Moderne Kassensysteme für KMU

Vorabklärungen vor dem Kauf

Berücksichtigen Sie beim Kauf eines Kassenlösung die folgenden Punkte, um sicherzustellen, dass das System optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt:

• Kompatibilität: Vergewissern Sie sich, dass die Kassensoftware reibungslos mit Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur kompatibel ist.
• Schnittstellen: Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Warenbewirtschaftung, Buchhaltungs­software)?
• Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie auf ein benutzerfreundliches System. Dies verringert den Schulungsaufwand und senkt die Fehlerquote im Tagesgeschäft.
• Zukunftssicherheit: Wählen Sie ein modulares System aus. So bereiten Sie sich bereits heute auf die Herausforderungen von morgen vor.
• Branche: Fragen Sie nach Branchenlösungen. Diese berücksichtigen meist alle wichtigen Anforderungen (z.B. für Gastronomie, Detailhandel oder Coiffeur).
• Zubehör: Benötigen Sie Zubehör Sie für das Kassensystem (z.B. Barcode­scanner, Geld­schublade, Bondrucker, mobile Bestell­terminals)?
• Vernetzung: Mit welchen Geräten muss die Kasse vernetzt werden (z.B. Kreditkartenterminal)?
• Preismodell: Welches Preismodell ist für Sie interessant (Kauf oder Miete)?

Wahl der Betriebsart: Cloud- oder Inhouse-Kassensystem

Für den Betrieb der Kasse stehen Cloud- und Inhouse-Lösungen zur Auswahl. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile:

Cloud-Kassensysteme

Vorteile:

• Flexibilität: Zugriff von überall via Internet.
• Es wird keine teure Hardware benötigt.
• Einfachere Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst.
• Der Anbieter stellt regelmässig Updates und Backups zur Verfügung.

Nachteile:

• Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung.
• Sicherheitsbedenken, vor allem wenn es um sensible Daten geht.
• Die laufenden Abonnement- bzw. Lizenzgebühren.

Inhouse-Kassensysteme

Vorteile:

• Volle Kontrolle über das System und die Daten.
• Funktioniert unabhängig von der Internetverbindung.
• Einmaliger Kaufpreis ohne monatliche Gebühren.

Nachteile:

• Anfängliche Investitionen in Software und Hardware sind höher.
• Erhöhte Anforderungen an IT und Wartung.
• Eine eingeschränkte Skalierbarkeit.

Auswahl der Soft- und Hardware

Neben der Datenspeicherung müssen Sie sich zudem für die gewünschten Geräte und die Software entscheiden. Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Arten von Kassensystemen:

iPad-Kasse / Tablet-Kasse
iPad- und Tablet-Kassen sind das typische Einstiegsmodell und das ideale Kassensystem mit Touchscreen für Bars, kleine und grosse Restaurants, Coiffeursalons und den Detailhandel. Das Modell ist flexibel einsetzbar und benötigt nahezu keine Einarbeitungszeit. Hinzu kommen geringe und günstige monatliche Gebühren, da die Software meist gemietet wird.

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PC-Kassensystem
Das PC-Kassensystem ist für grössere Betriebe, etwa für den Detailhandel bzw. Einzelhandel und für die Gastronomie, perfekt geeignet. Zudem gibt es für PC-Kassen­systeme viele Zusatz­funktionen wie Schnitt­stellen zur Buchhaltungssoftware, branchenspezifische Lösungen, vielfältige Auswertungen etc.

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Registrierkasse
Die klassische Registrierkasse eignet sich für Kleinunternehmen mit begrenztem Budget, da sie nur Platz für wenige Artikel bietet und keine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem möglich ist. Eine Ladenkasse ist ein ähnliches Modell, funktioniert jedoch ohne technische Unterstützung. Die Kassenführung ist nicht automatisch im System dokumentiert, sondern muss handschriftlich separat im Kassenbuch geführt werden. Das kann die Arbeit umständlicher und aufwendiger machen.

