Korrespondenz verfassen oder interne Dokumente erstellen.
Postservice / Postweiterleitung
Der Postservice kümmert sich um die physische Post eines Unternehmens. Die eingehende Post wird geöffnet, sortiert und an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet. Ausgehende Briefe und Pakete werden vorbereitet und versandet.
Buchhaltung
Die Buchhaltung umfasst die systematische Erfassung, Überwachung und Auswertung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens.
Personalwesen
Das Personalwesen, auch Human Resources (HR) genannt, umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sich auf die Verwaltung und Betreuung der Mitarbeitenden in einem Unternehmen konzentrieren.
Offertenerstellung
Zur Offertenerstellung gehören mehrere wichtige Schritte und Aufgaben, um ein passendes Angebot für potenzielle Kunden zu erstellen. Im ersten Schritt werden die Anforderungen und Wünsche des Kunden erfasst. Anschliessend erfolgt die Berechnung der Kosten, die Festlegung der Preise und Zahlungsbedingungen und die Zusammenstellung des Angebots.
Wie viel kostet ein externer Büroservice in der Schweiz?
Mit unserer Kostenübersicht für Bürodienstleistungen können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Dieses konkrete Kostenbeispiel für eine AG mit 7 Mitarbeitenden basiert auf einer Umfrage unter unseren registrierten Bürodienstleistern.
Die Preise für einen Büroservice (Office-Unterstützung im 20%-Pensum) beginnen bei 1'100 Franken pro Monat und belaufen sich im Schnitt auf 1'400 Franken pro Monat.
Eine Domiziladresse können Sie ab ca. 100 Franken pro Monat mieten.
Weitere Informationen rund um die Preise für einen externen Büroservice finden Sie auf unserer Kostenseite.
Diese Vorteile bringt die Auslagerung von Bürodienstleistungen
- Kosten: Externe Anbieter bieten oft Kostenvorteile, dass Sie Ihre Ressourcen besser bündeln können und auf gewisse Aufgaben spezialisiert sind.
- Flexibilität: Unternehmen können Dienstleistungen dem saisonalen Bedarf anpassen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
- Zugang zu Experten: Externe Anbieter bringen spezialisiertes Wissen und Erfahrung ein, die intern vielleicht nicht vorhanden sind.
- Fokus auf Kernkompetenzen: Durch die Auslagerung administrativer Aufgaben können sich Unternehmen besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
- Hohe Erreichbarkeit: Externe Anbieter bieten oft Support ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten.
Beliebte ausgelagerte Sekretariatsservices nach Branche
- Medizinische Einrichtung: Büroservices übernehmen für Ärztinnen und Ärzte häufig die Terminkoordination. Der Terminkalender wird dem Bürodienstleister online zur Verfügung gestellt – so kann dieser die Termine mit Patienten vereinbaren. Die Ärztinnen und Ärzte können sich voll und ganz auf ihre Patienten konzentrieren und sparen zudem Kosten für Assistenzpersonal.
- IT: Der First-Level-Support ist für die Kunden einer IT-Firma die erste Anlaufstelle bei Problemen. Die User kontaktieren den Support per Ticketsystem, Telefon oder E-Mail. Die Aufgabe des Büroservices besteht darin, die Anfragen zu priorisieren und nach Möglichkeit direkt zu beantworten.
- Anlagenbau: In dieser Branche sind telefonische Anfragen sehr häufig – meist handelt es sich um Notfalldienste. Der Bürodienstleister nimmt die Anrufe entgegen und verbindet die Kunden mit der zuständigen Abteilung des Unternehmens,
- Anwaltskanzlei: Weil Anwälte häufig in Verhandlungen oder Beratungen mit Klientinnen und Klienten sind, ist ihre Erreichbarkeit nicht immer gewährleistet. Diese Aufgabe übernehmen Bürodienstleister und koordinieren Termine, leiten Anfragen weiter oder planen die Rückrufe.
