IT-Outsourcing

IT-Outsourcing in der Schweiz – Fragen und Antworten

Möchten Sie Ihre gesamte IT-Infrastruktur oder einzelne IT-Aufgaben auslagern, erfahren Sie auf unserer Seite, worauf es dabei zu achten gilt. 

Worauf ist bei der Auswahl eines IT-Outsourcing-Providers zu achten?

Um die passende Lösung für die Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister zu finden, entwickeln Sie am besten eine Outsourcing-Strategie für Ihr KMU und listen alle Ihre Anforderungen auf. Oft lohnt es sich schon in dieser Phase, sich von einem IT-Consultant beraten zu lassen und gemeinsam Ihre Strategie sowie ein Lastenheft mit den Anforderungen zu entwickeln.

Geht es dann um die Auswahl einer Outsourcing-Firma, sollten Sie auch auf diese Aspekte achten:

• Branchenspezifisches und applikationsspezifisches Know-how, zum Beispiel: Kennt der IT-Dienstleister die Softwares, mit denen Sie bereits arbeiten? Bietet er Ihnen eine Standardlösung oder ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes IT-Paket?
• Referenzen von Kollegen aus gleichen oder verwandten Branchen und von Firmen mit ähnlicher Firmengrösse
• Persönlicher Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin: Wird Ihnen Beratung angeboten und werden die Vorgehensweise sowie Implementierungswege aufgezeigt – und zwar klar und verständlich?
• Standort des Rechenzentrums und Ort der Datenspeicherung: Dieser Punkt kann wichtig sein, weil für Ihre Daten das Recht des Landes gilt, in dem das Rechenzentrum steht. Das kann unter Umständen zu Konflikten mit dem Schweizer Datenschutzgesetz führen (mehr zum Datenschutz lesen Sie in unserem Praxisratgeber). 
• Beim Abschluss eines IT-Outsourcing-Vertrags spielt das Service-Level-Agreement (SLA) eine zentrale Rolle: Es beschreibt die genauen Leistungen, die vom externen IT-Dienstleister übernommen werden (Verfügbarkeiten der Hardware, Software und Ressourcen, Reaktionszeiten bei Fehlern und Supportanfragen, Fehlerbehebungszeiten, Monitoring- und Wartungsintervalle) sowie die Kosten. 

Weitere Kriterien für die Auswahl Ihres IT-Dienstleisters finden Sie in unserem Einkaufsratgeber zu IT-Services . Haben Sie entschieden, welche Aufgaben Sie auslagern möchten, füllen Sie am besten den Bedarfs-Check aus und unsere KMU-Einkaufsexperten vermitteln Ihnen passende Anbieter. 

Welche Kosten entstehen beim IT-Outsourcing in der Schweiz?

Eine Firma mit 20 Mitarbeitenden zahlt für einen Managed Virtual Server jährlich ungefähr CHF 4’200 bis CHF 14'200, der Durchschnitt liegt bei CHF 7'200. Zusätzlich fallen einmalige Kosten für das Setup und die Migration an. Weitere Leistungen werden nach Stundensatz verrechnet.

Detaillierte Informationen zu den Preisen für IT-Outsourcing und Kostentipps finden Sie in unserem Kostenplaner .

Wann lohnt sich eine IT-Auslagerung?

Der Server steigt aus, das E-Mail-Programm funktioniert nicht, Sie vermuten einen Virus im System – in solchen Situationen ist eine rasche Reaktion nötig. Fehlt das interne Know-how, wird’s schnell hektisch. Im schlimmsten Fall steht das Geschäft ganz still. Mit dem Outsourcing des IT-Supports haben Sie Experten zur Hand, die in solchen Notfällen eingreifen. Und erst noch dafür sorgen, dass Ihre Serverstruktur immer auf dem aktuellsten Stand ist. Das sind weitere Vorteile:

• IT-Routinetätigkeiten und Wartungsarbeiten fallen intern weg, sodass mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft bleibt.
• Sie brauchen intern kein Know-how aufzubauen, da Sie über das Spezialwissen Ihres externen IT-Dienstleisters verfügen. Ein entscheidender Vorteil, denn heute sind geeignete IT-Fachleute sehr schwierig zu finden und auch teuer.
• Sie verpassen keine IT-Innovationen und Ihre Software – je nach Vertrag auch Ihre Hardware – ist stets auf dem neusten Stand.
• Sie sparen Kosten, etwa bei der Hardware oder beim Serverraum – insbesondere wenn Sie sich zum Beispiel den Server mit anderen Unternehmen teilen (Virtual Server).

Dies alles hilft Ihnen, die Servicequalität Ihren Kundinnen und Kunden gegenüber auf stets gleich hohem Niveau zu halten oder gar zu verbessern.

