Kassensystem-Kosten

Kosten für ein Kassensystem – Überblick

Die Kosten können sich je nach Lösung und den Anforderungen stark unterscheiden. Die Wahl zwischen Inhouse-Systemen und Cloud-Lösungen spielt eine entscheidende Rolle, ebenso wie die Überlegung, ob Sie das System kaufen oder mieten möchten. In der Regel setzen sich die Kosten aus diesen Faktoren zusammen:

• Anschaffungskosten: Die initialen Kassensystem-Kosten umfassen die Hardware (wie Registrierkassen, Tablets, etc.) und die Softwarelizenzen. Diese variieren stark je nach Anbieter und Leistungsumfang des Systems.
• Installationskosten: Neben den Anschaffungskosten fallen in der Regel auch Kosten für die Installation des Kassensystems an. Diese beinhalten die Einrichtung der Hardware und Software sowie die Konfiguration der Kassensysteme.
• Lizenzkosten von Software: Einige Kassensysteme erfordern jährliche oder monatliche Lizenzgebühren für die Software.
• Wartungskosten: Die regelmässige Wartung kann zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere wenn ein Wartungsvertrag abgeschlossen wird. Dieser sichert jedoch oft schnelle Hilfe und minimiert Ausfallzeiten.

Was kostet ein Kassensystem in der Schweiz?

Je nach Leistungsumfang und Art Ihres Kassensystems können Sie in der Schweiz mit diesen Kosten rechnen:

• iPad-Kasse, Tablet-Kasse: ab ca. 50 Franken pro Monat (ohne Tablet)
• Kassensystem für den Detailhandel  bzw. Einzelhandel (POS-System): ab ca. 5’000 Franken
• Gastrokasse : ab ca. 3'500 Franken
• Einfache Registrierkasse: ab ca. 1’500 Franken

Zum Leistungsumfang der kompletten Einrichtung gehören:

• Programmierung der Warengruppen, Artikel und Direktfunktionen
• Installation und Vernetzung vor Ort
• Ausbildung der Benutzenden

Bei manchen Anbietern ist die Programmierung einer bestimmten Anzahl von Artikeln und Warengruppen im Grundpreis enthalten. Bei PC-basierten Kassen empfiehlt sich eine Installation durch Fachleute sowie eine Schulung der Benutzenden. Lassen Sie sich diese Dienstleistungen bereits vorab offerieren und fragen Sie auch nach den Stunden- und Spesensätzen für zusätzliche Dienstleistungen.

KMU-Kostenplaner für Kassensysteme

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein Kassensystem rechnen müssen, befragte Gryps Kassensystem-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von drei Beispielen nach ihren Preisen.

Preise für iPad-Kasse oder Tablet-Kasse im Detailhandel

Die ungefähren Kostenerwartungen für eine iPad- oder Tablet-Kasse liegen bei 390 bis 1'700 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 690 Franken pro Jahr. Bei über 60 % der Anbieter ist eine Warenwirtschaftslösung im Preis enthalten. Für das Tablet (Hardwarekosten) kommen bei über 80 % der Anbieter Kosten hinzu.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Neu eröffnete Boutique (1 Standort, 1 Raum)
• Cloudbasierte Tablet-Kasse für 1 User
• Die wichtigsten Funktionen der Warenwirtschaft sollen abgedeckt sein.

Kosten für ein POS-System im Verbund für 3 Standorte

Die ungefähren Kostenerwartungen für ein cloudbasiertes POS-Kassensystem für ein Ladenlokal mit drei Standorten liegen bei 340 bis 3'500 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 1'500 Franken pro Jahr.

Achtung: Bei Anbietern mit tiefen Preisen sind die Hardwarekosten meist nicht enthalten.

Die einmaligen Kosten für die Installation und das Setup eines POS-Systems belaufen sich im Schnitt auf 910 Franken. Eine Schnittstelle, zum Beispiel zu Abacus, kostet im Schnitt zwischen 400 und 500 Franken.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• 3 cloudbasierte PC-Kassen im Verbund für 3 verschiedene Standorte
• Warenwirtschaft mit Synchronisation
• Zugriff auf Reports, Konfiguration etc.

Preise für Gastrokassen mit mobilen Bestellterminals

Die ungefähren Kostenerwartungen für zwei Gastrokassen mit jeweils zwei mobilen Bestellterminalsliegen bei 650 bis 3'200 Franken pro Jahr, mit einem Durchschnitt von 1'900 Franken pro Jahr.

Achtung: Bei Anbietern mit tiefen Preisen sind die Hardwarekosten nicht enthalten. Die einmaligen Kosten für Installation und Setup belaufen sich im Schnitt auf 810 Franken.

Die Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• 2 Gastro-Kassensysteme im Verbund mieten
• 2 mobile Bestellterminals mit integrierter Kartenzahlung
• Schnell bedienbare Restaurantkasse mit Bondrucker für die Küche

Inhouse-Systeme vs. Cloud-Systeme – Kostenvergleich

Kassensysteme lassen sich in zwei Hauptkategorien unterteilen: Inhouse- oder On-Premise-Systeme und cloudbasierte Lösungen. Beide Optionen weisen unterschiedliche Kosten und Vorteile auf.