Kosten

Typische Kostenfaktoren von Kassensystemen sind:

• Anschaffungskosten: Diese umfassen die Hardware (wie Kassen, Scanner und Drucker) sowie die Software, die auf dem System läuft. Besonders bei der Überlegung, eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem mit Scanner zu kaufen, sollten diese Kosten berücksichtigt werden.
• Laufende Kosten: Dazu gehören monatliche Lizenzgebühren, insbesondere bei cloudbasierten Systemen, sowie Support- und Wartungskosten. Ein Cloud-Kassensystem kann hier besonders kostengünstig sein.
• Kosten für Erweiterungen: Viele Kassensysteme bieten zusätzliche Module an, die je nach Branche und Geschäftsmodell nützlich sein können, etwa Bestandsmanagement oder CRM-Funktionen.
• Installation und Schulung: Bei einigen Anbietern können zusätzliche Kosten für die Installation des Systems und die Schulung der Mitarbeitenden anfallen.

Einige Anbieter bieten flexible Finanzierungsmodelle, wie Leasing oder Mietkauf, die es Ihnen ermöglichen, die Anschaffungskosten über einen längeren Zeitraum zu verteilen. Es lohnt sich, verschiedene Offerten einzuholen und die Gesamtkosten über die Lebensdauer des Systems zu betrachten.

Die Kassensystem-Preise variieren je nach Leistungs­umfang, Kassenmodell und Branche. Mit unserer Kosten­übersicht für Kassensysteme können Sie die Preise abschätzen, noch bevor Sie ein Kassensystem kaufen:

Für eine cloudbasierte PC-Kasse für ein Ladenlokal mit drei Standorten müssen Sie mit 340 bis 3'500 Franken pro Jahr rechnen, der Durchschnitt liegt bei 1'500 Franken pro Jahr. Dabei muss beachtet werden, dass bei Anbietern mit tiefen Preisen die Hardwarekosten meist nicht enthalten sind.

Für diesen Preis erhalten Sie 3 cloudbasierte PC-Kassen­systeme für 3 verschiedene Standorte im Verbund und mit synchronisierter Warenwirtschaft. In der Zentrale haben 2 Angestellte Zugriff auf Reports, Konfigurationen etc. 

Weitere Informationen und Kostenerwartungen für andere Kassensysteme finden Sie unter Preise .

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Branchen-Anforderungen an Kassensystem-Lösungen 

Die Anforderungen an ein Kassensystem sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Der Coiffeursalon hat andere Anforderungen als das Modegeschäft. Hier sind einige Beispiele für branchenspezifische Anforderungen:

• Detailhandel: Hier sind Funktionen wie Bestandsmanagement und die Integration von Kundenbindungsprogrammen besonders wichtig.
• Gastronomie: Mobile Kassensysteme und die Möglichkeit, Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen, sind entscheidende Funktionen. Systeme wie Paymash oder Sumup Schweiz bieten speziell auf die Gastronomie zugeschnittene Lösungen. Auch Bar-Kassensysteme können für den effizienten Betrieb mit einem hohen Besuchervolumen besonders hilfreich sein.
• Dienstleister: Dienstleistungsunternehmen benötigen flexible Abrechnungssysteme, die sich an verschiedene Dienstleistungen und Preisstrukturen anpassen lassen. So gibt es für Coiffeurbetriebe  Lösungen, die sich einfach in die Geschäftsprozesse integrieren lassen.
• Freizeit und Events: Für Veranstalterinnen und Veranstalter sind Funktionen zur Ticketverwaltung und zur schnellen Abwicklung von Massenbestellungen essenziell.

