HR-Software
Sie suchen eine HR-Software für Ihr KMU? Über unseren Fragebogen können Sie kostenlos und unverbindlich Offerten von bis zu 3 passenden Anbietern anfordern.
Unsere KMU-Einkaufsexperten für HR-Software sind mit dem Schweizer Markt vertraut und arbeiten mit einer Vielzahl an qualifizierten Anbietern zusammen.
Gryps vermittelt seit 2010 Anbieter von Produkten und Dienstleistungen – unabhängig, einfach und kostenlos.
HR-Software – Das Wichtigste im Überblick
- Eine HR-Software vereinfacht die Prozesse im Personalmanagement sowie in der Personalentwicklung und steigert deren Effizienz.
- HR-Software ist sowohl als spezialisierte Einzellösung als auch als Komplettlösung für den gesamten HR-Prozess erhältlich.
Passende HR-Software finden – Auswahlkriterien
Um die Suche nach der passenden HR-Software möglichst kurz und effizient zu halten, sollten als Erstes die Anforderungen an die Software geklärt werden. Denn vom kleinen, günstigen Lohnprogramm bis zur umfassenden HR-Software ist alles zu finden. Diese Fragen helfen bei der Auswahl:
- Welche Module / Funktionen benötigt Ihr Unternehmen? Welche Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen werden benötigt?
- Sollen die Daten direkt in das Buchhaltungssystem eingelesen werden?
- Sollen die Daten in der Schweiz bleiben?
- Benötigen Sie eine Schnittstelle zu einem Zeiterfassungssystem ?
- Müssen die Daten in einem bestimmten Format an die Muttergesellschaft weitergeleitet werden?
- Wie viel Wert legen Sie auf die Benutzerfreundlichkeit? Welche Personen arbeiten mit der HR-Software?
- Bevorzugen Sie eine Cloud- oder serverbasierte Lösung?
- Gibt es Referenzkundinnen oder Referenzkunden? Was ist deren Meinung?
Kosten einer HR-Software
Die Kosten einer HR-Software hängen unter anderem von der Betriebsart, der allenfalls benötigten Unterstützung bei der Implementierung und Installation, etwaigen Anwenderschulungen und dem After-Sale-Service ab.
So liegt die ungefähre Kostenerwartung für eine HR-Software für 50 Mitarbeitende jährlich bei CHF 2’800 bis CHF 3'600, mit einem Durchschnitt von CHF 3'200. Hinzu kommen Kosten für das Setup und die individuelle Konfiguration, wobei diese teilweise höher als die Lizenzkosten ausfallen können.
Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:
- HR-Software für die Lohnbuchhaltung und Verwaltung aller Dokumente der 50 MA wie Arbeitsverträge, Zwischenzeugnisse, Zeugnisse etc.
- 2 HR-Mitarbeinden mit Administrationsrechten
- Cloud-Version bei der die Daten in der Schweiz bleiben
- Swissdec-zertifizierte Software
Weiterführende Informationen zu den Preisen finden Sie auf unserer Kostenseite .
Tipps unserer Einkaufsexperten für HR-Software
- HR-Softwares sind grösstenteils branchenneutral aufgebaut. Erkundigen Sie sich deshalb frühzeitig beim Software-Anbieter, wenn Sie eine branchenspezifische Lösung suchen.
- Je nach Anforderungen eignet sich eine Komplettlösung oder Einzellösung mehr. Beispielsweise reicht für kleinere KMU meist ein Lohnprogramm, während für grössere Unternehmen oft eine integrierte HR-Software, die alle Bereiche des Personalwesens abdeckt, sinnvoll ist.
- Mit einem Swissdec-zertifizierten Lohnprogramm können die Lohndaten den Behörden und Sozialversicherungen Ende Jahr direkt via Schnittstelle gemeldet werden.
Funktionen einer HR-Software
Eine HR-Software bietet funktionelle Unterstützung in unterschiedlichen Aufgabenbereichen des Personalwesens. Dazu gehören:
- Lohnbuchhaltung, Payroll
- Spesenabrechung
- Personalverwaltung, Personalakte etc.
- Personalbeschaffung und Bewerbermanagement
- Talentmanagement
- Zeugniserstellung
HR-Tool für Payroll – für eine einfache Lohnbuchhaltung
Eine Payroll-Software erleichtert und beschleunigt die Prozesse in der Lohnbuchhaltung . Ihre Mitarbeitenden profitieren von pünktlichen Lohnzahlungen und einem zuverlässigen Backup der Lohnabrechnungen. Letztere können automatisiert per E-Mail an die Mitarbeitenden versendet oder per Webportal eingesehen werden. Die Personalprozesse können auch direkt via Software an einen Payroll-Anbieter ausgelagert bzw. teilausgelagert werden. Den Grad der Auslagerung bestimmen Sie selber. Entscheidend ist, dass Sie mit dem Anbieter die Optionen der jeweiligen Softwarelösung besprechen.