• Inhouse-Systeme: Diese Systeme erfordern höhere initiale Investitionen in die Hard- und Software. Die Kosten für Inhouse-Systeme beinhalten die Anschaffung der notwendigen Geräte und die Installation der Software vor Ort. Langfristig sind die laufenden Kosten oft geringer, da es keine monatlichen Abonnements gibt.
• Cloud-Systeme: Cloudbasierte Kassensysteme bieten flexible und skalierbare Lösungen, die meist durch monatliche Gebühren finanziert werden. Diese Kassensystem-Preise sind oft niedriger in der Anschaffung, dafür fallen kontinuierliche Betriebskosten an. Die Vorteile liegen in der einfachen Wartung und den automatischen Updates.

Lizenzkosten und Softwarepreise

Die Lizenzkosten für Kassensysteme variieren je nach Anbieter und Funktionalität der Software. Einige Systeme bieten einmalige Lizenzen an, während andere auf monatlichen Abo-Kosten basieren.

• Einmalige Lizenz: Höhere Anfangskosten, dafür keine laufenden Gebühren.
• Abonnement: Regelmässige Zahlungen, dafür oft geringere initiale Kosten und der Vorteil kontinuierlicher Updates und Support.

Installations- und Einrichtungskosten

Die Installation eines Kassensystems kann relativ hohe Kosten verursachen, insbesondere wenn eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden erforderlich ist. Diese Kosten umfassen:

• Einrichtung und Konfiguration: Die Anpassung des Systems an die spezifischen Anforderungen.
• Schulung und Instruktion: Damit Ihre Mitarbeitenden das System effizient nutzen können, sind oft Schulungen erforderlich.
• Supportkosten: Bei komplexen Systemen kann es sinnvoll sein, einen Supportvertrag abzuschliessen, um bei Problemen schnell Hilfe zu erhalten.

Miete oder Kauf – Was lohnt sich mehr?

Die Entscheidung zwischen dem Kauf und der Miete eines Kassensystems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die geplante Nutzungsdauer und das verfügbare Budget.

• Kassensystem kaufen: Dies ist die übliche Wahl für Unternehmen, die eine langfristige Lösung suchen. Die Kosten sind höher, aber Sie besitzen das System und haben keine laufenden Mietgebühren.
• Kasse mieten: Für temporäre Projekte, wie Messen oder Veranstaltungen, kann es sinnvoller sein, eine Kasse zu mieten. Dies reduziert die Anfangsinvestitionen und bietet mehr Flexibilität.

Kosten für Zubehör und Zusatzleistungen

Neben den Hauptkosten für das Kassensystem sollten Sie auch die Zusatzkosten für Zubehör und Dienstleistungen berücksichtigen. Diese können den Kostenrahmen stark beeinflussen. Eine Übersicht: 

• Zahlterminals: Für die Abwicklung von Kreditkarten- und EC-Kartenzahlungen sind Zahlterminals erforderlich, die zusätzliche Kosten verursachen können.
• Bondrucker und Belegdrucker: Diese Geräte sind notwendig, um Kundenquittungen und -belege auszustellen. Je nach Modell und Druckqualität variieren die Preise.
• Wartung und Support: Für den reibungslosen Betrieb des Kassensystems können zusätzliche Wartungskosten anfallen, insbesondere wenn Sie einen Wartungsvertrag abgeschlossen haben. Dieser sichert schnelle Hilfe bei Problemen und garantiert, dass das System immer auf dem neuesten Stand bleibt.

Kostentipps der KMU-Einkaufs­experten

• Benötigen Sie das Kassensystem nur für eine begrenzte Zeit, etwa für eine einmalige Veranstaltung (für einen Messeauftritt oder ein Sommerfest), können Sie sowohl die Soft- als auch die Hardware für die gewünschte Zeitdauer mieten. Solche Kassen werden häufig als Mietkassen oder Festkassen bezeichnet.
• Sobald Sie Funktionen wie ein Warenwirtschaftssystem, ein Buchhaltungssystem oder eine Kundenanbindung hinzunehmen, werden die Preise für Ihr Kassensystem deutlich höher.
• Ein Kassensystem mit hohen einmaligen Anschaffungskosten, das über viele Jahre zuverlässig im Einsatz ist, kann für Sie letztlich vorteilhafter sein als ein System mit vermeintlich günstigen monatlichen Kosten.
• Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Kassensystem selbst neue Produkte anlegen und Preisanpassungen durchführen können. So sparen Sie unnötige Kosten für Serviceleistungen.
• Bei einem Kassensystem empfiehlt sich ein Wartungsvertrag, sonst werden Problem- und Störfälle schnell teuer.
• Es ist sinnvoll, die Soft- und die Hardware beim selben Anbieter zu kaufen oder zu mieten. Vorteile sind bessere Konditionen, keine Kompatibilitätsprobleme sowie Support und Wartung durch den gleichen Anbieter oder Partnerfirmen.

Allgemeine Informationen zu Kassensystemen für KMU finden Sie auf unserer Übersichtsseite.