Zusatzfunktionen und Erweiterungen

Viele Kassensysteme verfügen neben den üblichen Funktionen über Erweiterungen und Zusatzfunktionen, die individuell auf die Anforderungen verschiedener Unternehmen abgestimmt sind. Unter den üblichen Erweiterungen sind:

• Lagerverwaltung: Erweiterte Funktionen zur Verwaltung und Überwachung von Lagerbeständen, inklusive automatischer Nachbestellung.
• CRM-Integration: Funktionen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, die Ihnen helfen, personalisierte Angebote und Treueprogramme zu erstellen.
• E-Commerce-Anbindung: Eine nahtlose Integration mit Ihrem Onlineshop, um Bestellungen zentral zu verwalten und den Lagerbestand in Echtzeit zu aktualisieren. Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse in Ihr Kassensystem integrieren, können diese Prozesse noch effizienter gestaltet werden.
• Multichannel-Vertrieb: Unterstützung für den Verkauf über mehrere Kanäle, einschliesslich stationärem Handel, Online-Vertrieb und mobilen Verkaufsstellen.
• Digitale Bezahlmethoden: Integration von Lösungen wie Apple Pay, Google Pay oder QR-Code-basierte Zahlungen.

Diese zusätzlichen Features können dazu beitragen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern und die Kundenbindung zu festigen.

Software-Anforderungen und Schnittstellen

Die Wahl der richtigen Software-Kassensysteme ist entscheidend für den Erfolg Ihres Kassensystems. Hier sind einige der wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Schnittstellen zu ERP-Systemen: Eine nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden ERP-Software erleichtert die Verwaltung von Beständen, Finanzen und Personal.
• Anbindung an Buchhaltungssoftware: Automatische Übertragung von Verkaufsdaten an Ihre Buchhaltungssoftware, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.
• Kompatibilität mit Warenwirtschaftssystemen: Integration mit Systemen zur Lagerbewirtschaftung und Lieferantenmanagement, um Bestellprozesse zu optimieren.
• Reservierungssysteme: In der Gastronomie ist die Integration mit Reservierungssystemen wie thefork, resmio, opentable oder quandoo von grossem Vorteil.

Ein gutes Kassensystem sollte über flexible Schnittstellen verfügen, um mit Ihren bestehenden Systemen zu harmonieren und Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren. Software-Kassensysteme sind hier eine ideale Lösung, um den Übergang zu einem neuen System reibungslos zu gestalten.

Die beliebtesten Zahlungsarten in der Schweiz

Die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft hängt mitunter von der Vielfalt der angebotenen Zahlungsarten ab. Laut dem Swiss Payment Monitor sind in der Schweiz diese Zahlungsarten besonders beliebt:

• Twint: Die mobile Zahlungsmethode ist in der Schweiz weit verbreitet und erfreut sich steigender Beliebtheit. Damit Ihre Kundinnen und Kunden via Twint zahlen können, benötigen Sie eine Kasse, die Twint direkt integriert hat.
  • Entscheiden Sie sich für eine Kasse, die Twint unterstützt, müssen Sie die Funktion zuerst aktivieren, danach können Ihre Kundinnen und Kunden den QR-Code auf dem Display scannen und so bezahlen.
  • Entscheiden Sie sich für einen Beacon, stellt dieser eine Verbindung zwischen der Kasse und dem Smartphone der Kundin her. Diese Variante funktioniert auch, wenn die Kundin keinen Mobilfunkempfang hat.
• Kreditkarten: Die in der Schweiz am weitesten verbreiteten Kreditkarten sind Visa und Mastercard, gefolgt von American Express.
• Debitkarten: PostFinance Card und Maestro sind ebenfalls häufig im Einsatz.
• Barzahlung: Trotz der Zunahme digitaler Zahlungen bleibt Bargeld, insbesondere in ländlichen Regionen, ein wichtiger Faktor.
• Mobile Payment: Lösungen wie Apple Pay und Google Pay gewinnen an Akzeptanz, insbesondere in urbanen Gebieten und bei jüngeren Kundinnen und Kunden.

Kassensystem-Anbieter

Gryps arbeitet mit diversen Kassen­system-Herstellern und Fachhändlern zusammen. Darunter finden sich unter anderem Anbieter für diese Kassen­systeme: Klara, DynaNet, SYCOPA, dynaxio, Baldegger+Sortec, Swisscom, SAP Elecronic oder getBUTIK. Zu den wichtigen Herstellern von Kassen gehören auch: Orderman, Casio, Sharp, Olympia, Uniwell, Vectron, Multidata, Toshiba, Olivetti.