Payroll auslagern – das sind die Vorteile
Je nach Grösse des Unternehmens lohnt es sich, die Lohnadministration an einen Payroll-Spezialisten oder eine Payroll-Spezialistin auszulagern. Diese kennen sich bestens mit den unterschiedlichen Softwarelösungen aus und finden so die passende Lösung für Ihr KMU. Sie werden entlastet und müssen sich nicht mit Updates, Anpassungen oder neuen Regelungen auseinandersetzen. Ein Payroll-Service kann Sie nebst der Lohnabrechnung auch bei der Anmeldung und Vergütung von Sozialversicherungen (BVG , KTG , UVG ) unterstützen oder die Anstellung neuer Mitarbeitender übernehmen.
Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Produktseite für Payroll .
HR-Software in der Cloud, Inhouse, webbasiert oder gehostet?
Eine HR-Software ist als Cloud-, Inhouse- oder webbasierte Lösung sowie auch als Hosting-Lösung erhältlich. Wird die HR-Software gekauft und die Daten auf dem eigenen Server gespeichert, muss ein Backup und evtl. eine Archivierung der Lohndaten sichergestellt werden. Zudem müssen regelmässig Updates eingespielt werden. Bei der webbasierten Lösung und beim Hosting hingegen kümmert sich der Anbieter um die Updates und die Wartung. Weiter unterscheidet sich bei den verschiedenen Betriebsarten das Preismodell. Weiterführende Informationen zu den Unterschieden finden Sie auf unserer Seite zu den Betriebsarten .
HR-Software-Anbieter
Die Anbieter für HR-Software unterscheiden sich in jene für spezialisierte HR-Tools und jene für HR-Komponenten als Teil einer grösseren ERP-Lösung . Zu den letzteren gehören grosse Hersteller wie SAP mit ihrer Personalmanagement-Lösung, Abacus mit Human Resources Management, Microsoft Dynamix NAV & AX, SAGE HR Suite und viele mehr. Fast alle grösseren ERP-Anbieter führen eine Komponente für den HR-Bereich als Add-On zur Kernsoftware. Zu den spezialisierten HR-Anbietern in der Schweiz gehören unter anderem Jacando, Persal, P&I uvm.
Um herauszufinden, welcher Anbieter zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget passt füllen Sie einfach unseren Bedarfs-Check aus und wir suchen Ihnen anschliessend kostenlos bis zu drei passende Anbieter von HR-Software.
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
Häufige Fragen zu HR-Software
Diese Fragen helfen bei der Entscheidung für die geeignete HR-Software:
- Welches Preismodell: Einmalige Lizenzgebühr oder monatliche Kosten?
- Ist die Datensicherheit gewährleistet?
- Gibt es Referenzkundinnen und Referenzkunden? Was ist deren Meinung?
- Wo soll die Software installiert sein? Inhouse oder in der Cloud?
- Wie ist das Serviceangebot? Welche Leistungen sind inklusive?
Die Kosten für eine HR-Software hängen zum einen vom Supportumfang bei Installation, Konfiguration und Anwenderschulung, zum anderen vom Preismodell ab. Auch die Anzahl der User kann einen Einfluss auf den Preis haben. Zudem fallen Kosten für die Wartung oder zusätzliche Aufwände an. Auf unserer Kostenseite finden Sie dazu detaillierte Informationen sowie unsere Kostenvergleiche, die Ihnen Anhaltspunkte liefern.
Legen Sie Wert auf einen grossen Funktionsumfang, flexible Erweiterung und eine einheitliche Lösung für diverse Geschäftsprozesse, sind Sie mit einer grossen HR-Softwarelösung gut bedient. Suchen Sie hingegen eine HR-Software für einzelne HR-Teilbereiche, wie Payroll oder Personaleinsatzplanung, ist eine weniger umfangreiche, dafür aber einfachere und oftmals kostengünstigere Software besser geeignet.
Mithilfe der passenden HR-Software verbessert sich die Vernetzung innerhalb Ihrer Firma und die Zusammenarbeit wird effizienter. Mit den vereinfachten Prozessen im Personalwesen sparen Sie Zeit und damit auch Geld.
Eine HR-Software ist meist umfassender als eine Payroll-Software bzw. ein Lohnprogramm. Payroll meint alle Aufgaben im Zusammenhang mit Salären. HR (Human Resources) umfasst das gesamte Personalmanagement eines Unternehmens, unter anderem auch das Lohnwesen. Daher kann eine HR-Software auch Funktionen für Payroll beinhalten.
Auch als kleines Unternehmen können Sie die Vorteile der Digitalisierung im Personalwesen für sich nutzen. Auf dem Schweizer Markt für HR-Software finden sich zahlreiche Angebote für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget. Die unabhängigen Einkaufsexpertinnen und Einkaufsexperten von Gryps helfen Ihnen kostenlos und unverbindlich bei der Suche nach den passenden Anbietern.
Im Normalfall sind die in einer Cloud gespeicherten Daten gut verschlüsselt und nur für diejenigen Personen zugänglich, denen der Zugriff erlaubt wurde. Oftmals wird auch eine sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt, um die Daten besser zu schützen. Mit HR-Daten ist in jedem Fall Vorsicht geboten, egal ob Cloud oder inhouse. Es handelt sich um sensible Personendaten, die mit entsprechenden Massnahmen geschützt werden müssen. Lassen Sie sich bezüglich Datensicherheit von Ihrem Anbieter beraten.
Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?
Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Sandro Weber
Leiter Kundenberatung