Vollständiges Auslagern, Outtasking, Server-Housing – welche Outsourcing-Variante ist die richtige?

Ob Sie die IT komplett auslagern oder nur Teile davon einem IT-Dienstleister anvertrauen, hängt von Ihren Bedürfnissen ab (siehe auch IT-Pflichten- und Lastenheft). Hier eine Übersicht der gängigsten Outsourcing-Varianten: 

Vollständiges Outsourcing
Die Outsourcing-Firma übernimmt Ihre IT vollumfänglich, das heisst den kompletten Betrieb sowie das Management von IT-Hardware und -Software inklusive aller IT-Ressourcen.

Outtasking
Einzelne Aufgaben (tasks) werden an einen IT-Dienstleister ausgelagert, die Kontrolle bleibt jedoch bei Ihnen.

Cloud-Computing
Cloud-Computing ist ein Überbegriff für den Online-Bezug von Rechenleistung, Datenspeicher, Softwareapplikationen oder Webhosting.

Server-Housing
Beim Server-Housing, auch Colocation genannt, bringen Sie Ihre eigenen (physischen) Server in einem externen Rechenzentrum unter. Der IT-Dienstleister übernimmt die Wartung, die Backups etc. Die Server bleiben dabei in Ihrem Eigentum. Das ist beim Server-Hosting nicht der Fall, dort beziehen Sie die Serverleistung direkt vom externen IT-Dienstleister.

BPO – Outsourcing von Geschäftsprozessen
BPO (Business Process Outsourcing) meint die Auslagerung einzelner Geschäftsprozesse wie Personalwesen, Rechnungswesen oder Logistik. BPO betrifft sowohl die dafür notwendige Hardware- und Software-Infrastruktur als auch die personellen Ressourcen.

1st-Level-Support
Externe 1st-Level-Supporter sind die erste Anlaufstelle für einfachere und generelle IT-Fragen und können diese schnell beantworten. An diese IT-Dienstleister lagern Sie etwa die Fehleranalyse und -behebung aus.

Anzeige

Was beinhaltet eine Outsourcing-Strategie?

In Ihrer Outsourcing-Strategie legen Sie fest, welche IT-Leistungen intern, welche extern erbracht werden sollen. So lässt sich Verbesserungspotenzial erkennen. Eine Outsourcing-Strategie kann aus folgenden Bestandteilen bestehen:

1. Analyse der Kernkompetenzen: Welche Services sind ausschlaggebend für den Geschäftserfolg Ihres KMU? Soll die IT-Infrastruktur dafür ausgelagert werden, etwa weil sie dann professioneller betrieben wird? Oder wollen Sie diesen Teil der IT lieber im Unternehmen behalten, um nicht die Kontrolle darüber zu verlieren?
2. Analyse des Outsourcing-Umfangs: Wenn klar ist, welche IT-Aufgaben ausgelagert werden sollen: Wie lässt sich die Qualität des IT-Services messen – zum Beispiel Rechenleistungen, Speicherplatz, Professionalität, aber auch Wert für das Unternehmen)? Und lassen sich diese Messgrössen in ein Service-Level-Agreement implementieren? Gibt es standardisierte IT-Schnittstellen, sodass ein Outsourcing sinnvoll erscheint, weil dadurch die Flexibilität erhöht wird?
3. Analyse der Marktpotenziale: Wie viele Anbieter gibt es am Markt für die Bereiche, die ausgelagert werden sollen? Entspricht die Qualität des Angebots Ihren Anforderungen?
4. Kosten-Nutzen-Analyse: Ist die IT-Auslagerung letztlich kostengünstiger und bietet der IT-Dienstleister gleichwertige oder bessere Qualität? Machen Sie sich Gedanken, wie Sie die Punkte «Qualität optimieren», «Kosten sparen», «Flexibilität maximieren» gewichten möchten.
5. Risikoanalyse: Bestehen in den Bereichen, die ausgelagert werden sollen, Risiken – etwa bei der Datensicherheit, beim Erfüllen der Datenschutzvorgaben? Gibt es Software oder Programme, die jederzeit funktionieren müssen, damit Ihr Unternehmen seine Kernleistungen weiter erbringen kann? Lassen sich die Risiken durch das IT-Outsourcing minimieren?

Nach all diesen Überlegungen ist klarer, was Ihre Anforderungen an einen IT-Outsourcing-Provider sind, und Sie können anfangen, Offerten einzuholen. Am einfachsten geben Sie Ihre Anforderungen in unserem Bedarfs-Check ein und unsere KMU-Einkaufsexperten vermitteln Ihnen Anbieter, die dazu passen.