- Immobilien: Büroservices sind auch bei Immobilienmaklern und Immobilienverwaltungen sehr beliebt. Der Dienstleister nimmt die Anrufe entgegen, verbindet mit der zuständigen Kontaktperson oder notiert alle wichtigen Informationen und leitet sie weiter.
Regionaler Büroservice und Online-Büroservice
Der Einsatz von moderner Software wird heute oft stärker gewichtet als die Regionalität, wodurch die Verpflichtung eines Online-Büroservices Vorteile bietet.
Diese Merkmale charakterisieren den Online-Büroservice:
- Zugriff von jedem Ort auf die Büroservice-Aktivitäten
- Sekundengenaue Datenaktualität
- Entlastung durch die Datenaufbewahrung ausserhalb der eigenen Infrastruktur
- Einholen von Feedbacks oder Anmerkungen jederzeit und ohne grossen Aufwand
Ein Büroservice in der Region ermöglicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation mit dem Dienstleister. In den Zentren Aarau, Basel, Bern, Chur, Luzern, Solothurn, St. Gallen, Zug und Zürich gibt es eine Vielzahl an Bürodienstleister, was die Auswahl erschwert.
Gryps hat einen umfassenden Überblick über den Markt und sucht nach Ihren Vorgaben den für Sie passenden externen Büroservice.
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu Büroservices
Für eine Unterstützung vor Ort, die administrative Aufgaben wie das Schreiben von Briefen, Mails, Rechnungen etc. übernimmt und ein 20%-Pensum leistet, müssen Sie im Durchschnitt mit ca. CHF 1’500 pro Monat rechnen.
Ein Telefonservice für ein KMU kostet ca. CHF 50 pro Tag.
Weitere Preisangaben finden Sie auf unserem Kostenplaner.
Das hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Mitarbeitende eines Büroservices können ihre Arbeit bei Ihnen im Unternehmen verrichten, wenn Sie Wert darauf legen. Je nach Aufgabenbereich ist es aber auch problemlos möglich, die Aufgaben mittels moderner Software online zu erledigen, ohne vor Ort sein zu müssen.
Ein Bürodienstleister übernimmt typischerweise folgende zentrale Aufgaben:
- Administrative Unterstützung: Allgemeine Bürotätigkeiten wie Dateneingabe, Verwaltung von Post und E-Mails, Dokumentenerstellung und Dateiorganisation.
- Kundenbetreuung: Kommunikation mit Kunden, Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden, sowie Pflege von Kundenbeziehungen.
- Buchhaltung und Finanzmanagement: Einfache Buchhaltungsaufgaben, Überwachung von Zahlungseingängen, Ausgabenverwaltung und Finanzberichterstattung.
- Terminplanung und -koordination: Organisation von Kalendern, Planung von Meetings und Veranstaltungen, sowie Koordination von Terminen und Reisen.
- Materialverwaltung: Bestellung und Management von Büromaterial und Ausrüstung.
- Personalverwaltung: Bearbeitung von Personalunterlagen, Koordination von Einstellungsprozessen und Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Ein externes Sekretariat, auch bekannt als virtuelles Sekretariat oder Outsourcing-Bürodienst, übernimmt eine Reihe von Aufgaben, die typischerweise in einem Büro anfallen. Zu den Hauptaufgaben gehören:
- Telefondienst: Entgegennahme von Anrufen im Namen des Unternehmens, Weiterleitung von Nachrichten und Anrufen, sowie das Führen von Telefon-Protokollen
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Meetings für das Unternehmen, einschliesslich der Abstimmung mit internen und externen Parteien.
- E-Mail- und Postbearbeitung: Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der physischen Post, inklusive Sortieren, Beantworten und Weiterleiten von Nachrichten.
- Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten wie Briefen, Berichten, Präsentationen und Verträgen.
- Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschliesslich Flügen, Hotels und Transportmitteln.
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Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Sandro Weber
Leiter Kundenberatung